- 更新日 : 2024年9月11日
会議のアジェンダとは？意味や書き方をテンプレートをもとに解説
会議のアジェンダとは「会議で話し合う内容や流れをまとめたもの」を指します。ビジネス会議では、アジェンダを作成することで、参加者への事前情報共有や会議の進行管理がスムーズになります。
そこで今回は、アジェンダの必要性や作成方法、テンプレートの活用法について詳しく解説します。さらに、アジェンダの作成時のポイントも紹介しますので、ぜひお役立てください。
目次
会議のアジェンダとは？
そもそもアジェンダ（agenda）とは、「議題」「予定」の意味で使われる英語です。会議のアジェンダを指す場合は、「会議で話し合う内容や流れをまとめたもの」を意味します。
ビジネスの会議では一般的にアジェンダを作成し、参加者への事前の情報共有を図ったり、会議の進行管理に使ったりします。
アジェンダの必要性
アジェンダの作成は、目的達成に向けた質の高い議論を行うために必要です。
目的を理解しないまま会議を開始すると、円滑な会議進行ができず参加者全員の時間を浪費します。議題から逸れた議論が展開され、会議時間が大幅に伸びるケースもあるでしょう。
アジェンダの作成により、参加者全員が会議の目的を理解して、会議に向けた事前準備をすることが可能です。会議本番でも議題を意識した議論を展開できて、効率的に会議を進められます。
アジェンダと議題・レジュメとの違い
アジェンダと混同されやすい言葉に「議題」や「レジュメ」があります。アジェンダと議題・レジュメとの違いを簡潔に表すと、下記の表の通りです。
| アジェンダ | 会議で話し合う内容などをまとめた概要のこと |
| 議題 | 会議で話し合うテーマ |
| レジュメ | 会議で発表する内容を具体的にまとめた資料 |
議題は会議で話し合うテーマであり、アジェンダの記載事項には議題も含まれています。
もう1つのレジュメは、会議で発表する内容をまとめた資料です。アジェンダは参加者が話し合う会議で使われるのに対し、レジュメは発表・報告の内容があらかじめ決まっている場で使われるといった違いがあります。
アジェンダのテンプレート-無料ダウンロード
会議のアジェンダを作成するためには、自分で全部作るよりも、テンプレートを使う方法が簡単です。
アジェンダ用のテンプレートには日時・場所・議題といった項目が最初から用意されています。項目に情報を記入していくだけで、アジェンダを作成することが可能です。
以下では無料ダウンロードで利用できるアジェンダのテンプレートを用意しています。会議に向けてアジェンダの用意が必要な方は、ぜひテンプレートをご活用ください。
アジェンダの書き方
アジェンダを作成する際はテンプレートの活用はもちろん、基本的な記載事項を押さえておくと時短ができます。
以下ではアジェンダの構成と、各項目に書くべき情報を解説します。
アジェンダの構成
アジェンダの基本的な構成は下記の通りです。
・会議の名称
会議の名称を記載します。情報伝達などをするときに使用するため、会議の内容が分かるシンプルな名称を付けましょう。
・開催日時・開催場所
会議の開催日時（開始時刻～終了時刻）と開催場所を明記します。
・参加者
会議の参加予定者を記載します。参加者名には部門・部署や役職を記載し、司会進行役や書記などの役割も併記しましょう。
・会議の目的
目的を設定し、何を決めるための会議であるかを明確にします。参加者に会議の性質を伝えられるよう簡潔に、かつ分かりやすく書いてください。
・議題
会議で取り上げる議題を、具体的な内容が分かるように記載します。議題が複数ある会議ではすべての議題を列記しましょう。
・会議のスケジュール
会議で取り上げる各議題の時間配分を記載します。
・配布資料
アジェンダ以外に配布資料がある場合は、資料の名称やページ数を記載します。
その他、備考や問い合わせ先の記載が必要であれば、アジェンダの末尾に記載しましょう。
アジェンダの作成例
紹介したアジェンダの構成に沿って、アジェンダの作成例を紹介します。
第4回商品開発会議
●開催日時
2024年7月1日（月）14:00～16:30
●開催場所
3階 第1会議室
●参加者
開発部：田口、井上、三浦、大矢
製造部：鈴木、青山、本田、城戸
営業部：谷村、菊池
司会進行：田口
書記：鈴木
●会議の目的
開発する商品の方向性と主要な機能を決定する。
●議題とスケジュール
・商品ニーズの再確認（10分）
・開発する商品分野の決定（60分）
・商品の主要な機能の決定（50分）
・質疑応答（10分）
●配布資料
・顧客分析資料（18ページ）
・自社商品一覧（30ページ）
●備考
参加の都合がつかない場合は開発部の田口（TEL：○○）までご連絡ください。
上部から下部へ行くに従って会議の詳細が分かるように作ることで、第三者が閲覧しても分かりやすいアジェンダになります。
作成したアジェンダは紙やメールで参加者に共有しましょう。
アジェンダの作成のポイント
アジェンダは単に会議の内容をまとめるだけでなく、参加者が会議の準備をできるように要点を集約したり、実際の会議を想定した時間配分をしたりすることが大切です。
最後に、アジェンダの作成ポイントを5つ解説します。
事前の共有を徹底する
作成したアジェンダは、参加者への事前の共有を徹底します。
アジェンダの共有が重要な理由は、参加者には会議の準備時間が必要であるためです。参加者各自がアジェンダを把握し、議題についての下調べや考えを整理することで、会議で有意義な議論ができるようになります。
アジェンダの共有は、遅くとも会議当日より24時間前には行いましょう。
また、アジェンダの内容に変更点などが生じた場合は、変更点についての通知を参加者全員に行うとともに、変更後のアジェンダの作成・配布も必要です。
会議の目的を明確にする
会議にはさまざまな種類があり、「情報共有のために行う会議か」「特定のトピックについて議論を行う会議か」は会議ごとに異なります。参加者が会議のゴールを理解できるように、アジェンダには会議の目的を明確に記載してください。
会議の目的が明確であれば、参加者全員が共通のゴールを目指して会議に臨めます。質の高い話し合いができ、会議時間が大きく延びる心配も防げるでしょう。
全体の時間配分を適切に設ける
アジェンダに盛り込む議題ごとのスケジュールは、時間配分を適切に設けましょう。時間配分が適切であれば、参加者は議題ごとの話し合いに集中し、時間の区切りに応じて思考の切り替えもできます。
全体の時間配分は議論の優先順位を決めた上で、重要な議題に多くの時間を割り振る考え方が重要です。重要な議題に多くの時間を取るようにすれば、参加者全員が十分に話し合って結論を出せます。
議題の詰め込み過ぎに注意する
1回の会議に多くの議題を詰め込むと、議題1つあたりの話し合いに使える時間が少なくなります。会議後半になるほど参加者の集中力が保てなくなり、十分な話し合いができないまま結論を出すおそれもある点に注意してください。
会議にかけるべき議題がいくつもある場合は、会議を複数回に分けて開催するとよいでしょう。1回の会議で取り上げる議題は少数にしたほうが徹底的な議論につながります。
予備の時間枠を設ける
アジェンダの時間配分を考えるときは、無理なスケジュールとならないように予備の時間枠を設けることがコツです。
議題ごとの時間配分に余裕がないと、参加者は時間の切迫に気を取られて話し合いに集中できません。良い意見や新しいアイデアの創出よりも結論を出すことが優先されるようになり、会議で得られる成果の質が低下します。
計画通りに話し合いが進まず時間が長引いたとき、予備の時間枠があればスケジュールに余裕を持てるメリットがあります。
また、参加者が感じた疑問点などを解消・共有できるように、スケジュールには質疑応答の時間も設けてください。
効果的なアジェンダ作成で会議を成功させよう
アジェンダは会議の目的達成に不可欠なツールであり、参加者全員が事前に内容を把握し、質の高い議論を行うために重要です。アジェンダを作成することで、会議の進行が円滑になり、時間の無駄を防げます。
また、無料のテンプレートを活用することで、効率的にアジェンダを作成でき、会議の質を高めることができます。この記事を参考に、効果的なアジェンダ作成に挑戦してください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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