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  • 更新日 : 2024年9月11日

議事録のメモが追いつかない！効率的にメモを取る方法を解説

会社での会議の際、議事録の作成を任されることもあるでしょう。しかし、会議では次々と議論が進んでいくため、議事録のメモが追いつかないと悩む人は少なくありません。

この記事では議事録のメモが追いつかない原因から、効率的にメモを取る方法、議事録を作成する上で役立つツールも紹介します。

議事録とは？

議事録とは、会議において話し合われた内容や実際の意思決定を記録した文書です。とはいえ、会議の会話をすべて記録する必要はなく、会議の日付や議題、出席者のリスト、決定事項など、会議の内容に関する重要な点のみを記載します。

議事録を作成することで、会議の内容や、誰がどういった発言をしたのかが誰でも確認できるようになります。これにより、会議参加者の意識向上につながり、会議の生産性向上も期待できるでしょう。

議事録の役割

議事録の役割としては以下の2点が挙げられます。

  • 会議の内容について情報を記録・共有する
  • 決定事項の責任の所在を明確にし、後のトラブルを回避する

議事録を作成すると、当日の会議に参加した人だけでなく、途中から参加した人、欠席した人など、関係者全員が会議の内容を正しく振り返ることができます。また、会議中の発言者や実行すべき業務、業務の担当者などを記録しておくことで、最終的な責任の所在を明確化する役割もあります。

議事録に記載すること

議事録に記載する主な要点として、以下のようなものがあります。

  • 会議の名前
  • 議題
  • 会議の日付
  • 開催場所
  • 出席者のリスト
  • 欠席者のリスト
  • 議長や進行役の名前
  • 会議の要約
  • 決定事項
  • To Do事項と担当者
  • 現時点での懸念事項や課題
  • 次回会議の日程や議題　など

議事録の作成に慣れないうちは「こんなに細かく記録する必要はあるのか」と疑問に思うかもしれません。しかし、議事録を会議後の情報共有に使用し、責任の所在を明確にするためには、必要な情報を詳細に記録することが重要です。

もし会社に議事録のフォーマットやテンプレート、指示書がある場合は、上記の点と比較し、不足している部分を補いながら作成しましょう。

議事録作成のポイント

議事録作成のポイントとして、会議中はメモを取ることに集中しましょう。

会議中の議論を聞きながら直接議事録を作成していき、会議終了後に完成した議事録を提出するのが効率的だと考えるかもしれません。しかし、頭の中で会議の内容を整理しながら、体裁に則った議事録を作成するのは非常に困難です。

別のことを考えながら会議に耳を傾けることになるため、議論についていけなくなってしまうおそれもあります。会議中はメモに専念し、後から清書をした方が効率的に質の高い議事録を作成できるでしょう。

議事録のメモが追いつかない5つの原因

議事録のメモが追いつかない原因としては、主に以下の5点が挙げられます。

  • 書くスピードが遅い
  • 一語一句メモしようとしている
  • 言葉の意味が理解できていない
  • 体裁にこだわっている
  • 会議が長時間に及び疲れている

書くスピードが遅い

大前提として文字を書くスピードが遅いと、議事録のメモが追いつかなくなってしまいます。

紙とペンでメモを取っている場合、文字のきれいさにこだわりすぎると書くスピードが遅くなります。清書する段階できれいに文字を書けばよいため、メモの段階では最低限自分が見直せる程度にとどめ、スピード重視でメモを取りましょう。

また、パソコンでメモを取っている人は、タイピングのスピードが重要です。もしタイピングの速度が遅い場合は、日頃からタイピングの練習を心がけましょう。

一語一句メモしようとしている

議事録を作成するには、要点を漏れなくメモすることが重要です。しかし「会議の内容をすべてメモしなければ」と考えると、不必要な部分まで書き残そうとして追いつかなくなってしまいます。

たとえば、会議の内容に関係のない世間話や議論の振り返りをしている会話などは、メモの段階で省略してよいでしょう。会話の中で意味のある発言だったとしても、議事録に記録する必要がなければ、省略しても問題ありません。

議論の要点を押さえて重要な部分を書き漏らさないように注意しつつ、効率化しましょう。

言葉の意味が理解できていない

業界用語や専門用語、ビジネス用語など、少し特殊な単語が会議で用いられた際、それらの意味がわからなければメモを取るスピードは遅れてしまいます。会話の意味が理解できないのはもちろん、どこが重要なポイントなのか瞬時に判断することも困難です。

議事録の作成を任せられると事前にわかっている場合は、上司や同僚にどういった用語を予習しておけばよいのか、あらかじめ確認しておきましょう。

体裁にこだわっている

文章の体裁にこだわりすぎることも、メモを取るスピードが遅れる要因のひとつです。文法や文体の統一、表記の混同といった文章の体裁に気を配りすぎると、そちらに意識が割かれてしまいます。

実際の議事録を清書する際には、細かな文章の体裁に配慮することも重要です。しかし、メモの段階では多少文章が荒れていても問題ありません。自分でメモの内容が理解できれば、文章の細かな体裁まで意識しなくてもよいでしょう。

メモの段階ではあまり深く考えすぎず、必要な情報を余さず記録することに注力しましょう。

会議が長時間に及び疲れている

会議が長時間にわたり集中力が途切れると、メモを取るスピードも遅れてしまいます。とはいえ、会議に参加している人の中で自分が下の立場である場合、休憩を提案することも難しいでしょう。

会議がなかなか進展しない場合は、ここまでの会議の内容を踏まえて何か発言してみるのもおすすめです。手元には会議の内容が記されたメモがあるため、それを参考に保留になった案の再提案や、一度指摘されていた課題についての問題提起をしてみましょう。

こうした発言によって議論が活発化すれば、集中力を取り戻すきっかけになります。

議事録のメモを効率よく取る6つの方法

続いて、議事録のメモを効率よく取るための6つの方法を紹介します。

  • 事前に議事録のテンプレートを作る
  • 事前に会議の内容を把握しておく
  • 項目ごとにまとめてメモをする
  • 略語や記号を使って書く
  • 5W1Hを意識する
  • ショートカットキーを活用する

事前に議事録のテンプレートを作る

効率的に議事録のメモを取る方法として、事前にテンプレートを作成しておくのがおすすめです。テンプレートとは、文書のひな型を指します。会議の日付や会場、出席者、決定事項などを記す欄は、事前にテンプレートとして設定しておくとよいでしょう。

テンプレートが定まっていることで「何を書けばよいのか」が明確になり、重要な情報ややり取りの選定に役立ちます。また「文書のどこに書くのか」を考える手間も省略できるため、会議中はメモを取ることだけに脳のリソースを割けるでしょう。

事前に会議の内容を把握しておく

最も簡単な対策として、会議の内容を事前に把握しておくことも挙げられます。今回の会議では何について話し合うのか、会議の論点はどこになるのか、などが事前にわかっていれば、会議において重要なポイントを判別しやすくなるでしょう。

また、会議の内容を把握しておくことで、あらかじめ知っておくべき情報も予習できます。専門用語はもちろん、議題に関する周辺情報や前回の会議内容などを調べておくと、メモを取る際に迷いが少なくなるためおすすめです。

項目ごとにまとめてメモをする

実際の会議ではさまざまなトピックについて話し合われます。そこで、トピックごとに見出しを設け、メモを取る場所を分けることがおすすめです。

見出しごとにまとめてメモをすることで「今何についての話をしているのか」が明確になり、会議の理解度が深まります。また、後で見直した際にも「このトピックについてはどのようなことが話し合われたのか」が瞬時に理解でき、議事録をまとめやすくなるでしょう。

略語や記号を使って書く

会議の内容を素早く記すためにも、略語や記号を活用し、冗長な部分は徹底的に省略しましょう。省略できる部分としては、頻出する言葉や長い専門用語などが挙げられます。

具体的には参加者の名前を頭文字表記にしたり、専門用語は略し言葉を用いたりするとよいでしょう。また、決定事項には「決」懸念事項や課題には「？」などの記号を付けておくこともおすすめです。

略語や記号を活用することでメモを取るスピードが早くなるだけでなく、どこに何が書いてあるのかを把握しやすくなります。

5W1Hを意識する

5W1Hとは「Who：誰が」「What：何を」「When：いつ」「Where：どこで」「What：なぜ」「How：どのように行ったか」を指します。5W1Hを意識しながら文章を作成することで情報が整理しやすくなり、会議の内容をわかりやすくメモに残せます。

また、5W1Hを意識しながらメモを取ると、不足している情報を瞬時に特定することも可能です。たとえば「Who：誰が」に関する情報が記載されていなければ、誰が発言したのか、誰が担当者なのか、などの情報が不足していることがわかります。

ショートカットキーを活用する

パソコンで議事録のメモを取っている場合は、ショートカットキーも積極的に活用しましょう。よく使うショートカットキーとしては、以下の7つが挙げられます。

  • Ctrl + C：コピー
  • Ctrl + V：貼り付け
  • Ctrl + B：太字にする
  • Ctrl + Z：1つ前の操作に戻る
  • Ctrl + Y：1つ先の操作に進む
  • Ctrl + S：上書き保存
  • Ctrl + F：検索　など

これらのショートカットキーを覚えることで、ひとつの操作にかかる手間や時間が抑えられ、メモの入力に注力できるでしょう。

議事録のメモを作成する上で役立つツール

会議の内容を聞きながら要点を判断し、情報を漏れなくメモに残す作業は、担当者への負担が大きくミスも起こりやすいです。より質の高い議事録を効率的に作成したい場合は、次のようなツールを活用してみましょう。

  • 文字起こしツール
  • 録音ツール

文字起こしツール

文字起こしツールを利用すると、会議での会話を自動で文字起こししてくれます。これにより、手動で文字起こしと要約をするよりも、作業の負担を軽減することが可能です。

また、製品ごとに異なる機能を有しており、話者を区別しながら文字起こしをする話者分離機能や、複数の言語をリアルタイムで翻訳する機能を備えたものもあります。

一方で、文字起こし機能の精度は録音音声の品質に大きく影響を受けます。スマートフォンから録音と文字起こしができるアプリやサービスもありますが、スマートフォン単体の録音性能が高くなければ、文字起こしの精度も悪くなってしまうおそれがあるのです。

精度の高い文字起こしを求めるのであれば、専用の機材の導入を検討することもおすすめです。

録音ツール

録音ツールとは、ボイスレコーダーなどの録音に特化した製品や機材のことで、録音性能に優れています。録音した音声を後から聞き返すことで、情報の漏れを補うことが可能です。

製品の種類によって特定の方向からの音を録音しやすいもの、全方向からの音声を録音できるものなどがあります。そのため、対面での会議かWeb上での会議なのか、参加者の人数や会議の場所など、実際の使用シーンを踏まえながら録音ツールを選びましょう。

工夫をしながら効率的に議事録のメモを作成しよう

議事録とは、会議の日付や議題、出席者のリスト、決定事項など、会議に関する重要な要点を記録した文書です。議事録を作成するために、担当者は会議中にメモを作成しなければなりません。

しかし、実際の会議ではどんどん議論が発展していくため、何も工夫や対策をしなければメモが追いつかなくなってしまいます。今回紹介したメモが追いつかなくなる原因や効率的にメモを取る方法を参考に、対策をしてみてください。より効率的にメモを作成するためには、各種ツールの導入もおすすめです。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：江副杏菜

    IT企業の社内SEとして主にITインフラやクラウド運用、ヘルプデスク業務を経験。その後ソフトウェア開発・DXコンサルティング会社にてコンテンツマーケティングを担当。現在はフリーライター・ディレクターとしてITジャンルをメインにコンテンツ制作に携わる。

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