- 更新日 : 2024年9月11日
メールを誤送信した！どうお詫びする？対処法やケース別の文例を解説
業務で社外に向けてメールを送る際に、避けるのが難しいミスとして誤送信があります。特に重要な情報を送り間違えた場合、情報漏えいが起こりお客様からの信頼を失う可能性もあるため、誤送信した場合はすぐにお詫びし、今後の対策を伝えることが必要です。
この記事ではメールの誤送信が起きたときにどのように行動するべきなのか、また誤送信後のお詫びメールの書き方について解説します。
目次
メールを誤送信した！どうお詫びする？
メールは、データや情報を送信できる便利なツールではあるものの、誤送信を完全に防ぐことはできません。万が一メールを誤送信してしまったら、どのようにお詫びしたらよいのでしょうか。
メールを誤送信してしまったときの対処法を、順番に解説します。誤送信が発生したときに迅速に対応できるよう、理解しておきましょう。
すぐに上司に報告する
メール誤送信に気づいたら、対応の遅れによるトラブル拡大を防ぐため、すぐに上司に報告して対応の指示を仰ぎます。
誤送信した内容や流出した情報の種類によっては、会社の信用問題に発展する危険性もあります。単なるケアレスミスでは済まされないため、安易な自己判断で対応方法を決めることは避けたほうがよいでしょう。
迅速に対応できるよう、冷静に誤送信した宛先やメールの内容を整理して上司に報告することが重要です。
先方に電話で謝罪する
上司に報告後は、できるだけ早く先方に電話で連絡して謝罪を伝えましょう。特に重大な情報を誤送信してしまった場合は、すぐに相手に電話をかけ、誠実な態度でメールを誤送信してしまったことを伝えてください。
誤送信したメールに個人情報や機密事項が含まれていた場合、お詫びとともに誤送信したメールの削除も依頼する必要があります。電話で謝罪を伝える際、先方が開封する前であれば、誤送信したメールを見ることなく削除してもらえる可能性が高くなります。
特に重大な間違いの場合は、文字でのやり取りは誤解を生みやすく、慌てて送信すると新たなトラブルを生み出しかねません。礼儀としても電話で伝えたほうが丁寧な謝罪となるため、メールの文面で済ませようとせずに、電話で謝罪しましょう。
ただし、先方が外出中などで電話がつながらないときは、メールで謝罪を伝えてもよいでしょう。
情報漏えいリスクを調べる
誤送信メールによる情報漏えいリスクがないかを調べることも大切です。誤送信によって影響が出る範囲を想定し細かい対応を考えておくと、万が一問題に発展したときに迅速に対応できます。
特に、誤送信メールに機密情報や個人情報に関連するデータが含まれている場合、取引先や関連企業にも影響が出る可能性があります。必要に応じて会社の法務部や情報セキュリティ担当者にも相談し、法的手段や再発防止策などを検討しましょう。
お詫びメールを作成する
落ち着いたら、改めてお詫びのメールを送信します。謝罪に加え、誤送信が起こった理由や今後の対策を含めて伝えるとよいでしょう。
お詫びメールは、同僚や上司などの第三者にチェックしてもらった上で送信することがおすすめです。
誤送信後のお詫びメールの書き方の基本
以下では、誤送信してしまった先方に対して送るお詫びメールの書き方を解説します。
誤送信後の対応は非常に重要であり、お詫びメールでミスをしたり、不誠実な対応をとってしまったりすると、先方からの信頼回復が遅れてしまいます。
お詫びメールは下記の基本を押さえて作成し、速やかに送信してください。
【件名】には「メール誤送信のお詫び」「再送」などを記載
件名は「メール誤送信のお詫び」や「再送」とし、誤送信の内容や宛先に合わせて使い分けましょう。
社外向けメールの宛先を間違え、関係のない情報を誤送信したケースなどは、宛先や内容によっては情報漏えいに該当する可能性も考えられます。社外に向けたメールで重大なトラブルに発展しかねないミスがあった場合は、「メール誤送信のお詫び」と記載して送信してください。
社内メールの宛先ミスやファイルの添付漏れ、社外向けメールでも誤字脱字、記載内容の軽微な間違いなどのミスをしたケースでは、件名に「再送」と記載するとよいでしょう。重大でないミスに「メール誤送信のお詫び」と記載して送ると、重大な問題があったのかと相手を驚かせてしまいます。
誤送信の内容と謝罪の気持ちを伝える
本文では、改めて謝罪の気持ちを伝えるとともに、誤送信の内容を説明します。
誤送信について言い訳したり、嘘をついてごまかしたりするのは避けてください。誤送信したミスの重大性を理解していないと判断され、余計に信頼を失ってしまいます。
誤送信の内容や発生してしまった経緯を簡潔に伝え、誠実に謝罪することが重要です。
誤送信したメールや添付ファイルの削除を依頼したい場合は、削除依頼も記載しましょう。
反省と今後の対策を記載する
最後に、誤送信を発生させたことへの反省と、再発防止に向けた今後の対策を記載し、信頼回復につなげましょう。
重大な誤送信を起こしてしまった場合は、文章の最後で重ねてお詫びを伝えるのをおすすめします。印象に残りやすく、先方に丁寧な謝罪の気持ちが伝わるでしょう。
誤送信後のお詫びメールの例文
誤送信後に送るお詫びメールの例文を紹介します。
そのままコピーして活用できるように、ケース別で4種類の例文を記載しています。例文を参考に、状況に合わせてアレンジして活用してください。
ケース1：宛先の間違え
宛先を間違えて社外の方に誤送信したときは、下記のようなお詫びメールを送りましょう。先方が誤送信で届いたメールをすぐに判別できるよう、送信日時やタイトルを記載しておくことがおすすめです。
なお、情報漏えいに当たらないケースを想定した例文のため、重要情報などを誤って送ってしまった場合はケース4を参考にしてください。
◆件名：メール誤送信のお詫び
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先ほど、誤って下記のメールをお送りしてしまいました。
送信日時：○○月○○日 ○○時○○分
差出人：○○
件名：○○
ご迷惑をおかけしたこと、心からお詫び申し上げます。
今後は同様のミスが起きないよう、細心の注意を払い宛先の確認を行ってまいります。
この度は、ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
○○株式会社
○○ ○○（自分の氏名）
ケース2：添付ファイルの間違え
添付ファイルを間違えてしまった場合のお詫びメールの例文は、下記の通りです。
情報更新前のファイルを誤って添付したケースや、ファイルを添付する前にメール送信ボタンを押してしまったケースなどが該当します。
◆件名：再送 添付ファイル誤送信のお詫び
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先ほどお送りした下記メールの添付ファイルに誤りがございました。
大変申し訳ございません。
送信日時：○○月○○日 ○○時○○分
差出人：○○
件名：○○
正しいファイルは、本メールに添付しております。
ご迷惑をおかけしたこと、心からお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いします。
○○株式会社
○○ ○○（自分の氏名）
ケース3：本文（内容）の間違え
メール本文に記載した内容に誤りがあったときは、間違って伝えた内容と正しい内容をすぐに理解できるよう、具体的に記載することがポイントです。例文は下記の通りです。
◆件名：再送 商品Aに関する情報のご送信
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先ほど○○時○○分にお送りした商品Aに関するメールにつきまして、記載内容に誤りがございました。
大変申し訳ございません。
□個入りと記載しておりましたが、正しくは■個入りです。
・誤：□個入り
・正：■個入り
記載に誤りがあり、大変申し訳ございません。
今後は同じようなミスが起こらないよう、送信前のチェックを徹底いたします。
何卒ご容赦いただけますよう、よろしくお願いいたします。
○○株式会社
○○ ○○（自分の氏名）
ケース4：情報漏えいに該当する場合
誤送信メールが情報漏えいに該当する場合、電話でメールの削除を依頼するとともに、お詫びメールでも再度削除のお願いを伝えましょう。
下記の例文を参考に、お詫びメールを作成してください。
◆件名：メール誤送信のお詫び
○○株式会社
○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先ほどお送りした下記のメールにつきまして、誤ったファイルを添付し送信してしまいました。
誠に申し訳ございません。
送信日時：○○月○○日 ○○時○○分
差出人：○○
件名：○○
勝手なお願いではございますが、当該メールについては削除していただけますと幸いに存じます。
今後はこのようなことが発生しないよう、再発防止に努めてまいります。
どうか今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
この度は、私の不手際でご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
○○株式会社
○○ ○○（自分の氏名）
メールの誤送信を防止する対策
メールの誤送信は珍しいミスではないため、経験したことのある方は多いでしょう。
しかし、単純なケアレスミスによる誤送信であっても、何度も続くと信用を失いかねません。できるだけ早く下記の対策を行い、誤送信を未然に防ぐのが大切です。
誤送信を防止する対策について、詳しく解説します。
送信前にチェックリストを用いて確認する
チェックリストを用意し、送信ボタンを押す前にメールを見返す習慣をつけましょう。
送信前に作成した内容を確認することは、メールを利用する際の基本ルールと言えます。しかし、毎日多くのメールを送信しているとおろそかになり、確認不足のまま送信してしまう方も少なくありません。
メールの本文や件名を読み返し、宛先や添付ファイルを確認するだけで、多くの誤送信は防げます。簡単なチェックリストを用意し、送信前に確認することを習慣化するとよいでしょう。
以下より無料のテンプレートをダウンロードしていただけますので、ご活用ください。
一斉送信の場合は2名以上で確認する
一斉送信など、誤送信が発生すると大規模なトラブルに発展するメールに関しては、2名以上で確認する体制を構築することをおすすめします。
メール作成者の確認に加え、上司や同僚などの第三者が確認するダブルチェック体制を整えておけば、誤送信を未然に防げるでしょう。
ただし、すべてのメールを複数人で確認する体制にしてしまうと、メール送信に手間がかかり業務効率が低下します。誤送信が発生すると大勢を巻き込むような一斉送信や、信用問題に関わるデータを添付送信する場合など、状況に合わせて運用を行いましょう。
誤送信対策の機能を使う
誤送信対策として、送信取り消し機能のあるメールソフトの活用も効果的です。
メールソフトの中には、送信を取り消せる機能を備えているサービスもあります。メールソフトによって機能を利用できる条件は異なるものの、送信ボタンを押した後でも取り消せるため、誤送信メール自体をなかったことにできます。
メールの誤送信が起こったらお詫びメールは必須
メールの誤送信が起こった場合は、まず上司に報告した上で、すぐに宛先に電話で謝罪を伝えてください。その上で、内容の重大性を確認し、再発防止策などを考えた上でお詫びメールを送ります。
お詫びメールを書くときには、ある程度重大なミスの場合は「メール誤送信のお知らせ」、軽微な間違いの場合は「再送」とタイトルを付けましょう。本文では誤送信の内容を明確に伝え、謝罪と今後の対策について記載すれば、相手にしっかりと謝罪の気持ちが伝わります。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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