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  • 作成日 : 2025年2月6日

従業員の写真名簿をエクセルで簡単に作成！無料テンプレートや管理のコツを紹介

職場で働く人の顔と名前が一致しないと、スムーズに仕事が進みにくくなります。そんなときに役立つのが、従業員や職員の情報を簡単に確認できる「写真名簿」です。特に新しい社員が入社したときや、異動が多い職場では、写真付き名簿があると、お互いに名前を覚えやすくなります。この記事では、エクセルで写真名簿を作る方法や、無料テンプレートの使い方、管理のコツについてわかりやすく説明します。

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従業員の写真名簿を作成するメリットは？

職場で写真付き名簿を作ることには、いくつものメリットがあります。顔写真をつけることで、名前と顔を一致させやすくなり、仕事がやりやすくなります。

顔と名前を素早く一致できる

写真名簿があると、顔と名前を素早く一致できるため、仕事が円滑に進みます。特に新しく入社した人や、異動してきた人は、顔と名前を覚えるまで時間がかかることがあります。人事や総務の担当者にとっても、写真名簿があることで社員情報をすぐに確認でき、探す手間を省くことができます。また、社内の問い合わせ対応や新入社員のフォローアップがスムーズになり、業務効率が向上します。

社内のコミュニケーションが円滑になる

異なる部署の人と仕事をするとき、顔と名前が一致していると、やり取りがスムーズになります。例えば、他の部署の人に仕事を頼むとき、顔と名前を知っていると、声をかけやすくなります。その結果、職場のコミュニケーションが良くなります。

名刺・社員証の作成に

写真名簿は名刺や社員証を作るときにも役立ちます。写真付きの社員名簿を作っておくと、名刺や社員証を作るときにスムーズに作業できます。また、企業の公式な文書に写真が必要なときにも、統一されたフォーマットの名簿があると便利です。

新人研修での活用

研修の際にも写真名簿は活躍します。新入社員に先輩社員の写真名簿を配ると、先輩の名前をすぐに覚えられます。特に、社員の多い企業や、支店が多い会社では、名前を覚えるのが大変です。写真名簿があれば、スムーズに関係を築くことができます。

防災訓練での活用

写真名簿は、防災訓練にも役立ちます。職場で避難訓練を実施する際、誰がどこにいるのかを素早く確認できることで、迅速な対応が可能になります。特に、大規模な企業やフロアが複数にわたる職場では、どの社員がどこにいるのかを即座に把握するのは困難です。しかし、写真名簿があれば、所属部署や顔写真とともに一覧で確認できるため、安否確認がスムーズに行えます。

また、災害発生時には、外部の救助隊が迅速に従業員を識別するのに役立つ場合があります。例えば、避難誘導が必要な場合、顔と名前をすぐに照合できることで、迅速な支援が可能になります。定期的に更新された写真名簿を活用することで、緊急時の混乱を防ぐことができます。

写真名簿は以下のようなシーンで活用できます。

写真名簿の活用シーン
  • 社内のコミュニケーション
  • 新人研修・新入社員への説明会
  • 社内のイベント
  • 名刺・社員証の作成
  • 防災訓練や防災時に

写真名簿のエクセルでの作り方や作成例

写真名簿を作成する際には、どのような項目を記載すればよいのでしょうか？以下のような項目でエクセルシートを作成すると良いでしょう。個人情報を最小限に抑えつつ、業務に必要な情報を的確に整理できます。

  • 社員No：従業員の社員番号など
  • 氏名：氏名を記載します
  • フリガナ：名前の読み違いを防ぎます
  • 写真：150～250ピクセル程度の正方形がおすすめです
  • 所属：部署やチームを記載します
  • 役職：役職名を記載します

追加すると便利な項目

業務内容に応じて、次のような項目を追加すると、より使いやすい写真名簿になります。

  • 内線番号：社内での連絡が必要な場合に便利です
  • メールアドレス：スムーズな社内連携を促進します
  • 入社日：新入社員の研修や評価の際に活用できます
  • 勤務形態：フルタイム・パートタイム・リモートワークなど
No.氏名フリガナ写真所属役職
1田中 太郎タナカ タロウ写真名簿1営業部課長
2山田 花子ヤマダ ハナコ写真名簿総務部係長
3佐藤 健サトウ ケン写真名簿3開発部主任
4鈴木 ほのかスズキ ホノカ写真名簿2販売部社員

エクセルで写真名簿を作るときは、写真の代わりにシンプルなイラストやアイコンを使うこともできます。

写真名簿の無料テンプレート（エクセル）

エクセルで作成された写真名簿のテンプレートを利用すると、簡単にリストを作成できます。

テンプレートは以下のリンクから無料でダウンロードいただけます。

写真名簿のテンプレート

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写真名簿の管理をする上での注意点

写真名簿を作る際には、個人情報の管理に気をつける必要があります。特に、顔写真や名前といった情報は慎重に扱わなければなりません。

プライバシーを保護する

顔写真や名前などの情報は、社外に流出しないようにしましょう。エクセル名簿をパスワードで保護したり、アクセスできる人を限定したりすることで、情報が漏れないように工夫します。

特にリモートワークが普及する中で、データの外部流出を防ぐためにVPNやセキュリティ対策ソフトの利用も検討しましょう。

名簿の更新を定期的に行う

名簿の情報は常に最新の状態を保つことが大切です。社員が退職したり、新しい社員が入ったりしたときは、すぐに更新しましょう。

古い情報が残っていると、混乱を招く可能性があります。定期的に情報を見直し、最新の状態に保つことが求められます。また、更新の責任者を明確にし、情報の正確性を維持するための仕組みを作るとより効果的です。

印刷した名簿の取り扱いに注意する

紙の名簿を印刷する場合は、管理を徹底しましょう。不要になった名簿はシュレッダーで処分し、第三者が見ることができないようにします。また、必要な人だけが閲覧できるように、保管場所を決めることも重要です。

また、紙の名簿は持ち出し禁止にするルールを設けるのも一つの方法です。さらに、保管場所を決め、鍵付きのキャビネットを使用することで、第三者の閲覧を防ぐことができます。

デジタル管理を活用する

エクセルやクラウドサービスを活用すると、データの管理がしやすくなります。クラウドサービスを利用すれば、アクセス権限を細かく設定できるため、情報漏洩のリスクを低減できます。加えて、データのバックアップを定期的に取ることで、万が一のデータ消失にも対応できます。

従業員の同意を得る

名簿を作成する際には、従業員の同意を事前に得ることが必要です。特に顔写真の掲載に関しては、個人の意向を尊重し、同意を得たうえで名簿に記載するようにしましょう。企業によっては、書面での同意書を取ることもあります。

写真名簿の管理を適切に行うことで、従業員の信頼を維持し、企業としてのコンプライアンスも確保できます。

写真名簿を活用して職場をより良くしよう

写真名簿は、職場のコミュニケーションをスムーズにし、業務を効率化する便利なツールです。新しい社員が入社したときや異動があったとき、また防災訓練などの安全対策にも役立ちます。顔と名前をすぐに一致させることができるため、社員同士の関係を深めることにもつながります。

エクセルを使えば、簡単に写真名簿を作成できます。無料のテンプレートを活用しながら、効率よくリストを作成しましょう。また、名簿を最新の情報に保つことや、個人情報の管理に注意することも大切です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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