• 更新日 : 2024年3月7日

グループチャットとは?利用するメリットや代表的なツール5つを解説

グループチャットとは?利用するメリットや代表的なツール5つを解説

グループチャットとは複数人が1つのグループに集まり、お互いにコミュニケーションをとるツールです。働き方改革が進む中で、グループチャットを業務効率化のためのビジネスツールとして多くの企業が取り入れています。

この記事ではビジネスでグループチャットを利用するメリット8つ、およびおすすめのグループチャットツール5つ、グループチャットを選ぶポイントを解説します。無料で使えるツールも紹介しているため、ぜひご一読ください。

グループチャットとは?

グループチャットとは、1対1チャットとは異なり、複数人が1つのグループとして集まりチャットをする形式のチャットツールです。

リアルタイムに近いコミュニケーションが可能で、離れた場所にいても近くにいるかのように会話ができます。ビジネスシーンでも多く利用され、部門やチームごとにチャットグループをつくれば、報告や連絡、相談を円滑に行うことが可能です。

1対1のチャットは参加者である2人しか内容を共有できないのに対して、グループチャットでは3人以上が情報を共有できます。ビジネスツールとしても、多くの企業が内外のコミュニケーションにグループチャットを活用しています。

ビジネスでグループチャットを利用するメリット

グループチャットはビジネスにおいて非常に効果的で、多くの企業が導入しています。メールや電話のような過去のコミュニケーション手段よりも利便性が高く、社員間の関係性向上にも役立つというのが主な理由です。カジュアルな印象の強いチャットが、どのようにビジネスシーンで重宝されているのか例を挙げて解説します。

リアルタイムに情報共有ができる

ビジネスの世界ではスピードがより一層重要視され、効率よく時間を短縮できるアイデアがもとめられています。ビジネスチャットツールを使ったグループチャットはメールよりも時間がかからず、リアルタイムなコミュニケーションを提供できる方法です。緊急の場面でも、速やかに意思の疎通やデータのやり取りが可能なため現代のビジネスに適しています。

チャットを利用すれば本題以外の挨拶文を必要とせず、メッセージの送受信が簡単です。効率的なコミュニケーション手段であり、電話やメールに比べて時間とコストを節約できます。

絵文字の活用で時間短縮ができる

グループチャット内で絵文字を使うと、タイピングの手間を省いて簡単にリアクションを送れます。たとえば、「承知しました」や「ありがとう」といったニュアンスを手軽に伝えられ、仕事に追われている最中でも速やかに返信できて便利です。

テキストだけでは感情や意図が伝わりにくい場面においても、絵文字を用いると表現が柔らかくなりフレンドリーな印象を与えます。上司-部下間のコミュニケーションでも、メールのような時間がかかる挨拶文は不要な上に、絵文字によって親近感が増すというのも魅力の1つです。

世代問わず利用しやすい

ビジネスチャット用のグループチャットツールはシンプルで直感的な操作ができるため、情報端末やアプリの操作が苦手な人でも使いこなせます。若い世代からアナログなスタイルを好む人まで幅広い層に受け入れられており、操作しやすく見やすい点が人気の秘密です。

ツールの使いやすさは、組織内でのグループチャットにおいても大きな利点です。何世代もの社員が同じプラットフォームでコミュニケーションを取る場合、それぞれのスキルや好みの違いがすれ違いの原因になります。グループチャットのように直感的な操作性を持つツールは、全世代がスムーズに利用できるため、円滑なコミュニケーションを促進します。

気軽にコミュニケーションができる

社内コミュニケーションの活性化を目指し、ビジネスチャットを採用する企業が増えています。些細な疑問でも気軽に質問でき、絵文字やスタンプを使ったフレンドリーなコミュニケーションが可能となるためです。社内のコミュニケーション量と質が向上し、円満な人間関係を築きやすくなります。

ビジネス用チャットはメールと比べて堅苦しくなく、リアルなやりとりが可能です。社員同士の意見交換もしやすくなり、業務の効率化にもつながります。コミュニケーションのハードルが低くなると、チームの団結力を高めやすくなるというのもメリットです。

オンラインミーティングを補完できる

ビジネスチャットは、オンラインミーティングと相性のいいツールです。登録済みメンバーでグループを作成すれば、ミーティング前後に情報共有が可能となります。たとえば、ミーティング前に議題確認や資料を共有、後にアンケート結果やレコーディングの共有ができて便利です。

Web会議中にビジネスチャットを併用すれば、会議内容以外のコミュニケーションも可能となります。議論を停滞させずに必要な情報を共有でき、参加者が資料配布を待つ時間も無駄にしません。集中を切らさずに議論できるだけでなく、ミーティングの時間も短縮できて効率的です。

異なる拠点・多人数でも情報共有できる

グループチャット機能の導入により、多拠点にいる従業員の情報共有の促進、業務効率化を実現できます。テレワークも含め、物理的に離れた場所にいる従業員同士が、掲示板やチャット機能によって容易にコミュニケーションを取れるためです。

スケジュールやプロジェクト管理機能を使えば、上司やリーダーがメンバーの業務の状況を確認できます。負荷の高いメンバーから低いメンバーへの業務分担の見直しも素早くでき、リアルタイムで現場への指示も可能です。業務プロセスがより効率的になり、組織全体の生産性向上にもつながります。

リモートワークにも効果を発揮できる

新型コロナウイルス感染症の対策としてリモートワークが普及し、導入する企業が増加中です。チャットツールにはテキストメッセージだけでなく音声やWeb会議機能もあり、リアルタイムに近いコミュニケーションが取れます。絵文字やスタンプを活用すれば、フランクなやり取りで気軽に意見交換できるのも利点です。

テレワークでは情報共有が重要なものの、チャットツールを使えばトークルーム内で簡単にデータや画像を共有できます。グループチャットでは複数の人と同時にやりとりができるだけでなく、メンション機能によって特定の人に重要な情報を確実に伝えることも可能です。

グループチャットツール・アプリおすすめ5選

ビジネスチャットツールはオフィスを離れていても、ビジネスコミュニケーションを可能にします。サービスによって機能や容量に違いがあり、導入にあたっては比較検討が必要です。企業での採用が多く見られるビジネスチャットツールを5つ紹介し、サービス内容についてお伝えします。

Chatwork

Chatwork(チャットワーク)はビジネスチャットツールで、Chatwork株式会社が提供しているサービスです。主にビジネスの場で使われ、メールの代わりに気軽なチャットでコミュニケーションが取れます。テキストだけでなく、PDFや画像も送れるため、さまざまな業種で活用可能です。

シンプルで使いやすいChatworkは、はじめてのビジネスチャットにも適しています。グループチャットの作り方も簡単で、電子メールのように「CC」や「BCC」漏れを防げて安心です。導入後のサポートコンテンツも充実しており、資料やセミナー、コラム、よくある質問などが用意されています。Chatworkには無料の「フリープラン」があるので、業務の課題を解決できるかどうか試せるのも魅力的です。

出典:Chatwork

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Office 365/Microsoft 365に含まれる複数の機能を1つのプラットフォームに統合したサービスです。チャットやファイル共有、ビデオ会議などの機能が1つのアプリ内で提供されるため、機能を切り替える必要がありません。データはクラウド上に保存され、いつでもどこでも利用可能です。

Teamsではチームやチャネルを作成し、情報の共有や管理ができます。利用方法も多岐にわたり、企業のグループチャット利用事例も豊富にあります。コミュニケーションの効率化が実感しやすく、ユーザートレーニングやヘルプデスクを利用すれば、社内への導入もスムーズです。

出典:Microsoft Teams

LINE WORKS – ビジネスチャット

LINE WORKSとは、一言で表すと「ビジネス版のLINE」です。通常のLINEに便利な機能に加えて、高いセキュリティを備えている点が特徴です。会話や情報共有がスムーズにおこなえ、ストレスなく仕事の効率を上げられます。

LINE WORKSはチャットや掲示板、アドレス帳、アンケート、ファイル共有などビジネスに必要な機能が備わっています。外部連携機能を使えば顧客との接点を強化できるだけでなく、強固なセキュリティ認証も取得しているので安心です。登録手続きが簡単で、無料で使えるフリープランもあり社内への導入も気軽に試せます。

出典:LINE WORKS

Slack

Slackはアメリカ生まれのコミュニケーションツールで、日本でも広く利用されています。世界的な大企業でも活用されるほど安全性が高いというのも注目ポイントです。インターネットに接続できる環境さえあればどこでも利用可能であり、スマートフォン用のアプリも提供されています。また、お試しとして無料で利用できるのも魅力です。

グループチャットやファイルの共有はもちろんのこと、充実した検索機能も特徴の1つです。ビデオチャット機能では最大15名まで同時にグループ通話でき、ミーティングにも活用できます。外部のWebサービスとの連携も充実しており、GoogleカレンダーやGoogleドライブなどとも連携できるため、業務の効率化に貢献可能です。

出典:Slack

WowTalk

WowTalkは、使いやすさを重視したセキュアなビジネス用チャットです。豊富な機能を備え、社内SNSとして新入社員からベテランまで幅広く利用できます。ITリテラシーに自信がなくても直感的に操作でき、社内での浸透もスムーズです。日本国内を拠点とする無料サポートが提供され、管理者やユーザーからの問い合わせにも個別に対応しています。

40種以上の機能を個別に設定可能で、役職や雇用形態に応じて使える機能を管理できるのも特徴です。月額300円から利用できるリーズナブルな料金プランも用意されており、予算の都合でアカウント配布が難しい企業でも無理なく導入できます。

出典:WowTalk

グループチャットツールを選ぶポイント

ビジネスシーンで利用するグループチャットツールは、効率的なコミュニケーションと情報管理の安全性が重要です。以下のようなポイントを押さえておくと、導入が成功しやすくなります。

音声・Web会議など複数のコミュニケーション機能があるか

ビジネス用グループチャットには、音声通話やWeb会議機能が含まれるサービスもあります。グループ通話機能やミーティング機能を備えたグループトーク機能は、ビジネスの現場で幅広く活用できて便利です。離れた場所にいても声や表情が伝わるため、テキストだけでは伝えにくいニュアンスや急ぎの要件を効果的に伝えられます。

複数人でのグループトークが可能なので、リモートワーク中のグループミーティングもスムーズです。適切な通話環境を整えるための準備も簡単で、カメラやマイクが備わったデバイスを用意するだけで利用できます。

外部サービスと連携できるか

ビジネスチャット機能の利便性を向上させるには、外部サービスと連携できるという点も重要です。たとえば、ファイル共有サービスと連携すれば、新しいファイルがアップロードされると通知が届きます。グループウェア型のサービスでは、ビジネスチャットに加え、大容量ストレージやビデオ会議、メールなどの多機能を一元管理できて便利です。

ビジネスチャットはコミュニケーションだけでなく、ファイル共有や勤怠管理などの付加機能も重要となります。グループチャットツールに業務効率化を図る機能が不足している場合は、外部サービスとの連携がおすすめです。

セキュリティレベルは一定以上か

ビジネスチャットでは、機密情報のやり取りが頻繁におこなわれるという特性があります。情報漏洩を防ぐためには、第三者からのアクセスを制限し、不正アクセスを防止することが不可欠です。基本的なセキュリティ対策として、以下の機能があります。

  • 2段階認証
  • 機能制限
  • 通信データの暗号化
  • 管理者権限によるグループメンバーの管理
  • ログ保存機能
  • バックアップ体制

上記は重要な情報の保護と多様なデバイスからのアクセスを考慮し、セキュリティインシデントに備える対策です。各機能はサービスやプランによって異なるため、事前に公式サイトを確認しておく必要があります。

ビジネスでグループチャットを利用する際の注意点

グループチャットを利用する際に、全社員が同じチャットに集まると話題が錯綜し、正しく情報が伝わらなくなるケースがあります。部署や業務ごとにグループを分け、情報共有をするのが大切です。ほかにも、報告用・連絡用・相談用にそれぞれチャットの役割を分ければ、相談や雑談ベースの情報と重要情報を別々に確認でき、コミュニケーションが取りやすくなります。

加えて、グループチャットの利用にあたっては、グループごとにある程度事前にコミュニケーションのルール作りをしておくとスムーズです。ルールの例は以下の通りです。

  • 発言する相手を必ず明確にする(名前を書く、メンションを付けるなど)
  • 自分に向けてされた発言は読んだ時点で反応を返し、無視しない
  • 業務とかかわりのない話は雑談チャット以外では避ける
  • 外部の方がいるチャットでは社内機密や社員のプライバシーにかかわる話は禁止する

    など

また、グループチャットはメールと違って手軽にビジネスメッセージを送信できることから、発信の時間帯にも注意が必要です。就業時間後に連絡をすると従業員の心身の負担が大きくなるため、事前に業務時間外のやり取りについてのルールを明確化しておきましょう。

グループチャットをビジネスで利用すれば効率化につながる

グループチャットはリアルタイムに簡単に情報共有をしやすく、オンラインミーティングやリモートワークでのコミュニケーション補完ができるツールです。世代を問わず利用しやすく、低いハードルで報連相を簡単に行え、ビジネスの効率化につながるメリットがあります。

チャットツールは製品ごとに機能が異なるため、導入時にはWeb会議などが可能か、外部サービスと連携できるか、セキュリティは十分か、といった点をチェックしましょう。


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