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  • 作成日 : 2024年9月10日

仕事を早く終わらせるためのコツ・方法は？原因とデキる人の特徴

多くの人が仕事を早く終わらせてプライベートの時間を充実させたいと考えています。仕事を早く終わらせるためにはコツや方法を押さえつつ、実践する必要があるものの、具体的にどうすればよいか分からない人も多いでしょう。

当記事では、仕事を早く終わらせるためのコツを解説します。仕事が早くデキる人には特徴があり、真似することも効果的な方法です。仕事を早く終わらせたいと考えている人は、ぜひご一読ください。

仕事が早くデキる人の特徴

業務内容やタスク量が同一でも、完了までにかかる時間や仕上がりの品質には個人差があります。

仕事が早く、業務品質も安定している「デキる人」に多く見られる特徴は、以下の通りです。

デスク周りが整理整頓されている

仕事が早い人のデスク周りは、日常的に整理整頓されています。整理整頓された環境で働くと、資料やファイルの置き場所が一目で分かり、作業の準備がスムーズになります。また、整理整頓された環境では不要な情報が視界に入らず、集中力を維持できます。

仕事が早い人はPC内部の整理整頓も徹底しており、デスクトップ上に大量のファイルを保存しません。保存が必要なファイルには、日付・属性・内容などに応じた名称を付け、適切なフォルダに分類して収納します。

臨機応変に対応している

仕事が早い人は、タスクに着手する前に作業の目的や全体像を把握する傾向があり、想定外のトラブルやスケジュール変更が生じた際にも慌てません。必要に応じて周囲の人へサポートを依頼し、臨機応変な対応を取ります。

また、自分の苦手分野の仕事を担当する場合でも、サポートを依頼することに躊躇しません。周囲の人のサポートを受けることで、自分自身は得意分野の仕事に集中し、効率的に作業できるためです。

仕事の早い人は、マルチタスクを行う際にも常に優先順位を考え、計画的に進める傾向があります。「緊急度の低いタスクを後回しにして、優先順位の高いものに取り組む」といった柔軟な進め方を行うことが多いです。

仕事の効率化・改善を常に考えている

仕事が早い人は、仕事の効率化を常に意識して改善を繰り返しています。たとえば、業績説明資料に記載する数値データを手計算している状況で、仕事が早い人はシステムによる自動化を検討します。計算作業を自動化することで、作業の効率化を図り、ミスの回避につながるためです。

また、仕事が早い人はITスキルが高く、パソコンの操作に精通している傾向があります。例として、職場で導入しているチャットツールやスケジュール管理ツールを積極的に活用すれば、周囲の人との情報共有を円滑に行うことが可能です。

仕事が早く終わらない原因

仕事が早く終わらない人は、スケジュール管理の方法やタスクへの取り組み方に原因がある傾向があります。

作業スピードが遅く、仕事が早く終わらない場合に疑いたい原因は、主に以下の3点です。

スケジュールを把握していない

自分のスケジュールを十分に把握していない状態で作業を開始すると、仕事は早く終わりません。スケジュールを把握していないとペース配分を誤り、締め切りの間際まで作業に集中できないケースもあるためです。

1日単位での仕事のペース配分を誤ると、定時までに当日分のタスクを完了できず、残業が発生します。頻繁な残業に慣れると、作業スピードを改善することに対する意識が低下し、余計に仕事が遅くなる悪循環に陥りかねません。

すべての仕事を完璧にこなそうとしている

すべてのタスクに完璧な仕上がりを求めるタイプの人は、仕事が早く終わらないことが多いです。クオリティを重視するあまり、重要度の低いタスクに必要以上の時間をかけるためです。

品質が重視されるタスクもあるため、完璧主義で働くことが悪いとは言い切れません。しかし、仕事の目的やゴールを意識せずに時間を掛けすぎると、他のタスクの進行に支障が生じる可能性もあります。

分からないことを聞いていない

不明点や疑問点を自分自身で考え込み、上司や同僚に相談できないことで、仕事が早く終わらない人もいます。「仕事のどこでつまづいているか」「何が分からないか」が周囲の人に伝わらないと、適切なサポートを受けられません。

不明点や疑問点を放置して作業することは、依頼内容と成果物の乖離を招く原因です。タスクの完了後に乖離を指摘された場合には修正作業が発生するため、余計に仕事は遅くなります。

上司や同僚への相談に気後れするタイプの人は、周囲の人の依頼を断ることも苦手です。そのため、自分自身の許容量以上のタスクを引き受けた結果、仕事が早く終わらないケースもあるでしょう。

許容量以上の仕事を引き受けると、重要度の高い作業に掛けられる時間は減少します。結果的に重要度の高い作業のクオリティが低下するケースもあるため、意識的な改善が必要です。

仕事を早く終わらせる方法・コツ

仕事を早く終わらせるためには、いくつかのコツを理解し、取り組み方を工夫する必要があります。

以下で紹介する仕事を早く終わらせる方法・コツを実践し、作業スピードの問題を解決しましょう。

作業の優先順位を決める

効率的に働くためには、1つの作業に集中する「シングルタスク」を行うことが基本です。マルチタスクを避けられない状況では、下記の流れで優先順位を検討した上で、計画的に取り組みましょう。

1抱えているタスクをメモやノートにすべて書き出す
2それぞれのタスクの重要度と緊急性を明確化する
3重要度と緊急性がともに高いタスクに取り組む
4重要度と緊急性のいずれか一方が高いタスクに取り組む
5重要度と緊急性がともに低いタスクに取り組む

優先順位の判断に迷う場合は、上司や先輩社員に相談し、意見を聞く方法もおすすめです。緊急性が高いものの重要度が低く、自分以外の人が行っても問題ない場合には、同僚や後輩などにサポートを依頼する選択肢を考えましょう。

すぐに作業にとりかかる

スケジュールに余裕がある状況で受けた仕事は、溜め込まずに早急に取り掛かりましょう。早急に作業へ取り掛かり、仕事を進めることには、下記のメリットが期待されます。

  • 上司や同僚から信頼される
  • モチベーションを維持しやすい
  • 顧客満足度が向上する

顧客はメールの返信や依頼内容への対応が速い人を高く評価し、信頼します。早急に作業へ取り掛かる習慣を付けて顧客満足度を向上させると、営業成績アップを図ることも可能です。

困ったときは相談する

不明点や疑問点を放置すると作業が進まず、生産性に影響します。仕事を進める中で困ったときには遠慮せず、周囲の人に相談しましょう。

上司や先輩社員から適切なサポートを受けるためには、下記の点を意識して質問する方法がおすすめです。

  • タスクの進捗状況や不明点を明確に伝える
  • 自分の考えや意見を伝える
  • 相談のタイミングを事前に伝える

不明点が曖昧な状態で相談を受けた上司や先輩社員は「何を返答すればよいか」が分からず、対処に迷う可能性もあります。上司や先輩社員の時間を浪費させないためにも、最低限「どのタスクの・何が・どのように分からないか」を整理した状態で質問しましょう。

作業ごとに目標時間を決める

仕事を早く終わらせるためには、作業ごとに目標時間を決めることも重要です。「新商品の説明資料は、水曜日の13時までに作成する」のように具体的な目標時間を決めるとスケジュールを管理しやすく、モチベーションも向上します。

より仕事を早く終わらせるためには、本来の締め切り前に完成させることを重視して目標時間を設定しましょう。たとえば、15日が提出期限の資料の場合、「13日の午前までに作成する」といった目標時間を設定します。

休憩をきちんと取る

闇雲に長時間作業しても、効率的に働けません。多忙なときほど意識的に休憩時間を確保すると集中力を維持しやすくなり、仕事が早く終わります。適度に休憩時間を確保することはケアレスミスを防止して、業務品質を向上させるためにも重要な対策です。

より生産性を向上させるためには、休憩時間に下記の工夫を行うとよいでしょう。

  • マッサージやストレッチでリフレッシュする
  • 瞑想や昼寝で脳に休息を与える
  • 自分の好きな音楽を聴く

マッサージやストレッチは、身体の疲労を特に感じている場合におすすめの対処法です。脳の疲労を強く感じる場合には瞑想・昼寝・音楽を聴くなどの対処を取り、頭の中を空にする時間を確保しましょう。

仕事を早く終わらせるには環境整備も大切

仕事を早く終わらせるためには、業務効率化を助けるシステム・ツールの導入や人間関係の改善などの対策により、職場の環境整備を行うことも重要です。

具体的には以下のポイントを意識し、環境整備を進めましょう。

システム・ツールを活用する

手作業で行っている業務の一部をシステムやツールで自動化すると、業務効率が向上します。業務効率化を支援するシステム・ツールにはさまざまな種類が存在するため、目的に応じたタイプを導入し、有効に活用しましょう。

たとえば、情報共有に時間がかかって業務効率が低下している場合には、ビジネスチャットツールを活用する方法が一案です。スケジュール管理が苦手で業務効率が低下している場合は、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールの活用を検討しましょう。

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話しやすい・相談しやすい雰囲気を作る

コミュニケーションが活発で相談や質問を行いやすい雰囲気の職場では、業務効率が向上します。作業中の不明点や疑問点を相談しにくいと感じる場合は、日頃から周囲の人へ積極的に話しかけ、人間関係を構築することが大切です。

可能であれば、周囲の人と一緒にランチを食べ、プライベートの話題を含めた雑談を行うのもおすすめです。雑談には心理的安全性を高め、コミュニケーションを活発化する効果が期待できます。

テンプレート・マニュアルを作成する

一定の頻度で発生する作業を効率化するためには、テンプレートを作成する対策がおすすめです。実際に作業を行う際にはテンプレートを活用し、必要な情報を入力することで、スムーズに目的を達成できます。作成したテンプレートを周囲の人に共有すれば、組織単位で生産性の向上を図ることも可能です。

また、自分しか手順を知らない業務があり、仕事が早く終わらない場合には、マニュアルを作成して共有する方法があります。マニュアルを作成・共有しておけば、自分が休暇を取得する際に、フォローの依頼をスムーズに行うことが可能です。

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仕事を早く終わらせるには方法・コツを確認しよう

仕事が早くできる人は、仕事の効率化・改善を常に考え、臨機応変に対応する特徴があります。また、デスク周りが整理整頓されており、集中しやすい環境で仕事をしていることも、仕事を早く終わらせる要因です。仕事を迅速に終わらせるためには、効率的に作業を進める人を真似ることが有効です。

仕事が終わらない要因をつきとめることも大切です。スケジュールを把握していない、すべての仕事を完璧にこなそうとしている場合、仕事が終わらない原因となります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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