• 更新日 : 2024年1月29日

オンラインストレージの選び方は?個人・法人向けおすすめ13選を比較

オンラインストレージの選び方は?個人・法人向けおすすめ13選を比較

オンラインストレージとは、オンライン上にファイルを保存できるスペースのことです。無料で利用できるサービスも多く、テレワークで社内のデータにアクセスするなどの活用ができます。

本記事ではオンラインストレージのメリット・デメリットや、個人・法人別の選び方を解説します。おすすめのサービスも紹介しますので、参考にしてください。

オンラインストレージとは?

オンラインストレージとは、インターネット上でファイルを保存できるツールのことです。どこにいてもファイルにアクセスでき、共有できるなどのメリットがあります。

ここでは、オンラインストレージのメリット・デメリットや利用シーンなどを解説します。

オンラインストレージのメリット

オンラインストレージは、アクセス権限のあるユーザーであれば複数でファイルを共有でき、ネット環境があればいつでもアクセスできる点がメリットです。USBメモリやHDDなどを持ち歩く必要がありません。さらに、サービスによってはファイルを同時に編集することもできます。

自動バックアップの機能があるため自分でバックアップを取る手間がなく、データが消える心配もありません。

大容量のファイルを転送できるのもメリットです。メールの添付では容量に上限がありますが、オンラインストレージのファイル転送機能を使えば、ファイルをアップロードし、送りたい相手にURLを連絡するだけで共有できます。

自社での管理・運用も必要なく、初期の導入コストがかからない点もメリットです。ユーザー数や容量に基づいて料金が設定されているため、コストを最適化して予算を抑えた運用ができます。

オンラインストレージのデメリット

インターネット上でデータを保管するオンラインストレージは、セキュリティリスクがあります。セキュリティ対策の機能はサービスによって異なるため、どのような対策をしているかの確認が必要です。万が一のことを考え、個人情報や機密情報を含むデータの保存は避けた方がよいでしょう。

複数人で情報共有するオンラインストレージは、パスワード管理も徹底しなければなりません。不適切なパスワード管理で情報が流出することも多く、各人がしっかり管理することが必要です。アクセス権限の付与についても正確に把握し、適切に管理しなければなりません。

また、オンラインストレージは料金プランごとに利用できる機能が定まり、基本的に自社向けのカスタマイズはできません。利用する際は、必要な機能が備わっているかをよく確認しておきましょう。

オンラインストレージの利用シーン

オンラインストレージはさまざまなシーンで活用できますが、一例として、法人の場合は次のような利用ができます。

  • 複数の会社間でデータの受け渡しをする
  • 会議のメンバーに資料をダウンロードする
  • 取引先と見積書請求書などのデータを共有する

オンラインストレージは、取引先企業とのデータの受け渡しに役立ちます。ゲスト管理機能を活用すれば、ゲストIDとパスワードを取得するだけでゲストID専用のフォルダにアクセスができます。

会議の参加者に、オンラインストレージ上で資料を配布することも可能です。資料を作成した担当者が文書ファイルを参加メンバーに共有することで、メンバーは会議前に資料をダウンロードできます。

継続的な取引を行う取引先と請求書や納品書などの資料を共有し、毎月自動更新するという使い方も可能です。毎月書類を作成して送付するという作業を省き、業務を効率化できます。

オンラインストレージとクラウドストレージの違い

オンラインストレージと似たものにクラウドストレージがあります。オンラインストレージはデータの保管・共有するツールであり、クラウドストレージはオンラインストレージを含むさまざまなサービスの総称です。

クラウドストレージは従量課金で使える各種オンラインサービスを指し、利用するための初期費用が抑えられることが特徴です。クラウドストレージサービスには、オンラインストレージのほか、データベースや勤怠管理、CRMなどのシステムがあげられます。

【個人向け】オンラインストレージの選び方・比較ポイント

オンラインストレージは、個人向けと法人向けに分けられます。ここでは、個人向けのオンラインストレージを選ぶポイントを解説します。

無料のデータ保存容量が大きい

個人で使うオンラインストレージは無料で使えるサービスも多く、できるだけ保存容量の大きいものを選ぶことをおすすめします。テキストデータのみで容量が小さいファイルを保存する目的であればそれほど大きい容量は必要ありませんが、写真や動画の保存が主な目的の場合、5GB以上を目安にするとよいでしょう。

無料プランでは容量が足りないという場合は、有料プランを検討してください。サービスにより容量や料金は異なるため、必要な容量を把握して、できるだけ安く利用できるサービスを比較検討しましょう。

データの同期方法と共有機能のチェック

オンラインストレージのサービスは、利用目的に合った機能を選ぶことが大切です。まず、ファイルの保存を目的とするか、バックアップもとりたいかによって、「同期型」か「非同期型」のどちらかを選びます。

複数人でファイルを共有したい場合は、「共有機能」があるタイプを選んでください。共有は不特定多数か特定の人同士かによって異なり、不特定多数の場合は保存期間やパスワードの設定ができるサービスを選ぶとよいでしょう。特定の人のみであれば、リンクで共有する機能があれば問題ありません。

PC・スマホで使用中サービスとの連携

PC・スマホで使用しているサービスとの連携を考えることも大切です。例えば、iPhoneやMacを使っているのであれば「iCloud Drive」、Windowsであれば「OneDrive」、AndroidやGoogleアカウントを使っているのであれば「Googleドライブ」が対応します。

連携しやすいサービスを選ぶことで、バックアップやファイルの管理がスムーズになります。

【法人向け】オンラインストレージの選び方・比較ポイント

法人向けのオンラインストレージを選ぶ際は、保存容量や料金、機能などのチェックが大切です。詳しくみていきましょう。

ストレージ容量(データの保存容量)

法人のオンラインストレージは、まずデータの保存容量のチェックが必要です。容量を確認するときは、業務で取り扱うデータを計算し、すべて保存できる容量があるのかを確認しましょう。1年程度先を見据え、容量は足りるかの確認も必要です。

データのアップロード・ダウンロードがスムーズにできるよう、容量上限の確認もしておきましょう。

利用料金・課金方法

オンラインストレージの利用料金は月額料金制で、プランの料金設定は契約ID数による料金と容量上限のみによる料金に分かれます。

少人数で利用する場合は、契約ID数による料金設定の方が安く抑えられます。一方、大人数で利用する場合、契約ID数による料金設定では月額料金が高額になるため、利用人数に関わらず容量上限のみで設定されているプランを選ぶとよいでしょう。

追加機能

基本機能のほかに、自社に必要な機能を追加できるかも大切なポイントです。過失によるデータの消失や災害に備える機能や、さかのぼって復元できるファイルのバージョン管理機能など、いざというときに備える機能も必要になるでしょう。

社内や取引先企業も含めてオンラインストレージを利用する場合、管理機能も充実していなければなりません。例えば、ユーザーを一括で登録・削除できる機能やユーザーごとにIPアドレス制限がかけられる機能などが必要です。

連携システム

どのようなシステムやクラウドサービスと連携できるのかの確認も必要です。現在使っている業務システムと連携できるか、WindowsやAppleなど利用中の製品と相性は良いかなどをチェックしましょう。

できるだけ自社システムと連携できるサービスを選ぶことで、データを効率的に集約でき、オンラインストレージを有効活用できます。

対応デバイス(PC・スマホなど)

オンラインストレージがどのようなデバイスに対応しているかも、選ぶ際の大切なポイントです。どこにいてもファイルにアクセスできるオンラインストレージは、スマホやタブレットを利用することで、そのメリットを最大化できます。

PCだけでなく、スマホやタブレットに対応しているサービスであるかチェックしておきましょう。スマホで使う場合はアプリ経由か、操作性や機能に問題はないかの確認も必要です。

セキュリティ(2段階認証)

オンラインストレージは、情報漏洩の防止が欠かせません。ビジネスで必要なセキュリティ対策が備わっているかの確認が重要です。

ウイルス攻撃やハッキングの被害から守るために、法人向けのオンラインストレージは高度なセキュリティ対策が不可欠です。

2段階認証やワンタイムパスワードなど、複数の認証機能が備わっているかを確認しましょう。

2段階認証は、IDとパスワードの認証に加えてSMSなどによる認証を追加する機能です。万が一IDとパスワードが流出した場合にも、不正アクセスを防止できます。

ワンタイムパスワード認証とは、一定時間ごとに更新するパスワードを利用した認証です。

また、データや通信などを暗号化できる機能があれば、万一不正アクセスなどがあってもデータの内容を見られることがなく、情報漏洩のリスクを抑えられます。

ログ管理機能

外部からのリスクだけでなく、従業員によるデータの持ち出しや流出などに備える機能も必要です。従業員のアクセスを記録できるログ管理機能があれば、不正持ち出しを防止できます。

ログ管理機能は記録する内容によって、次の種類があります。

  • 認証ログ:誰が、いつログインを試みたのか
  • アクセスログ:誰が、いつ、どこにアクセスしたか
  • 操作ログ:誰が、いつ、何を、どのように操作したか

これらのログ管理機能が備わっているか、チェックしておきましょう。

【個人向け】オンラインストレージのおすすめ5選

ここからは、数あるオンラインストレージの中から、特におすすめのサービスを紹介します。まず、個人向けのサービスをみていきましょう。

Google Drive

Googleアカウントを取得するだけで、最大15GBまで無料で利用できるオンラインストレージサービスです。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートなどのコンテンツを利用でき、ファイルもオンライン上で共有できます。音声とビデオの会議ができるMeetは、無料プランでも100人まで利用可能です。

有料プランは容量に応じて料金が細かく設定されており、使用する容量に応じて選べます。

iCloud Drive

Apple社が提供するクラウドサービス・iCloud内で提供されているオンラインストレージサービスです。MacやiPhone、iPadのユーザーがAppleIDでサインインすることで、自動的に5GBまでのストレージを無料で利用できます。

1つのAppleIDで、所有するすべてのApple製品にサインインでき、スムーズに同期やバックアップが行えるのも魅力です。

iCloud+にアップグレードすれば、追加の容量とプライバシーを保護するための追加機能を利用できます。

OneDrive

マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。Windows10/11 に標準で搭載され、無料で5GBのストレージ容量を使用できます。

Windowsだけなく、Macやスマホ、タブレットなど、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、ファイルの編集や共有が可能です。

有料プランには、家庭向けプランと一般法人向けプランのほか、 Microsoft 365に含まれたプランもあり、100 GB〜無制限までの容量やファイルの復元機能などを使えます。

MEGA

ニュージーランドに本社のあるMega Limitedが提供するオンラインストレージサービスです。アカウントを取得すれば無料で最大50GBという大容量を利用でき、有料プランでは400GB〜16TBの4種類から選べます。

すべてエンドツーエンド暗号化という最高レベルのセキュリティで保護されているため、安心してファイルを保存できます。

Box

世界トップシェアを誇るオンラインストレージサービスです。登録すれば無料で10GBまで利用できます。ZoomやSlack、Office 365など1500以上のアプリと統合できるため、共同作業がスムーズです。

アクセス権限を最大7段階まで調整でき、アクセスログの確認機能やアップロードしたファイルの暗号化など、セキュリティの高さが特徴です。

【法人向け】オンラインストレージのおすすめ7選

ここでは、法人向けにおすすめのオンラインストレージサービスを7つ紹介します。

Google Workspace

Googleが提供するクラウドベースのグループウェアです。PC だけではなくスマホやタブレットにも対応し、アプリケーションをインストールするだけで、どこでも作業ができます。

Gmailやカレンダー、ドキュメントなどコアアプリケーションのほか、60を超える Googleのサービスを利用できます。

クラウドに保存するデータはすべて Google のサーバーに安全に保存され、複製・分割・暗号化による最高のセキュリティレベルで管理されます。

料金プランは最大300人利用できる「Business」と、上限なしの「Enterprise」の2種類です。

Microsoft 365

マイクロソフト社が提供する、最新のOfficeソフトを利用できるサブスクリプションサービスです。Microsoft 365には生産性向上アプリやストレージサービスのOneDriveが含まれており、入手することでセキュリティ対策も万全になります。

OneDriveは5GBまで無料で利用できますが、Microsoft 365のサブスクリプション(Basic・Personal・Family)を購入することで、100GB以上の大容量を利用できます。

AmazonS3

Amazonが運営するAmazon Web Servicesが提供する、容量無制限のストレージサービスです。S3とはデータを格納・管理できるオブジェクトストレージサービスで、データ容量を気にすることなく保存ができます。

オブジェクトのファイル単位で出し入れができるため、その場に応じて自由な使い道ができ、柔軟なデータ保存ができるという特徴があります。

Dropbox

ファイルを安全・簡単に共有できるオンラインストレージサービスです。デバイスの種類を問わず、ファイルにアクセス・共有できます。

さまざまなデータをシンプルな操作で共有でき、リンクを発行するだけで、アカウントのない相手にもフォルダを共有できます。データの同期が速く、誤ってファイルを削除した場合もすぐに復元できるのが特徴です。

コワークストレージ

NTT東日本が提供するオンラインストレージサービスです。使い勝手や情報セキュリティなどに関わるオンラインストレージへの不安や悩みを解消するため、簡単に操作できて安心して使えることを追求しています。

Windows 標準のエクスプローラーと同じ感覚でファイルを扱えるため、特別に操作を覚える必要性がありません。データは国内のデータセンターで保管し、詳細で柔軟な権限設定やデータの暗号化など、充実した情報セキュリティ機能が搭載されています。リーズナブルな料金設定で、企業規模に合わせてプランを選べます。

DirectCloud

ユーザー数無制限で利用できる法人向けオンラインストレージサービスです。ドラッグ&ドロップのシンプルな操作で、大容量のファイル転送や社内外とのファイル共有ができます。

複数のファイルをアップロード・移動させることができ、データ持ち出しの制限やアクセス権の設定だけではなく、入念なセキュリティ対策により機密文書の管理も可能です。

データ暗号化やデバイス認証、162種類の操作ログなど、高度なセキュリティを提供しているため、安心して利用できるオンラインストレージです。

NotePM

ナレッジやノウハウを一元管理できるサービスです。マニュアル作成や社内ポータル、ノウハウ共有、ドキュメント管理など、企業のさまざまなシーンで活用できます。

強力な検索機能がついて情報を整理しやすく、PowerPointやWordファイルをアップロードして簡単にファイル共有できます。

高度なセキュリティを搭載しており、安全に情報を共有できるのもメリットです。

自社に合ったオンラインストレージを見つけよう

オンラインストレージは、インターネット上でファイルを保存できるツールです。場所を選ばずにファイルにアクセスでき、複数人とファイルを共有できるなどのメリットがあります。データのバックアップや、災害時のデータ損失リスクを避ける機能を備えたサービスも選べます。

オンラインストレージには個人向けと法人向けがあり、選ぶ際は、使用する容量や必要な機能、セキュリティの高さなどに着目するとよいでしょう。おすすめのサービスも参考に、自社に合ったオンラインストレージを見つけてください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談していただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事