- 作成日 : 2024年8月15日
タスク管理ノートのメリットは？書き方5つと管理のポイントを紹介！
タスク管理は、仕事の効率を大きく左右する重要なスキルです。現代ではデジタルツールが普及していますが、手書きノートでのタスク管理も根強い人気がある方法です。この記事では、タスク管理が上手な人の特徴や、ノートを使った管理方法のメリットとデメリット、具体的なノートの書き方や、タスクの優先順位付けの方法も紹介します。日々の業務をスムーズに進めたい方、タスク管理に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
目次
タスク管理がうまい人の共通点
タスク管理がうまい人には、次のような共通点があります。
|
タスク管理がうまい人は、全体の流れを理解し、効率的にタスクを進めるのが得意です。タスクの処理時間を正確に見積もり、優先順位をつけることで作業をスムーズにこなします。また、不測の事態にも対応できるよう、スケジュールに余裕を持たせているのも特徴です。以上のポイントを押さえることで、タスクを管理する力が向上します。
タスク管理をノートでするメリット・デメリット
デジタルツールが普及する現代においても、手書きノートでのタスク管理は根強い人気がある方法です。ただ、ノートで行うタスク管理には、メリットだけでなくデメリットもあります。以下では、ノートを使ったタスク管理のメリットとデメリットを紹介します。
タスク管理をノートでするメリット
タスク管理をノートでする主なメリットは、以下の通りです。
|
手書きの場合、全体のタスクを一目で把握しやすく、グルーピングや優先順位の整理が視覚的に行いやすいのがメリットです。また、書くことで記憶に残りやすく、間違えて削除する心配もありません。自分好みのノートや手帳、ペンを使えば、タスク管理を続ける意欲も高まります。
タスク管理をノートでするデメリット
タスク管理をノートでする主なデメリットは、以下の通りです。
|
デジタルツールと比べて、手書きのタスク管理は手間がかかる傾向にあります。字が読みにくいと、情報の把握に支障が出るケースも少なくありません。また、紙のノートや付箋を使う場合、紛失する恐れもあります。紙のノートではタスクの情報をほかの人と共有しにくく、チーム全体での効率的なタスク管理が難しいのもデメリットです。
タスク管理におすすめのノートの書き方5つ
タスク管理を効率よく行うには、ノートの使い方が重要です。以下では、タスク管理におすすめのノートの書き方を5つ紹介します。それぞれの方法が持つ特徴と効果を理解し、自分に合った方法を見つけましょう。
ToDoリスト
ToDoリストは、やるべきタスクを一覧表にして管理する方法です。リストにタスクを書き出し、完了したものにチェックを入れるだけのシンプルな仕組みです。未完了のタスクが一目で分かるため、業務の対応漏れや遅延を防げます。
ToDoリストは手軽に始められて優先順位を決める際にも役立ち、初心者からベテランまで幅広く利用できるため、多くのシーンでおすすめです。ToDoリストを効果的に活用するなら、毎日チェック・更新する習慣を持つとよいでしょう。
付箋を活用したカンバン方式
カンバン方式は、付箋を使ってタスクの進捗を視覚的に管理する方法です。ノートを3つの列に分け、ToDo（やること）、Doing（進行中）、Done（完了）のカテゴリを作ります。タスクを付箋に書いて各カテゴリに貼り、進捗に応じて付箋を移動させればOKです。
色違いの付箋を使うと、タスクの種類や優先順位を一目で判断できます。カンバン方式は、プロジェクト全体の進捗を把握しやすくし、タスク管理の効率化が図れる方法です。個人はもとより、チーム全体でのタスク管理にも有効です。
緊急度と重要度のマトリクス
緊急度と重要度のマトリクスは、タスクの優先順位を明確にするためのフレームワークです。縦軸に重要度、横軸に緊急度を設定し、タスクを4つのカテゴリに分類します。もっとも優先すべきは「重要かつ緊急」なタスクです。
このマトリクスにより、どのタスクに集中すべきかが一目で分かります。緊急度は低いが重要なタスクは計画的に進め、緊急だが重要でないタスクはだれかにお願いするなど、効率的な時間管理が可能です。
業務の日報
日報を活用するタスク管理方法は、日々の業務を整理し、計画的に進めるために有効な手段です。始業前にやるべきことを日報にリストアップし、終業時にその日の成果と反省点を記入します。
日報を作成すると、業務の透明性が高まってチーム全体の進捗状況を共有しやすくなり、上司や同僚との情報共有もスムーズに行えます。また、日々の業務を可視化して振り返ることで、改善点を見つけやすくなるのも日報のメリットです。
バレットジャーナル
バレットジャーナルは、タスクやアイデアを箇条書きで管理する方法です。バレット（・）や記号を使って、簡潔にタスクを書き出します。Future Log（年間カレンダー）やMonthly Log（月間カレンダー）などでページごとに仕分ければ、長期・短期の目標を視覚的に把握できるのが特徴です。
基本的な記法やルールはあるものの自由度が高く、それぞれのスタイルに合わせて自分流にカスタマイズできます。多くのタスクを一元管理できるため、マルチタスクを抱える人に特におすすめです。
タスク管理を効率よくするノートの書き方
効率のよいタスク管理には、ノートの書き方も重要です。以下では、ノートでのタスク管理を効率よくするポイントを紹介します。5つの方法を活用して、スムーズに業務を進めましょう。
すべてのタスクを書き出す
まず、頭の中にあるすべてのタスクをノートに書き出しましょう。タスクのリストアップには抜け漏れ防止効果があり、全体像を把握しやすくなります。この段階では、タスクの優先順位や期限を気にせず、思いついた順にリストアップしてください。すべてのタスクを見える化することで、タスクのグループ分けや優先順位の設定がやりやすくなります。
タスクをグループ分けする
次に、書き出したタスクをロジックツリーやパート図といったフレームワークを使って、グループ分けします。ロジックツリーでは大枠から細部へとタスクを分類し、パート図では各タスクの所要時間やフローを明確にしましょう。グループに分けると、タスクの締め切りや関係性、進行順序が一目で分かるようになり、どのタスクから手をつけるべきかを考えやすくなります。
優先順位をつける
タスクのグループ分けが終わったら、次にタスクの優先順位をつけます。重要度と緊急度のマトリクスを使い、タスクを分類しましょう。優先度が高い重要かつ緊急なタスクから取り組むことで、時間とリソースを効率的に使えます。優先順位の設定により、重要なタスクを見落とさずに進行できる上、後回しにしていい・やらなくてよいタスクの見極めも容易です。
スケジュールに余裕をもつ
スケジュールを立てる際には、余裕を持たせることが重要です。たとえば、ひと月先の予定まで見据えて計画を立てると、突発的な予定の変更や遅延にも柔軟に対応しやすくなります。早めにタスクに着手しておけば、業務トラブルが発生しても期限内にフォローし切れる可能性が高まります。計画的に仕事を進めることで自分自身のストレスも軽減し、業務の効率化にもつながるでしょう。
終わったタスクを消す・更新する
効率的なタスク管理には、定期的なタスクリストの見直しと、優先順位やステータスの更新が必須です。特に、完了済みのタスクは、その都度消すか更新しましょう。小まめな更新により、未完了タスクの見落としや二重対応を防げます。タスクの進捗を常に把握し、次に取り組むべきタスクを明確にすることが重要です。
ノートを使ったタスク管理は視覚的に整理しやすい
タスク管理は、効率的に仕事を進めるために重要なスキルです。ノートを使った管理方法は、視覚的にタスクを整理しやすく、記憶に残りやすいというメリットがあります。半面、手間がかかる点や情報共有の難しさがデメリットです。重要なのは、自分に合った方法を見つけ、継続的に実践することです。この記事で紹介したポイントを参考に、より効果的なタスク管理を目指しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
Jira Softwareとは？使い方や基本機能、導入するメリットを解説
jira Softwareとは、IT開発の現場で役立つプロジェクト・タスク管理ツールです。工数管理やプロジェクトの可視化ができ、ガントチャートの作成も可能です。本記事では、jira Softwareの使い方がわからない方に向けて、基本機能や…
詳しくみる【簡単】Googleスプレッドシートでガントチャートを作るには？
Googleスプレッドシートを活用し、業務やプロジェクトを管理する方法を解説します。無料で利用できるGoogleスプレッドシートは、多くのビジネスパーソンが日頃使用しているでしょう。本記事ではGoogleスプレッドシートでガントチャートを作…
詳しくみるタスク管理が上手い人とは？やり方や上手くできない時の改善策を解説
タスク管理が上手い人とは、タスクの優先順位を見分けて余裕のあるスケジュールを作成できる人です。管理が得意な人の特徴を理解すれば、仕事の漏れやトラブルを回避でき、生産性の向上を目指せます。この記事では、タスク管理の具体的な方法や活用ツールを紹…
詳しくみるToDoリストとは？効果的な作り方やタスク管理、アプリについて解説
「ToDo リスト」は期限のあるタスクをまとめた「やることリスト」を指します。本記事では、効率的な業務管理を実現するためのTodoリストの作り方や活用方法を解説します。 記事後半では、おすすめのアプリやエクセルのテンプレートを使ったタスク管…
詳しくみるクラウドログとは？工数管理を効率化する機能と使い方、導入すべき会社
クラウドログは、プロジェクトの工数管理を効率化するクラウドツールです。脱Excel実現に向けたプロジェクト管理が期待できます。クラウドログは、他にも勤怠管理との連携が可能です。 今回は、クラウドログの主な機能や料金、使い方などを解説します。…
詳しくみるロードマップとは？ビジネスでの意味や作成手順を7つのステップで解説
ビジネスにおけるロードマップは、プロジェクトの全体把握やタスクを遂行するうえでの道標となるものです。プロジェクトがスムーズに進行しない場合、ロードマップを作成することで改善できる可能性があります。 本記事ではロードマップの重要性から作成方法…
詳しくみる