• 作成日 : 2024年8月9日

情報共有アプリとは？ビジネスで使えるおすすめ12選！（無料あり）

情報共有アプリとは、チャット機能や資料やデータの共有機能などを備えたアプリです。従業員同士のコミュニケーションや業務で必要なファイルを共有する際に用いられ、業務効率を高めます。

この記事では情報共有アプリの概要から役割、利用するメリットを解説します。また、機能別におすすめのアプリもまとめたので、自社に適したアプリを選ぶ際の参考にしてみてください。

情報共有アプリとは？

情報共有アプリとは、業務に関する情報やデータを一元管理し、従業員同士での情報共有を効率化するアプリです。アプリ内に保管できる情報としては、PDFやExcelといったファイルや、自社で培ったノウハウなどがあげられます。

また情報共有アプリでは、チャット機能や社内SNS、メンバーのタスク管理機能なども備わっています。情報共有アプリは現場での業務を包括的に支援し、業務効率化に役立つでしょう。

情報共有アプリの役割

情報共有アプリには、業務を効率化するための機能が搭載されています。しかし、これらがどのような役割を果たすのかを理解していなければ、アプリを使いこなすのは難しいでしょう。情報共有アプリの役割としては、以下の4点があげられます。

• コミュニティの共有（ビジネスチャット・社内SNS）
• 資料・ファイルの共有（オンラインストレージ）
• 知識・ナレッジの共有（社内Wiki）
• プロジェクト・タスクの共有（プロジェクト管理）

これらの役割について理解し、情報共有アプリが自社でどのように活用できるのか考えましょう。

コミュニティの共有（ビジネスチャット・社内SNS）

情報共有アプリでは、チャット機能や社内SNSが利用できます。これらの機能を活用することで、プロジェクトメンバーや社外の関係者などと気軽に情報共有や意見交換が可能となります。

また、部署が異なる従業員や普段は関わることが少ない役職の人とも、コミュニケーションができるため、社内での一体感の醸成にもつながるでしょう。

資料・ファイルの共有（オンラインストレージ）

資料やファイルの保管・共有ができるオンラインストレージも、情報共有アプリで利用できます。

チャット機能を活用しても、業務で使用する資料やファイルの共有は可能です。しかし、ビジネスチャットでは次々とメッセージが飛び交うため、資料やファイルも流れてしまい、管理するのに向いていません。

オンラインストレージならば、資料やファイルを一括して保管できます。また、後から特定の資料やファイルへアクセスするのも容易になります。

知識・ナレッジの共有（社内Wiki）

情報共有アプリは、社内Wikiとしても活用できます。従業員に共有すべき情報は、業務で必要な資料やデータだけではなく、日々の仕事で蓄積してきたノウハウなども重要です。しかし、こういった企業独自の情報を管理・共有するのは困難です。

社内Wikiならば、業務の手順書やプロジェクト管理の方法、組織の構造、社内規定など、全従業員が知っておくべき情報を集中して保管できます。新しく入ってきた従業員も、社内Wikiを見るだけで必要な情報を把握できるようになるでしょう。

プロジェクト・タスクの共有（プロジェクト管理）

従業員やプロジェクトメンバーのタスク管理のためにも、情報共有アプリは有用です。情報共有アプリに搭載されているプロジェクト管理機能を活用すれば、従業員それぞれが抱えている業務の量や振り分け、納期などを視覚化できます。

これにより、効率的な業務連携やスケジュール管理が可能となります。

情報共有アプリはなぜ必要か

業務の成果を最大化するには、資料やファイル、データなどの情報共有が欠かせません。情報共有アプリを活用すれば、従業員が必要な情報にアクセスしやすい環境を構築できるでしょう。

リモートワークや在宅勤務の普及に伴い、従業員全員がオフィスで顔を合わせずとも仕事ができるようになりました。そのため、従業員同士が別の場所にいても業務に関する情報を共有できる社内体制が必要です。情報共有アプリを利用すれば、離れた場所でもコミュニケーションが滞りなく行えます。

情報共有アプリによって、昨今のビジネスの現場で求められることを実現できるでしょう。

情報共有アプリを利用するメリット

Excelやメールでも情報共有は可能ですが、専用アプリには以下4つのメリットがあります。

• 情報を瞬時に拡散できる
• どこにいても情報が得られる
• コミュニケーションが活性化する
• 時短や生産性の向上につながる

情報を瞬時に拡散できる

ビジネスチャット機能や社内Wikiといった機能を活用すれば、業務に直接関係する情報だけでなく、社内イベントや会議情報なども、従業員あてに瞬時に拡散できます。企業で情報を共有する方法としては電子メールもあげられますが、いくつかのデメリットがあります。

情報を拡散するためには、全員分のメールアドレスを把握しておかなければいけません。

また、メールを送信したとしても、相手がメールを見落とす恐れがあります。情報を特定の相手に確実に拡散できるという点は、ほかサービスにはない情報共有アプリの特徴といえるでしょう。

どこにいても情報が得られる

情報共有アプリはインターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用できます。実店舗や作業現場、自宅など、従業員は働いている場所を問わず、必要な情報を得られるでしょう。

また、プロジェクトスケジュールの変更や発注数の調整など、緊急性の高い重要な業務連絡も多くあります。そのため、リモートワークの導入有無に関わらず、オフィス外の従業員とも確実に情報共有できる手段を確保することが重要です。

コミュニケーションが活性化する

情報共有アプリのチャット機能によって、同僚や上司に気軽にメッセージを送信できるようになり、社内でのコミュニケーションが活性化します。情報共有アプリ内で社内イベントやコラムなど、自社にまつわるコンテンツを配信すれば、従業員同士の話のきっかけになるでしょう。

社内でのコミュニケーションが活性化すれば、従業員の職場への満足度が高まり、日々の業務へのモチベーション向上にもつながります。

時短や生産性の向上につながる

情報共有アプリによってコミュニケーションが活性化することで、従業員同士の情報共有や業務連携も活発になります。これにより、業務の時短や生産性の向上が期待できます。

また、オンラインストレージ機能やプロジェクト管理の機能も活用すれば、より効率的な社内体制の構築も可能です。情報共有アプリは包括的に事業を支援するツールといえるでしょう。

【チャット・社内SNS】おすすめの情報共有アプリ

情報共有アプリといっても、さまざまな企業が独自の特色を持たせたアプリを提供しています。そのため、情報共有アプリを導入する際には、各アプリの特色を把握し、自社に適したものを選ばなければいけません。ここでは、チャット機能や社内SNSに特化した情報共有アプリを4点紹介します。

• Chatwork
• WowTalk
• Slack
• Talknote

Chatwork

Chatworkとは、国内でも利用者の多い情報共有アプリです。Chatworkの特徴としてシンプルで使いやすいチャット機能があげられます。プロジェクトや部署単位で作成できるグループチャット機能により、社内外の人たちと効率的に情報共有が実施できます。

※2024年7月14日現在

WowTalk

WowTalkは、社内でのコミュニケーションの活性化を目的に開発された情報共有アプリです。グループや個人に送信できるチャット機能だけでなく、認証したユーザーのみが閲覧できる掲示板機能も備わっています。

掲示板ではコメント機能やアンケート機能、キーワード検索機能などが利用でき、社内SNSとしても活用できるでしょう。

※2024年7月14日現在

Slack

Slackとはビジネスの現場で、頻繁に活用されている情報共有アプリです。取り扱うテーマや案件、プロジェクトごとに細かくチャンネルを作成できます。これにより、各チャンネルで必要な情報やファイルを集中して管理できます。

※2024年7月14日現在

Talknote

Talknoteは組織内での情報共有とデータの蓄積に長けた情報共有アプリです。ユーザーが投稿したノートを閲覧できるタイムライン機能では、レポートや今週の業務進捗、顧客からの声などを共有でき、社内SNSとしても活用できます。

※2024年7月14日現在

【資料・ファイル】おすすめの情報共有アプリ

資料やファイルの共有自体はチャット機能でも可能ですが、チャット機能に優れた情報共有アプリでは送信できるデータ容量に限りがあります。そこで、より容量の大きなデータを共有する機会が多い場合、資料やファイルの共有機能に特化した情報共有アプリを利用しましょう。ここでは、以下の情報共有アプリを紹介します。

• Dropbox
• Google Drive

Dropbox

Dropboxは資料やファイルの保存や管理、ユーザー間での共有に特化した情報共有アプリです。さまざまな形式のファイルの保存・共有が可能であり、CAD図面や画像を多用したレポートなど、容量の大きなファイルにも対応しています。

※2024年7月14日現在

Google Drive

Google Driveでは、Googleが提供しているGoogle DocumentやGoogle Seetsはもちろん、ExcelやPDFなどのファイルも保存・共有が可能です。共有する際には編集やコメント入力、閲覧などの行動ごとに権限をユーザーに割り当てることができます。この機能によって、誤操作を防ぎつつ共有したファイルの適切な管理が可能です。

※2024年7月14日現在

【知識・ナレッジ】おすすめの情報共有アプリ

企業内のすべての情報をWordやExcelといったファイル形式で管理するのは手間がかかり、情報へのアクセス性も悪くなるでしょう。

顧客との商談記録や会議の議事録、案件の進捗管理などを直感的に把握できるようにするには、知識・ナレッジの共有に優れた以下のような情報共有アプリがおすすめです。

• Stock
• ナレカン
• NotePM

Stock

Stockは社内での情報管理に優れた情報共有ツールです。常に数十個単位でプロジェクトや案件が同時並行で動いている場合、メッセージが随時流れていくチャットツールでは情報の管理が困難です。Stockならば業務に関するデータや情報を、すべて一元管理することができます。

※2024年7月14日現在

ナレカン

ナレカンは企業が有しているナレッジに即座にアクセスできる情報共有ツールです。ナレカンではPDFやExcelといったファイル、メール、チャットツールなど、さまざまな媒体の情報も保存し、ひとつのアプリ内で一元管理ができます。

※2024年7月14日現在

NotePM

NotePMは、自社で蓄積されたナレッジやノウハウを一元管理できる情報共有アプリです。

一般的な情報共有アプリやファイル管理ツールでは、タイトルやタグからしか、特定のファイルを検索することはできません。しかし、NotePMではファイル内の文章を含めて検索できるため、覚えている範囲で情報を入力すれば、必要とするファイルにたどり着けるでしょう。

※2024年7月14日現在

【タスク管理】おすすめの情報共有アプリ

業務や案件、従業員ごとのタスク管理を行うためには、スケジュール機能やリマインダー機能が求められます。資料やデータの保管、共有に優れた情報共有アプリでも、タスク管理に必要な機能が搭載されていないことは珍しくありません。

情報共有アプリでタスク管理を行いたいのであれば、以下のようなアプリの導入を検討してみましょう。

• Google Keep
• Asana
• Trello

Google Keep

Google Keepはメモやリスト、写真などをメモとして保存できる情報共有アプリです。思いついたことをメモに残すアプリとして利用されるのが一般的ですが、リマインダー機能を用いることで企業でのタスク管理としても活用できます。

※2024年7月14日現在

Asana

Asanaはタスク管理を通じて、自社のビジネスの全体像を整理し可視化ができる情報共有アプリです。各従業員のTo Do機能だけでなく、業務に必要な書類や情報をタスク単位で紐づけることができ、仕事の可視化や効率化が実現します。

※2024年7月14日現在

Trello

Trelloは従業員のタスクや業務内容を把握できる情報共有アプリです。毎週達成すべき短期目標から年次計画まで、幅広い時間軸でタスクを把握できます。そのため、細かな案件だけでなく、大規模なプロジェクトを行う企業でも導入可能です。

※2024年7月14日現在

情報共有アプリの選び方

効果的な情報共有アプリを選ぶ際には、自社のニーズと業務フローを十分に理解することが大切です。使いやすさや他ツールとの連携性、セキュリティなどを重視し、サポート体制なども考慮しましょう。モバイル対応や検索機能の充実度も重要なポイントです。

また、自社に適したアプリだと感じても、いきなり会社全体で導入するのではなく、一部の部署や組織で試験的に導入し、使用感や効果を確かめましょう。

情報共有アプリを導入して業務を効率化しよう

情報共有アプリとは、業務で使用する資料やファイル、自社で蓄積された知識やナレッジなどを共有できるアプリです。昨今はリモートワークや在宅勤務が普及したこともあり、離れた場所にいる従業員同士で情報共有を行う必要があるため、その手段として情報共有アプリは注目されています。

情報共有アプリ以外にも、電子メールなども情報共有の方法として活用できます。しかし、瞬時に情報を拡散できる点、気軽に連絡が取りあえる点などで情報共有アプリの方が使いやすいと感じる機会は多いでしょう。

とはいえ、情報共有アプリはそれぞれ細かく機能や特徴が異なります。そのため、導入前には自社で求めている役割と、情報共有アプリが有する機能が合致しているのかを比較しておきましょう。

• 監修：土屋奈々

  フリーのWebライター兼ディレクターとして、ITやAI、DXなどをテーマとした記事の執筆・ディレクションを経験。最新テクノロジーの動向を丁寧にリサーチし、専門知識を持たない読者にも分かりやすく伝えることを得意としている。

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