• 作成日 : 2024年2月14日

タスク管理が上手い人とは?やり方や上手くできない時の改善策を解説

タスク管理が上手い人とは?やり方や上手くできない時の改善策を解説

タスク管理が上手い人とは、タスクの優先順位を見分けて余裕のあるスケジュールを作成できる人です。管理が得意な人の特徴を理解すれば、仕事の漏れやトラブルを回避でき、生産性の向上を目指せます。この記事では、タスク管理の具体的な方法や活用ツールを紹介します。ぜひ参考にして、タスク管理が下手な人から脱出してください。

タスク管理が上手い人とは?

タスク管理が上手い人には、次の特徴が見られます。

  • タスクの作成・整理がすぐにできる
  • タスクの優先順位を理解している
  • 各タスクの処理時間を把握している
  • スケジュールに余裕を持たせている

いずれもタスク管理を得意にするために必要な要素です。詳しく見ていきましょう。

タスクの作成・整理がすぐにできる

タスクとは、しなくてはいけない事柄です。「〇〇しなくてはいけない」と頭で理解していることと、〇〇をタスクとして把握していることは別物です。しなくてはいけない事柄をタスクとして理解し、タスクを文字として表現して可視化するようにしましょう。

また、タスクとして理解した事柄を整理することも大切です。手帳やスマートフォンのメモ機能を使ってリストアップし、抱えているタスクを一目で把握できるようにしておきましょう。

タスクの優先順位を理解している

タスクをリストアップするだけでなく、納期や重要度などにより優先順位を決めることも大切です。タスクの優先順位を把握していると、効率的に複数のタスクを進行できます。

実務において、タスクが1つのみというのは現実的ではありません。複数のタスクを抱えた時に適切な行動を取るためにも、常に優先順位を決める習慣を身につけておきましょう。

各タスクの処理時間を把握している

タスクを処理する時間を把握していないと、納期から逆算して着手する時期を割り出せません。適切なタイミングでタスクに着手しないと、納期に遅れてしまう可能性があります。タスクをリストアップする時に、各タスクの処理時間も概算しましょう。

なお、タスクの処理時間は、過去の類似するタスクから割り出します。参考となるタスクがない時は、想定される処理時間よりも長めに設定しておきましょう。

スケジュールに余裕を持たせている

トラブルや新たなタスクの発生により、スケジュールがずれることもあります。スムーズにタスク処理が進んだケースを想定するのではなく、予定通りに進まない時を想定して、ずれも込みでスケジュールを作成することが大切です。

ただし、スケジュールに余裕を持たせすぎると、気持ちに油断が生じ、通常よりもタスク処理に時間がかかることもあるかもしれません。適度な余裕を心がけ、スケジュールを組んでください。

タスク管理がビジネスで重要な理由

タスク管理は日常生活においても重要なことですが、ビジネスにおいても重要です。タスク管理を行うことで、対応の抜け・漏れがなくなり、業務を円滑に進められるようになります。また、対応の遅れがなくなり、個人と企業、企業と企業の信頼関係を強固なものにできるでしょう。

ビジネスでは、個人のタスクとチームのタスクがあります。両方を適切に管理することで、業務が滞りなく進行し、組織の維持・発展を実現できます。

タスク管理とtodo管理の違い

todo管理(ToDo管理、とぅーどぅーかんり)とは、いつか行うべきことを管理することです。タスクも「いつか行うべきこと」である点は同じですが、タスクには期限が設定されていることが一般的であるのに対し、todoには期限がないことが多い点が異なります。

ただし、todo管理に期限を設けないと、際限なく後回ししてしまう可能性があります。おおよその期限を自分で設定し、「いつか行うべきこと」ではなく「〇月〇日までに行うべきこと」としておくのもよいでしょう。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスクは、個人が担う業務を指すことが一般的です。一方、プロジェクトはある目的を達成するための計画を指すことが一般的です。

つまり、プロジェクトは、タスクの集合体と考えられます。関連する複数のタスクを一つひとつ処理することでプロジェクトが完成に近づき、タスク一つひとつの完成度がプロジェクトの完成度を左右します。

タスク管理が上手い人になるメリット

タスク管理が上手い人になることには、次のメリットがあります。

  • 仕事の漏れやトラブルを予防できる
  • 仕事をスムーズに進められる
  • 生産性の向上につながる

一方、タスク管理が下手なことには何のメリットもありません。タスク管理が上手くなるメリットを理解し、管理方法を見直しましょう。

仕事の漏れやトラブルを予防できる

複数のタスクが同時進行している場合、適切に管理しないと対応漏れにつながります。しかし、タスク管理が得意ならば、適切にスケジュールを管理し、納期遅れや対応忘れなどのトラブルを予防できます。タスク管理が上手い人の特徴を理解し、管理方法を改善しましょう。

仕事をスムーズに進められる

タスク管理には、タスクのリストアップ・優先順位付け・スケジュール作成が含まれます。タスク管理が得意な人なら、タスクに取り組む順番や期限を把握しているため、仕事をスムーズに進められるでしょう。

一方、タスク管理が苦手な人は、どのタスクから取り組むべきかわからないだけでなくタスクが何かも把握していないことが多く、仕事を始めるまでに時間がかかる傾向にあります。無駄な時間が生じ、タスク完了までの時間も長引いてしまうでしょう。

生産性の向上につながる

仕事をスムーズに進められると、短時間で業務を完了でき、生産性が向上します。同じ時間で多くの仕事をこなすためにも、タスク管理が必要です。

また、一人ひとりの生産性が向上すれば、プロジェクト単位、企業単位の生産性も向上します。企業価値を高めるためにも、個人とチームのタスク管理が重要です。

タスク管理が上手い人になるには?

タスク管理が上手い人になるのは難しいことではありません。タスク管理を得意にするためのポイントを紹介します。

タスクの作成・整理の方法

まずは「しなければならないこと」を書き出して、タスク化します。次に、過去のタスクなども参考に、各タスクのボリュームと所要時間を割り出します。

なお、タスクをスケジュールに書き込んだ後に、緊急対応が必要なタスクが発生し、スケジュールを変更しなくてはいけないこともあるでしょう。しかし、スケジュールを作成する前に各タスクのボリューム・所要時間を明記しておけば、スケジュールの見直しを簡単に実施できます。リスケジュールに備えるためにも、タスク化する際にボリュームと所要時間を割り出しておくことが大切です。

タスクの優先順位の決め方

タスクの優先順位は、必要性・重要性・緊急性の3つの要素から決定します。

まず注目するのは必要性です。必要性が低いと判断される時は、タスク化しなくても問題ありません。期限を決めずに実施するtodoリストに含めておきましょう。

次は重要性と緊急性です。重要性と緊急性に高低をつけてから、次の順で優先順位を決めてください。

  1. 重要性・緊急性が高いもの(クレーム対応、期限が迫っているなど)を最優先にする
  2. 重要性が高いが、緊急性は高くないもの(長期的に取り組む事柄、経過を見ながら実施する事柄)を2番目にする
  3. 重要性は低いが、緊急性が高いもの(メール対応、問い合わせ対応、作業報告など)を3番目にする
  4. 重要性・緊急性共に低いもの(社内の親睦を深める、デスクの整理など)を最後に配置する

タスクをスケジュールに組み込む

優先順位に沿って、タスクをスケジュールに組み込みます。ただし、重要性・緊急性共に高いタスクが新たに発生したり、体調不良などでタスクに遅れが生じたりといった事態が起こるかもしれません。不測の事態にスムーズに対応するためにも、適度に余裕を持たせてスケジュールを組みましょう。

タスクの振り分け

プロジェクトを進める場合は、チームメンバーにタスクを振り分けます。メンバーの得意分野やスキル、能力に応じて適切なタスクを選び、タスク処理にかかる時間も考慮して割り振りましょう。

また、予定通りにタスクが進まないメンバーがいる可能性も想定し、サポートできるようにスケジュールを組むことも大切です。すべてのメンバーが同時に忙しくならないようにタスクを配分すれば、協力体制を構築しやすくなります。

タスク管理を効率化できるツールを使う

タスクごとに処理時間や納期が異なるだけでなく、メンバーごとに対応するタスクが異なるため、タスク管理は複雑です。共有機能のあるスケジュール管理ツールを使って、タスク管理を行いましょう。

対応遅れや新規タスクの発生により、スケジュールが変更するケースも少なくありません。スケジュール管理ツールを使い、紙ではなくオンライン上でタスクを管理すれば、変更・調整がしやすくなります。具体的なツールについては後述します。

タスク管理が上手くできない時の改善策

タスク管理が上手くいかない時は、次の改善策を実施してみましょう。

  • タスクの業務量とスケジュールを見直す
  • タスクを可視化し具体的に設定する
  • マルチタスクを避ける
  • 自分でやる仕事と人に任せる仕事を分ける

それぞれの改善策を説明します。

タスクの業務量とスケジュールを見直す

スケジュールにずれが生じる時は、各タスクの業務量を正しく把握できていない可能性が考えられます。今一度、各タスクの業務量を測定し直してみましょう。

タスクの業務量を割り出しにくい時は、粒度が大きい可能性があります。タスクをいくつかに分割して粒度を小さくすると、業務量を測定しやすくなり、正確性の高い所要時間を割り出せるようになるでしょう。

タスクの業務量を分析し直した後で、スケジュールを見直します。業務量を少なく見積もっていた場合は、スケジュールが後ろにずれてしまいます。重要性・緊急性が低いタスクを後方に移動し、納期に間に合わせるように調整してください。

タスクを可視化し具体的に設定する

タスクの仕事内容が明確でない時も、タスク管理に問題が生じます。具体的にどのような仕事を指すのか明確にするためにも、再度、タスクを書き出して可視化する工程をやり直してください。

たとえば、「新商品の宣伝活動をする」というタスクでは、具体的に何を実施するのか判然としません。「広告文面を作成する」「新聞社と交渉して広告を掲載してもらう」「広告文をSNSに投稿する」のように、一目で何をすべきかがわかるようにタスクを具体的に設定し直しましょう。

マルチタスクを避ける

マルチタスクを避け、タスクはすべてシングルタスクに設定し直しましょう。なお、マルチタスクとは、複数の工程があるタスクです。複数のタスクを1つのタスクとしてカウントすることで、業務量や所要時間が割り出しにくくなり、スケジュールにずれが生じることがあります。

たとえば「来月の社内広報を作成する」はマルチタスクの可能性があります。「来月の社内広報のトピックスを決める」「メイン記事のインタビューを実施する」のように、シングルタスクに分割してください。

自分でやる仕事と人に任せる仕事を分ける

業務量が明らかに多い時は、もしかしたら自分で抱えなくてもよいタスクまで一人で抱えているかもしれません。タスクすべてを自分で抱えるのではなく、自分でやるべき仕事と人に任せる仕事に分けてください。

また、タスクの割り振りや手順にルールを定めることも必要ですが、臨機応変な対応も必要です。タスクの偏りが見られる時は、随時見直しを実施し、チームとしてタスクを完了できるように組み直しましょう。

タスク管理が上手い人を目指すための方法・ツール

タスク管理が上手い人は、ツールを上手に活用しています。また、個人でタスクを上手に管理できている場合も、チームで仕事に取り組む時は、進捗状況をリアルタイムに把握するためにツールの活用が欠かせません。

タスク管理におすすめのツールとしては、次の種類があります。

  • ビジネスチャット
  • カレンダー
  • Excel・Googleスプレッドシート
  • タスク管理ツール・アプリ

それぞれの機能や使い方、使い分けを紹介します。

ビジネスチャット機能の活用

ビジネスチャットとは、グループ間・個人間のやり取りに活用できるチャットサービスです。メールとは異なり開封せずに内容を確認できるだけでなく、やり取りの履歴を一目で閲覧できるため、社内でのやり取りがスムーズになります。チームでのタスク管理をするために、使いやすいビジネスチャットを導入してみてはいかがでしょうか。

Slackは、グループ間と個人間のチャットに活用できるサービスです。グループ内の話題について掘り下げる時はスレッドを立てられるため、グループから個人へのやり取りがスムーズです。

Slack

Chatworkもグループ間・個人間に使えるチャットサービスですが、グループから個人へとスレッドを立てられないため、個人的な話をする時はチャンネルの切り替えが必要になります。直感的に操作しやすく、画像やファイルを添付したメッセージの送付も簡単です。

Chatwork

Microsoft Teamsは、Microsoft社の他のサービスと連動しているため、メッセージを送りつつファイルを確認したり、電話をかけたりできます。Officeを多用している場合にもおすすめです。

Microsoft Teams

カレンダー

個人的なスケジュールを管理する時は、カレンダーツールを活用しましょう。以下のカレンダーツールはいずれもリマインド機能があり、タスクの抜け漏れを回避できます。

Googleカレンダー

TimeTree

Yahoo!カレンダー

Excel・Googleスプレッドシート

タスク管理をチーム内で共有する時は、ExcelかGoogleのスプレッドシートを活用しましょう。Officeを多用する方はExcel、Googleサービスの利用が多い方はGoogle Sheetsが便利です。

Microsoft Excel スプレッドシート

Google Sheets

タスク管理ツール・アプリ

個人向けのタスク管理ツール・アプリもあります。個人で業務を行うことが多い方や、チーム内でのタスクが多い方は、個人向けの管理ツールでチームとは別にタスクを管理しましょう。パソコンで管理する場合はbacklogとAsana、スマートフォンにはGoogle ToDo リストがおすすめです。

backlog

Asana

Google ToDo リスト(Android)

Google ToDo リスト(iOS)

タスク管理が上手い人になろう

タスク管理は、一人で仕事をする人にとってだけでなく、チームでする人にとっても大切です。しなくてはいけないことを適切にタスク化し、スケジュールを組んでいきましょう。ツールを活用すると、より効率的にタスク管理を行えるようになります。ぜひ紹介した情報も参考に、タスク管理が上手い人を目指してみてはいかがでしょうか。


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