• 更新日 : 2024年4月24日

日報とは?メリットや書き方のポイント、例文を解説

日報とは?メリットや書き方のポイント、例文を解説

日報とは、ビジネスにおいて日々の仕事の内容や進捗状況、課題などを報告する文書を指します。組織において情報共有ができたり、社員の成長につながったりする点がメリットです。

本記事では、日報とは何かや書き方と記載例、日報を書くためのツール(アプリ)を解説します。日報の概要を理解して、スキルアップにつなげていただければ何よりです。

日報とは?

日報とは、ビジネスにおいて日々の仕事内容や進捗、課題などを報告する文書です。個人の業務を振り返ることや、組織においてほかの社員がどのような業務を行っているのかを把握できる特徴があります。

また、その日の業務の課題点や改善点を記入すると、翌日の仕事に活かせるため必要とされます。業務内容を客観的に把握できるため、成長につながるでしょう。

無料の作業日報フォーマット・テンプレート

本項では、無料で利用できる日報フォーマットやテンプレートを紹介します。

日報フォーマットは、業務内容を時系列順に細かく記載できます。計画していたスケジュールに遅れがないかも確認しやすいでしょう。

エクセルの日報フォーマット

作業日報テンプレート(エクセル)

ワードの日報フォーマット

作業日報テンプレート(ワード)

作業時間や作業内容・進捗状況などを記載できるため「いつ・何があったのか」を報告する際に効果的です。

また、進捗状況に関しては、状況を数値化すると、どこまで進んでいるのかがわかりやすく、翌日以降の仕事に役立てられるでしょう。

日報を書くメリット

日報には、さまざまなメリットがあります。例えば、日ごろの案件の共有ができるため、部署のメンバーに対しての情報共有がスムーズになります。

また、自身の業務を明確に振り返られるため、改善につながるでしょう。業務において生産性向上につながるメリットが多く、積極的な活用が求められます。

本項では、日報のメリットを3つ解説します。

情報の共有・活用できる

日報のメリットは、情報を共有できたり活用できたりする点です。自身が当日に行った業務を詳細に記載することで、部署のメンバーへ案件の進捗状況を共有できます。

円滑に情報共有できると、ストレスなく意思疎通でき業務をスムーズに進められるでしょう。

また、ほかのメンバーが仕事内容を知れて自身の業務に活かせるメリットもあります。部署内で生産性向上につながるのが日報の特徴です。

社員の成長につながる

日報の記載により、社員の成長につながります。日報を書く際には、目標に対しての振り返りが必要です。そのため、書くうちに自身の業務上の強みや改善点を知れます。

その結果、ビジネスに役立つ強みを伸ばせて弱みは少しずつ改善できるでしょう。業務効率化や生産性向上にもつながります。

ほかにも、日報に記載した内容を部下に共有する方法もあります。自身の日ごろの業務内容をチーム全体に共有して、メンバーの成長にもつなげられるでしょう。

コミュニケーションに役立つ

日報は、上司や部署のメンバーとのコミュニケーションに役立ちます。毎日、日報を書くため、ビジネスにおいて必要な報告・連絡・相談ができます。

日報を共有した後には、上司からフィードバックをもらい、わからない点は相談も可能です。双方のコミュニケーションにより、会社での人間関係が円滑に進むでしょう。

昨今は、リモートワークにより直接会話する機会が減っていますが、日報によるコミュニケーションができると、円滑な人間関係構築につながります。

日報の基本内容、書き方、例文

日報には、基本情報や業務内容、所感を書く必要があります。業務に関する情報を詳細に書くと、次への対策につながるためです。

基本情報の記載により、案件への対応がいつ行われたのかを振り返ることが可能です。また、業務に対する成果と改善策を記載すると、次の失敗を防げるでしょう。

本項では、日報の基本的な書き方を解説します。

基本情報

日報には、以下の基本情報を記載してください。

記載事項記載例
報告日2023年11月1日
所属部署営業部
顧客名株式会社マネーフォワード
始業時間9:00
就業時間17:30
勤務時間7時間半

上記のように基本情報を記載する理由は「日付」や「時間帯」「顧客名」などを把握しておくためです。

とくに日付が明確にあると、あとで見直す際に探しやすくなります。

間違いがないように情報を記載しておきましょう。

業務内容と成果・課題

日報には、業務内容を詳細に書く必要があります。どのような業務を行ったのかを明確に書くことで、反省点が見えたりアドバイスがしやすくなったりするためです。

とくに、数字や具体的な説明を記載しておきましょう。例えば「本日で今週の売上目標の80%を達成した」といった報告です。

具体的に記載すると、現状の目標を達成できているのかを確認でき「次の目標設定をどうすれば良いのか」を考えやすくなります。

数字や具体例を盛り込むと、他者が日報を確認した際に疑問に思うポイントを網羅できます。

所感

日報においては、成果だけでなく所感も記載する必要があります。自身が感じた点を記載すると、次の成功につながるだけでなく、上司がアドバイスしやすくなります。

したがって「なぜできたのか」「なぜできなかったのか・失敗したのか」を記載してください。この際に自身が感じている反省点も記載しておくと、常に対策を考えられるようになり成長につながるでしょう。

例えば、エンジニアとして開発に携わっている案件で、ミスが生じた例が挙げられます。エラーを発生したシステムが一時停止した理由を深掘りすることで、会社全体で大きな事故につながらないような対策を考えられます。

所感を書く際には、次につながる対策を考えるようにしましょう。

日報の書き方のポイント

日報を書く際には、書き方のポイントを抑えてください。日報を確認する人は短い時間で読む傾向にあるため、要点を簡潔に書き視認性を高めることが重要です。

また、日報を5W1Hの形式で書き、情報の深掘りを行いましょう。問題点を知ることで、今後における施策の立案につながります。

本項では、日報の書き方を4つ解説します。

要点を簡潔に書く

日報を書く際には、要点を端的に記載してください。日報を確認する人は、忙しい中で読んでいるため、簡潔に書いてすぐに内容を理解できるようにしておく必要があります。

具体的には、見出しや箇条書きを用いて視覚的にわかりやすく記載しましょう。見やすい日報を書くポイントは、他者の日報を読んだ際に、どのような表現がわかりやすいのかを考えることです。

会社によっては日報のテンプレートが用意されているため活用してください。

内容は5W1Hを意識する

日報を書く際には、正確な情報を記載して内容を深掘りするために、5W1Hの形式で記載しましょう。

「いつ・どこで・何を・なぜ・誰が・どのように」といった形式で記載すると、情報に深みが生まれます。それにより、次回の改善点を思いついたり上司からの正確なフィードバックにつながったりします。

具体例として、新規システムのデモ事例を挙げましょう。5W1H形式での日報の書き方は、以下のとおりです。

5W1H記載
When2023年11月1日
Where自社で
Whatシステムのデモを
Who私と上司
Why顧客に商品の良さが伝わらなかった。顧客が行っている業務に対する理解が足りていなかった
Howパワーポイントによりシステムの説明

上記のように5W1Hの形式で分析すると、改善策が見えやすくなります。

上記の例であれば、顧客の業務に対する理解が足りず商品のメリットが刺さらなかった反省点を確認できました。それにより、次回からは直接訪問する機会を増やして顧客理解に努める改善策が考えられます。

部署内のメンバーも参考にしやすくなるため、積極的に活用してください。

目標設定は会社の方針に沿った内容にする

日報を書く際には、目標設定を行いますが、会社の方針に合った内容にしましょう。

なぜなら、自身の成長だけを意識して日報を記載すると、会社の方針とずれてしまい、評価されない可能性が高いためです。

そのため、会社が掲げている目標のうち、自身が貢献できる点を記載してください。

具体例を挙げると「会社が新規顧客を10社増やす」という目標を掲げているなら、自分の目標は「会社の目標を達成するために年内で新規顧客を2社増やすことに貢献する」といった内容です。

会社の方針のうち、自身の強みを活かせる目標設定を行いましょう。

その日のうちに書く

日報は、業務が忙しくてもその日のうちに記載してください。理由は、業務を行った当日であれば記憶が新しく、正確に情報を記載できるためです。

得られた成果や今後行う改善策も、当日中に書くことが望ましいでしょう。上司からのフィードバックを早めにもらい、改善策を考えるために必要です。

仮に追記事項があれば、翌日以降に記載しましょう。

日報を書く手段やツール・アプリ

日報を書く手段として、業務において使用する機会の多いメールが挙げられます。無料で利用できるため「まずは試してみる」際に、導入しやすいのがメリットです。

一方で、日報専用のITツールを利用する方法もあります。データにして蓄積できるため、後日振り返る際に検索しやすい特徴があります。部署内のメンバーの情報も参考にしやすく、チームで案件をこなす際に役立てやすい方法です。

本項では、日報を書く手段やツール・アプリを紹介します。

メール

日報を書く手段として簡単に導入できるのがメールです。どの職場でもメールを使用しているため、導入しやすいのがメリットです。

さらに無料で利用できるため「まずは試験的に導入したい」というニーズにも応えられます。

一方で、メールで記載すると、検索性が低く数ある日報の中から目的のものを見つけにくいデメリットがあります。すぐに日報を確認したいときには不向きでしょう。

そのため、メールで日報を書く際には、ほかのメンバーも閲覧できるフォルダへ格納してください。

WordやExcel

WordやExcelで日報を書く方法もあります。自身で日報を作成するか、インターネット上にあるテンプレートを利用して記載する方法があります。

WordやExcelのテンプレートを利用すると、あらかじめ記載する内容が決まっているため、文章を考えるのが苦手な方でも利用しやすいのが魅力です。

デメリットとして、WordやExcelで日報を送信した後に修正する際には、再度送信しなければなりません。対策として、共有の格納先を作り提出しましょう。

日報を作成するITツール・アプリ

日報を作成する際に、効率よく作成できるのがITツールやアプリを活用する方法です。

ITツールやアプリを活用すると、入力した情報をデータ化して蓄積できるため、日報を検索する際に効率よく探せます。緊急で過去の案件の情報を参考にしたい際に活用できるでしょう。

また、部署のメンバーの情報を参照しやすいのもメリットです。「他者の日報の書き方を参考にしたい」「進捗状況を知りたい」という際に役立てられます。

そのほかにも、日報専用のツールであれば、チームでの提出率を確認できたり未提出者に対するリマインドができたりします。多彩な機能を利用して、日報作成の効果を最大化したい方に向いているでしょう。

日報を活用して、スキルアップにつなげよう

日報を書くことで、情報の共有ができたり社員の成長速度が上がったりします。社内で自身やメンバーの生産性を上げたい方は、日報の導入をおすすめします。

日報を書く際には、基本情報を正確に記載して5W1Hの形式を利用してみてください。ITツールを活用して、効率的に記載するのもよいでしょう。

会社内での業務効率化につなげるために、日報を有効活用しましょう。


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