• 作成日 : 2024年4月11日

定例会議とは?無駄にしないための効率的な進め方

定例会議とは?無駄にしないための効率的な進め方

プロジェクトを計画的に進めていくために、習慣化された定例会議を実施している企業は少なくありません。しかし、実際のところ「定例会議は無駄なのではないだろうか」「目的がよくわからない」と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、定例会議の目的や効率的な進め方を解説します。

定例会議とは?

定例会議とは、月ごとや週ごとなど、決まった間隔で定期的に行われる会議のことです。経営層や部門メンバー、事業部など社内のさまざまな単位に区切られて実施されます。

通常の会議とは異なり、開催周期が固定されているため、進捗状況を可視化したうえで情報共有や意思決定が行われます。

定例会議の目的や必要性

定例会議を開催する目的や必要性は、大きく分けて以下の4つです。

  • 情報の共有
  • 進捗状況の報告
  • 意思決定を行う
  • 意見交換やアイデア出し

定例会議の目的と必要性について解説します。

情報の共有

定例会議を開催する大きな目的は、情報の共有です。個人レベルの情報共有であれば、チャットツールやメールなど、オンライン上でのやりとりでも問題ないでしょう。

しかし、経営状況や各メンバーが抱えている問題点・課題点など、重要度の高い事柄については全員が集まる定例会議のような場で共有すべきです。

進捗状況の報告

定例会議は、部署の現状や業務の進捗状況を報告するのに必要です。各部門やチームがそれぞれの現状を報告し合うことで、全体の進行状況を把握し、目標達成に向けた計画的な行動を促進できます。

意思決定を行う

定例会議の重要な目的のひとつに、意思決定を行うことが挙げられます。会社組織の中ではチームワークが大切なので、リーダーが単独で意思決定を行うのではなく、チーム全体が納得して業務を進める必要があります。

異なる立場からの意見を聞き、議論したうえで意思決定を行えば、参加メンバー全員が納得できる結論にたどりつきやすくなるでしょう。

意見交換やアイデア出し

メンバーの意見やアイデアを集約し、現在進行中の業務に反映させていくことも定例会議を開催する目的のひとつです。

業務の合間に各メンバーの意見をまとめるのは容易ではありません。定例会議でメンバーからの声をすくい上げて集約すれば、時間の有効活用ができます。

定例会議が無駄だといわれる原因

定例会議が無駄だといわれてしまう理由には、以下のようなものが挙げられます。

  • 情報共有のみで終わる
  • 意思決定がされない
  • 会議時間が長引く
  • 議事録の共有がない

定例会議が無駄だといわれる原因をひとつずつ解説します。

情報共有のみで終わる

定例会議が単なる情報共有の場として開かれているのであれば、会議ではなく報告会になってしまっている可能性があります。

各メンバーからの報告を聞くことだけに終始し、会議中に参加者同士で有意義な議論やアイデア出しが行われなければ、組織として新たな価値を生み出せているとはいえないでしょう。

意思決定がされない

定例会議を開催したものの、意思決定がされないまま終わってしまう会議も少なくありません。

決定権を持つ者が定まっていなかったり、参加者からの報告ばかりで意思決定に時間を割けなかったりするなど、さまざまな場合が考えられますが、結論のない会議は「無駄な会議だった」という印象につながりかねないでしょう。

会議時間が長引く

結論が出ないままだらだらと時間だけが過ぎていく会議は、無駄な時間を過ごしたと思ってしまいます。会議時間が長引くことによって参加者の集中力が途切れ、モチベーションも下がってしまうものです。

このような状態を回避するには、会議の終了時間を明確に設定しておくのが効果的です。

議事録の共有がない

議事録が作成されなかったり、誰からも共有されなかったりする場合、定例会議で決まった内容を事業運用に活かせません。

会議の記録が確認できないため、関係者間で認識のズレが生じやすくなり、「言った言わない」問題などのトラブルに発展することもあります。

定例会議の効率的な進め方

定例会議を無駄に終わらせることなく、有意義なものにするにはどのような点に気をつければよいのでしょうか。定例会議を効率的に行うためのポイントを7つ紹介します。

会議の目的を明確にする

定例会議を開催する際は、会議の目的を明確に決めておくことが大切です。会議の目的がはっきりしていれば、物事が決まりやすくなり、会議の効果を最大限に高められるでしょう。

事前に情報や資料を共有する

定例会議において、事前に必要な情報や会議資料を共有しておくことは重要です。参加者が事前にテーマや目的などを頭に入れておくことで、議論の方向性が明確になり、会議をスムーズに進められます。

議題とゴールを決めておく

議題とゴールを決めていない会議は、だらだらと長引く報告会となってしまう原因になりかねません。議題に対する具体的なゴールを定めておくと、議題に関係のない不必要な発言を防ぎ、会議時間の短縮による生産性向上にも期待できます。

ファシリテーター(進行役)を置く

スムーズな定例会議を実現するためには、ファシリテーター(進行役)を立てましょう。ファシリテーターが時間配分を管理し、参加者に話を振ることで議論が活発に進むようになります。

中立的な立場から議論の内容を判断できるため、力のある人の意見だけが採用されるという事態を防ぐのにも役立ちます。

会議の時間制限を設ける

定例会議を効率的に開催するためには、会議に時間制限を設けるようにしましょう。時間制限を設けないと、議論が無制限に行われ、中身のない会議になる恐れがあります。

会議の内容にもよりますが、参加者の集中力が保てる1時間程度に設定するのが理想です。

議事録の作成・共有をスムーズにする

定例会議で決まった内容を次のアクションに移すためにも、スムーズな議事録の共有が欠かせません。議事録は会議が終わったらすぐに作成し、メンバー全員と共有するようにしましょう。

議事録の作成には時間がかかるため、専用ツールを活用して効率化を図るのもポイントです。

オンライン会議を活用する

近年、テレワークを導入する企業も増えていますが、定例会議のためだけにわざわざ出社するというのはあまり効率的とはいえません。オンライン会議を活用すれば、自宅からでも会議に参加できるようになります。

移動の負担の軽減や交通費を削減するためにも、オンライン会議を活用するのは効果的です。

定例会議を活性化する手法

定例会議を活性化するには、以下の手法を取り入れてみるとよいでしょう。

  • ブレインストーミング型
  • ディベート型
  • ワールドカフェ型

定例会議を行う際に役立つ3つの手法を紹介します。

ブレインストーミング型

ブレインストーミング型は、複数人で自由に意見を出し合い、ユニークで新しいアイデアを生み出す手法です。参加者は思いつくままに意見を出し続けることで、ほかのメンバーのアイデアに触発されながら新しい発想を生み出しやすくなります。

会議において、新しいアイデアを発想・量産したい場合に導入することをおすすめします。

ディベート型

ディベート型は、肯定派と否定派の立場に分かれて議論を交わす手法です。相手を言い負かすのが目的ではなく、自分と反対の意見も取り入れながら特定テーマの賛否を議論し、最適な答えを導き出すのがディベートの目的といえます。

マンネリ化している定例会議にディベート型の手法を取り入れれば、より活発な議論が展開されるようになるでしょう。

ワールドカフェ型

ワールドカフェ型は、少人数のグループに分かれ、参加者がグループを移動しながらテーブルごとに意見を交わす手法です。カフェのようなリラックスした雰囲気の中で、参加者がテーマに沿って自由に対話できる環境を用意します。

社内交流やチームの相互理解を深めたい場合におすすめの手法です。

定例会議の無駄を見直そう

この記事では、定例会議の目的や効率的な進め方などを解説しました。定例会議は、現状の共有や意思決定のために欠かせない会議ですが、マンネリ化や生産性の低下には注意が必要です。

今回紹介したポイントや注意点を参考にして、習慣化された定例会議の無駄を見直し、効率的な定例会議を開催できるようにしましょう。


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