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  • 更新日 : 2024年12月12日

セミナー案内状の書き方は？参加率アップのポイントやテンプレを紹介

セミナー案内状は、参加者の関心を引き、セミナーへの参加を促す重要なツールです。効果的な案内状を作成するためには、参加者が興味を持ちやすい内容を盛り込み、適切なタイミングで送付することが求められます。

当記事では、セミナー案内状を構成する5つの要素や、参加率を高める具体的なポイントを紹介します。セミナーの効果を最大限に引き出すために、ぜひご活用ください。

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セミナー案内状を構成する5つの要素

セミナー案内状は、5つの構成要素を盛り込んで作成することが大切です。5つの構成要素とは、件名・宛名・挨拶文・セミナーの詳細・セミナー主催元の情報です。以下では、それぞれの構成要素について詳しく説明します。

件名

件名は、セミナー案内状を受け取った人がさらに中身を読み進めるかどうかを決める重要な要素です。このため、相手が一見して「参加したい」と関心を抱くような魅力的な件名をつけてください。

例えば、「営業スキルを2倍アップさせる〇〇セミナーのご案内」「部下をやる気にさせるコミュニケーション講義へのご招待」といった件名です。参加すれば何らかのメリットを得られると思わせる具体的で分かりやすい言葉を入れることがコツです。

宛名

セミナー案内状の宛名には、「皆様」「ご担当者各位」といった言葉を使わずに、個々の名称を記載します。不特定多数に当てはまる言葉を使うと、受け取った人が大量に送付されている一部と感じ、ネガティブな印象を持つ可能性があるためです。

案内状の送付先が企業の人物の場合は、個人名に加えて企業名や部署名、役職名などを併せて記載します。セミナー案内状を受け取った人が「自分が選ばれた」と特別感を抱くように、宛名はパーソナライズすることが大切です。

挨拶文

セミナー案内状では、いきなり本題に入らずに挨拶文から書き出します。まず、時候の挨拶の後に「平素よりお世話になっております」「当社セミナーに常々ご参加いただき感謝申し上げます」など感謝の意を示すことが大切です。

続いて、セミナーの案内である旨をシンプルに伝えます。例えば、「キャリアアップを志す営業パーソンの皆様に向けて開催する〇〇セミナーのご案内をいたします」といった文です。セミナーの対象者を明確に記すことで、読み手が関心を寄せやすくなります。

セミナーの詳細

セミナーの詳細とは、セミナー案内状を受け取った人が参加を決めた場合に必要となるさまざまな情報です。具体的な事項を以下にリストにしました。

  • 開催の日時と場所
  • 形式（オンラインまたは対面）
  • 講師
  • 参加費
  • 申し込み方法と締切日時
  • 会場へのアクセス方法
  • 問い合わせ先

対面で行うセミナーの場合は、会場へのアクセス方法を地図も添えるとより丁寧な印象を与えます。できるだけ詳細な情報を伝えることが大切です。

セミナー主催元の情報

セミナーを誰が主催するのかという点も、セミナー案内状を受け取った人が参加を決めるポイントとなります。セミナー主催元の基本情報とともに、過去に開催したセミナーなど実績についても明示することで、信頼感や安心感が生まれます。

基本情報とは、社名や団体名・住所・URL・メールアドレス・電話番号・FAX番号などです。連絡先がはっきりとしていると、不明点があった際などに問い合わせしやすいというメリットもあります。

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セミナー案内状を作成する際は、インターネット上で紹介されているテンプレートを使用すると、手間をかけずにスムーズに仕上げられます。下記のリンク先から、セミナー案内状の無料テンプレートをダウンロードし、ぜひ活用してください。

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参加率を上げるセミナー案内状の書き方のポイント

セミナー案内状の書き方を工夫することで、より多くの参加者をセミナーに集められます。以下では、参加率を上げるセミナー案内状の書き方について、5つのポイントを取り上げて解説します。

ターゲットを明確にする

セミナー案内状は、参加者のターゲットを明確にして作成します。例えば、セミナーのテーマが「マーケティング」と「人材育成」ではターゲットが異なります。セミナーのテーマに合わせてターゲットを絞ると、効率良く参加者を集められるでしょう。

ターゲットは、業界・テーマの専門性・参加者のニーズといった要素で絞ります。対面によるセミナーの場合は、開催場所という地理的な要素も影響します。ターゲットを明確にして参加者のニーズに応えるセミナーを行うことで、満足度が向上する点もメリットです。

セミナーの概要や詳細を伝える

セミナーの概要や詳細をしっかりと伝えることも参加率を上げるポイントです。概要や詳細とは、セミナーで参加者が学べる具体的な内容・開催の日時や場所・形式・講師・参加費といった基本情報を指します。

基本情報の中に、タイムスケジュールを加えることもおすすめです。セミナーには関心があるものの、時間の都合で最初から最後まで参加できない人などは、講義内容を選んで途中参加や途中退出するなどの対応が可能となるためです。

セミナーに参加するメリットを明記する

セミナーに参加するメリットを忘れずに明記してください。セミナーではどのような情報やスキルを得られるかを記載し、参加へと誘導するためです。ターゲットを明確にしていれば、より的を射たメリットをアピールできるでしょう。

ただし、「売上を必ず倍増できる」「年収3,000万円確実」など、誇張したメリットを記載すると、セミナーに期待した参加者を失望させることにもなりかねません。あくまでも現実的なメリットを明記するよう心がけてください。

案内状の送付タイミングを工夫する

セミナー案内状の送付タイミングを工夫することも必要です。送付タイミングが遅すぎると、人々のスケジュールがすでに埋まってしまう可能性があります。一方、早すぎると、人々の関心をひかなかったり、忘れられたりすることも想定できます。

セミナー案内状の送付タイミングとして適しているのは、開催日のおよそ1か月前です。多くの参加者を確保するために余裕をもって早めに送付する場合は、開催日の数日前にリマインドすることも当日の参加率を上げるコツです。

宛名を忘れずに記載する

宛名は忘れずに記載してください。宛名には個人名のみならず、送付先の人物が所属している社名や部署名、就いている役職名などを含みます。宛名を明確に記載し、パーソナライズされた案内状を受け取った人は、セミナーに対して親和性を抱きます。

個人名はもちろん、社名や部署名などに誤りがあると相手に失礼です。一字一句正確に記載することが大切です。

セミナー案内状の例文

セミナー案内状を構成する5つの要素と、セミナーの参加率を上げる書き方のポイントを踏まえて作成した例文を紹介します。

2024年9月18日

◯◯様（宛名）

【主催者名】

セミナー開催のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より弊社セミナーにご参加いただき、心より感謝申し上げます。

さて、弊社では「〇〇セミナー」を下記の要領で開催いたします。AI業界の第一人者である〇〇氏をお迎えし、AIを最大限に活用するビジネス展望についてご講演いただきます。

世界的に注目されている最新技術をビジネスに導入するノウハウや成功例など、有益なお話をうかがえる貴重な機会でございます。ご多用のなか恐れ入りますが、お繰り合わせのうえご参加くださいますようお願い申し上げます。

敬具

記

日時：2024年10月20日　午後2時～午後4時

場所：〇〇ホテル　コンベンションホール

講師：〇〇氏

費用：〇〇円

申し込み方法：下記のWebフォーム、または電話でお申し込みください。

https://〇〇〇

申し込み締め切り：2024年10月13日

お問い合わせ先：〇〇株式会社　〇〇部〇〇課

電話：〇〇〇

以上

上記の例文では、テーマと講師の紹介とともに、参加者がどのようなメリットを得られるかを簡潔に伝えています。セミナー案内状を作成する際は、短く分かりやすい文章の中でセミナーの魅力を訴え、参加を促してください。

参加につながるセミナー案内状を作成しよう

セミナー案内状は、単なる通知手段ではなく、参加者を集めるための重要なツールです。ターゲットの明確化や魅力的な内容の提示、適切な送付タイミングを工夫することで、参加率を効果的に向上させられます。

案内状を作成する際は、細部にまで配慮し、パーソナライズされた情報を伝え、参加者に親近感を持たせることが成功のカギとなります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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