作成日 : 2025年2月6日

進捗管理アプリとは？選ぶポイントやおすすめのアプリを紹介

納期の遵守は、プロジェクトを成功に導く鍵です。スケジュールの遅延防止に有効な策を検討しているなら、進捗管理アプリを導入してみてはいかがでしょう。進捗管理とは、タスクのステータスを把握し、実際と計画とのズレを管理する方法です。

本記事では、進捗管理アプリの概要や選定ポイント、おすすめのアプリをご紹介します。

進捗管理アプリとは

進捗管理アプリとは、タスク・工程の進捗状況やメンバーの稼働状況を可視化し、プロジェクト管理に関連する業務を効率化できるアプリです。Excelやビジネスチャットを使った従来の進捗管理のやり方に、不便さを感じている人もいるでしょう。

そのような方には、リアルタイムでどこにいても情報共有を可能にする専用アプリの利用がおすすめです。専用アプリは進捗状況の可視化に優れ、タスクの依存関係を明確に示したり、手間のかかる手作業を自動化したりする機能を搭載しています。

進捗管理アプリは手作業の負荷からチームを解放し、さまざまなビュー形式で表示した進捗状況をリアルタイム共有することによって、業務効率化や迅速な意思決定に役立つでしょう。

進捗管理アプリの主要な機能

進捗管理アプリはAI機能を搭載するなど進化しており、非常に多機能なアプリが登場しています。ただしプロジェクト進捗管理の主軸となる機能は情報管理、タスク管理、スケジュール管理の3つです。ここでは、進捗管理アプリの主要な機能について見ていきましょう。

情報管理

情報管理は、プロジェクトや共同作業に関するさまざまなコンテンツを一元管理する機能です。チーム内で蓄積したドキュメント、動画、画像などをナレッジとして集約し、整理した上でまとめて管理できます。チーム作業に関連するファイルを一目で確認でき、検索機能によって必要なファイルを速やかに入手できるので、ファイルを探す手間や時間を削減可能です。

タスク管理

タスク管理は、タスクの優先順位付けやステータスの把握に役立つ機能です。自分の役割と関連タスクに取り組むメンバーを可視化できるので目標が明確になり、チーム一丸となって作業を進めやすくなります。

全タスクを納期までに完了させるためには、所定の期間内に前工程のタスクを完了させて、後工程のチームメンバーに引き渡さなくてはなりません。そのため進捗管理アプリには、タスクを一覧化する機能や「かんばんボード」機能が搭載されているのでチェックしてみてください。なおかんばんボードとは、「To-Do・進行中・完了」などのステータス別に列で管理する方式のことです。

スケジュール管理

スケジュール管理は、タイムラインの可視化やリアルタイム共有によって、計画全体の把握と納期遅れの低減に役立つ機能です。タスク・工程を時系列で線や図を使って視覚化する機能や、ガントチャート作成機能が搭載されたアプリがあります。提供されているスケジュール管理のテンプレートを使用することも可能です。

進捗状況についてのレポート作成が可能なアプリや、情報共有のためにクライアントやクリエイティブ制作会社など外部ユーザーと容易に連携できるアプリもあるので、チェックしてみてください。

進捗管理アプリの導入がおすすめなケース

業務がサイロ化されており、関連するタスクに携わる他のメンバーの動きが見えず、スケジュール管理がうまくいっていない企業に進捗管理アプリはおすすめです。タスクのステータス、担当者、期限などの情報をリアルタイム共有できるようになれば、納期遵守のために貢献できることは何か、すべてのチームメンバーが考えやすくなるでしょう。

さらにチーム作業に必要なファイルが一元管理されることで、資料やマニュアルがどこにあるか探す手間が省け、チームメンバーは今やるべき作業に集中できます。目標に向かってスムーズに日々のタスクを完了できれば、メンバーのモチベーション低下に悩むことがなくなり、納期通りに複雑なプロジェクトを遂行できるようになるでしょう。

進捗管理アプリを導入するメリット・注意点

ここではプロジェクト管理にExcel等の汎用ソフトではなく、専用の進捗管理アプリを導入するメリットをご紹介します。合わせて、導入する際の注意点についても見ていきましょう。

メリット

進捗管理アプリを導入するメリットは、進捗状況を正確に把握できるようになる点です。可視化に優れているツールが多く、誰もが進捗状況を直感的かつリアルタイムに把握できるので、迅速な意思決定に役立つでしょう。

より少ない工数で正確な進捗状況をスムーズに把握できる点も、進捗管理アプリのメリットです。チームメンバーの業務の進め方や入力の方法を標準テンプレートとして統一し、ファイル管理の一元化によって最新の状態のファイルに誰もがアクセスできるようになるために、管理にかかる工数を削減できます。

プロジェクトを管理するマネージャーやリーダーの管理手法も統一できるために、チーム内で管理手法の違いによる混乱もなくなるでしょう。

注意点

進捗管理アプリを導入する場合は、利用するユーザーの人数や導入したい機能、サポート体制と費用のバランスを十分に考慮します。月額料金がいくらになるのか確認した上で、自社にとって費用対効果の高いアプリを選びましょう。料金が改訂されたとしても、アプリの利用料金がプロジェクト予算を圧迫することがないように留意しながら選定してください。

また海外発の進捗管理アプリの中には、機能や可視化の手法に優れていても日本語に未対応であったり、日本語の表現がわかりにくかったりするケースが見られます。ヘルプの情報がわかりにくいと、操作上の疑問を自己解決できないかもしれません。モチベーションを低下させないためにも、トラブルシューティングやガイドの内容をスムーズに理解でき、支障なく操作できるか事前に確認しておくことが重要です。

進捗管理アプリを選ぶポイント

近年ではAIが要約や自動入力を支援してくれるなど、豊富な機能を搭載した進捗管理アプリが数多く登場しています。そのため不要な機能に費用をかけないように留意し、自社のプロジェクトを遂行するにあたって機能面で過不足がなく、費用対効果が高い進捗管理アプリを選ぶことが大前提です。

これらを踏まえた上で、進捗管理アプリを選ぶポイントを3つご紹介します。

直感的に利用できて操作性が高い

実際に操作したチームメンバーからのフィードバックをもとに、ストレスなく使えるアプリを選ぶことが重要です。いずれの進捗管理アプリも、使いやすいユーザーインターフェースを目指して設計されています。しかし、あらゆるアプリをすべてのユーザーが直感的に操作できるわけではありません。

「一目で理解できる」「迷わず操作できて覚えやすい」「疲れにくい」ようであれば、チームに適したアプリと判断してよいでしょう。

データのバックアップや復元機能が備わっている

プロジェクト進行中には、ドキュメントなどさまざまなコンテンツを扱います。そこで編集履歴の自動バックアップが可能で、特定の過去の時点に復元できる進捗管理アプリを選びましょう。

また必要なときにいつでも復元できるアーカイブ機能を持つアプリだと安心です。履歴の閲覧期間に制限が設けられているアプリもあるので、特にデータのバックアップや復元機能の詳細について事前に確認するようにしましょう。

他システムやユーザー追加に対応できる拡張性がある

日頃から使っているお気に入りのアプリや他システムと統合・同期できるかどうか、機能の拡張性についても選定の際にチェックしておきましょう。スムーズに連携できれば、大幅な業務効率化が可能になります。

クライアントなどの外部ユーザーをチームに招待しやすいかどうかも、重要なチェックポイントです。追加できるユーザー数が少ないと、チームが成長したときに代替アプリを探す必要性が出てきます。何名までのユーザーと一緒に作業ができるかも事前にチェックし、チームの成長に対応できる進捗管理アプリを選ぶのがおすすめです。

月額料金	無料：0円ベーシック：1,650円／ユーザースタンダード：1,990円／ユーザープロ／3,890円／ユーザーエンタープライズプランは要問い合わせ
利用可能ユーザー人数	無料：最大2名ベーシック以上は規模の制限なし

月額料金	フリー：無料スタンダード：3,300円／プロジェクト（30名で使用した場合）プレミアム：22,000円／プロジェクト（50名で使用した場合）
利用可能ユーザー人数	フリー：最大3名スタンダード：30名までプレミアム：50名まで

月額料金	フリー：0円プラス：$10／メンバービジネス：$15／メンバーエンタープライズプランは要問い合わせ
利用可能ユーザー人数	フリー：10名までのゲストを招待可能プラス：100名までのゲストを招待可能ビジネス：250名までのゲストを招待可能

月額料金	無料：0円プロ：1,600円／メンバービジネス：3,200円／メンバーエンタープライズ、アドバンスドパッケージは要問い合わせ
利用可能ユーザー人数	無料：最大3名プロ：1〜10名（閲覧者数は無制限）ビジネス：3名以上（ゲストおよび閲覧者数は無制限）

月額料金	Free：$0 Team：$10／ユーザー Business：$24.80／ユーザー Enterprise、Pinnacleは要問い合わせ
利用可能ユーザー人数	Free：上限なし Team：2〜15名 Business：5〜200名

月額料金	Free：$0 Pro：$16／ユーザー Business：$33／ユーザー Enterpriseは要問い合わせ
利用可能ユーザー人数	プロジェクトに招待できるユーザー数は無制限

チームに適した進捗管理アプリを選ぼう

進捗管理アプリを導入すると、チームで行う共同作業を大幅に効率化できます。ユーザーインターフェースがシンプルでわかりやすくても、搭載されている機能群が高度すぎると、チームの実情に合わないかもしれません。簡単に操作できて過不足のない機能を搭載し、費用対効果が高い進捗管理アプリを選定して、コラボレーションを楽しみましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。