• 作成日 : 2024年3月13日

クラウドストレージとは?メリットや選び方・おすすめサービス(無料あり)

クラウドストレージとは?メリットや選び方・おすすめサービス(無料あり)

働き方改革に伴い、リモートワークや在宅勤務が浸透しつつある昨今では、データファイルの保管にクラウドストレージが利用されることが増えてきました。クラウドストレージであれば場所に限られず、情報を共有することができます。この記事では、クラウドストレージの意味や利用するメリット・デメリット、またクラウドストレージの選び方などを解説します。

クラウドストレージとは?

クラウドストレージとは、オンライン上でデータの共有や保存ができるファイル共有サービスのことです。HDD(ハードディスクドライブ)やSSD(ソリッドステートドライブ)に保存する方法とは異なり、インターネット上でデータ管理を行います。

ここでは、クラウドストレージについて、多くの方が疑問に感じる点を解説します。

 ストレージのデータはどこに保存される?

クラウドストレージのデータは、インターネットを介してストレージサービスを提供している会社のサーバーに保存されます。利用者はインターネット上で保存データへのアクセスをリクエストします。提供会社はリクエストに応じてアクセスを承認し、データの閲覧・編集が行える仕組みです。

クラウド(雲)のストレージ(倉庫)と呼ばれているとはいえ、データを保存する物理的なサーバーがきちんと存在しています。しかし、一般的にはセキュリティの観点からサーバーの所在地は公開されていません。複数の拠点に分けてデータ消失のリスクに備えているクラウドサービスもあります。

クラウドサービスの利用場面・例

クラウドサービスはデータ保管としての活用はもちろんのこと、ファイル共有機能を用いたスケジュール管理、人事・経理などのデータ管理などさまざま場面で活用できます。

たとえば、これまで紙で管理していた売上データや在庫をクラウド上で管理することによりリアルタイムで情報の共有が可能です。

また勤怠管理や経費精算のデータも現場で直接入力するようにすると、そのまま人事・経理で内容を確認できるため業務の効率化が実現するでしょう。各社員のスケジュールもクラウド上に保存することで、社内でのスケジュール管理や日程調整が容易になります。

オンラインストレージとの違い

インターネットを介してデータを保管できるサービスという点で、オンラインストレージとクラウドストレージに違いはありません。

ただしクラウドサービスには、ネットワークを通して提供されるセキュリティシステムやCRM、勤怠管理システム、アプリケーションなど、さまざまなサービスが含まれます。クラウドサービスとはネットワークを介したサービスの総称で、クラウドストレージまたはオンラインストレージは、クラウドサービスの1つと言えます。

クラウドストレージを利用するメリット

クラウドストレージの利用にはさまざまなメリットがあります。たとえば、データ保存をしていく上で、パソコンの内部メモリの容量を気にする必要がありません。

ほかにもクラウドストレージの便利さを感じるシーンは数多くあります。ここでは、5つのメリットを詳しく解説します。

さまざまなデバイスから利用できる

クラウドストレージは、使用するデバイスを問わずにファイルを格納でき、保存したデバイスとは異なるデバイスからでもファイルへのアクセスが可能です。

そのため、外出先からデータを確認したくなったら、手元のスマホやタブレットからファイルの閲覧・編集を行えます。テレワークでも、自宅のデバイスで必要なデータにアクセスできるでしょう。

リアルタイムに情報共有ができる

承認されている方ならいつでもアクセスでき、情報共有がリアルタイムに行えます。簡単に情報を確認できるため、データ共有が容易になります。情報更新のたびにデータを送信したりUSBメモリにコピーしたりする必要がありません。

拠点が複数ある企業や人数の多い部署では、共有のための工数が減り、業務効率化につながります。

ファイルの共同編集ができる

クラウドストレージであれば、編集権限が付与されている方はいつでも編集を行え、複数人で同時にアクセス・編集することも可能です。

社内サーバーでの共有は、ほかの方がファイルを開いていると編集できない場合があります。誰かが編集作業をしていると閲覧しかできず、作業が終わるまで待つというタイムロスが生じます。

一方で、クラウドストレージはほかの方が使用していてもファイルを開いて編集できるため、待ち時間が発生せず効率よく作業を進められるでしょう。

自動でデータのバックアップができる

クラウドストレージは、バックアップとしての役割も果たします。通常、自社サーバーでは定期的なバックアップ作業が発生し、データ消失に備える必要があります。

クラウドストレージは、インターネット環境にあれば常に保存されているため、バックアップを取り損ねるというリスクを軽減できるでしょう。確実性の高いデータバックアップが自動で行われるのは、クラウドストレージの大きなメリットです。

導入の手間や初期費用を抑えられる

クラウドストレージは、導入の手間やコストを抑えられるでしょう。物理ストレージの導入・維持にはサーバー設置やセキュリティ対策などに向けてコストと手間がかかり、業務が増える可能性があります。

インターネット上にストレージを設置するクラウドストレージは、社内で物理的な環境がいらず、素早く導入できます。保守管理の必要もなく、運用中の手間も少ないでしょう。

クラウドストレージを利用するデメリット

クラウドストレージの利用はメリットが多いものの、デメリットとなり得る面もあります。デメリットもきちんと把握した上で導入することで、クラウドストレージをより有効に使えるでしょう。

ここでは、クラウドストレージの特徴ゆえにデメリットと感じるであろう3つの点を紹介します。

インターネット環境が必要

クラウドストレージの利用は、インターネット環境下であることが前提です。インターネット環境にない場所では、ファイルの閲覧や編集、保存が行えません。オフライン接続で使用する際は、事前にローカルストレージにダウンロードしてオフラインでも使用可能な状態にする必要があります。

またインターネット回線が不安定だと、ファイル閲覧がスムーズにできないことがあります。会議やプレゼンテーションなど、重要なシーンでクラウドストレージ内のファイルを使用する予定の場合、前もってデバイス上にファイル保存をしておくとよいでしょう。

カスタマイズしにくい

自社サーバーと比べるとカスタマイズ性が低い点はデメリットと言えます。クラウドストレージは幅広い企業で使うことを想定して作られているため、汎用性の高い仕様になっています。自社の必要性に合わせて機能やシステムをカスタマイズするのが難しいことが多く、独自のシステムが求められる業務には対応できない可能性があります。

ただし、クラウドストレージは提供会社によってさまざまな機能を提供しているため、自社に合わせたサービスを見つけることも可能です。事前に必要な機能やシステムを確認しておきましょう。

セキュリティリスクがある

オンライン上でデータ通信をする以上、セキュリティリスクはゼロではありません。提供会社のセキュリティポリシーやどのような対策を行っているか確認する必要があるでしょう。

また、不正ログインによって第三者がデータを閲覧・改ざんできたり、悪用されたりする恐れもあります。公開設定を誤ったことで情報流出が発生したケースもあり、簡単にアクセスできる反面、セキュリティ面や管理に気を配る必要がある点を覚えておきましょう。

クラウドストレージの種類

クラウドストレージの種類は大きく分けて3つあります。データを保存する点では3種類に違いはなく、データを保持する仕組みが異なります。

3種類のクラウドストレージとそれぞれの特徴は、以下の通りです。

パブリッククラウド・ストレージ

パブリッククラウド・ストレージとは、世界中すべてのユーザーに向けて提供されているオープンなクラウドストレージ環境です。個人・法人を問わず、利用したい方が必要時に契約してサーバーを使えます。パブリックではあるものの、きちんとセキュリティは存在していて、アクセスの手順やデータの暗号化、サーバー攻撃の検出などが行われます。

利用したい場合はすぐに使い始められるため、導入がスムーズなのがメリットです。運用・管理は提供会社に任せられ、初期費用がかかりません。運用コストも抑えられるでしょう。

プライベートクラウド・ストレージ

プライベートクラウド・ストレージは、自社でクラウド環境を整備して利用する方法です。ほかのユーザーが使用することがなく、企業単一のクラウド環境を利用できます。クラウドサービスでありながらも自社システムのように構築でき、セキュリティレベルも自社基準に合わせた設定が可能です。

自社でインフラの管理運用を行う「オンプレミス型(所有型)」とクラウドサービス提供会社に環境構築や運用を任せる「ホステッド型(利用型)」の2タイプに分かれています。

ハイブリッドクラウド・ストレージ

パブリッククラウドとプライベートクラウドを組み合わせて運用するのが、ハイブリッドクラウド・ストレージです。それぞれのサービスのよい点を組み合わせて、最適なクラウドサービスを構築できます。たとえば、営業日報はパブリッククラウドでコストを抑え、顧客情報はセキュリティを重視してプライベートクラウドといった具合にサーバーを使い分けられるでしょう。

クラウドストレージの選び方のコツ

クラウドストレージには、個人向けのサービスと法人向けのサービスがあります。企業利用の場合、情報管理の観点から強固なセキュリティ対策が施されている法人向けを利用するほうがよいでしょう。

企業としてクラウドストレージを利用するにあたって、サービス選定の比較ポイントを紹介します。

自社の目的に合った機能があるか

業務上必要な機能を備えているかは重要なポイントです。確認していないと、想定していたようにクラウドストレージを使えない可能性があります。

スマホ端末にも対応しているか、アカウントがない方でも共有すれば出力が可能なのかなど、大まかな機能の有無を確認しましょう。ビジネスシーンなら、認証や権限管理、アクセスコントロールなど管理者機能が充実しているかもチェックが必要です。

予算に合うか(無料・有料)

有料版のクラウドストレージは基本的に月額料金のため、運用コストがかかります。有料プランを契約するのか、また有料にするなら予算に収まる料金プランかを選ぶ基準にできるでしょう。

料金体系は利用可能人数で料金が異なるユーザー課金タイプと、ストレージ容量ごとに料金が決まるデータ容量課金タイプがあります。一定のアカウント数・容量までは無料で、越えると料金がかかるシステムの無料版サービスなら、使ってみながら徐々に利用を拡大することも可能です。

容量がデータ増加に対応できるか

クラウドストレージを快適に使うには、十分なストレージ容量を備えていることが欠かせません。導入時はデータが収まっても、今後保存ファイルが増えていくにつれて対応できる余力が必要です。また、余分な容量は運用コストを圧迫するため、後から容量の追加やプラン変更ができるサービスだとよいでしょう。

セキュリティは万全か

安全性の高いセキュリティ対策が、しっかりと取られているクラウドストレージを選ぶことをおすすめします。セキュリティ機能の例は、以下の通りです。

  • 2段階認証、ワンタイムパスワードなどの認証機能
  • ウイルス対策
  • データの暗号化
  • ログの記録
  • PDFのコピー、印刷などの制限機能
  • アクセス制限 など

機密情報を扱う企業にとって情報漏洩は企業としての信用に関わるため、利用するサービスがセキュリティ機能をどのくらい備えているか比較しましょう。

サポート体制が充実しているか

ストレージシステムにトラブルが生じると業務が滞る恐れがあるため、サポート体制が整っているサービスだと安心です。

問い合わせフォームやコールセンターの有無、対応時間、サポート範囲などをチェックし、充実したサービスを選ぶことをおすすめします。外資系のクラウドサービスの場合、日本語対応の有無やサポート対象国の確認も必要です。

クラウドストレージおすすめサービス5選(無料あり)

ここでは、企業が導入するのにおすすめのクラウドストレージサービスを紹介します。

Box保存容量が無制限なため、容量上限を気にせずに使用できます。ダウンロード制限や共有リンクのアクセス制限など豊富なセキュリティ機能が特徴です。1ユーザーあたり月額2,084円から利用可能です。
Dropbox Businessシンプルなデザインで操作性がよく、パソコンに不慣れなユーザーでも使いやすいでしょう。1ユーザーあたり2,700円から利用できます。ただしサポートは英語対応のみとなっています。
OneDrive for BusinessMicrosoft社によるストレージサービスで、1ユーザーあたり680円からという低価格で利用できます。Word、Excelなどの連携がスムーズで、Officeの使用が多い企業におすすめです。
セキュアSAMBA企業向けのサポート体制やセキュリティ対策が万全で、導入時に専任担当者のサポートを受けられます。無料プランのほか、500GBを月額35,000円で利用できるビジネスプランがあります。
使えるファイル箱1TBの大容量をユーザー無制限、月額25,080円のプランから用意されています。容量追加プランもあり、社員や必要容量が増えても安心です。年契約だと月々の料金が抑えられます。

クラウドストレージを利用して社内の業務効率をアップ

クラウドストレージとは、ネットワークを介してファイルの保管や共有ができる、ファイル共有サービスのことです。さまざまなデバイスから利用でき、リアルタイムで情報共有ができたり、自動でデータのバックアップができたりするメリットがあります。クラウドストレージを利用する際は予算に見合っているか、またセキュリティや機能、データの容量は自社の納得のいくものであるかを必ず事前に確認しましょう。


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