• 作成日 : 2024年2月2日

Google ToDo リストの使い方!タスク管理やカレンダー連携方法を解説

Google ToDo リストの使い方!タスク管理やカレンダー連携方法を解説

Google ToDo リストは、Googleが提供しているタスク管理ツールです。ToDo リストの作成の他にも、タスクの通知設定やタスクの共有などの多彩な機能が備わっています。業務でタスク管理が必要な場合におすすめのツールです。この記事では、Google ToDo リストの基本機能や使い方について詳しく解説するので、ぜひご参考ください。

Google ToDo リストとは?

Google ToDo リストとは、Googleが提供しているタスク管理ツールです。PCやスマートフォン、タブレットからアクセス可能で、Googleアカウントを使ってログインすればどの端末からも同じデータを利用できます。

特に便利なのは、GmailやGoogleカレンダーなど、他のGoogleサービスとの連携機能です。たとえば、メールから直接タスクを作成したり、カレンダーでスケジュールや進捗の管理をしながらToDo リストを参照したりできて、仕事の効率化が図れます。

操作性もシンプルで、タスクの作成やジャンル分けも容易です。サブタスクが設定できる点や、見やすいレイアウトも魅力の1つです。また、ウィジェットをホーム画面に設置すれば、タスクの確認や編集がさらに簡単になります。

出典:Google Tasks ヘルプ「Google ToDo リストの概要」

Google ToDo リストの基本機能

Google ToDo リストは、多様な基本機能を備えています。リストの作成から始まりタスクの細かい分類や並べ替え、通知設定、繰り返し設定、共有まで容易に設定可能です。以下では、Google ToDo リストの基本的な機能について解説します。

ToDo リストの作成

ToDo リストの作成は、Google ToDo リストの基本的な機能です。新規タスクの名前や詳細、日時を入力するとリストが形成されます。リスト冒頭のラジオボタンをチェックすると、タスク一覧から自動的に完了済みリストへ移動するため、手間がかかりません。タスクが残っているかが一目で分かり、タスク管理が容易になります。

タスク作成の操作は簡単で、GoogleドライブやGoogle Workspaceのサイドパネル、Googleカレンダー・Gmail・Google Chatなどからアクセス可能です。タスクの詳細を充実させておくと、効率的に処理しやすくなります。

タスクの分類(サブタスク)

タスクの分類は、Google ToDo リストの効果的な機能です。リストとタスク、そしてサブタスクを使い分けることで、タスク管理がしやすくなります。新規リストは「マイタスク」のプルダウンから「新しいリストを作成」でOKです。ジャンルごとにタスクを分けたり、プロジェクト別やルーチンワーク別に整理したりすると、情報が見やすくなります。

サブタスクは、大きなタスクに紐づけられる小さなタスクです。サブタスクの追加は、親タスクの右側の「その他アイコン」から行えます。タスク同士の関係が明確になり、複雑なタスクも効率的に管理できます。ただし、サブタスクの中にサブタスクを作ることはできません。

タスクの並べ替え

タスクの並べ替え機能により、ToDo リストを自分自身の好みに合わせて整理できます。ドラッグ&ドロップでタスクを任意の位置に移動させればOKです。また、「タスクを追加」の右メニューを開き、「並べ替え」で「日付」を選択すると期限順に一括で並び替えられます。

各タスクの右メニューからリスト名をクリックすれば、リスト間の移動も可能です。現在編集しているタスクの移動は、左側に表示されるドラッグアイコンのドラッグ&ドロップでできます。

タスクの通知設定

タスクの通知設定は、忘れがちなタスクを思い出させてくれる機能です。タスクに日時を設定すれば、指定された時刻に通知が届きます。時刻が未設定の場合、午前9時の通知がデフォルトです。通知はGoogle ToDo リスト以外にも、Google カレンダーやGoogle アシスタントを通じて受け取れます。

タスクの繰り返し設定

タスクの繰り返し設定は、定期的なタスク管理に便利な機能です。毎日や毎週など、一定の間隔で行うタスクはこの設定で管理できます。繰り返しの単位は「日」から「年」までと幅広く、間隔も柔軟に設定可能です。さらに、「終了日」や「繰り返し回数」も指定できるため、終了予定が決まっているタスクにも対応できます。

タスクを選択し、「日時」→「繰り返し」から詳細を設定すればOKです。ただし、サブタスクを持つタスクには繰り返し設定ができません。

タスクの共有

Google ToDo リストに直接的な情報共有機能はありません。しかし、Google ChatやGmailを利用すれば間接的にタスクを共有できます。各ツール内でチームのスペースを作成し、共有したいユーザーを招待したらスペース内でタスクを作成、メンバーに割り当てればOKです。

Google ChatやGmail内で作成または更新されたタスクは、スペースに通知として表示されます。また、個人に割り当てられたタスクはGoogle ToDo リストの個人用タスクリストにも現れます。この方法を使えば、チームでのタスク共有と管理を効率的に行うことが可能です。

GmailやGoogle カレンダーとの連携

Google ToDo リストは、GmailやGoogle カレンダーをはじめとした、他のGoogleサービスとの連携も可能です。Gmailをタスク化すると、ToDo リストと連携した他のアプリからも、重要なメールの存在を確認できるようになります。メールの返信忘れを防ぎたい場合に便利な機能です。

Google カレンダーとの連携では、カレンダー上でタスクを作成し管理できます。スケジュール管理をしながら進捗状況も確認できるため、業務の見通しが立ちやすく、タスクの見落としも防げるでしょう。ただし、Google カレンダーのタスクはカレンダーのオーナーにのみ表示され、他のユーザーには見えない点に注意が必要です。

アプリ経由でスマホ・タブレットからも利用

Google ToDo リストは、スマホやタブレットからも利用できるツールです。ブラウザ経由でも利用できますが、専用のアプリをインストールすれば直接リストを開けます。アプリはAndroidとiOSの両方のデバイスに対応しており、Google PlayやApp Storeから無料で入手可能です。

同じGoogle アカウントでログインすることにより、異なるデバイス間でも自動的に情報が同期されます。そのため、どの端末からでも最新のタスク情報へのアクセスと編集が可能です。移動中や外出先でもToDo リストを活用できるため、業務効率化に大いに役立つでしょう。

↓Androidユーザーはこちら↓

Google ToDo リスト – Google Play のアプリ

↓iPhone・iPadユーザーはこちら↓

「Google ToDo リスト」をApp Storeで

Google ToDo リストの使い方[スマホ]

Google ToDo リストの機能はデバイスが異なっても同じですが、操作方法には多少の差があるため注意が必要です。ここでは、Androidスマホで操作するケースの例として、リストの作成タスクの作成ウィジェットの設定の3つに焦点を当てて解説します。

リストを作成する

スマホでリストを新規作成する際は、まずGoogle ToDo リストアプリを開いて左下にある「≡(メニューアイコン・ハンバーガーボタン)」をタップします。次に、「新しいリストを作成」をタップし、リストに名前をつけましょう。名前を入力したら「完了」をタップすればリストが作成されます。

リストの切り替えも簡単です。「≡」から目的のリストを選択するか、スワイプでリスト間を移動します。また、リストの名前を変更したい場合は、該当のリストで「その他アイコン」をタップします。「リストの名前を変更」を選んで新しい名前を入力すればOKです。

タスクを作成する

スマホのGoogle ToDo リストでは、タスクの新規追加も簡単です。アプリを開いて画面下部の「+」ボタンをタップし、タイトル・詳細・日時・繰り返しの有無を入力すれば、タスクが完成します。

タスクの編集も可能です。編集したいタスクをタップして、タスク名の変更や詳細メモの追加、期限の設定を行います。サブタスク追加も可能なものの、スマホのアプリ版ではサブタスクに日時や繰り返しの設定はできません。

ウィジェットを作成する

スマホでは、Google ToDo リストのウィジェットを作成できます。ウィジェットは、ホーム画面上でToDo リストを素早く確認したり、新しいタスクを作成できたりする便利なショートカット機能です。

ウィジェットを追加するには、ホーム画面を長押しして「ウィジェット」をタップします。次に、利用可能なウィジェット一覧からToDo リストを探してタップしましょう。該当ウィジェットを長押しして、ホーム画面の空いている場所にドラッグし、指を離せばウィジェットの設定が完了します。

Google ToDo リストの活用法

Google ToDo リストは、リストの利用目的や使用する業務によって、さまざまな活用方法のあるツールです。ここでは、比較的使用頻度が高く汎用性の高い活用法として、Google カレンダーやGmailからタスクを作成する方法を紹介します。

Google カレンダーからタスクを作成

Google カレンダーから直接ToDo リストのタスクを作成すれば、スケジュール管理とタスク管理が一元化できて効率的です。

ブラウザ版ではGoogle カレンダーを開き、左メニューの「マイカレンダー」セクションから「ToDo リスト」にチェックが入っているか確認しましょう。カレンダー上の該当日をクリックするか、画面の左上の「作成」をクリックして「タスク」を選びます。タイトルと説明を入力し、「保存」をクリックすればOKです。

スマホではGoogle カレンダーアプリを開き、追加アイコンからタスクアイコンをタップしましょう。タイトル・説明・日付・時刻・間隔を選択し、「保存」をタップしたらタスクが作成されます。

Gmail からタスク化

Gmailから直接ToDo リストへメールをタスク化すると、メールで受けた作業依頼や会議の連絡を忘れずに管理できて便利です。

ブラウザ版ではGmailを開き、右のサイドメニューからToDo リストのアイコンをクリックします。対象のメールをドラッグ&ドロップでタスクリストに追加し、期日などを設定しましょう。

また、メールの上部にある「タスクに追加」アイコンをクリックすれば、メールの内容を直接ToDo リストのタスクに変換できます。タスク化されたメールはToDo リストにも表示され、タスク編集画面から直接メール内容を確認可能です。

スマホではGmailアプリを開き、タスク化したいメールをタップします。その後、画面右上のその他アイコンから「ToDo リストに追加」を選択するだけです。

Google ToDo リストを活用して業務効率化を目指そう

Google ToDo リストを活用することで、業務の効率化を実現できます。Google ToDo リストはさまざまな機能が使えるので、高機能なToDo リストを探している方におすすめです。この記事では、Google ToDo リストの基本機能や使い方を詳しく解説したので、活用方法で悩んだ場合に、ぜひ読み直してください。


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