- 更新日 : 2024年7月3日
Dropboxとは！ドロップボックスの使い方や料金、企業の導入ポイント
Dropboxはファイルやフォルダの保管・管理・共有などができるクラウドストレージです。スマートフォンやタブレット端末でも利用できるため、必要な資料やデータを簡単に共有できます。この記事では、Dropboxの概要や具体的にできること、主な機能、使い方、企業で導入する際のポイントなどを紹介しています。
目次
Dropbox（ドロップボックス）とは？
Dropboxとは、ファイルの保管・管理・共有などができるクラウドストレージです。パソコンをはじめとしてスマートフォンやタブレット端末などでも使用できるため、外出先などでも簡単に必要な資料やファイルを共有し確認できます。ここではDropboxの概要について解説します。
Dropboxの主な機能
Dropboxの主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
- フォルダの共有機能
- パスワード保護
- ファイル権限
- 通知機能
- オフライン同期機能
フォルダ機能は、アカウントを持っていない人に対してリンクを発行することでフォルダへのアクセスを可能にします。
また、フォルダにはパスワードを設定できるため、リンクを知っていてもパスワードを把握していなければアクセスできません。そのためセキュリティ面でも安心して利用できます。
さらにファイルを共有する場合、アクセスできる権限を設定できる点も特徴です。
ほかにも、新規フォルダが作成された場合の通知機能やインターネットに接続していない状態でもファイルにアクセスできるオフライン同期機能などがついています。
Dropbox（ドロップボックス）でできること
ここではDropboxで具体的にどういったことができるのか解説します。Dropboxの導入を検討している企業の担当者はぜひ参考にしてください。
無料で2Gの容量が利用できる
Dropboxには無料プランと有料プランがあり、無料プランでは、2GBのストレージ容量を利用できます。WordやPDFファイルなどの管理・共有であれば2GBでも十分に活用できるでしょう。
一方で容量が足りない場合は、有料プランにアップグレードする必要があります。
簡単にファイルやフォルダを共有できる
Dropboxの大きな魅力の一つが、簡単にファイルやフォルダを共有できる点です。先ほども説明しているように、Dropboxのアカウントを持っていない人に対してもリンクを発行することでフォルダにアクセスできるため、関係者全員がアカウントを所有していなくても問題ありません。
わざわざメールに添付して送信する必要がないため、業務効率化にもつながるでしょう。
スマートフォンやタブレットからも利用できる
Dropboxはアプリも用意されているため、パソコン以外にもスマートフォンやタブレット端末から利用できます。同じアカウントでログインすれば、外出先などでも資料にアクセスできます。
営業先に向かう途中でDropbox上の資料をもう一度チェックすることもできるでしょう。
削除したファイルの復元が可能
Dropboxでは削除したファイルを復元することもできます。Dropbox上では削除されたファイルが30日間保存されているため、万が一誤って削除してしまったとしても安心です。なお、有料プランでは保存期間が180日間になります。
他アプリとの連携が便利
Dropboxでは、外部ツールとの連携ができるため、ほかのアプリと合わせて使用することで業務効率を高められます。連携できるツールの例としては、Microsoft 365やSlack、HubSpotなどがあります。また、DBX Platformを活用することで連携しているアプリの一元管理が可能です。業務でさまざまなアプリ、ツールを利用している企業であれば、Dropboxとの相性がいいといえるでしょう。
Dropbox（ドロップボックス）の使い方
ここではファイルの共有や復元、同期といったDropboxの主な使い方を紹介します。Dropboxの使い方は決して難しいものではないため、ぜひチェックしてみてください。
ファイルを共有する
先述の通りDropboxではファイルの共有が行えます。共有方法としては、リンクによる共有、フォルダによる共有、Dropbox Transferによる共有があります。それぞれの方法は以下の通りです。
リンクによる共有
- パソコンのDropboxフォルダを開く
- 共有したいフォルダもしくはファイルを右クリックする
- メニューが表示されるため、そこから「Dropboxリンクをコピー」をクリックする
- コピーしたリンクを共有したい相手に送ることで共有できる
フォルダによる共有
- パソコンのDropboxフォルダを開く
- 共有したいフォルダもしくはファイルを右クリックする
- メニューが表示されるため、そこから「共有」をクリックする
- 共有メニューが表示されるため、そこに共有したい相手のメールアドレスと相手に与える権限、メッセージを入力し「共有」をクリックする
- 共有したフォルダには人型のマークが表示される
Dropbox Transferによる共有
- パソコンのDropboxフォルダを開く
- 共有したいフォルダもしくはファイルを右クリックする
- メニューが表示されるため、そこから「Dropbox Transfer」をクリックする
- 「転送パッケージ」が表示されるため、必要に応じて有効期限やパスワード等を設定する
- 「転送を作成」ボタンをクリックする
- 「転送の準備が完了しました」という画面が表示される
- リンクをコピーして相手に共有する
ファイルを復元する
Dropboxの無料プランでは、削除したファイルが30日間保存されており、その期間であれば復元できます。手順は以下の通りです。
- dropbox.com にログインする
- 左側のサイドバーの「削除したファイル」をクリックする
- 復元するファイルやフォルダをクリックする
- 「復元」をクリックする
なお、チェックボックスをクリックすると複数のファイルやフォルダをまとめて復元することもできます。
ファイルを同期する
Dropboxのデスクトップアプリでは、ファイルをアップすると、自動的にパソコンと同期されます。しかし、容量の大きいファイルをアップすると、ストレージの容量を消費してしまいます。そのようなときに役立つのが選択型同期です。
選択型同期とは、ハードドライブから特定のDropboxフォルダを削除できる機能です。選択型同期をすることでストレージの容量を節約できます。選択型同期の具体的な手順は以下の通りです。
Windowsの場合
- Dropbox デスクトップ アプリの基本設定を開く
- タスクバーにあるDropboxのアイコンをクリックする
- 右上にあるアバターをクリックする
- 「基本設定」をクリックして「同期」をクリックする
- 「選択型同期」（Windows）で「フォルダを選択」をクリックする
- ハードドライブに保存するフォルダのチェックマークをオンにする
- ハードドライブから削除するフォルダのチェックマークをオフにする
- 「更新」をクリックする
Macの場合
- Dropbox デスクトップ アプリの基本設定を開く
- タスクバーにあるDropboxのアイコンをクリックする
- 右上にあるアバターをクリックする
- 「基本設定」をクリックして「同期」をクリックする
- 「この Mac と同期するフォルダを選択します」（Mac）で「フォルダを選択」をクリックする
- ハードドライブに保存するフォルダのチェックマークをオンにする
- ハードドライブから削除するフォルダのチェックマークをオフにする
- 「更新」をクリックする
企業のDropbox（ドロップボックス）導入ポイント
ここでは、Dropboxを企業で導入するにあたって気をつけたいポイントを紹介します。実際に導入を検討している企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。
ユーザーごとの課金
Dropboxを利用するにあたって注意しなければならないのが、有料プランの場合ユーザーごとに課金しなければならない点です。利用するストレージの容量が少なくても、ユーザーの数が多いとコストがかさんでしまいます。そのため、コストパフォーマンスを考慮することが大切です。
データ移行に時間がかかる可能性
すでにファイルサーバーを使用していて、サーバーからDropboxにデータを移行しようとする場合、データ移行に時間がかかる可能性があります。データの量が多ければ多いほど時間を要することとなるため、導入に当たっては時間に余裕を持たせておくことが大切です。また、既存のサーバーでアクセス権などを設定している場合、移行後もそれらの設定を維持できるよう、事前に確認しておく必要があります。
利用目的の明確化
Dropboxは、簡単にファイルやフォルダの共有ができることから、利便性の高いものだといえます。一方で、明確な目的がないまま導入してしまうとただ単にコストを消費するだけとなるため、導入に当たっては明確な利用目的を持つことが大切です。
現在Dropboxを導入するかどうか検討段階にある企業の担当者は、社内の関係部署やチームにヒアリングを行いニーズの有無を確認してください。ヒアリングをすることでわざわざ有料ツールを導入しなくてもいい、という結論になる場合もあります。
Dropboxの料金・プラン
先ほども説明しているように、Dropboxには無料プランのほかに有料プランもあります。有料プランには個人で利用できるものから企業などの大人数で利用するものまで複数用意されています。概要は以下の通りです。
| プラン | 料金 | プラン内容 |
|---|---|---|
| Plus（個人用） | 1,500円/月（年間払いなら1,200円/月） |
|
| Essentials （プロフェッショナル向け） | 2,700円/月（年間払いなら2,200円/月） |
|
| Business （チーム向け） | 1ユーザーあたり2,900円/月（年間払いなら1ユーザーあたり2,400円/月） |
|
| Business Plus（企業向け） | 1ユーザーあたり3,600円/月（年間払いなら1ユーザーあたり 3,000円/月） |
|
なお、Dropboxの登録方法は以下の通りです。
- dropbox.comのトップページ「登録」をクリックする
- メールアドレスを入力する
- 名、姓、および一意のパスワードを入力する
- チェックボックスをクリックして、Dropbox の規約に同意する
- 有料プランを選択する、もしくは「Dropbox Basic プラン（2GB）を継続」をクリック
- ユーザー基本設定を選択する
以上で登録完了です。
なお、DropboxはGoogleやAppleのアカウントで登録することも可能です。また、アプリをインストールしている場合は、アプリからも登録できます。
Dropboxを活用して業務効率化を実現
今回は、Dropboxの概要や主な機能、使い方などを紹介しました。Dropboxはファイルやフォルダの保管・管理・共有などができるクラウドストレージです。スマートフォンやタブレット端末で利用できるアプリも用意されているため、ファイルやフォルダを簡単に共有できます。
Dropboxは無料でも利用できますが、使用できる容量に限りがあるため、企業で導入する場合は有料プランがオススメです。有料プランは複数の種類が用意されているため、自社のニーズに応じて適切なものを選んでください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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