• 更新日 : 2024年9月11日

ワークフローとは？意味や使い方、具体例、システム導入のメリット

ワークフローとは、業務を遂行するための一連の流れ、またはその流れを図式化したものを指します。さらに、業務の流れを自動化したものがワークフローシステムです。ワークフローの整備やシステムの導入によって、さまざまな業務を効率的に行えるようになります。

この記事では、ワークフローの意味や使い方、具体例、システム導入のメリットを解説します。

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ワークフローとは？

ワークフローとは、業務を遂行するための一連の流れを意味します。また、業務の流れを図式化したものを指す場合もあります。

組織内で複数人が携わる業務には、あらかじめ決められた流れが存在する場合が多いでしょう。たとえば「起案→伝達→確認→承認→捺印→提出」のように、ひとつの業務を行うために決められた流れのこと、またはそれを図式化したものがワークフローです。

ひとつの業務に関わる人数や工程が多くなるほど煩雑になりやすいため、効率的に業務を遂行するためには、ワークフローの整備が必要不可欠といえるでしょう。

社内ワークフローの具体例

どの業種においても、社内にはさまざまな種類のワークフローが存在します。ワークフローが適切に機能することで、企業としての意思決定が迅速化し、無駄な手順が省かれることで、生産性の向上が期待できるでしょう。

実際に社内ワークフローがどのような場面で利用されているのかを知ることは、業務を効率化するためにも重要です。ここでは社内ワークフローの具体例を7つ紹介します。

経費精算ワークフロー

従業員が事業において必要となった費用や、立て替えた費用を精算する際は、次のようなワークフローで処理することが一般的です。

1. 申請者が申請書類を作成する
2. 承認者が申請書類を確認し、経理部門へ申請する
3. 経理部門が承認し、払い戻しや記帳をする
4. 申請書類を保管する

内容や金額に応じて承認する人や人数に違いがあるなど、上記よりもさらに細分化されたルールが存在する場合もあります。

勤怠管理ワークフロー

従業員の出勤時間や退勤時間、遅刻や欠席、有給休暇の取得などの勤怠管理は、企業によって「手書きの出勤簿」「Excel」「タイムカード」などさまざまな管理方法があります。いずれの管理方法でも、次のようなワークフローで管理されることが一般的です。

1. 従業員が勤務時間を記録する
2. 決済部署が承認・決裁する
3. 経理・総務・人事が事務手続きをする
4. 関連書類を保管する

労働時間を給与に正しく反映したり、従業員の労働時間が法令を遵守しているかを確認したりするために、勤怠管理のワークフローは重要な役割を果たします。

契約管理ワークフロー

業務において契約案件が発生した際は、権利や義務の関係を明らかにするために、契約書の作成・締結が必要です。契約管理における一般的なワークフローは、次の通りです。

1. 契約書類の起案・作成
2. 契約書類の承認
3. 契約先との締結処理
4. 契約書類を保管する

契約書類は、契約に関して誤解やトラブルが発生するのを防ぐとともに、万が一裁判に発展した際にも重要な資料になるため、適切な管理が求められます。

安全管理ワークフロー

社内における安全管理は、労働者の安全や健康を保護するために、労働安全衛生法や労働基準法などの法律や規則に基づいて行われます。安全管理ワークフローの一例は、次の通りです。

1. 事故や健康被害の予防策や緊急時のマニュアルの策定
2. 労働者の安全意識の向上のための注意喚起や講習
3. 定期的な監査

安全管理方法は業種によって異なり、上記以外にも事故や自然災害が発生した際のワークフローなどをそれぞれ整備している場合もあります。

人材採用ワークフロー

人材採用ワークフローは、人材の募集から入社に至るまでの採用活動全体の流れを意味します。採用活動の流れには、インターンシップを取り入れたり、会社説明会の前に試験を行ったりとさまざまな方法がありますが、標準的なワークフローは次の通りです。

1. 採用計画を立案し、求人情報を公開する
2. 応募者の選考を行う
3. 内定者フォローを行う

上記のワークフローはあくまでも大枠で、新卒と中途採用では流れが異なるなど、企業によってさらにワークフローが細分化されている場合が多いです。

文書管理ワークフロー

文書管理ワークフローは、紙媒体・電子データを問わず、作成した文書や受け取った文書を保管して廃棄するまでの一連の流れを意味します。文書管理のおおまかなワークフローは、次の通りです。

1. 文書管理のルールを策定する
2. 文書を分類して保管する
3. 保管期間を過ぎた文書を廃棄する

膨大な量の文書をルールを明確にして分類することで、探す手間が省けたり紛失のリスクを回避したりと、業務の効率化につながります。

教育研修ワークフロー

社内教育や社内研修は、社内の課題に応じた内容や方法で計画し、実施後のアフターフォローまでを考える必要があります。教育や研修における基本的なワークフローは、次の通りです。

1. 社内教育・社内研修の目的を明確化し、計画を立案する
2. 計画に沿って教育・研修を行う
3. アフターフォローを行う

組織としての課題を改善するためには、人材育成におけるさまざまな教育や研修を体系的に捉えて計画することが求められます。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、ワークフローを自動化するためのシステムです。各種申請や稟議などさまざまな業務手続きを電子化することで、より効率的に業務を進められるようになります。

これまで紙ベースで行っていた業務をワークフローシステム上で処理することで、内容に応じて自動的に承認者や決裁者へデータが送られます。承認や決裁が済んだらデータや電子ファイルとして保管されます。業務の流れが円滑になることは、組織にとってさまざまなメリットをもたらすでしょう。

なぜワークフローシステムが重要なのか

ワークフローシステムを導入すれば、場所を問わずに業務手続きができるため、出張やリモートワークの際も申請や承認などのワークフローが行えます。

紙ベースでの業務は、使用する申請書や提出先を間違えてしまったり、上司が不在の際は承認や捺印がされず業務がストップしてしまったりと、さまざまなミスや不都合が生じてしまうリスクがあります。

ワークフローシステムは、さまざまな業務が自動化されることで正確かつスムーズに進められるのはもちろん、DXの推進やスマートワーク（ICTツールを用いた場所や時間に縛られない柔軟な働き方）の拡大においても重要な役割を果たしているといえるでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットを7つ紹介します。

業務の効率化

紙やメールでのやりとりは業務ごとに書類を探したり、担当者が誰なのかを確認したりする必要がありますが、ワークフローシステムで必要な申請フォームを使用すれば、自動的にそれぞれの担当者にリレーされていきます。承認者や決裁者が自動判定されて適切なルートで処理されるため、書類の受け渡しの手間を省いたり人為的なミスを軽減したりできます。

システムの導入後も定期的な見直しを行うことにより、継続的に業務を効率化していけるでしょう。

業務処理のスピードアップ

ワークフローシステムでは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどでも申請や承認が可能になるため、スピーディーな業務処理が可能です。捺印が必要な紙ベースの処理は、担当者が不在の際は処理がストップしてしまうほか、郵送が必要な場合は多くの日数を要するケースもあります。

ワークフローシステムであれば、時間や場所に制限されることなく業務処理を行えるため、申請から決裁までにかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

業務プロセスの可視化

ワークフローシステム上では、申請・承認・決裁などそれぞれのプロセスに関わる人物や進捗状況が明示されるため、全員が現状を把握しやすくなります。紙ベースの場合は、進捗状況が客観的に把握しにくく、ワークフローのタスクがどこにあるのかがひと目ではわかりません。

ワークフローシステム上であれば、タスクがどこまで進んでいるのか、誰のところで止まっているのかなどを常に確認できるので、業務が停滞するのを防いでくれます。

ミスの削減

ワークフローシステムでは、申請内容の自動チェックにより単純な入力ミスがすぐにわかるため、単純なミスを削減することにつながります。過去のデータやほかのシステムなどとデータを連携すれば、一からデータを入力する必要がなくなるため、作業工程も減らしてくれます。手動での入力が不要になれば、人為的ミスを大幅に減らせるでしょう。

単純なミスが減れば差し戻しや修正の手間を省くことにもつながります。また、ワークフローシステム上で処理が完結すれば、紙を紛失してしまうリスクも回避できます。

生産性の向上

ワークフローシステムであらゆる業務が効率化されると、生産性の向上も期待できます。たとえば、業務処理がスピーディーに行われることで捻出された時間をほかの業務に充てられるなど、少ない労働力でより多くの利益を生み出すことにつながるでしょう。

また、ワークフローシステム上で差し戻しの多いタスクや停滞しやすいタスクを洗い出すことで、課題点を見つけて改善へとつなげることも可能です。

リモートワークの支援

ワークフローシステムは、時間や場所を問わずにアクセスできるため、申請や承認などの業務のために出社する必要がありません。働く時間や場所の制約から解放されれば、多様なワークスタイルにも柔軟に対応できるようになります。

ワークフローシステムを導入することで、リモートワークがより普及しやすくなるでしょう。また、外回りが多い営業担当者なども申請・承認業務のためだけに会社に戻る必要がなくなるので、より効率的に業務を行えるようになります。

コスト削減

あらゆる文書が電子化されることで、紙代や印刷代、輸送コストなどを大きく削減できます。また、文書のファイリング作業も不要になるため、保管の手間やスペースも節約が可能です。
ペーパーレス化によるコスト削減は環境保全にもつながり、SDGsへの取り組みにも有効といえるでしょう。

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ワークフローシステムを導入して、効率的に業務を進めよう

ワークフローは業務を遂行するための一連の流れで、さらにその流れを自動化したものがワークフローシステムです。ワークフローシステムの導入によってあらゆる業務が効率化することで、コストの削減や生産性の向上などさまざまなメリットが得られるでしょう。

自社に合ったワークフローシステムを導入し、効率的に業務を進めていきましょう。

• 監修：江副 杏菜

  IT企業の社内SEとして主にITインフラやクラウド運用、ヘルプデスク業務を経験。その後ソフトウェア開発・DXコンサルティング会社にてコンテンツマーケティングを担当。現在はフリーライター・ディレクターとしてITジャンルをメインにコンテンツ制作に携わる。