• 作成日 : 2024年1月9日

マニュアル作成ツールとは?オフィスソフトとの比較や選び方、おすすめ7選

マニュアル作成ツールとは?オフィスソフトとの比較や選び方、おすすめ7選

マニュアル作成ツールは、効率的な手順書やマニュアルの作成を効率化するためのソフトウェアです。Officeに比べてマニュアル作成に特化したさまざまな機能が搭載されており、短時間で高品質なマニュアルに仕上げられる点が魅力です。

本記事では、これから業務にマニュアル作成ツールを導入したいとお考えの方のために、マニュアル作成ツールのメリットや選び方と、おすすめのツール7選を紹介と、役に立つ情報を提供します。

マニュアル作成ツールとは?

マニュアル作成ツールは、業務プロセス、製品の使用方法、安全規程などのマニュアルや手順書を作成するためのソフトウェアです。テキスト、画像、動画を含むマニュアルの作成を効率化し、一貫性のある形式で情報を提供する際に役立ちます。

多くのマニュアル作成ツールには、テンプレート、ドラッグアンドドロップ編集機能、共同作業機能などが含まれており、情報の共有や更新を容易にしてくれます。これにより、企業や組織は効率的にマニュアルを作成できるだけでなく、従業員のトレーニングや顧客サポートを効果的に行うことが可能となるのです。

マニュアル作成ツールを利用している企業の割合は?

株式会社アイディエーションが2021年3月に実施した「マニュアル手順書ツール」のユーザー満足度調査によると、ビジネスパーソンの44%がマニュアル作成に関わっています。多くの企業がOffice製品を利用しており、マニュアル手順書ツールの利用率は13%に留まります。

調査結果は、マニュアル作成ツールの市場が競争的であり、テレワークの普及に伴って業務の可視化の重要性が高まっていることを示しています。

参考:第2回「マニュアル手順書ツール」ユーザー満足度調査結果発表|株式会社アイディエーション

オフィスソフト利用でのマニュアル作成のメリット・デメリット

オフィスソフトを利用したマニュアル作成のメリットは、多くのビジネスパーソンがすでに使い方を理解しているため、新たに追加のトレーニングを実施する必要がないことです。

また、テキスト、画像、図表などを柔軟に組み合わせることができるので、文書の編集や整理が容易です。

一方で、複雑なマニュアル作成には不向きであり、共有やバージョン管理が手間になる可能性があるというデメリットも存在します。また、マニュアル作成を効率化するための専門的な機能は備わっていないため、詳細なプロセスや手順の記述が複雑化する場合があります。

マニュアル作成ツールを利用するメリット

マニュアル作成ツールを利用するメリットとして、マニュアル作成を効率化できるだけでなく、質の高いマニュアルを作成し、共有が容易になる点が挙げられます。また、情報の集約や共有も手軽に行えるのもメリットといえるでしょう。

ここでは、マニュアル作成ツールを利用する4つのメリットを解説します。

マニュアル作成が効率化できる

マニュアル作成ツールの利用により、作成プロセスを大幅に効率化できます。あらかじめ用意されているテンプレートやドラッグアンドドロップ機能を活用することで、手間のかかるレイアウト作業が簡略化され、素早く、かつ直感的にマニュアルを作成しやすくなるでしょう。

また、マニュアルをわかりやすく表現するためのチャート挿入や、クイズ機能など双方向性の高いコンテンツの組み込みが容易になるため、複雑な手順もより明確に伝えることが可能です。

質の高いマニュアルが作成できる

専門的なマニュアル作成ツールを使用することで、より可視性の高い洗練されたマニュアルを作成できます。ツールの導入は読みやすいレイアウトや一貫性のあるデザインの作成をサポートし、情報の伝達効率を向上させてくれます。

ユーザーが理解しやすいマニュアルを作成できれば、初めて業務に取り組む新入社員や異動してきたばかりの社員でも内容を直感的に理解できるため、トレーニングや指導の質を高めることができます。

マニュアルの共有が簡単にできる

マニュアル作成ツールは、作成したマニュアルを手軽に共有できます。オンラインプラットフォームを通じてマニュアルを配布することで、リアルタイムでのアクセスが可能になり、どこでも情報を共有できるようになります。

また、多数の利用者に対して一斉に最新情報を提供できるようになるので、管理者の情報発信にかかる手間を削減するだけでなく、組織内のコミュニケーションを効率化にもつながります。

情報の集約や更新が楽になる

マニュアル作成ツールを使用すると、情報の集約や更新作業も容易です。これらのツールは、複数の情報源からのデータを一つのプラットフォームに統合し、内容の更新が必要な場合には即座に反映させることができます。

更新が必要なタイミングでスムーズに編集できるため、常に最新かつ正確な情報を提供することが可能となり、組織全体の知識管理が効率化されます。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールの選び方として、使用用途に合っているか、操作性に優れているか、編集履歴が確認できるかなどの観点から慎重に検討する必要があります。ここでは、特に押さえておきたい5つのポイントを解説します。

使用用途に合っているか

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、そのツールが特定の使用用途に適しているかを十分に考慮する必要があります。

企業によって使用目的は異なり、製品の操作説明書、社内手順書、安全ガイドラインの作成など、さまざまです。そのため、自社の目的に合った機能を持つツールを選ぶことが求められます。

また、利用者の技術レベルやマニュアルの難易度に対応できる柔軟性も重要です。例えば、初心者向けのシンプルなツールや、高度なカスタマイズが可能なツールなど、目的を達成できる機能を持ったツールを選びましょう。

操作性が良いか

操作性の良いマニュアル作成ツールは、効率的な作業を可能にし、全体的な生産性を向上させます。直感的でわかりやすいインターフェースは、ユーザーがスムーズ作業を開始し、効率的にマニュアルを作成することにつながります。

また、カスタマイズが容易で、必要な機能に直感的にアクセスできるかどうかも重要なポイントです。マニュアル作成には多くのユーザーが関わるので、さまざまなユーザーがストレスなく操作できるかどうかも、ツール選定の重要な基準の一つとなります。

編集履歴が確認できるか

編集履歴の確認が可能なマニュアル作成ツールの導入は、文書の整合性と品質維持に不可欠です。特に、複数の人が関わる文書作成では、変更履歴を追跡できる機能が重要となります。編集履歴機能が備わっているツールを選ぶことで、「誰が、いつ、何を」変更したのかを明確に把握でき、誤った情報の訂正や適切なバージョン管理が行えます。

変更履歴を確認できる環境を整えることは、効率的なマニュアルの編集作業をサポートするだけでなく、業務の品質維持にもつながります。

テンプレートが豊富か

テンプレートの豊富さは、マニュアル作成ツールの選択において重要な要素です。豊富なテンプレートが提供されているツールは、さまざまな種類のマニュアルに対応しているため、複数のマニュアルを作成しなければならない現場において作業効率を向上できます。

また、マニュアル作成経験が少ないユーザーにとって、豊富なテンプレートが備わっていると、作成のプロセスを容易できるので、時間を節約する手助けとなるでしょう。柔軟なカスタマイズが可能なテンプレートは、マニュアルの品質を高めるのにも役立ちます。

サポート体制が充実しているか

サポート体制が充実しているかどうかも、マニュアル作成ツールを選ぶ際に重視すべきポイントです。特に導入直後のツールが社内に浸透していない時期や、技術的な問題に直面したときに、迅速なサポートが受けられるかどうかは重要です。

充実したサポート体制が整っているかどうかを評価する場合、ユーザーガイド、FAQ、オンラインマニュアル、カスタマーサービスへのアクセスなどの要素をチェックしましょう。

また、緊急時のサポート対応能力や、ユーザーフィードバックへの対応も、ツールの信頼性と使い勝手を左右します。

マニュアル作成ツールのおすすめ7選

実際にマニュアル作成ツールを選定するにあたって、どのツールを導入すれば良いのかお悩みの方も多いでしょう。そこで、特におすすめのマニュアル作成ツール7選を紹介します。

ここではビジネスシーンでも使いやすく、直感的に操作できるツールを取り上げているので、新たにマニュアル作成ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

1.Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)

「Teachme Biz」は、幅広い業種で利用されているマニュアル作成システムであり、動画編集、字幕の追加、自動翻訳、トレーニング機能など数多くの機能が提供されています。マニュアル作成の時間短縮と生産性の向上を支援し、特に新人研修や業務の標準化に役に立つシステムです。

小売業や飲食店、製造業、物流業、医療現場や金融業など、業種や業態を問わずさまざまな企業で導入されており、サポート体制も充実しています。多くの導入企業で、新人研修時間の短縮や業務効率化を達成しています。

参考:Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)|公式ホームページ

2.Dojo(ドージョー)

「Dojo」は、操作手順を簡単に記録し、自動的に説明文を生成する機能が特徴のマニュアル作成ツールです。手間をかけずに高品質なマニュアルを作成でき、多言語対応の自動音声合成機能も備えていることも注目すべき点といえるでしょう。他にもマニュアル作成の時間と労力を削減できるだけでなく、eラーニングコンテンツの作成もできます。操作画面からPowerPointを出力できる機能もあるため、作成したマニュアルをユーザー間で共有する際も便利です。

参考:Dojo|公式ホームページ

3.iTutor(アイチューター)

「iTutor」は、多様な形式のマニュアル作成に対応しているツールです。2,200社以上が導入しており、文書から動画まで幅広く作成でき、キャプチャ機能が特徴です。

ノーマルキャプチャやフルモーション/動画キャプチャ機能を使えば、マニュアル化したい作業を操作するだけで自動的に操作手順が記憶され、操作手順書やFAQ動画などを簡単に作成できます。うまく活用することでマニュアル作成の時間を短縮でき、わかりやすいマニュアルを効率的に作成可能です。

参考:iTutor|公式ホームページ

4.tebiki(テビキ)

「tebiki」は、使いやすさと高機能を兼ね備えた動画マニュアル作成ツールです。話し言葉の自動字幕化と100カ国語以上の翻訳機能によって、多言語マニュアルの作成を容易にします。

クラウドベースで容量無制限であり、ユーザーの閲覧状況や受講者の習熟度の可視化機能が備わっていることから、一人ひとりに合わせた効果的な教育を行えます。マニュアル検索機能の利便性が高く、導入計画から運用までのサポートが充実しています。

参考:tebiki|公式ホームページ

5.Dropbox Paper(ドロップボックスペーパー)

「Dropbox Paper」はDropbox社提供の多用途オンライン文書作成ツールです。デバイス間でのアクセス、共同作業が可能で、メモから詳細な文書まで対応しています。マニュアル作成においては、迅速な作成、容易な共有、継続的な更新、変更箇所の明確化、自動目次生成などの利点があり、効率的かつ柔軟な文書作成を支援します。特にページ区切りやレイアウトの手間を軽減します。

参考:Paper Dropbox|公式ホームページ

6.Confluence(コンフルエンス)

「Confluence」は、ナレッジ管理や社内の知識共有を目的としたWikiスタイルのマニュアル作成ツールです。マニュアルの作成、目標管理、議事録の保存などさまざまな用途に対応しており、情報の効率的な整理と蓄積を支援します。

Confluenceの強みは、情報の所有者の明確化、構造化しやすいシステム設計、外部アプリとの連携可能性、効率的なワークフローの構築支援にあります。アプリ版の提供やカスタマイズオプションも用意されており、オプションの充実による使い勝手の良さも魅力です。

参考:Confluence|公式ホームページ

7.flouu(フロー)

「flouu」は、文書管理や情報共有、リアルタイムチャットを備えたオンラインナレッジ共有ツールです。社内のあらゆる情報を一つに集めてナレッジとして管理し、作業の効率化を図れます。

文書の共有や同時編集、コミュニケーションがリアルタイムで行えるため、業務プロセスの効率化が可能です。また、利便性の高い検索機能により、必要な情報を迅速に見つけられるので、全体的な業務効率の向上にもつながります。

参考:flouu(フロー)|公式ホームページ

効率的なマニュアル作成にはツールの活用が不可欠

効率的なマニュアル作成には、適切なツールの選択と活用が不可欠です。マニュアル作成ツールを利用することで、時間とコストを節約し、より高品質なマニュアルを作成することができます。

今回ご紹介した7つのツールは、作業の迅速化、コラボレーションの促進、情報共有の容易さなど、多くのメリットを提供できるツールを選定しています。自社に合ったツールを選び、機能を最大限に活用して、効率的かつ効果的なマニュアル作成を実現しましょう。


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