• 更新日 : 2024年8月6日

メールが届かない原因は？未受信時に確認すべき項目や対策方法を解説

メールが届かない原因は多岐にわたります。送信者が送信したメールは、送信メールサーバーを経て受信メールサーバーに転送され、受信者がメールボックスにアクセスすることで正常に受信されます。しかし、この過程で何らかのトラブルが発生すると、メールは届きません。

当記事では、メールが届かない際に確認すべき項目や対策方法を詳しく解説します。原因を把握し、適切な対策を講じることで、重要なメールが確実に届くようにしましょう。

メールが届かない原因となるもの

送信者が送信したメールは送信メールサーバーへ送られた後、受信メールサーバーへと転送される仕組みです。受信者が受信メールサーバーにあるメールボックスにメールを取りに行き、開封すると、正常にメールを受信できます。

（出典：国民のためのサイバーセキュリティサイト「電子メールの仕組み」）

上記の流れの中で何らかのトラブルが発生した場合、受信者にメールは届きません。メールが届かない場合に確認したいトラブルの具体例は、以下の通りです。

【メールが届かないときに確認したいチェックリスト】

以下では、発生しているトラブルの内容をチェックリストの項目別により詳しく説明するため、メールが届かない原因をいち早く突き止めたい方は参考にしてください。

原因1. メールアドレスに誤りがある

送信者の入力したメールアドレスに誤りがあると、正常にメールは届きません。自分がメールを送信する場合は宛先を今一度見直し、「.（ドット）」「-（ハイフン）」や大文字・小文字などの誤りがないかを確認しましょう。

メールアドレスが誤っていた場合、送信者には以下のエラーメッセージが届きます。

「User unknown」は、メールアドレスの「＠」マーク以前の部分に誤りがあるときに、送信者に届くメッセージです。「Host unknown」は、「＠」マーク以降の部分に誤りがある時、送信者に届きます。

原因2.迷惑メール設定になっている

受信者が設定した迷惑メールフィルターにより、届くはずのメールが削除されたり別のフォルダに振り分けられたりするケースもあります。迷惑メールフィルターとは、以下の技術を組み合わせて迷惑メールを判別し、影響を回避する仕組みのことです。

受信者が迷惑メールフィルターの判定条件を厳しく設定している場合、悪意のないメールも「迷惑メール」と判定され、届かないリスクがあります。自分が受信者の場合は改めて設定条件を見直し、必要なメールを受け取りやすい環境を整備しましょう。

原因3. 迷惑メールフォルダに振り分けられている

多くのメールサービスには迷惑メールフィルターがあります。以下のメールは「信頼性が低い」と判断され、迷惑メールフォルダに隔離されるリスクがあります。

迷惑メール対策団体が作成するブラックリストに送信者の情報が掲載されている場合、上記に該当しなくても、迷惑メール判定を受けるリスクがあります。迷惑メール判定を受けたメールは専用フォルダに隔離され、通常の受信フォルダには届きません。

原因4.セキュリティソフトに誤検知されている

多くのセキュリティソフトには、メールを送受信する際にウイルスを検知する機能が搭載されています。セキュリティソフトの安全チェックレベルを高く設定していることで悪意のないメールが誤検知されてしまうと、正常に受信できません。

セキュリティソフトの影響が疑われる場合、一旦ソフトを無効化し、メールを再送信してもらいましょう。正常に届いた場合は、セキュリティソフトの誤検知が原因です。

原因5.添付ファイルのサイズが大きすぎる

企業のメールアカウントには、メール1通あたりの上限サイズ設定があります。動画や画像ファイルを添付したメールが届かない場合、メール1通あたりの上限サイズを超過している可能性があるでしょう。

上限サイズの超過が理由でメールがブロックされた場合、送信者には、以下のエラーメッセージが返送されることもあります。

極端にサイズの大きいファイルを添付することは、ビジネスマナーとしても推奨されない行為です。相手に届く・届かないに限らず、大きなファイルはできる限り小さくした上、添付すると安心でしょう。

原因6.圏外もしくは通信環境がよくない

メールを受信するにはインターネット接続が必須です。通信環境が悪い場所や圏外では正常にメールが届きません。

インターネット接続状況の簡単な調べ方は、普段使用しているブラウザを立ち上げ、任意のホームページを閲覧する方法です。ホームページを閲覧できない場合には、自分の通信環境に問題があると判断できます。

原因7.メールボックスが満杯になっている

受信者のメールボックスが満杯でも、メールを受信できません。メールボックスの容量超過が原因でメールが届いていない場合、送信者には、以下のエラーメッセージが届きます。

多くのメールサービスでは受信したメールを一定期間経過後、自動削除する設定が可能です。メールを自動削除しないで蓄積している場合、メールボックスの容量超過を起こすリスクがあります。

原因8.メールサーバーで障害が起こっている

メールサーバーは24時間無休で稼働していることから、過負荷によって、システムダウンするリスクがあります。メールサーバーに障害が発生している場合、正常にメールは届きません。

ビジネス利用のメールサーバーの障害状況は、情報システム部門に問い合わせるか、クラウドメールサービスの運営企業のホームページで確認しましょう。

メールが届かないトラブルに見舞われたときの対策方法

自分が送信側・受信側のいずれであるにしても、メールが届かない状況を放置すれば、コミュニケーションは滞ります。ビジネスで配信しているメルマガが顧客に届かない場合、売上のチャンスを逃す可能性があります。

メールが届かない状況別の対策方法を以下で把握し、早急に状況を改善しましょう。

メールアドレスが間違っている場合

ビジネスで利用しているメールアカウントも転職やスマホの解約などの理由で、メールアドレスが変更される可能性はあります。

自分の把握しているメールアドレスを正しく入力したものの相手にメールが届かない場合は、電話などの手段で送信先と連絡を取り、アドレスを確認しましょう。正しいメールアドレスを入力してメールを再送すれば、正常に相手へと届きます。

メール内容が迷惑メールのように見えないか見直す

メールの本文や件名に問題があり、迷惑メール判定された場合は、内容を見直しましょう。迷惑メール判定されやすい文言、装飾などを修正して再度メールを送信すると、正常に届く可能性があります。

より送信メールの信頼度を高めるためには内容の見直しと合わせて、送信ドメイン認証を行ってください。

送信ドメイン認証とは、送信メールに本人確認情報を送付して、なりすましメールでないことを証明する技術です。送信ドメイン認証には、「SPF」「DKIM」などがあります。

フィッシングメールやマルウェア被害が増加している昨今、セキュリティ対策を強化しているメールサービスも少なくはありません。送信ドメイン認証を行っていない場合、メール到達率に影響するリスクもあるため、早急に対処すると安心です。

セキュリティソフトの設定を変更する

セキュリティソフトの安全チェックレベルが必要以上に高く設定されている場合は、適正レベルに変更しましょう。セキュリティソフトの設定を変更せず特定の相手のメールを受信したい場合は、送信者の情報をホワイトリストに追加します。

ホワイトリストとは、受信者にとって信頼できる相手のIPアドレス・ドメイン・メールアドレスなどを登録し、受信許可するリストです。ホワイトリストに登録された送信者のメールは迷惑メールフォルダに振り分けられず、通常のフォルダに届きます。

迷惑メールフォルダの確認と受信設定を変更する

使用しているメールサービスによっては、迷惑メールフォルダが表示されていない可能性もあります。メールが届かない時にはメールサービスごとに所定の手順で迷惑メールフォルダを表示し、中身を確認してください。

携帯キャリアのメールアドレスを使用している場合には、アドレス帳に登録されていない送信者から届くメールやPCメールを受信しない設定になっているケースもあります。必要があれば受信設定を変更して、今後のトラブルを防止しましょう。

添付ファイルを圧縮する・サイズを小さくする

大容量ファイルをメールに添付したい場合は、圧縮してサイズを小さくしましょう。ファイルを圧縮すると元データの品質は維持しつつ、サイズのみを変更できます。

ただし、大容量ファイルの圧縮には以下の注意点やデメリットがあるため、万能な解決策ではありません。

受信者の使用しているデバイスによっては、圧縮ファイルの解凍に対応できないこともあります。近年ではパスワード付きZIPファイルの受信自体を拒否する企業もあるため、受信者に確認した上、送信すると安心です。圧縮でサイズを小さくできない場合には、ファイル転送サービスやオンラインストレージを活用する方法も検討しましょう。

安定した通信環境下で再送信する

送信者の通信環境に問題がある場合もメールを送信できません。自分が送信者で圏外やネットワークの弱い場所にいる場合は、移動してメールを再送信しましょう。

社内ネットワークが不安定な場合、原因を特定し、解決することでメール送信トラブルを防止できます。社内ネットワークが不安定になる原因の代表例は、以下の通りです。

古いPCを使用している場合、デバイスの性能が追いつかず、処理の遅れが発生し、ネットワークが不安定になるケースがあります。回線の輻輳とは、一時的に社内ネットワークへのアクセスが集中することです。同じ時間帯に複数のWeb会議を開催したり、多くの従業員が一斉にデータをダウンロードしたりすると、回線の輻輳を招くリスクがあります。

社内ネットワークを安定させるためには、日々の状況確認やメンテナンスが欠かせません。社内にIT知識豊富な人材がいない場合は、専門業者に相談してサポートを受けましょう。

メールボックス内を整理整頓する

メールボックスが満杯でメールが届かない場合は、不要なメールを削除して空き容量を確保しましょう。多くのメールサービスでは受信メールフォルダ内にある不要なメールを削除すると、「削除済みアイテム」フォルダやゴミ箱に移動します。早急に空き容量を確保したい場合には削除済みアイテムフォルダやゴミ箱からもメールを削除し、中身を空にしてください。

不要なメールを削除しても十分な空き容量を確保できない場合には、添付ファイルをメールボックス以外の保存場所に移動する方法が一案です。添付ファイルを保存する必要がない場合には削除して、空き容量を確保しましょう。

通信障害の復旧を待つ

送信者と受信者のいずれが利用しているメールサービスで通信障害が発生した場合も、正常にメールは届きません。通信障害が原因でメールを送受信できない場合は、復旧を待ちましょう。

通信障害が突然発生した場合、即座にホームページへ情報が掲載されるとは限りません。状況を早急に把握したい場合は問い合わせ窓口に連絡し、トラブル内容や復旧目処を聞きましょう。

メールが届かない場合は原因を知って冷静に対策しよう

メールが届かない問題は、送信者と受信者双方にとって大きなストレスとなります。原因を正確に把握し、適切な対策を講じることで、メールの未受信問題を解決できます。

メールアドレスの確認、迷惑メール設定の見直し、セキュリティソフトの調整など、基本的なチェック項目を徹底することが重要です。ビジネスにおいては、迅速な対応が求められるため、常に最新の情報を把握し、適切な対策を講じる習慣を身につけましょう。

• 監修：田島清子

  プロライター、ディレクター。大学で文芸を専攻し、大学卒業後は個人で執筆を続ける。出版業界を経てWeb業界に身を置き、法関連を中心に幅広い業界に関する記事を執筆・校閲。現在はプレイヤーとディレクターを兼任。
  
  特に起業・会社設立・確定申告・業務効率化分野の校閲に強みを持つ。

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