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  • 更新日 : 2024年12月12日

依頼書を効率的に作成するには？テンプレートと記載項目も紹介

依頼書は、業務や作業を依頼する際に使用するビジネス文書です。依頼内容を正確かつ具体的に伝えることで誤解を防ぎ、信頼関係を築きながら業務を依頼できます。また、正式な記録としても活用できるため、業務の効率化やトラブル防止にも役立ちます。

当記事では、依頼書の種類や具体的な記載項目、作成時のポイントについて詳しく解説します。ビジネスシーンで必要不可欠な依頼書の基本を押さえ、スムーズな業務進行を目指しましょう。

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依頼書とは？

依頼書とは、特定の作業や業務を他者に依頼する際に使用する文書であり、依頼内容を正確に伝えるために欠かせないツールです。依頼先は社内・社外どちらの場合でも使用され、たとえば、社内で他部署に作業を依頼する際や社外の取引先や協力会社に業務を依頼する際に作成します。

依頼書には、依頼する作業の内容や期限、必要な条件などが具体的に記載されるため、作業に対する誤解を防ぎ、双方の認識を統一する役割があります。また、正式な書類として記録に残すことで、トラブル防止や業務の進捗確認にも役立ちます。双方の信頼関係を築く上でも、決まったフォーマットで依頼書を作成するようにしましょう。

依頼書の種類

依頼書には、目的や状況に応じて役割の異なる複数の種類があります。ここでは代表的な4種類の依頼書について解説します。

  • 発注依頼書

発注依頼書は、物品やサービスを外部の業者に発注する際に使用する文書です。発注内容や数量、納期、金額などが明確に記載されており、業者との間で契約内容を確認する役割を持ちます。特にプロジェクトや製品開発の際、必要な材料やサービスの手配を効率的に進めるために不可欠です。

  • 支払依頼書

支払依頼書は、社内の経理部門に対して支払いを依頼する際に使用される書類です。支払先、金額、支払期日、振込先口座情報などが記載されており、正確に経理業務を行うために必要不可欠です。

  • 押印依頼書

押印依頼書は、契約書や重要な書類に対して、会社や個人の正式な承認を得るために押印を依頼する際に用いられます。押印を行うことで、書類の正式性が高まったり法的効力が発揮されたりするので、非常に重要です。

  • 取材依頼書

取材依頼書には、取材の目的、日時、場所、質問内容、求める成果物などが具体的に記載されています。取材内容の明確化や効果的なコミュニケーションを行い、双方の準備をスムーズに進めるために必要な書類です。相手に信頼してもらえるよう、丁寧で分かりやすい表現を心がけましょう。

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依頼書はさまざまな場面で使用される書類のため、できるだけ効率的に作成する必要があります。依頼書の作成時は、テンプレートを活用すると便利です。依頼書のテンプレートは下記からダウンロードできるので、ぜひご利用ください。

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依頼書に記載する項目

依頼書を作成するときは、依頼内容を明確に記載する他、前文や文末にも気を遣いましょう。記載が必要な項目は次の通りです。

前文・文末

前文は、依頼書の冒頭に記載される挨拶文や依頼の趣旨を簡潔に述べる部分です。まずは「お世話になっております」などの挨拶で始め、依頼の背景や目的を簡単に説明します。外部に送付する文章の場合は、丁寧な表現を心がける必要があります。

文末は、依頼内容に対する感謝や返答を求める文言で締めくくりましょう。

タイトル

依頼書のタイトルは、文書の内容を一目で伝えるために端的に示す表現を心がけましょう。「〇〇のご依頼について」や「〇〇作業依頼書」など、内容が具体的に分かるタイトルを設定します。

また、フォーマット上ではタイトルを文書の最上部に配置し、目立つようにフォントサイズを変更したり、太字に設定したりといった工夫を行うとより親切です。

依頼内容

依頼内容は、依頼書の中心的な部分であり、正確かつ具体的に記載することが大切です。まず、依頼を行う理由や背景を簡潔に記載した上で、具体的な依頼事項を示します。相手が依頼をこなすために必要な資料や納期、進め方の指定なども必ず明記しましょう。

依頼内容は箇条書きにすることで、視認性を高め、勘違いも防げます。もし不明点が発生した際に備えて、必要に応じて連絡先情報も併記しておくと安心です。

各項目を丁寧に記載することで、依頼書の内容が明確になり、受け手との信頼関係も築きやすくなります。

依頼書を作成する際のポイント

依頼書を作成するときは、依頼する相手に気持ちよく仕事を引き受けてもらえるよう、配慮する必要があります。ここでは、具体的にどのような点に気をつければよいのかを詳しく解説します。

内容を明確に書く

依頼書を作成する際、最も重要なのは内容を明確に記載することです。依頼先が一度目を通しただけで内容を正確に理解できるよう、具体的で簡潔な表現を心がけましょう。目的や条件、期日などを具体的に記載し、依頼内容の認識のズレを防ぎましょう。また、箇条書きや見出しを活用すると、視認性が向上し、内容がより伝わりやすくなります。

依頼内容が曖昧だと誤解が生じ、業務の遅延やトラブルにつながる恐れもあります。詳細で分かりやすい依頼書を作成することで、相手に信頼感を与え、スムーズな業務遂行が実現するでしょう。

5W1Hを意識する

依頼書を作成する際は、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の5W1Hを意識しましょう。5W1Hを抜け漏れなく記載することで、網羅的で明確な依頼書を作成できます。

特に期日を表す「When」は重要で、具体的な日付を記載することでスケジュール管理を行いやすくなります。また、「Why（なぜ）」を記載しておくと依頼の背景や意図を理解してもらえ、認識の齟齬を防ぎやすくなります。

5W1Hを意識した構成は、依頼先の負担を軽減し、依頼内容をスムーズに進めてもらえるだけでなく、お互いの信頼関係を構築するための要素にもなります。

統一したフォーマットを使う

依頼書を作成する際には、統一したフォーマットを使用することが重要です。フォーマットを統一すると文書が読みやすくなり、依頼先が必要な情報を迅速に把握できるようになります。

具体的には、タイトル、前文、依頼内容、締めくくりの順で構成する形式や、見出しや箇条書きを活用するレイアウトを設定しておきましょう。また、いつも使用するテンプレートを決めておけば、作成時間を短縮し、抜け漏れを防げます。

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丁寧な言葉遣いを意識する

依頼書はビジネス文書に当てはまるので、丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。依頼先に対して失礼がないよう、敬語を正しく使用し、丁寧な表現を選びましょう。たとえば文末には、「お願い申し上げます」「ご検討いただけますと幸いです」など、相手に敬意を示す表現を用います。丁寧な言葉遣いは、依頼先に好印象を与えるだけでなく、信頼関係の構築にも役立ちます。

ただし、過剰に形式ばると読みにくくなるため、冗長な表現は避けましょう。

依頼書の作成にはテンプレートの活用を

依頼書は、依頼内容を正確に伝え、双方の認識を統一するために欠かせない文書です。依頼書を作成する際は、5W1Hを意識し、具体的かつ簡潔な表現を心がけましょう。適切な形式や丁寧な表現を用い、分かりやすい依頼書を作成することで、依頼先の信頼を得られ、先方も依頼した業務を遂行しやすくなります。

分かりやすい依頼書を効率よく作成するには、テンプレートの活用も有効です。テンプレートを用いることで、記載する項目も統一され読みやすいフォーマットになるため、ぜひご活用ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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