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  • 更新日 : 2024年9月11日

タスク管理・作業効率化できる進捗管理ツールのおすすめ5選を紹介

タスク管理・作業を効率化したいときは、進捗管理ツールの活用がおすすめです。進捗管理ツールとは、タスク管理やプロジェクト管理機能を使い、円滑に作業を進めるためのツールのことを指します。

当記事では、タスク管理・作業効率化におすすめのツールを紹介します。自分に適したツールの選び方や作業を効率的に進めるための使い方についてもまとめているため、ぜひご一読ください。

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タスク管理・効率化におすすめの進捗管理ツール5選

進捗管理とは、プロジェクトや業務の進行状況と計画を比較して、必要な調整を行いつつ目標の達成を目指すプロセスです。進捗管理ツールとは、タスク管理機能やプロジェクト管理機能などにより、円滑な進捗管理を支援するツールを指します。

タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールも大分類で言うと、進捗管理ツールの一種です。進捗管理ツールにはさまざまな種類があり、異なる特徴を持つため、目的に応じたものを活用しましょう。

以下では、進捗管理に役立つおすすめツールを取り上げ、主な機能や特徴を解説します。

Trello（トレロ）

Trello（トレロ）は、シンプルで直感的な画面設計が特徴の進捗管理ツールです。タスクを「カード」として登録し、「ボード」と呼ばれる場所で一元管理します。タスクの進行状況に応じて、カードを異なるエリアに移動させることで進捗管理を行います。

10アカウントまで共同作業者になれる無料プランが用意されており、少人数で利用する場合は導入・運用コストを節約しやすいのがメリットです。モバイルデバイス用のアプリもあるため、外出先でも簡単に進捗管理を行えます。

出典：Trello「どこにいてもチームのプロジェクトを管理 | Trello」

Asana（アサナ）

Asana（アサナ）は、豊富な機能によって効率的な進捗管理を支援するプロジェクト管理ツールです。概要タブでは、プロジェクトの進捗が順調なのか、期日に間に合わないリスクがあるのか、完了しているのかを瞬時に確認できます。また、チームメンバーへのメッセージの送信やタスク期限の変更も可能です。

リストタブではすべてのタスクをリスト形式で一覧表示でき、ボードタブではステータスごとにタスクを分類した進捗管理が可能です。

出典：Asana「チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理 • Asana • Asana」

Notion（ノーション）

Notion（ノーション）は、ガントチャートにより進捗管理を効率化できるツールです。Notionのガントチャートでは、日程変更やタスクの並び替えをドラッグ＆ドロップで行えます。タスクの追加や編集も直感的に操作できるのが魅力です。

また、他の進捗管理ツールや開発ツールの情報をインポートする機能も搭載されています。プロジェクトの関連情報をNotion上で一元管理すれば、より効率的な進捗管理が可能です。インポートに対応しているツールとしては、TrelloやAsanaが挙げられます。

出典：Notion「Wiki、ドキュメント、プロジェクトがつながるコネクテッドワークスペース | Notion (ノーション)」
出典：NORTHSAND | Notion 「#027 インポートしてみよう」

Jooto（ジョートー）

Jooto（ジョートー）は、直感的に操作できる画面設計とシンプルなデザインが特徴の進捗管理ツールです。タスクのリストを作成し、それぞれのタスクに期日・担当者・チェックリストなどの情報を登録して進捗管理を行います。

タスクに期日を設定すると、自動でガントチャートが作成され、スケジュールを可視化できます。ガントチャートで期日を変更した場合には、自動でタスクに反映されます。

また、タスクごとの進行予定と実績を数値データとして管理して比較できる「予実管理機能」や、外部カレンダーとの「連携機能」も利用可能です。

社外の人を招待すれば、外部企業との連携プロジェクトにも対応できます。

出典：Jooto「Jooto – 無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール」

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば無料で利用できるツールです。「ガントチャート」や「プロジェクトのタイムライン」といったテンプレートを活用することで、実用的な進捗管理シートを簡単に作成できます。

クラウド上で管理されるため、離れた拠点にいるメンバーともスムーズに共有できます。デザインの自由度が高く、プロジェクトに応じてカスタマイズできるのも魅力です。

出典：Google スプレッドシート「Googleスプレッドシート:オンライン スプレッドシートとテンプレート|Google Workspace」

進捗管理ツールを活用するメリット

進捗管理はホワイトボードやノートを活用する方法があるものの、進捗管理ツールを活用することで、効率的な進捗管理が可能になります。必要に応じて導入を検討しましょう。

進捗管理ツールを活用するメリットは以下の通りです。

リアルタイムで情報を確認できる

ホワイトボードやノートを活用した進捗管理では、タスクの完了から報告までにタイムラグが発生し、チームメンバーごとの状況をリアルタイムで把握するのが難しいという課題があります。

進捗管理ツールを活用することで、作業状況が即時に更新され、より正確なスケジュール管理が可能になります。また、リアルタイムで他のメンバーの作業状況を確認できるため、チーム全体の効率性を高められます。

進捗管理ツールの導入により、管理者への業務報告の手間を削減できる点もメリットです。報告業務にかかっていた時間を削減することで、組織全体の生産性向上が期待できます。

メンバー間で情報を共有しやすい

プロジェクトを円滑に進行させるためには、チームメンバーとのコミュニケーションと情報共有が欠かせません。多くの進捗管理ツールには、チャットやメールなどのコミュニケーション関連機能やファイル共有機能が搭載されています。進捗管理ツールを活用することで、リモートワーク環境でも円滑な情報共有が可能です。

進捗管理ツールを使ってプロジェクトに関する情報を一元管理すれば、必要なファイルや資料を探すために複数のツールを参照する手間が省けます。また、オンラインでファイルや資料を編集できるツールを活用すれば、バージョン管理の手間も回避できます。

納品遅れを防止できる

進捗管理ツールを活用することで、チームメンバー全員が他のメンバーの状況を把握できるようになります。チーム作業遅延に気付いたメンバーが早期にフォローすれば、納品遅れを回避することが可能です。

他のメンバーの作業状況が可視化されていない環境では、特定のメンバーに過剰な負担がかかり、作業品質の低下を招くリスクがあります。進捗管理ツールを使用することで、管理者は各自の状況を考慮し、適正なタスク配分が行えます。

進捗管理ツールの選び方

導入効果の高い進捗管理ツールを選択するためには、比較・検討する際に注意すべきポイントを事前に理解し、自社との相性を見極める必要があります。

以下の点を意識して進捗管理ツールを選びましょう。

無料で使えるか

進捗管理ツールの利用料金や導入費用は、ツールごとに異なります。初めて導入する際には、無料ツールを選択するとコストを抑えつつ、操作性や利便性を確認できます。

ただし、無料ツールは招待できるユーザーの人数、データの保存容量、機能などが制限されている場合があります。大規模なプロジェクトに対応する場合は、有料ツールも選択肢に入れて、自社に最適な進捗管理ツールを検討しましょう。

有料ツールを比較する際には、機能性とコストのバランスをチェックすることが重要です。有料ツールには、ユーザーの人数や機能に応じて、複数の料金プランが用意されていることもあります。ツールを比較するとともに「どのプランを選択するか」をよく検討し、ミスマッチを回避しましょう。

誰でも使いやすいか

現場の人が不便に感じるツールを導入すると、有効活用できない可能性があります。ITツールの扱いに不慣れなメンバーがいるチームでは、以下の点に注目して操作性の高いツールを選択しましょう。

  • 画面設計はシンプルか
  • 直感的に操作できるか
  • 用途に応じた画面のカスタマイズは可能か

一定期間の無料のトライアルやデモを利用して、操作性を確認できる進捗管理ツールもあります。一部のメンバーに使用してもらい意見を聞くことで、操作性の高いツールを選択し、失敗リスクを軽減することが可能です。

必要な機能が備わっているか

進捗管理ツールに搭載されている機能はツールごとに異なります。導入後のミスマッチを回避するためには、必要な機能を事前に明確化し、対応できるツールを選ぶことが重要です。

たとえば、ガントチャートによる進捗管理が必要なプロジェクトでは、ガントチャートに対応したツールを選ぶ必要があります。また、現在使用しているツールと進捗管理ツールを併用したい場合は、連携機能の有無も確認しましょう。

進捗管理ツールの搭載機能は、多いからといって必ずしも便利とは限りません。不要な機能が多いツールを選択すると、利便性が低下するケースもあります。自社のニーズに合った適切な機能を持つツールを選ぶことが、効果的な進捗管理には欠かせません。

作業効率化のための進捗管理ツールの使い方

進捗管理ツールの詳細な使い方はツールによって異なるものの、作業効率化につなげるためには、基本となる使い方や活用テクニックを理解することが重要です。

進捗管理ツールを効果的に活用するために、以下のポイントを把握しておきましょう。

タスクを細かく分ける

進捗管理ツールを活用する際には、事前にタスクを細分化しましょう。小さい単位で詳細なタスク管理を行うほど、進行状況を正確に把握しやすくなります。また、タスクを細分化すれば、工数や人的リソースの見積もりを正確に行いやすくなるメリットもあります。

ただし、極端にタスクを細分化すると、進捗管理が複雑化する場合があるので注意しましょう。進捗管理の作業効率化を図るためにも、タスクの粒度を適切に細かくすることが重要です。

目的に合わせてカスタマイズする

一部の進捗管理ツールは、アドオンの追加や外部ツールとの連携によるカスタマイズに対応しています。導入目的に応じて進捗確認ツールをカスタマイズし、プロジェクトやチームのニーズに合う環境を整備することが、作業効率化を図るコツです。

多くの進捗管理ツールでは、画面に表示する項目や配置のカスタマイズが行えます。進捗管理で確認したい情報に応じたカスタマイズを実践すると、より便利に活用できます。

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タスク管理・作業効率化はツールの活用がおすすめ

タスクや進捗の管理はツールの活用がおすすめです。ツールを活用することで、リアルタイムで情報を確認でき、メンバー間で情報共有がスムーズに行えます。また、作業が遅れているメンバーをフォローすることで、納品遅れを防ぐことが可能です。

進捗管理のツールとしては、Trello（トレロ）やAsana（アサナ）などがあります。ニーズに合った適切な機能を持つツールを選ぶことが重要です。各ツールの機能や使い勝手を比較し、自社のプロジェクト管理に最適なものを選択しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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