• 作成日 : 2024年2月7日

業務効率化ツールおすすめ16選!生産性向上を図るメリットや選び方

業務効率化ツールおすすめ16選!生産性向上を図るメリットや選び方

本記事では業務効率化におすすめのツールの紹介をはじめ、ツールの選び方やメリットについて解説します。働き方改革に伴い、リモートワークや業務のペーパーレス化が進む現代社会において、業務効率化を図るツールの導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか?ツールの導入でお悩みの企業ご担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

業務効率化ツールとは?

業務効率化ツールは、企業や組織が生産性向上やコスト削減を目的として利用するさまざまなアプリケーションやシステムを指します。これらのツールは、通信、タスク管理、文書管理などの業務を効率化するために設計されています。

国内においても「働き方改革」に伴い、リモートワークやフレキシブルタイムの導入が推進されています。総務省が実施した「働き方改革」関連でのICT導入・利用状況」の内容に関する調査では、以下の結果が出ています。(2020年度)

  • 持ち運び可の端末(ノートPC、タブレット)支給:63.0 %
  • 社外から社内の情報にアクセスできる仕組み:52.1%
  • コミュニケーションツール(Slack、Workplaceなど):34.9%
  • グループウェア(Google Workspace、Microsoft Office 365、サイボウズ Office)などの情報共有システム:47.9%
  • 遠隔会議システム(Zoom、Microsoft Teams、Webexなど):57.5%

上記項目が上位を占める結果となっており、ツールを活用しながら日常業務に変革が起こっていることが示唆されます。

実際の事例を挙げると、不動産業界の株式会社GA technologiesでは、セルフ内見型賃貸サイト「OHEYAGO(オヘヤゴー)」や、不動産投資用ローンの申込・審査をオンライン化するプラットフォームサービス「MORTGAGE GATEWAY by RENOSY(モーゲージ・ゲートウエイ・バイ・リノシー)」などのサービスを開発。業務の効率化のみならず、顧客満足度の向上につながる取り組みを実現しています。その他、非IT系企業においてもツールの導入から業務改革を行う企業が増えてきているのが現状です。

参照:総務省 第2節 企業活動におけるデジタル・トランスフォーメーションの現状と課題

業務効率化・生産性向上の課題

日本企業が業務効率化や生産性向上を考える際には、人口減少や高齢化などの人口動態を踏まえ、1人あたりのGDPを高める対策が必要となっています。業務の効率化のみならず、既存のビジネスモデルにデジタルトランスフォーメンションを実行することで、新たな価値の創出が求められています。

参照:総務省 第2節 企業活動におけるデジタル・トランスフォーメーションの現状と課題

業務効率化ツールを利用するメリット

業務効率化ツールの導入による主なメリットは、生産性の向上、コスト削減、そして柔軟な働き方やテレワークの推進などが挙げられます。業務効率化ツールの導入により、過度な労力や時間のかかる作業を軽減したり、不必要な作業を排除したりできます。

また、ツールの使用により、定型業務や単純作業が自動化され、人的リソースの節約が可能となります。そして、コミュニケーションツールやオンラインストレージツールの導入により、離れた場所での業務やデータの共有が容易になります。テレワークや柔軟な働き方が実現可能となり、従業員のワークライフバランスの向上が期待できるでしょう。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールは、目的によってさまざまなツールがあります。以下の表に各ツールにまとめましたので、参考にしてみてください。

ツールの種類使用目的
ビジネスチャットツールメッセージ、グループチャット、ファイル共有、他ツールとの連携
タスク・プロジェクト管理ツールプロジェクトの進捗確認、タスクの割り当て、期限の設定、チームメンバー間との共有
会議・打合せツールオンライン会議の開催、スケジュール調整、共有資料の管理、録画・録音機能
ペーパーレス化ツール(会計・契約の電子化)会計書類や契約書の電子化、電子署名、デジタル書類の管理と共有
RPAツール(事務作業の自動化)データ入力、フォーム処理、レポート生成、単純作業の自動化
SFA・CRM・MAツール(営業活動の効率化)顧客データの管理、営業活動の追跡、マーケティングオートメーション、セールスフォースの効率化
ファイル共有・オンラインストレージツールドキュメントのクラウド保存、共有、リモートアクセス、データバックアップと同期

業務効率化ツールのおすすめ16選

業務効率化に役立つツールを紹介します。

ビジネスチャットツール

Slack

Slackは、ビジネスコミュニケーション用のチャットアプリで、組織内の情報共有とチームワークを促進するツールです。

リアルタイムでのコミュニケーションが可能で、メールや面談に代わる効率的なやり取りが実現できます。また、Slackで共有されるすべてのメッセージやファイルは検索可能で、過去の情報への参照が容易です。

Chatwork

Chatworkは、簡単に使用できるビジネスチャットツールで、国内利用者数No.1を誇っています。従来のメールや電話のやり取りに代わる効率的なコミュニケーション手段として利用され、特に定型文のやり取りや、CC/BCC漏れの防止に役立ちます。

また、豊富なサポートコンテンツが提供されており、初めてビジネスチャットを使用する方でも使いやすいのが特徴。無料のフリープランも用意されており、社内外のコミュニケーションの活性化を期待できます。

タスク・プロジェクト管理

Backlog

Backlogは、タスク管理とプロジェクト管理を一元化するためのソフトウェアツールです。開発チームやプロジェクトマネージャーに特に適しており、タスク、バグ、プロジェクト進行の管理に役立ちます。

チームが効率的に問題を特定、分類、解決できるようなサポートが充実しており、プロジェクト計画とワークフローを管理できるガントチャートやカンバンボードや、プロジェクト文書やナレッジ共有に役立つ組み込みのWiki機能が使いやすいツールとなっています。

Asana

Asanaは、タスクとプロジェクト管理のための多機能なソフトウェアツールです。このツールは、チームがタスクを作成し、割り当てて、進捗を追跡できるように設計されているのが特徴。タスクの作成、割り当て、期限設定、進捗追跡が可能です。また、サブタスクの設定や、カスタムフィールドの追加により、詳細な管理が行えます。

そして、ボード、カレンダー、リスト、タイムラインなどの視点からプロジェクトを管理でき、テンプレートの使用や、ワークロード管理ツールも搭載されているツールとなっています。

会議・打合せツール

Zoom

Zoomは、オンライン会議、ウェビナーなどを開催するためのビデオ会議サービスです。高解像度のビデオとクリアなオーディオを担保しつつ、会議中に共有や議論を容易にする機能が組み込まれており、臨場感のあるコミュニケーションを実現できます。

Zoomの特徴は、ウェビナーやワークショップ開催時に少人数のブレイクアウトルーム機能が搭載されており、バリエーション豊かな交流を促進できる点です。その他、会議以外の形式に柔軟に対応できる点も魅力的なツールです。

Google Meet

Google Meetは、Google Workspace(旧G Suite)の一部として提供されるビデオ会議サービスです。主な特徴としては、画面共有、リアルタイムの決定支援のための投票機能、ファイル共有、テキストベースのチャットがあります。

また、Googleの他のサービスとの統合が可能です。Google Meetの利用は比較的簡単で、ウェブアプリケーションやiOS、Android、macOS、Microsoft Windows用のネイティブアプリを通じて利用できます。

ペーパーレス化ツール(会計・契約の電子化)

マネーフォワード

マネーフォワードは、ビジネス向けにさまざまなクラウドサービスを提供しています。主なサービスは、個人や企業の財務管理、経理、人事、給与計算などです。

企業の経営状況をリアルタイムで視覚化し、管理上の問題の解決を支援するマネーフォワードクラウドや、各子会社からのデータ収集を簡素化し、財務状況をリアルタイムに可視化するマネーフォワードクラウド連結会計をはじめ、複数のサービスから自社に最適なものを選べる点が魅力です。

クラウドサイン

クラウドサインは、文書署名プロセスを簡素化し、迅速な承認および取引を実現するツールです。わかりやすい画面で簡単に契約を進められること、本人性や非改ざん性を担保しつつ、契約の一元管理を実現する機能が充実しています。

ビジネスの効率を向上させるだけでなく、デジタル契約によってペーパーレス化を推進し、環境への影響を減らすことにつながります。

RPAツール(事務作業の自動化)

WinActor

WinActorは、NTTアドバンステクノロジ株式会社が開発したRPAツールです。操作手順を「シナリオ」として記録し、必要な回数だけ同じ操作を繰り返す作業を自動化できます。ドラッグ&ドロップとクリック操作によって、ITスキルや経験がなくても直感的にシナリオを開発・変更できるでしょう。

環境の異なるニーズに対応する機能、大規模展開への拡張性に優れており、生産性の向上、コスト削減、作業スタイルの改革に役立つツールといえるでしょう。

BizRobo!

BizRobo!は日々の定型業務を自動化するRPAツールです。初心者でも知識不要でロボットを作成可能。直感的な操作が素早い定着を促します。RPAに必要な機能をフルパッケージで提供してもらえるため、自動化のスケールを拡大するほど、お得に利用できるツールです。

ロボットの稼働をバックグラウンドで実行できるのも魅力的。作業PCの負担を軽減しつつ、作業効率化を図れます。

SFA・CRM・MAツール(営業活動の効率化)

Salesforce

Salesforceは、営業活動の効率化を支援するツールです。CRMおよびSFAの機能を搭載しており、顧客情報の一元管理や自動メール配信、進捗状況の可視化、データ共有など1つのプラットフォームで営業活動プロセスを可視化できます。

また、事業用途や目的に応じて機能を拡張でき、システム開発に詳しくないユーザーでも簡単なカスタマイズが可能です。

e-セールスマネージャー

e-セールスマネージャーは、日本国内の企業向けに設計された、営業活動の効率化を目的としたCRM/SFAツールです。名刺管理機能や人脈管理機能をはじめ、多岐にわたる情報を一元管理できます。

また、顧客接点の数量化やグラフ化により、営業活動の効果分析や戦略立案をサポートするマーケティング機能や、既存システムやデータとの連携も図れるため、ニーズに応じて柔軟にカスタマイズできるツールといえます。

ファイル共有・オンラインストレージツール

Google Workspace

Google Workspaceは、クラウドで仕事を遂行するサポートに優れたツールです。Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなど、業務に必要な多くのアプリケーションが含まれており、すべてオンライン上で管理できます。

2段階認証やシングルサインオンなどのセキュリティ対策が充実していて、ファイルへのアクセス権限や公開範囲を制限して不正アクセスや情報漏洩を防止できるので、安心して使用できるツールです。

コワークストレージ

コワークストレージは、NTT東日本が提供するクラウドストレージサービスです。プロジェクトフォルダを使用して社外メンバーとのデータ共有を効率化でき、最大200名までの社外メンバーが無料で利用可能。ファイルをアップロードした際に自動通知機能によりリアルタイムで情報共有が行えます。

また、デスクトップ、ブラウザ、モバイル端末など使い慣れた端末で使えるため、操作性が高く、ユーザーにとって直感的に使いやすい設計も魅力的なツールです。

その他の業務効率化ツール

NotePM

NotePMは、社内の文書やナレッジを一元管理し、業務効率化や組織パフォーマンスを向上させるための社内Wikiツールです。キーワード検索により、Word、Excel、PDFなどのファイル内容を簡単に検索可能。さらにコメント機能、リアクション機能、動画共有などがあり、複数人での同時編集や自動マージを実現できます。

英語への言語切り替えが可能で、多国籍なメンバーや海外拠点での使用にも適しています。

Sansan

Sansanは、企業向けの名刺管理クラウドサービスで、営業活動の効率化に特に役立つツールです。名刺をスキャンしてデータ化し、社内での共有を可能にします。誰がいつどのような状況で名刺交換を行ったか、その後のアプローチの状況なども一元管理でき、顧客接点の可視化を実現できます。

SFAツールとしても利用可でき、案件の進捗情報を名刺情報に紐付けることで、営業活動の進捗状況の把握をサポート。外部ツールとの連携やCSVでのデータ出力も可能です。

業務効率化ツールの選び方

どのようなツールを導入すべきか迷っている方向けに、選び方について紹介します。まず導入目的にあったツールを選ぶことが重要です。実際にツールを利用する現場の社員と共にタスクを洗い出し、分析することで、効率化すべきポイントを明らかにしましょう。

また既存ツールやシステムとの連携もツールの使いやすさに影響します。実際に使用してみてみないとわからない部分もあるため、初めてツールを導入する方はスモールスタートを意識しましょう。ツールのサポート体制は、特に社内にIT専門知識を持つ人が少ない場合に重要です。サポートが充実しているツールは、使い方やトラブル時の対応が容易になるでしょう。

自社に最適な業務効率化ツールを導入しましょう!

業務効率化ツールは、自社の課題を解決するために導入しましょう。導入のメリットや選び方を十分に吟味しながら、ツールを選ぶことが大切です。

また、ツールを導入した後は、社員がスムーズに使い慣れるように教育体制を整えておくことが求められます。長期的に自社に利益をもたらすツールを選ぶ視点も忘れずに、最適なツールを検討しましょう。


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