- 更新日 : 2024年9月11日
議事録の書き方とは？わかりやすく書くコツとフォーマットを紹介
議事録は、フォーマットの活用により初心者でも簡単に作成できます。議事録の書き方のコツは、フォーマットに記載する必要項目への理解が大切です。今回は、議事録を簡単に作成できるテンプレートを使うコツと、事前準備に必要なポイント、素早く議事録のメモを取る方法なども解説しますので、実際の商談や打ち合わせなどに活用してみてください。
目次
議事録を取る目的
議事録は、ビジネスにおける取り決めが必要な確認事項の備忘録としての役割を持ちます。会議や商談、事業報告や予算案などを議事として会議中に決定し、その内容の取りまとめが議事録の役目です。
議事録の重要性と注意点
議事録を取る主な目的は、決定事項の共通認識を持つことです。また、責任分担などを明確にするためとも考えられます。議事録は、作成した人が把握できるだけでは事足りません。
議事録は記録するだけではなく、見る人の理解を優先することが大切です。
つまり、議事録を取る際は作成者だけが理解できる内容ではなく、誰でも理解できる内容にまとめることも想定しておきましょう。議事録は他者と共有するものであるため、明瞭でわかりやすい文章力が求められます。誰でも理解しやすい議事録に仕上げるため、会議前からその目的を持って取り組む必要があります。
議事録を書くための事前準備
議事録の質は、書く前の準備に大きく影響されます。議事録のフォーマットを用意することが肝心です。
フォーマットを用意する
議事録をゼロから作ることは、効率的ではありません。あらかじめフォーマットとなるテンプレートを用意しておくことで、作業時間の短縮にもつながります。フォーマットが用意できれば、用意された項目に必要事項を埋めていく感覚で進められます。
また、フォーマットがあれば、必要項目も用意されているため、抜け漏れの心配もありません。さらに、議事録担当者が変わったとしても一定の品質を保てるでしょう。
議題や目的を把握しておく
事前に議事録の議題や目的を把握しておく必要があります。「どのような議題について意見を交わすのか」「どのような目的があって会議を行うのか」などを把握していない状態では、見当違いの議事録になる可能性があります。
また、会議や商談においては、必要な事前準備はその会議の議題と目的を理解しておくことです。事前に把握することで、会議の参加者や関係者などの意向に沿った議事録を書けるでしょう。
過去の議事録のチェック
議事録のフォーマットとして役立つものは、過去の議事録です。過去の議事録は、良し悪しを問わず参考になります。その理由は、完成度が高ければお手本になり、読みづらければ改善した議事録を作成できるからです。そのため、過去の議事録がある場合は、チェックすることをおすすめします。
議事録の必要項目・書き方
議事録の基本フォーマットに設置する必要項目は、次の通りです。
- 会議名
- 日時
- 開催場所
- 参加者
- 議題
議事録に必要な項目は、ほぼ全ての会議や打ち合わせに共通します。また、基本フォーマットでは、その他の状況によって必要な項目も考えられます。
- 議事録の作成日時
- 会議欠席者
- 議事録作成担当者
- 会議決定事項
- 今後やるべきこと（ToDoリスト、タスク）
- 会議に利用した資料
- 次回開催予定日
- 備考欄または補足
これらの必須項目をもとにした議事録の書き方は、次の通りです。
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 会議名 | 会議名は議事録の内容を把握するために議事録のタイトルとして必要 例： 「新規事業推進プロジェクト会議」など |
| 日時 | 情報の鮮度を共有するために開催日時の記載は必要 例： 2023年8月10日（木）10時～ |
| 開催場所 | 会議や打ち合わせの多様化も進む中、開催場所の明記は会議の状況を把握するために役立つ 例：
|
| 参加者 | 所属部署と参加者名 例：
|
| 議題 | 会議において議論された内容を箇条書きで記述する 例：
|
| 会議決定事項 | 会議の決定事項は要点を端的に記載する 例：
|
| 今後実行すべきこと（ToDoリスト、タスク） | 会議の決定事項に対して、担当者および期限を明確に設定する 例：
|
| 次回開催予定日 | 次回開催予定日を記載 例： 次回開催予定日 2023年8月22日（火） |
決定事項については、議事録を見た誰もが理解できるように、「誰が」「何を」「いつまでに」と明確な記載が求められます。特に注意すべき点は、会議の開催日程や担当者の固有名詞などです。議事録を書く際は、誤表記に注意しましょう。
議事録の基本フォーマット・テンプレート
議事録の基本フォーマットは、先述した必要項目と状況に合わせた追加項目で作成しましょう。ここでは、初心者でも取り組みやすい基本フォーマットのテンプレートをご紹介します。
■議事録作成日：○年○月○日（曜日）
■会議名：○○会議
■開催日時：○年○月○日（曜日）
■開催場所：○○
■出席者：B社 ○○様、○○部 ○○、○○、○○部 ○○、○○（議事録作成担当）
■欠席者：B社 ○○様、○○様、○○部 ○○部長
■議題：○○について、○○報告、○○の予定について
■決定事項：
1.○○
2.○○
3.○○
■議論の詳細：
会議出席者の提案や決定事項に至った経緯など
1.○○
2.○○
3.○○
■今後実行すべきこと：ToDoの対象となる課題や改善点など
1.○○
2.○○
3.○○
■保留事項：今回の会議で決定まで至らなかった保留事項
1.○○
2.○○
3.○○
■次回会議開催予定：
○年○月○日（曜日）
※開催場所未定の場合は追って連絡することを記載
■次回会議で予定している議題：
1.○○
2.○○
3.○○
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わかりやすい議事録を書くためのコツ
わかりやすい議事録を作るためには、書くためのコツを押さえておくことが大切です。書くためのコツとは、議事録を見る人全てが客観的に理解できるように取り組むことです。
5W1H/5W2Hで発言をまとめる
会議では、それぞれの立場を持った参加者が発言します。議事録では、それらの発言が「誰によるもので、どのような目的で発したのか」という点を明確に記載しなければなりません。そのためには、5W 1Hあるいは5W 2Hで発言をまとめる必要があります。
Who：誰が
What：何を
When：いつまでに
Why：なぜ
- Where：どこで
- How：どのように
- How much：いくらで
議事録は、会社や取引先相手も交えた重要事項の決定の場となる会議や商談の記録です。後日、議事録を確認して「この発言をした人が誰なのかわからない」となると、責任の追及や議題の深掘りもできません。議事録作成担当者は、常に5W 1Hあるいは5W 2Hを意識して記載することが大切です。
議事録の記録は、可能であれば会議のビデオ録画やボイスレコーダーを使えば、発言者の特定にも役立つでしょう。ただし、議事録の動画や音声による補助的な記録は、事前の許可が必要な場合もあります。
決定事項は明確に書く
議事録の役割は、会議や打ち合わせで決定したことを記録として残すことです。決定事項の記録は、会議参加者だけではなく参加していない関係者でも理解できる内容が求められます。
特に注意が必要な部分は、数値の正確さです。会議後の議事録共有では、数字のミスは重大な問題に発展することも考えられます。売上金額や顧客数などの数字ミスが発覚すると、決定事項を見直さなければなりません。会議開催について上長の署名が必要な場合は、再度の署名申請だけではなく、作成した議事録の無効化も伝える必要があります。
また、決定事項には、議事録でまとめた会議の目的（対象となる課題）や「会議により決定した事項は何か」を明確に伝えることが大切です。議事録は、常に客観的な立場で書くことを意識しましょう。
簡潔に書く
議事録は、見る人に伝わらなければ意味がありません。議事録は、会議参加者だけが理解できる内容ではなく、一目で大枠の内容を把握できるような簡潔さが必要です。視覚的に読みやすく伝えるのであれば、図表や文字装飾などを使うことも有効でしょう。
長文の場合は、記載事項の要点をリスト表示で冒頭に掲載するなども効果的です。その際は、要点が散乱しないようにまとめて書くことをおすすめします。
定量的な数値情報や階層的な仕組みなどは、グラフやチャートを使うことで理解度を高められます。強調したい部分や重要事項は、太字や文字色を変えることも必要です。
議事録のメモを素早く取るには？
議事録作成は、議事録のもとになる会議や打ち合わせのメモを取ることから始まっています。いざ議事録作成のためにメモを取ろうとしても、追いつかない場合もあるでしょう。議事録のメモを素早く取るときは、次の点に注意しましょう。
重要な数字や単語を押さえる
会議などのメモを取るときは、重要な数字や単語を優先的に押さえましょう。特に、数字は聞き逃さないことが大切です。先述した数字ミスでも触れましたが、予算や売上を表す数字は重要な指標になるでしょう。会議欠席者が議事録だけで内容を把握しようとした場合、誤解のもととなる可能性も考えられます。
目標金額や予測数値などを記録する場合は、聞き逃しも考えられます。議事録をメモしている最中に聞き逃した際は、会議終了までに質問をして聞き直すことも必要です。メモを取るときのポイントは、単語と数字に注意しましょう。
議題と決定事項をセットにして記載する
メモを素早く取るコツは、議題と決定事項の組み合わせで考えることです。議題と決定事項は、セットとして記載すれば課題に対しての解決策のようなイメージで、読む人の理解度を高められます。
また、議事録のメモでは、事前に日時や議題、参加者などの決定していることを記載しておくことも必要です。メモで取る内容は、可能であれば実際の会議中の発言に限定しましょう。余計な手間が省ければ、聞き逃しも抑えられます。
記号や装飾を活用する
素早く議事録のメモを取るには、記号や装飾の活用も効果的です。記号でメモの階層構造を表したり、重要な部分は装飾で目立たせたりできれば、整理しやすくなるでしょう。メモを取るために、記号や装飾を活用する場合は、日頃から習慣づけることも必要です。
記号や装飾でメモを取るトレーニングを重ねることで、要点のわかりやすいメモの取り方が身につけられるでしょう。ポイントは、自分も相手にもわかりやすいメモを取ることです。
フォーマットと書き方のコツで読みやすい議事録を作ろう
議事録は、基本フォーマットと書き方のコツさえつかんでおけば、初心者でも読みやすい議事録を作成できます。議事録に記載する基本フォーマットでは、必要となる項目をご紹介しました。会社組織の規模や会議出席者、会議内容にもよりますが、フォーマットを用意しておくだけで議事録作成は進めやすくなるでしょう。
議事録の参加者発言については、5W1Hあるいは5W2Hで記載することがコツです。「誰が」「いつまでに」「何をする」というポイントでまとめることが、今後実行すべきことへの対応にも役立ちます。議事録の作成から、具体的な改善策や課題への取り組みが実現できれば、議事録自体を施策としても活用できるでしょう。
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