- 更新日 : 2024年10月17日
見やすいマニュアルの作り方！レイアウトのコツや具体例を解説
業務中にマニュアルを参照しようと思っても、見づらかったり内容が分かりにくかったりするマニュアルしかなければ、業務中の疑問を解決することができません。他の従業員に尋ねる手間がかかるほか、分からないまま進めることによりトラブルが発生する可能性もあります。
見やすいマニュアルを作るためには、レイアウトに気を付け、関連する情報を一か所にまとめる必要があります。マニュアル作成時に、具体的に気を付けたいレイアウトの注意点などを解説します。
目次
見やすいマニュアルとは？
マニュアルは、業務効率化や業務品質を一定以上に保つ目的で作成します。しかし、時間をかけて作成しても、扱いにくければ効果はありません。導入後、より多くの利用者に活用してもらうためには、見やすいマニュアルを作ることが大切です。
見やすいマニュアルには、下記3つの共通する特徴があります。
- マニュアルが簡潔にまとめられていること
- 内容を視覚的に把握できること
- 知りたい内容を見つけやすいこと
見やすいマニュアルであれば、短時間で必要な内容を理解でき、業務を遂行する際も参照しやすいでしょう。そのため、マニュアルを作成する際は、実際に業務で利用する人が見やすく感じるように作成することが重要です。
見づらいマニュアルとは？
マニュアルは、より効率的な業務方法や困ったときの対処法などを知りたいときに活躍します。しかし、マニュアルが見づらいと開くのが億劫になったり、理解する意欲を失ったりしてしまい、本来の目的を果たせません。
見づらいと判断されやすいマニュアルの特徴を、下記にまとめました。1つずつ見ていきましょう。
テキストや図の配置が不揃い
テキストや図の配置が不揃いになっているだけで、マニュアルは見づらくなってしまいます。
例えば、図のサイズがバラバラだったり、テキストと図の位置がずれていたりといったケースが挙げられます。テキストや図の配置が不揃いだと、マニュアルを読む利用者の視線が揺らぎ、理解を邪魔する原因になってしまうでしょう。
マニュアルを作成する際は、ページ全体を通してテキストや図の位置を揃えて作成してください。
情報が整理されていない
マニュアルに書かれている情報が整理されておらず、読む場所が行ったり来たりすると読みづらく感じてしまいます。
関連する業務の説明が離れて記載されていたり、図と説明文が紐づいていなかったりすると、業務中にマニュアルの情報を理解する手間がかかってしまいます。
記載する情報を整理して関連のある情報同士を近づけるだけでも、視覚的に理解しやすくなるでしょう。
ページ全体の余白が少ない
ページ全体に余白が少なく、テキストや図が詰まったような配置のマニュアルは、窮屈で分かりにくい印象を与えます。多くの情報を伝えようと、ページや枠の端まで情報を詰め込むことは避けてください。
テキストとテキストの間、画像とテキストの間に余白が少ないと、情報の視認性が落ちてしまいます。また、枠の中にテキストを配置する場合、余白を作らずに枠の線ぎりぎりまでテキストを配置してしまうと、枠の線に近いテキストが読みにくくなるでしょう。
ページ全体を通して意識的に余白を確保し、余裕を持った配置にすることが大切です。
見やすいマニュアルの無料テンプレート
マネーフォワード クラウドでは、通常のマニュアルと見やすいマニュアルの無料テンプレートをご用意しております。ご自由にダウンロードしていただけますので、ぜひお気軽にご利用ください。
見やすいマニュアルの作り方：レイアウトのコツ
ここからは、見やすいマニュアルの作り方について解説します。
情報のまとめ方や見せ方に加え、レイアウトのコツもお伝えするため、見やすいマニュアル作りに役立ててください。
テキストや図を揃える
テキストや図に統一感を持たせることで、必要な情報を取得しやすく、見やすいマニュアルを作成できます。
テキストごとに文頭がずれたり図の幅が違っていたりすると、スムーズな情報理解を邪魔してしまいます。テキストや図の左側と上側を揃えるだけでも、大きな手間をかけずに見やすさを向上できるため、ぜひ取り入れましょう。
情報をまとめて整理する
マニュアルに記載する情報は、利用者が関連する情報をすぐに取得できるよう、時系列でまとめて整理することが重要です。
関連する情報がバラバラに記載されていると、多くのページを遷移しなければならず、理解に手間がかかります。マニュアルを見ること自体に手間がかかってしまうのなら、作成する意味がありません。
マニュアルを作成する際は、業務の情報をまとめて時系列で整理し、大項目から小項目を順に説明する流れで記載しましょう。マニュアル完成後は、実際の業務プロセスに沿っているかを検証することも必要です。
チェックリストや箇条書きを活用する
チェックリストや箇条書きを活用し、視覚的に伝わるマニュアルを作成しましょう。
例えば、具体的な業務フローを説明する際は、箇条書きを活用すると手順を簡潔に分かりやすく伝えられます。
1つの業務で複数の確認作業が発生するなら、チェックリストを用意する方法もおすすめです。リストと照らし合わせながら確認すれば、チェック漏れによるミスを防げるでしょう。
チェックリストや箇条書きを使うと、情報量が絞られ、必要な情報が伝わりやすくなります。
「Z」の流れで記載する
視線の動きに合わせて、「Z」の形に添ってテキストや図を配置することもおすすめです。
人間の視線には、紙媒体やホームページ上を見る際に視線がZの字を書くように動く、「Zの法則」があります。横書きの場合は、左上から右上、左下、右下の順に視線が動く傾向にあります。
読みやすいマニュアルを作りたいときは、自然に視線が流れるよう「Z」の流れで配置するとよいでしょう。
余分な装飾を避ける
色や記号などを多用すると重要なポイントが理解しづらくなるので、余分な装飾は避けてください。
情報を見やすくするために、文字色やフォントサイズを変更したり、記号を使用したりするケースは少なくありません。しかし、マニュアルに装飾を多用すると、見るべき情報が埋もれてしまいます。
マニュアルを装飾する場合は、明確な運用ルールを定めることが大切です。一目で重要な情報を判別できるように、必要な部分に限って装飾するとよいでしょう。
余白を有効利用する
情報の切り替えや視線の誘導などに余白を有効利用し、マニュアルの視認性を高めましょう。
余白がないと情報が詰まって見えてしまいます。適度に余白を作ることで、テキストや図に利用者の視線を誘導し、重要な情報を目立たせられるでしょう。
また、情報の切り替えも明確になります。関連性の強い情報は近くに配置し、関連性の弱い情報は上下に余白を入れるなど、余白を効果的に活用することで利用者の理解を助ける効果が期待できます。
見やすいマニュアル作りに役立つツール
ここでは、見やすいマニュアル作りに役立つ便利なツールを紹介します。
マニュアルを作る際は、目的に合わせたツールを使うと、より見やすく簡単に作成できます。身近なツールをメインで紹介するため、マニュアル作りに活用してください。
ワード・エクセル・パワーポイント
社会人に身近なワードやエクセル、パワーポイントは、見やすいマニュアル作りに役立ちます。
例えば、ワードは見出し設定機能を使用すると、簡単に情報を整理できます。文章をメインとしたマニュアル作りにおすすめのツールであり、印刷して配布する場合にも便利でしょう。
エクセルは、図や画像を用いたマニュアル作りに便利なツールです。業務ごとにタブを分けてマニュアルを作成できること、情報の追加や修正がしやすいことも特徴です。一方で、印刷を前提としたマニュアルを作成する場合は、印刷の範囲内に収める手間がかかります。
パワーポイントは、デザイン性に優れた見やすいマニュアルを作成できます。デザインの自由度が高く、イラスト作成や動画の挿入も可能なため、視覚的なマニュアルを作りやすいことが特徴です。
それぞれの特徴を理解し、ニーズに合うツールを使ってマニュアルを作成しましょう。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールには、テキストや図を配置するテンプレートやレイアウトが用意されているので、効率よく見やすいマニュアルを作成できます。
作成の工数や編集の手間を削減できることに加え、作成者によってマニュアルの品質に差が出にくいことも特徴です。
業務手順や操作マニュアル、知識共有を目的としたマニュアルなど、さまざまな種類のマニュアル作成テンプレートがあるため、目的に合うツールを探して活用しましょう。
見やすいマニュアル作りにはレイアウトが重要
見やすいマニュアルを作るには、テキストや図の配置を揃え、チェックリストや箇条書きを取り入れるなど視覚的に見やすくする工夫が必要です。同時に、同じ工程の説明は一か所にまとめる、検索性を高めるなど、情報の面からも分かりやすいマニュアルにすることも忘れないようにしましょう。
品質を一定に保つためには、見やすいマニュアルが不可欠です。ワード・エクセル・パワーポイントなどのソフトや、マニュアル作成ツールを使って、見やすいマニュアルを作成しましょう。
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