• 作成日 : 2024年3月28日

WBSとは?利用場面や作り方、テンプレート・ツールの紹介

WBSとは?利用場面や作り方、テンプレート・ツールの紹介

WBSとは、プロジェクト管理において、作業を細かく分解した構成図です。明確なプロジェクトやチームメンバーが多い場合に役立ちます。本記事では、WBSをメンバーのタスク・スケジュール管理に利用したい方に向けて、無料のExcelテンプレートやツール、活用する際の注意点について解説します。WBSのテンプレートを活用して、チームの業務効率を高めましょう。

WBSとは?プロジェクト管理手法の1つ

WBSとは?プロジェクト管理手法の1つ

WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)とは、プロジェクト全体を小さな作業単位に分解した構成図です。WBSを取り入れることで、各タスクを段階的に細分化して計画を立てられ、詳細に進捗管理を行えます。

また、プロジェクトを予定通りに進行させられるだけでなく、必要な期間や費用などを見積もる際にも、明確な指針が見やすくなります。

WBSの種類

WBSには「プロセス軸」と「成果物軸」の2つのタイプがあります。

プロセス軸のWBSは、タスクの階層構造に注目してプロジェクトを細分化することです。特に、結果が見えにくい中長期のプロジェクトに適しています。

一方、成果物軸のWBSは、明確な成果物を持つ短期プロジェクトで活用されます。必要な成果物を基にタスクを分解し、体系的にツリー構造を作り上げることが特徴です。

ガントチャートとの違い

WBSとガントチャートは、どちらもプロジェクト管理において重要なツールですが、役割が異なります。

WBSはプロジェクトを細かいタスクに分割したリストを提供するのに対し、ガントチャートはそのリストをもとにしたタスクのスケジュールを横向きの棒グラフで示します。

ガントチャートを作成する際には、WBSでタスクを明確にした後、グラフ化する方法が一般的です。このように、両者は互いに補完し合う関係にあります。

カンバンとの違い

カンバン方式はWBSとは異なり、タスクの状況を直感的に把握できるように設計された管理手法です。

WBSで特定された作業項目をカンバン方式では、ボードやカードを使って「未対応」「処理中」「完了」といったステータスごとに視覚的に管理します。

これにより、チームメンバーは一目で各タスクの進捗状況を確認できるでしょう。

WBSを利用した方が良いケース

WBSを利用すべきケースには、以下の3つの状況が挙げられます。

  • 成果物が明確な場合
  • 規模の大きいプロジェクトを扱う場合
  • メンバーが複数人の場合

まず、目標やゴールが明確に定義され、成果物の納品を目指すプロジェクトでは、WBSが有効です。これにより、タスクを階層的に整理し、各作業のスタート時期や関連性を明確にできます。

次に、大規模なプロジェクトを手がける企業では、WBSを使って初期段階でタスクを細かく分解することで、計画を立てやすくなります。プロジェクトの規模が大きくなるほど、作業のスケジュール予測が複雑になるため、WBSが役立つでしょう。

ほかにも、複数のメンバーで構成されるプロジェクトでは、WBSでチームメンバーのタスク負担や稼働状況を一覧でき、作業の偏りを防ぎます。「メンバーに過剰な業務が集中していないか」「担当者が未定の業務がないか」など、チームの業務バランスを適切に保つために効果的です。

WBSの作り方

WBSは、以下の5つの流れで作成してください。

  1. タスク(作業)を洗い出す
  2. 工数・所要時間・順序を整理する
  3. タスクを構造化する
  4. 担当者を決める
  5. スケジュールを管理する

「プロジェクトを終わらせるために必要な作業」「かかる時間」などを考慮して、WBSを作成しましょう。また、担当者を適切に決めて、プロジェクト運用につなげる点も重要です。

本項では、WBSの作り方を解説します。

1.タスク(作業)を洗い出す

まずは、プロジェクト完了に必要な作業をすべて把握します。最初に、プロジェクトの目的や成果を考え何をする必要があるのかを考慮しましょう。

その後、プロジェクトの大まかな流れを把握し、各フェーズやプロセスごとに具体的な作業に分解していきます。

また、作業内容は数時間から数日で完了する単位まで細かく分け、漏れや重複がないようにしてください。

2.工数・所要時間・順序を整理する

タスクを洗い出したら、工数・所要時間・順序を整理しましょう。具体的には、各作業に要する時間や必要な人数を明確にし、業務の優先順位を設定します。

また「ほかの作業が終わらないと着手できないのか」「並行して作業を進められるのか」を考慮して、作業の流れを整理しましょう。プロジェクトに関わるメンバーの作業に非効率がないように工夫することが大切です。

3.タスクを構造化する

タスクを構造化すると、作業の流れを実行プロセスにまとめます。その際には、同程度のタスクをまとめて、ツリー構造に整理してください。

親子関係を用いてタスクを分類し、子ツリーの作業を行えば、親ツリーの作業が完了できるようにする点がポイントです。

また、整理するときには、時系列で行い関連する作業を同じ階層に配置します。

4.担当者を決める

担当者の決定により、各作業に責任をもつメンバーを明確化します。担当者が複数人いる場合、責任の所在が不明確になりやすいため、1作業につき担当者は1人にするのがおすすめです。

仮に、1作業に担当者を2人以上つける場合は、それぞれのメンバーが行う作業内容を明確にしましょう。

また、特定のメンバーに過度な負担がかからないように配慮する必要もあります。

5.スケジュールを管理する

WBSでは、計画通りに進行しているかを監視するためのスケジュール管理が重要です。各作業の期限を設定し、スケジュールに遅延がないかを確認しましょう。

WBSは無理なく効率的にタスクを進められるよう、適切なスケジュール計画が求められます。下記で紹介するテンプレートを活用しながら、スケジュール管理を行ってみましょう。

WBSのテンプレート・Webツール一覧

WBSのテンプレートやWebツールを使うと、プロジェクト管理をより効率的に行えます。

例えば、シンプルで使いやすいWBSのテンプレートを使用できます。作業内容や進捗などを記録でき、自社が使いやすいようにカスタマイズできるため、スケジュール管理に役立つでしょう。

Webツールでは、視覚的にわかりやすく直観的に利用しやすい機能が搭載されています。各担当者のタスクを一目で確認できるため、チームでのスケジュール管理に適しています。

本項では、WBSのおすすめテンプレートを紹介するため、ぜひ利用してみてください。

ビズ研|WBSテンプレート「汎用型(横向き)」

ビズ研|WBSテンプレート「汎用型(横向き)」

引用:ビズ研 WBSテンプレート「汎用型(横向き)」

ビズ研の「WBSテンプレート『汎用型(横向き)』」は、すぐに活用可能なテンプレートです。Webサイトから簡単にダウンロードでき、上記のようなテンプレートを簡単に利用できます。

項目には作業名や担当者、開始日・終了日、進捗、備考などが含まれており、必要に応じて項目やフォーマットを自由にカスタマイズして使用できます。

Smartsheet|Excelテンプレート、Smartsheetガントチャート

Smartsheet|Excelテンプレート、Smartsheetガントチャート

引用:Smartsheet Excelテンプレート 

「Smartsheet」では、ExcelテンプレートやSmartsheetガントチャートを利用して、WBSとスケジュール管理ができます。

タスクはWBSのアウトライン番号で整理され、期間、完了ステータス、期限、担当者などの情報が記載されます。それにより、ガントチャートを通じて進捗や成果を視覚的に追跡できるでしょう。

作業だけでなく、メンバーのスケジュールを細かく管理したい方には、Smartsheetがおすすめです。

Jooto|タスク・プロジェクト管理ツール

Jootoは、タスクとプロジェクト管理を効率化するためのツールです。カンバン方式を採用し、担当者や状況ごとにリストを作成できます。

タスクはドラッグアンドドロップで移動可能であり、プロジェクトの進行状況や担当者のタスクを一目で確認可能です。

各タスクには期日、担当者、ラベル、チェックリストを設定でき、開始日と終了日を指定してタスクの期限を明確にします。担当者を設定することでタスクの進行責任者を明確にできるでしょう。

参考:Jooto

WBSを活用するコツや注意点

本項では、WBSを活用するコツや注意点を解説します。

WBSを作成する際に、不明確なタスクがあるときには、無理に細分化するのではなく、作業を進める過程で徐々に詳細を決める点が重要です。したがって、すべてを完璧に分解しようとするのは避けましょう。

また、WBSは一度作成したらそれだけで完結するものではありません。プロジェクトの進行に伴って、想定外の出来事が発生する場合もあります。不測の事態が起きた際には、柔軟にWBSを修正したり、使用しているテンプレートを改善したりする点が重要です。

常にプロジェクトの現状に合わせてWBSを更新し、業務を行いやすい状態を保つよう努めましょう。

WBSを活用して、チームの生産性を高めよう

WBSとは、仕事におけるプロジェクトを詳細に分解した構成図です。

WBSは、目標とする成果物が明確な場合や規模の大きいプロジェクトを手がける際に役立ちます。WBSを作る際には、タスクを細かく洗い出し流れを整理してから、タスクを構造化してください。

WBSを有効活用して、自身を含めた社内のメンバーの生産性を高めましょう。


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