• 作成日 : 2024年7月10日

おすすめの時間管理アプリ6つを紹介！仕事向けアプリの選び方も解説

おすすめの時間管理アプリ6つを紹介！仕事向けアプリの選び方も解説

時間管理（タイムトラッキング）アプリは、作業時間を記録し、効率的な時間配分を可能にするツールです。これにより、非生産的な作業を減らし、生産性を向上させることができます。プロジェクトの計画や個人の生産性評価にも役立ち、ストレスの少ないワークライフバランスを実現します。

当記事では、時間管理がなぜ必要か、そのメリット・デメリット、アプリの選び方、おすすめのアプリについて詳しく解説します。

時間管理（タイムトラッキング）アプリとは？

時間管理アプリとは、作業時間を測定・記録するためのツールです。時間管理アプリを使用することで、どの作業にどれだけの時間がかかっているかを把握しやすくなります。

時間管理の主な目的は、非生産的なルーチンワークや無駄な会議の時間を減らし、生産的な仕事の時間を増やすことです。また、プロジェクトの計画や個人の生産性の評価にも役立ちます。必要な時間を正確に見積もり、理想と現実のギャップを埋めることで、ストレスの少ないワークライフバランスを実現できるでしょう。

なぜ時間管理が必要か

時間管理が必要な理由は、主に以下の3つです。

特に納期の厳守は、お客様との信用関係を維持する上で非常に重要です。時間管理により、どのタスクにどれだけの時間がかかっているかを把握できます。この情報をもとに、時間配分と優先順位の設定・見直しをすれば、仕事の進行ペースのコントロールや納期に間に合わせるための予定調整が容易です。

また、時間を意識するとタスクに対する集中力が高まり、効率よく作業を進められます。タスクの完了が可視化されれば、充実感を得られ、次のタスクへの意欲も高まるでしょう。このように、時間管理は業務の円滑化と生産性向上に欠かせない要素です。

時間管理アプリのメリット・デメリット

時間管理アプリを導入すると、時間管理がより簡単になり、業務効率化や生産性向上といったさまざまなメリットが得られます。しかし、時間管理を過度に意識することでストレスが増えるなど、デメリットが生まれるケースがある点も否めません。

以下では、時間管理アプリのメリットとデメリットを解説します。

時間管理アプリのメリット

時間管理アプリには多くのメリットがありますが、代表的なのは以下の3つです。

【時間管理アプリのメリット】

時間管理アプリを使うと、各タスクにどれだけの時間を費やしたかを正確に把握できます。これにより、工数管理の精度が向上し、時間の見積もりミスを防止できるでしょう。また、時間を意識して作業すると、だらだらと作業を続けることが減り、集中力が高まります。「このタスクは○分で終わらせよう」といった短期目標を設定すれば、限られた時間の中で高いパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。

また、タスクそのものの量や費やした時間が可視化されることで自分の業務量を把握でき、オーバーワークを防げます。これにより、無駄な時間を削減して効率的なスケジュールを組みやすくなります。

時間管理アプリのデメリット

時間管理アプリには多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。

【時間管理アプリのデメリット】

時間を意識しすぎると、作業のスピードばかりに気を取られ、仕事の質が低下することがあります。大切なのは、質とスピードのバランスを見極めることです。

また、時間管理アプリを使用する際には、アプリの起動や停止、データの入力といった手間がかかる場合があります。時間管理を普段から行っていない人には、この手間が負担に感じられ、継続が難しくなることもあるでしょう。時間管理アプリを選ぶ際には、使いやすさや手間の少なさを重視することが重要です。

時間管理アプリの選び方

一口に時間管理アプリといっても、さまざまな種類があります。時間管理アプリのメリットを享受するには、業務に必要なタイプを選ばなければなりません。

業務に合ったものを選ぶには、以下4つのポイントを押さえるとよいでしょう。

シンプルで操作しやすいか

時間管理アプリを選ぶ際、操作がシンプルで直感的に使えるかどうかは重要です。使い方の把握や操作に手間がかかると、継続する意欲が削がれかねません。画面のデザインが見やすく、自分の好みに合っていることも日々使う上で重視したい点です。

また、結果が簡単に確認できるアプリであれば、作業見直しの手間も省けます。使いやすいアプリを選ぶために、フリープランやお試し期間を活用して操作性を確認するとよいでしょう。

スマホやPCに対応しているか

在宅勤務やモバイル業務が増えた昨今、時間管理アプリを選ぶ際には、スマホとPCの両方に対応しているかも重視しなければなりません。テレワークや外回りの最中、どこからでも作業時間を記録できれば業務の効率化が図れます。

スマホアプリならタップ操作で簡単にタイマーのスタート/ストップができ、PCアプリなら大画面でタスクの進捗状況を管理しやすくなります。またクラウド同期に対応しているアプリなら、スマホとPCでデータを共有できてさらに便利です。場所を選ばずに時間管理を行うために、クロスプラットフォーム対応は必須の条件と言えるでしょう。

機能に過不足はないか

時間管理アプリを選ぶ際には、必要な機能が過不足なくそろっているかを確認する必要があります。アプリの機能が目的に合っていなければ、時間管理の効率は上がりません。

まず、時間管理の目的を明確にしましょう。個人で勉強や仕事の時間を管理したいのか、組織全体で生産性向上を目指すのかによって、必要な機能は異なるためです。プライベートでの利用なら自由度やカスタマイズ性の高いものがよく、組織利用なら共有や同時編集機能が求められます。

次に、入力方法にも注意が必要です。タイマー形式は細かい時間を正確に計測できる一方で、操作の手間が増えます。カレンダー形式やタスク管理形式は、後からまとめて入力できるため手間が少ないものの、細かい時間の計測が難しい場合があります。

また、外部ツールとの連携が可能かも確認するとよいでしょう。カレンダーや社内チャットツールと連携できれば、業務効率がさらにアップします。目的に合った機能と使いやすい入力方法を持つアプリを選ぶことで、効果的なスケジュール管理が実現できます。

無料か有料か

時間管理アプリには、無料版と有料版があります。時間管理アプリを導入する際、最初は無料のアプリからスタートするのがおすすめです。多くの有料アプリには、一部機能が制限された無料版が用意されています。無料版といっても基本的な機能は備わっているため、使用感を確認し、ほかのアプリと比較するには十分です。まずは無料版を試して、使い勝手が利用目的に合っているかをチェックするとよいでしょう。

無料版で満足できない部分に応じて有料プランに移行すると、コストを抑えながら業務に最適な機能を選択・追加しやすくなります。なお、無料と記載されていても、アプリ内課金があったり、登録・利用開始から一定期間が経つと自動的に有料になったりする場合があるため、注意しなければなりません。料金と機能のバランスを考慮し、利用目的に合ったアプリを選びましょう。

おすすめの時間管理アプリ6選（無料あり）

無料のものも含めて、おすすめの時間管理アプリを6つ紹介します。これらのアプリを活用して、効率的な時間管理を実現しましょう。以下では、各時間管理アプリの特徴を解説します。

Toggl Track（トグルトラック）

Toggl Track（トグルトラック）は、シンプルで使いやすい時間管理アプリです。

多機能ながら操作が簡単で、初めての人でもすぐに使いこなせます。無料プランでも十分な機能を備えており、個人利用や小規模チームに最適です。日本語への対応は未定ですが、翻訳アプリなどを使えば問題ありません。

Toggl Track（トグルトラック）

CotoGoto（コトゴト）

CotoGoto（コトゴト）は、家族や友人と会話するように人工知能と会話することで、ライフログを自動的に記録できるユニークな時間管理アプリです。

人工知能が会話内容を解析し、作業時間や内容を記録するため、特別な操作は不要です。また感情の変化を解析する機能もあり、メンタル面を含めた管理に役立つでしょう。

CotoGoto（コトゴト）

Harvest（ハーベスト）

Harvest（ハーベスト）は、チームでの時間管理とプロジェクト管理に適した高機能なツールです。

直感的に使えるシンプルなUIを持ちながら、多機能でプロジェクトごとに詳細な管理ができます。請求書の自動生成機能や外部ツールとの連携が充実しているため、チームでの利用に便利です。

Harvest（ハーベスト）

Timecrowd（タイムクラウド）

Timecrowd（タイムクラウド）は、在宅勤務やテレワークへ対応した時間管理ツールです。

個人向けの無料プランとチーム向けの有料プランがあり、メンバーの稼働状況をリアルタイムで把握できます。タスク単位での時間記録とデータの可視化に優れており、効率的な業務管理が可能です。

Timecrowd（タイムクラウド）

Focus-to-do（フォーカス・トゥ・ドゥ）

Focus-to-do（フォーカス・トゥ・ドゥ）は、タスク管理と集中力向上に効果的なポモドーロテクニックを組み合わせた時間管理アプリです。

作業レポートが視覚的に分かりやすく表示されるため、自分の集中力や作業効率を把握するのに役立ちます。無料プランでも十分に活用できますが、有料版ならデバイス間で同期可能です。

Focus-to-do（フォーカス・トゥ・ドゥ）

Time Designer（タイム・デザイナー）

Time Designer（タイム・デザイナー）は、シンプルで使いやすいプロジェクト管理ツールです。

蓄積されたデータはグラフつきのExcel形式で出力できるため、レポート作成や経営会議の資料作成が簡単になります。また、Googleアカウントと連携すれば、Googleカレンダーとの連携も可能です。

Time Designer（タイム・デザイナー）

時間管理アプリ導入以外のタイムマネジメントのコツ

ツールを導入する以外にも、時間管理のコツを取り入れれば作業効率を上げることができます。以下で紹介する方法を参考にして、効果的なタイムマネジメントを実践しましょう。

目標を明確に設定する

タイムマネジメントを成功させるには、目標の明確な設定が重要です。まず、達成したい成果を洗い出し、それを「何を」「いつまでに」「どのレベルで終わらせるか」という観点で整理しなければなりません。

たとえば、「2か月でプロジェクトの初期段階をクリアする」「優先順位が高いタスクは○○日までに完了する」などの目標を設定するとよいでしょう。目標設定後は、達成すべき日から逆算して細かく実施計画を立てると、実現しやすくなります。時間を有効に使うための指針がはっきりすれば、仕事へのモチベーションも維持しやすくなるでしょう。

優先順位をつける

目標を設定したら、業務の優先順位をつけなければなりません。まず、やるべきことをすべて書き出し、それぞれの仕事がどれだけ緊急か、どれだけ重要か整理します。仕事の緊急度は仕事の締め切りと所要時間、重要度はプロジェクトの規模や成果への関連性などを基準にするのが一般的です。

これに基づき、仕事を「緊急かつ重要」「重要だが緊急でない」「緊急だが重要でない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類します。「緊急かつ重要」な仕事にはもっとも多くの時間と人手を割きつつ、「重要だが緊急でない」仕事も計画的に進めることが大切です。優先順位をつけると、限られた時間を有効に使い、生産性を高めやすくなります。

定期的に休憩時間を取る

定期的に休憩を取るのも、効果的なタイムマネジメントの一環です。長時間作業を続けると集中力が低下し、効率が悪くなるケースが少なくありません。適度な休憩を挟むことで、疲労の蓄積を軽減し、作業効率を維持しやすくなります。

作業時に有効な方法とされるのが、ポモドーロ・テクニックです。ポモドーロ・テクニックは、「25分間作業して5分間休憩」を繰り返すことで、高い集中力を保ちながら仕事を進められます。ポモドーロ4回ごとに15～30分の長い休憩を取ると、さらにリフレッシュでき、1日の仕事にリズムも生まれるでしょう。

複数のタスクを同時進行しない

人間の脳は本来、複数の作業を同時に行うようにはできていません。マルチタスクをしているつもりでも、実際にはタスクを頻繁に切り替えているだけで、そのたびに脳のエネルギーが消費され、生産性が低下しているケースが大半です。

マルチタスクはシングルタスクに比べて40%も多く時間が必要で、複雑なタスクではさらに時間がかかることが研究で示されています。また、頻繁なタスクの切り替えはミスを誘発しやすく、長期的には脳に悪影響を及ぼす可能性も否定できません。

作業の効率を上げるには、まず優先度の高い業務に集中し、1つのタスクを終えてから次に移ることが重要です。

気を散らすもの（ディストラクション）の管理をする

多少の個人差はありますが、一度集中力が乱されると、その後同じだけの集中を取り戻すのに20分以上かかると言われています。

集中力を保つには、まず作業環境を整えることが大切です。机の上には現在取り組んでいるタスクに関するもの以外を置かず、視覚的な情報を最小限に抑えましょう。パソコンの画面も同様に、関係のないタブやウィンドウは閉じ、必要なものだけを全画面表示にします。

また、スマートフォンやタブレットの通知はオフにし、必要な場合は別の部屋に置いておくのもおすすめです。このように気を散らす要因を管理することで、作業の質と効率が大幅に向上します。

効果的な時間管理で生産性を向上させよう

時間管理アプリは、タスクの時間を正確に把握し、効率的なスケジュールを組むのに役立ちます。適切なアプリを選ぶことで、作業の集中力を高め、業務の効率化を図ることができます。

また、ポモドーロ・テクニックなどの方法を取り入れ、定期的な休憩を挟むことで、疲労を軽減しながら高い生産性を維持することが重要です。適切な時間管理と休憩のバランスを保ち、質の高い仕事を続けましょう。

• 監修：田島清子

  プロライター、ディレクター。大学で文芸を専攻し、大学卒業後は個人で執筆を続ける。出版業界を経てWeb業界に身を置き、法関連を中心に幅広い業界に関する記事を執筆・校閲。現在はプレイヤーとディレクターを兼任。
  
  特に起業・会社設立・確定申告・業務効率化分野の校閲に強みを持つ。

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