• 更新日 : 2024年4月25日

パソコンのファイル整理のコツ!初心者でもできる整理術を紹介

パソコンのファイル整理のコツ!初心者でもできる整理術を紹介

パソコン内のファイルが使いやすく整理されていると、必要なファイルがすぐに見つけられたり、情報が共有しやすくなったりとさまざまなメリットがあります。ファイル整理にはコツがあり、効率よく行わないと余計にファイルが煩雑化する恐れがあるので注意が必要です。

本記事では、パソコンのファイル整理のコツや、初心者でも簡単にできる整理術について紹介します。

パソコンのファイル整理をするメリット

パソコンのファイルを整理する主なメリットは、次の3つです。

  • 仕事を効率化できる
  • ミスの防止につながる
  • 共有がしやすくなる

パソコンのファイルを整理することにはさまざまなメリットがあり、業務効率化が図れるようになります。

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

仕事を効率化できる

パソコンのファイル整理を実施するメリットのひとつは、仕事の効率化にあります。なぜなら、ファイルの整理ができていると目的のファイルを探す手間が省け、効率よく作業ができるようになるからです。

また、すでに作成したファイルが見つからず同じファイルを複製したために、本来のファイルがわからなくなる事態も防止できます。

ファイル整理がきちんとできていると、ファイルを探す手間が削減でき、別の作業がしやすくなるので仕事の効率化につながります。

ミスの防止につながる

パソコン内のファイルを整理することは、ミスの防止にもつながります。

パソコン内のファイル名が似たようなものが多く、整理がされていないと紛失や誤って消去してしまうなどのミスが発生しやすくなります。そのため、ファイル名をわかりやすいものに変更する・関連するフォルダに分けて整理するだけでも、ミスが発生するリスクを下げられるのです。

小さなミスは、大きなトラブルに発展するリスクがあります。ファイル整理は、このような連鎖するトラブルの防止も可能です。

共有がしやすくなる

パソコン内のファイルが整理されていると、ファイルの共有がすぐにできるようになります。対して、最新の情報が正しく担当者それぞれに共有できていないと、トラブルが発生する恐れがあるのです。

ビジネスを円滑に進めるためにも、ファイルの扱い方や整理方法を定め、ルールに沿って管理できるようにするといいでしょう。

パソコンのファイル整理のやり方

パソコンのファイル整理は、次の手順で実施しましょう。

  1. ファイル名・フォルダ名のルールを決める
  2. フォルダマップを作成する
  3. データを整理して移動する
  4. バックアップ・削除ルールを決める
  5. 定期的にメンテナンスを行う

詳細について、事項より詳しく説明します。

1.ファイル名・フォルダ名のルールを決める

ファイル整理の前に、ファイル名やフォルダ名のルールを決めることが重要です。ファイル名やフォルダ名に統一性がないと、次のような不具合が発生し、業務効率低下につながります。

  • ファイル名を見ても内容がわからず、わざわざ開いて確認しなければならない
  • ファイルが順番どおりに整列されないため、求めているデータを見つけるのに時間がかかる

名前は、作成日時内容が一目でわかる「日付+内容(例:240101_〇〇様見積書)」のようにするといいでしょう。

2.フォルダマップを作成する

フォルダマップは「パソコン内のフォルダ名やフォルダの中に保管されているファイルの一覧」のことです。

パソコン内のファイルを整理するときには、フォルダマップも同時に作成しましょう。パソコン内のフォルダは階層になっているため、必要なファイルを探し出すためにいくつもフォルダを開けなければならないケースがよくあります。

しかし、事前にフォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのかが一目でわかるようになります。

3.データを整理して移動する

フォルダマップを作成できたら、データを整理して移動します。保存の必要がないものは削除し、ファイル名も決めたルールに沿って変更します。その後にデータを移動するようにすると、どのフォルダにどのようなファイルが保管されているのか一目でわかるようになり、作業がしやすくなるのです。

不要なデータが増えると、作業効率の低下を招く恐れがあります。面倒でも、データを整理してから各フォルダに移動しましょう。

4.バックアップ・削除ルールを決める

データ整理が完了したら、バックアップおよびファイルの削除ルールを決めましょう。業務で使用するファイルは日々増えていきます。ファイルが増えるとそれだけ検索の手間がかかるため、定期的なバックアップや削除が必要です。

バックアップや削除のルールは、業務にあわせて決めましょう。

【バックアップ・削除ルール(一例)】

  • 週に一度バックアップを取る
  • 「old」フォルダを作成し、使わなくなったファイルを保管する
  • 1年に一度「old」フォルダを確認し、問題がなければ保管されているファイルを削除する

5.定期的にメンテナンスを行う

バックアップや削除ルールに沿って定期的にメンテナンスを実施することも、ファイル整理の重要なポイントです。日々増える新しいファイルに重要な古いファイルが埋もれてしまい、見つけにくくなっていることもあります。情報の見落としリスク軽減のためにも、フォルダ内の定期的なメンテナンスは欠かせません。

メンテナンスを実施するタイミングも、業務状況にあわせて設定するといいでしょう。あらかじめスケジュールに組み込んでおくと、忘れずにメンテナンスできるようになります。

パソコンのファイル整理をするコツ

パソコンのファイル整理をする際の4つのコツを紹介します。

  • フォルダ名に数字をつける
  • フォルダの階層を浅くする
  • デスクトップにはファイルを置きすぎない
  • ショートカットを活用する

効率のよいファイル整理のためにも、4つのコツを事前に理解しておきましょう。

フォルダ名に数字をつける

パソコン内のフォルダやファイルは通し番号で数字をつけると、検索しやすくなりますなぜなら、フォルダやファイル名に対して「整頓」機能を使った際、数字の小さい順(または大きい順)に整頓されるからです。

フォルダやファイルに古いものから通し番号を入れて名前をつけておくと、新旧がわかりやすくなります。

フォルダの階層を浅くする

ァイル整理をするときには、フォルダの階層を浅くすることも重要です。

フォルダはカテゴリー分類に便利ですが、多く作りすぎると必要なフォルダを探すのに何回も開かないといけない状態になり、かえって効率が悪くなってしまいます。フォルダは多くても3層程度にとどめるといいでしょう。

さらに、ファイルは最も深い階層に保管するようにして、上の階層にはカテゴリー分けしたフォルダのみを配置するようにしましょう。

デスクトップにはファイルを置きすぎない

デスクトップには、現在使用しているファイルのみを置くようにしましょう。すぐに使わないファイルがデスクトップに多くあると、必要なファイルを探すのに時間や負荷がかかり、作業が遅くなるなどのデメリットがあるからです。

デスクトップの煩雑化を防ぐには「ファイルは〇個以上置かない」「10日に一度はデスクトップのファイルを整理する」などのルールを定めることが重要です。

デスクトップのファイルの整理は、見た目がスッキリするだけでなく、業務効率化にもつながります。

ショートカットを活用する

よく使用するファイルは、ショートカットを作成し活用すると、フォルダを開く手間が省けます。

ショートカットは、次の手順で作成可能です。

【ショートカット作成方法(Windows)】

  1. ショートカットを作成したいフォルダやファイルを右クリック
  2. 「その他のオプションを表示」をクリック
  3. 「送る」を選択後、「デスクトップ(ショートカットを作成)」をクリック

【ショートカット作成方法(Mac)】

  1. ショートカットを作成したいフォルダやファイルを右クリック
  2. 「エイリアスを作成」をクリック
  3. 作成されたエイリアスをデスクトップに移動する

 

ショートカットは利便性が高いですが、数が多くなりすぎると煩雑化します。常に使うファイルに限定して作成しましょう。

おすすめのファイル整理ソフト・ツールを紹介

パソコンのファイル整理におすすめのソフト・ツールを紹介します。

  • ファイルボックス
  • FenrirFS(フェンリルエフエス)
  • Flexible Renamer(フレキシブル リネーマー)
  • Tablacus Explorer(タブラカス エクスプローラー)

それぞれのソフトやツールの特徴について、詳しく見ていきましょう。

ファイルボックス

ファイルボックスは、日々の業務で増え続けるファイルを効率よく整理・管理可能なツールです。ファイルボックスを使用すると検索や情報共有がしやすくなり、業務効率化が可能になります。ファイルボックスに興味がある方は、フリープランで使用感を確かめてみるといいでしょう。

料金プラン・フリープラン:無料
・1年ライセンス:年額13,200円
・永続ライセンス:66,000円※価格は税込み
主な特徴・担当者によってファイル名が違っていても、キーワードにより検索できる
・複数人で情報を管理する場合に方法が異なっていても、同じ情報を共有できる
・業務の担当者が代わったときにも、必要なファイルがどこにあるのかすぐにわかる
運営会社株式会社日本アプリケーション開発
公式サイトhttps://file.japan55.com/

※2024年3月7日現在

FenrirFS(フェンリルエフエス)

FenrirFSは、さまざまなファイルをラベルで管理可能にした、見つけやすさを追求したファイル整理ツールです。FenrirFSはフォルダに依存しないため、ファイル整理に欠かせなかった各フォルダへの移動および管理の手間がありません。また、作業トレイやアーカイブ・エイリアスなどの機能も豊富にそろっています。

料金プラン無料
主な特徴・異なるフォルダにあるファイルでも、ラベルを設定して分類できる
・「Quick Preview」を使用すると、画像はもちろんPDFやテキストファイルも、別ウインドウでプレビューできる
・自動同期機能でファイル状態を反映できるので、手動で追加する手間を省ける
運営会社フェンリル株式会社
公式サイトhttps://www.fenrir-inc.com/jp/fenrirfs/

※2024年3月7日現在
※対応OSはWindowsのみ

Flexible Renamer(フレキシブル リネーマー)

Flexible Renamerは、フォルダやファイル名の変換に特化したツールです。面倒な複数ファイルの名前変換が一括でできるので、ファイル名を統一したいときに役立ちます。

料金プラン無料
主な特徴・30種類以上用意されているパターン(例:大文字と小文字、全角と半角の相互変換)を利用して、ファイルやフォルダの名前を一発で変換できる
・変換前と後のファイル名が表示され、確認後に変換できるので誤変換防止になる
・選択した複数ファイルの属性や日付を一括変換できる
作者名Naru(敬称略)
公式サイトhttps://hp.vector.co.jp/authors/VA014830/FlexRena/

※2024年3月7日現在
※対応OSはWindowsのみ

Tablacus Explorer(タブラカス エクスプローラー)

Tablacus Explorerは、エクスプローラーにタブを追加したようなツールです。設定内容や拡張機能がすべてアプリケーション内のフォルダに保存されているため、USBやクラウド上にコピーして、別のPCで同じ環境を利用することも可能です。

料金プラン無料
主な特徴・エクスプローラーにタブを追加したようなインターフェースのため、違和感を覚えずに使用できる
・関連付け・マウスジェスチャ・エイリアスなどが自由に設定できる
・多言語やユニコードにも対応している
作者名楽(敬称略)
公式サイトhttps://tablacus.github.io/explorer.html

※2024年3月7日現在
※対応OSはWindowsのみ

目的を明確にして効率よいファイル整理をしよう

パソコンのファイル整理は、業務効率化や情報の共有のためにも重要です。やり方やコツを把握してから、効率よく整理しましょう。

事前にルールを決めなかったり、フォルダを何層も作ったりすると、余計にファイルが煩雑化して探しにくくなってしまいます。

また、ファイル整理にはツールの使用もおすすめです。使用しているOSや、どのようにファイル整理をしたいか確認し、目的に合ったものを活用するといいでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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