• 作成日 : 2025年2月6日

わかりやすいZoomの利用マニュアル！ミーティングの参加・開催方法を解説

Zoomを効率的に活用するには、マニュアルを熟知し、スムーズに操作できるようにしておくことが重要です。

この記事では、業務の効率化を考えるビジネスパーソン向けに、知っておくべきZoomの操作方法をマニュアル形式で解説します。ミーティングでZoomを利用する際の操作や機能を紹介するので、ぜひ参考にしてください

Zoomとは

Zoomは、米国のZoomビデオコミュニケーションズ社が提供するクラウドベースのコミュニケーションツールです。Zoomの理解を深めるため、利用されるビジネスシーンやZoomを利用するための準備物などを解説します。

利用されるビジネスシーン

Zoomは、ビジネスシーンにおいて多岐に活用されています。企業では日々の業務におけるオンライン会議にZoomを導入するケースが増えてきています。たとえば、NECではグループ全体で約12万人の従業員にZoomを導入し、オンライン会議の効率化を図っています。

また、IT系企業を中心に、Zoomを用いてオンラインでセミナーやカンファレンスを開催する形式も浸透しつつあります。Zoomは、業務効率化や新たなサービス提供の手段として有効であることがわかります。

Zoomを使用するために準備するもの

Zoomを使用するために準備するものをいくつか紹介します。

カメラ、マイク、イヤホンについては、接続デバイスに内蔵されていない場合には、別途用意する必要しておきましょう。そして、Zoomを利用するためには、アプリをデバイスにインストールする必要があります。以下の公式サイトからダウンロードしましょう。

公式サイト：ZOOM　ダウンロードセンター

PCならアプリ、ブラウザからのアクセスどちらも可能

Zoomは、PCからの利用において、アプリ版とブラウザ版の両方に対応しています。アプリ版は豊富な機能と安定した動作が魅力で、頻繁に利用する場合や高度な機能を必要とする場合に適しています。

一方、ブラウザ版はインストール不要で手軽に利用できるため、突発的なミーティング参加や一時的な利用に便利です。

PCでアプリを利用してミーティングに参加する流れ

ここからは、実際にミーティングに参加するまでの流れについて解説します。まず、PCでアプリを利用する場合で、以下2パターンを紹介します。

会議参加用URLからアプリをダウンロードする場合

会議参加用URLからアプリをダウンロードする場合で、ミーティングに参加する手順は以下のとおりです。

まず、主催者から共有されたZoomミーティングの参加用URLをクリックします。URLをクリックすると、ウェブブラウザが自動的に開きます。Zoomアプリがインストールされていない場合、ブラウザ上で自動的にダウンロードが開始されます。

ダウンロードが完了したら、取得したインストーラーを実行し、画面の指示に従ってインストールを完了させましょう。

インストールが完了すると、Zoomアプリが自動的に起動され、「ミーティングに参加する」または「参加」ボタンをクリックします。最後に、ミーティングIDと表示名を入力することでミーティングに参加できます。

Zoomのサイトからアプリをダウンロードする場合

Zoomのサイトからアプリをダウンロードする場合で、ミーティングに参加する手順は以下のとおりです。

ブラウザで公式サイトにアクセスしましょう。接続デバイスに応じて、ダウンロードを行い取得したインストーラーを実行しましょう。インストールが完了したら、アプリを起動します。

アプリのホーム画面で「ミーティングに参加する」または「参加」ボタンをクリックし、表示されたウィンドウに、ミーティングIDと表示名を入力することで、ミーティングに参加できます。

PCでブラウザを利用してミーティングに参加する流れ

ZoomミーティングにPCのブラウザから参加する手順は以下のとおりです。

ブラウザを利用してミーティングに参加する場合には、アプリの自動的な起動をキャンセルする必要があります。キャンセルすると、「ブラウザから参加」または「こちらをクリックしてブラウザから参加」といったリンクが表示されます。このリンクから、ミーティングに参加可能です。

スマートフォン・タブレットからミーティングに参加する流れ

スマートフォン・タブレットからミーティングに参加する手順は以下のとおりです。

まず、Zoomで使用するスマートフォン・タブレットにアプリをインストールしましょう。iOSの場合はApp Store、Androidの場合はGoogle Playストアを開き、「Zoom」を検索し、アプリをインストールします。

続いて、アプリを起動します。参加用URLをタップすると、Zoomアプリが自動的に起動し、ミーティングに参加できます。また、ミーティングIDを手動入力でもミーティングに参加できます。

デバイスのOSやアプリのバージョンによって、画面表示や操作手順が若干異なる場合があるため、最新の情報や詳細な手順については、公式サイトを確認してみてください。

ミーティングを開催してメンバーを招待する流れ

ここからは、自分がミーティングを主催し、メンバーを招待する手順を紹介します。

ミーティングを主催する手順は以下のとおりです。

まず、アカウントにサインインし、画面上部の「ミーティングをスケジュールする」をクリックします。次にミーティング情報を設定します。

上記の設定が完了した後に、「保存」をクリックしてミーティングをスケジュールします。

メンバーの招待は、ミーティングの詳細ページで、「招待状をコピーする」をクリックし、メールやチャットツールで参加者に送信します。招待情報には、ミーティングの日時、参加用URL、ミーティングID、パスコードが含まれます。

ミーティング中にテキストコミュニケーションを行う方法

Zoomでのミーティング中に会話に加え、テキストも交えたコミュニケーションが意思疎通に効果的なケースもあります。テキストコミュニケーションには、チャット機能を活用しましょう。

チャット機能は、ミーティング中、画面下部のツールバーにある「チャット」アイコンをクリックすると、チャットパネルが表示されます。入力欄にメッセージを入力し、Enterキーを押すと送信されます。

送信先も、ドロップダウンメニューで「全員」や「特定の参加者」を選択可能です。また、チャットパネル内の「ファイル」アイコンをクリックし、共有したいファイルを選択すると、参加者とファイルを共有できます。

ミーティング中に画面共有をする方法

Zoomでは、ミーティング中に参加メンバー間で画面共有し、資料や表示画面をリアルタイムで共有できます。画面共有を行う手順は以下のとおりです。

まず、ミーティング画面下部のツールバーにある「画面共有」ボタンをクリックします。次に共有内容の選択ですが、以下4つのオプションがあります。

共有する内容を選択したら、右下の「共有」ボタンをクリックして画面共有を開始します。

また、画面共有中は、上部にツールバーが表示され以下の操作が可能です。

画面共有は、業務上発生するコミュニケーションを効果的に行う際に役立ちます。注意点として、操作方法を誤ると、相手に公開すべきでない情報を誤って共有し、プライバシーの問題に発展することがあるため、注意しましょう。

ミーティング中のバーチャル背景を設定する方法

バーチャル背景は、Zoomミーティング中に自分の背後に映る実際の背景を、任意の画像や動画に置き換える機能で、自宅の様子を隠したり、オフィス風やリゾート風などさまざまな雰囲気を演出したりすることが可能です。

バーチャル背景を設定する手順は以下のとおりです。

バーチャル背景は、Zoomのサインイン時の画面から設定を行います。右上の歯車マークから、「背景とフィルター」を選択することで、豊富な種類のバーチャル背景から自分に合うものを設定できます。

注意点として、バーチャル背景を使用するには、使用するデバイスが一定のシステム要件を満たしている必要があります。特にグリーンスクリーンなしでバーチャル背景を使用する場合、高性能なCPUが求められます。事前にPCの性能を把握しておくとよいでしょう。

マニュアルを網羅してZoomを有効活用しましょう！

Zoomは、リモートワークやオンライン会議・セミナー開催時に必須といえるツールです。操作方法がわからず、業務に支障をきたしてしまうことのないよう、マニュアルを通じて機能や使い方を理解することが重要です。本記事を参考にZoomの使い方をマスターして、業務に有効活用しましょう。

• 監修：Hoshi

  非IT大手企業にて営業を経験ののち、ベンチャー企業にてマーケターとして業務に従事。業務効率化や業務フローの改善に注力しつつ、事業の成長に貢献している。