- 作成日 : 2024年10月18日
製造業でペーパーレス化を進めるには？導入のためのステップも解説
ペーパーレス化とは、紙媒体の書類を電子データに変換し、業務で紙を使用しない取り組みを指します。特に製造業では、点検票や日報、伝票など、さまざまな場面で紙書類が使われており、その管理に多くの手間とコストがかかっています。ペーパーレス化を進めることで、業務効率化とコスト削減につながります。
当記事では、製造業でペーパーレス化を進めるメリットや推進の方法を詳しく解説します。
目次
製造業におけるペーパーレス化とは？
そもそもペーパーレス化とは、紙媒体の書類を電子化して、業務で紙を使わないようにする取り組みのことです。
製造業はさまざまな業務で紙媒体の書類が使用されていて、業務効率の低下や管理コストの増加などの経営課題につながっています。また、ペーパーレス化ができていない企業はDXの実現も難しく、データドリブンな経営やデジタル技術を用いた働き方改革を進められません。
業務効率化や企業価値の向上を果たすためには、企業の各種情報を紙媒体から電子データへと切り替えるペーパーレス化が必要です。
ペーパーレス化が可能な書類
製造業では、主に下記の書類に紙が使われています。
点検票は、製造設備の点検結果を記録する書類です。点検票は作成・保管をするだけでなく、関係機関への提出が求められるケースもあります。
日報は、社員が当日に行った業務を報告する書類です。日報は毎日多くの社員が作成するため、紙のままでは管理・保管コストが大きくなります。
作業指示書は、作業内容・作業手順・スケジュールなどを社員に伝えるためのマニュアルです。業務中に確認することもあり、見やすさ・情報の取り出しやすさが求められます。
伝票は、企業の取引内容を記録した帳票のことです。商品の入出庫を記録する「入庫伝票」「出庫伝票」や、製造に使用した原材料・部品を記録する「原材料使用伝票」などがあります。 |
紹介した書類はいずれも電子データで作成・保存ができ、ペーパーレス化が可能です。
製造業でペーパーレス化がなかなか進まない理由
製造業はペーパーレス化の必要性が高いものの、実際にはなかなかペーパーレス化が進まない場合もあります。
製造業でペーパーレス化が進まないのは、下記のような原因があるためです。
製造業では紙文化が根強く残っている企業が多く、ペーパーレス化を推進する際の障壁となっています。「紙から電子データに変える必要性を感じられない」「現場は紙の書類を使い慣れていて、変更すると不満の声が大きい」などが、紙文化の根強さによる影響です。
ペーパーレス化を進めるにあたっては、ツール・システムの導入や過去の書類のデータ化、社員への教育などを行わなければなりません。いきなりペーパーレス化に切り替えると企業全体の負担が大きくなることが、ペーパーレス化を躊躇させる1つの原因です。
製造業でペーパーレス化を実現するには、オフィスはもちろん工場にもITツールを導入する必要があります。ITツールが導入できていない企業ではツール導入にかかる費用・時間のコストが大きな負担となり、ペーパーレス化に遅れが生じます。 |
ペーパーレス化がなかなか進まない場合は、メリットの理解や自社の現状把握を行い、負担をなるべく抑えられるようにペーパーレス化を進めるとよいでしょう。
製造業がペーパーレス化を行うメリット
近年の製造業は人手不足や業務効率の低下など、さまざまな課題が存在します。
製造業にペーパーレス化の必要性が高いのは、ペーパーレス化には製造業の課題解決につながる以下のメリットがあるためです。
人手不足の解消につながる
ペーパーレス化を進める過程ではITツールやIoT機器を導入するため、人手不足の解消につながります。
製造業が人手不足に陥りやすい原因には、紙書類の使用も含めたアナログな業務体系があります。アナログな職場は社員の業務負担が大きくなりやすく、テレワークなどの導入による多様な働き方もできません。
ペーパーレス化を行うと、職場のデジタル環境が整備されてアナログな業務体系から脱却できます。社員の書類仕事による業務負担が軽減されて、より重要なコア業務に人的リソースを集中させられるでしょう。
また、ペーパーレス化に伴って導入したITツールやIoT機器を有効活用すれば、製造環境の業務負担も軽減できます。生産ラインの自動化などに必要なIT基盤を整備する足がかりとしても、ペーパーレス化は有効です。
業務効率化ができる
ペーパーレス化を進めると、さまざまな業務で負担軽減や効率的なやり方の選択ができて、業務効率化ができます。
従来的な紙ベースでの書類作成と管理を行っている職場では、社員に書類作成・提出の手間がかかり、情報共有の遅れや伝達ミスが発生する可能性があります。取引先との契約や伝票管理も紙で行わなければならず、担当者の業務負担が大きくなるでしょう。
製造業のペーパーレス化では多くの書類を電子データで管理するため、書類作成や管理にかかる時間・労力を抑えることが可能です。社員が業務を効率的に進められるようになって残業や長時間労働を抑制でき、労働生産性の向上につなげられます。
必要なデータにアクセスしやすくなる
ペーパーレス化で書類を電子データとして管理することで、社員が必要なデータにアクセスしやすくなります。
紙書類で管理している場合、必要な書類を見つけるには保管場所まで足を運び、該当の書類を探さなければなりません。どこに保管してあるか分からない場合は探すだけでも時間がかかってしまいます。
書類が電子データで管理されていれば、システム内で検索をかけることで必要なデータにすぐアクセスできます。別々の書類に記載されているデータの比較や統計を作成するときにも役立つでしょう。
また、電子データの書類は営業先や自宅からでもアクセス可能です。取引先との商談中、あるいはテレワークでの作業中にデータの確認が必要になったときも、すばやくデータにアクセスできます。
コスト削減になる
紙書類は、作成時に用紙代・印刷代・インク代が発生し、保管時にも保管スペースを確保するコストがかかります。
ペーパーレス化によって書類を電子データにすれば、作成・保管時のコストが発生しません。導入するツールにかかる費用にコストを一本化できて、書類管理のコスト削減になります。
また、ペーパーレス化は紙の消費・廃棄量を減らせるため、SDGsへの取り組みにもつながります。SDGsに取り組んでいる企業としてイメージアップを図れるようになり、企業価値の向上ができるでしょう。
製造業でペーパーレス化を進めるためのステップ
ペーパーレス化を進める際は、自社の現状把握や目標設定などの準備を行う必要があります。
製造業の企業がペーパーレス化をスムーズに導入するには、業界の特徴を考えながら以下の手順で導入を進めるとよいでしょう。
業務プロセスを可視化する
最初に、自社の業務プロセスがどのような流れ・工数で行われているかを可視化します。業務プロセスの可視化は、自社の業務に発生している課題を認識するために必要なステップです。
製造業の業務プロセスは、受注管理・生産計画・生産・出庫・出庫管理が基本的な流れです。全体の業務プロセスを書き出した上で、「個々の業務はどのような内容か」「ペーパーレス化ができるか」を確認します。
単に紙の書類を使っているかどうかだけでなく、レガシーシステムを使用している製造工程や、ムダが発生している作業にも着目しましょう。
課題の優先度を整理する
業務プロセスの可視化によって認識した複数の課題は、業務・経営への影響の大きさや緊急性がそれぞれ異なります。
ペーパーレス化にはコストが発生するため、課題の優先度を整理して、今回対処するべき課題を見つけることが大切です。
課題の優先度は、「ペーパーレス化しやすいか」「ペーパーレス化による業務改善効果が高いか」「解決の緊急性が高いか」で判断します。「ペーパーレス化しやすく、業務改善効果が高く、緊急性がある」課題を優先順位の上位として、課題の優先度を整理してください。
目標を設定する
次に、ペーパーレス化によって達成すべき目標を設定します。目標の設定は、ペーパーレス化全体の計画策定やツールに求める機能の決定、導入後の達成度評価をするために必要です。
ペーパーレス化の目標は、下記のような内容を設定します。
「1年以内に対象業務のペーパーレス化を実現する」のように、ペーパーレス化を達成する具体的な期限を定めます。
「伝票処理業務の40％をペーパーレス化する」など、業務のどの程度をペーパーレス化するかを決めます。
「業務効率を20％向上する」「伝票処理のコストを15％削減する」のように、ペーパーレス化によってどの程度の効果を期待するかを定めます。 |
設定する目標は実現困難なほど高いものではなく、ペーパーレス化の第一歩として達成しやすい程度で設定しましょう。
段階的にペーパーレスに移行する
製造業では多くの業務に紙の文書や資料が使われていて、一度にすべての書類をペーパーレス化することは簡単ではありません。ペーパーレス化を成功させるためには、段階的にペーパーレスに移行することがおすすめです。
例として、まずは作成・閲覧の機会が比較的少ない契約書や機密文書のペーパーレス化を進めます。該当書類のペーパーレス化が完了し、問題点がないと判断できたら、より広範な書類のペーパーレス化に着手しましょう。
段階的な移行をすると、手法や導入ツールを分析・評価しながらペーパーレス化を行えます。問題点が発見できた場合も、導入範囲が狭いうちに対処できるため改善が容易です。
社員へIT研修を行う
段階的なペーパーレス化と並行して、社員へのIT研修も行います。
製造業はアナログな環境の職場が多く、社員に十分なIT知識が備わっていないケースが少なくありません。導入したツールを操作したり、電子データを適正に扱ったりするためには、社員にIT知識・ITリテラシーを身につけさせるIT研修が必要です。
IT研修は最終的には社員全員に受けてもらうものの、研修コストが負担となる場合は研修対象を限定しましょう。
また、研修内容は社員の職位や携わる業務内容に合わせてレベルを分けます。特に電子データの管理者には専門的な研修が必要です。
製造業の業務効率のためにペーパーレス化の推進を
製造業におけるペーパーレス化は、業務の効率化やコスト削減、人手不足の解消に役立ちます。また、ペーパーレス化に伴ってデジタルツールを導入することにより、業務全体の自動化や最適化が進み、生産性向上も見込めます。
ただし、製造業では紙ベースの書類を使う文化が根付いており、一気にペーパーレス化を進めると負担も大きくなってしまうため注意が必要です。段階的にペーパーレス化を進め、社員へのIT研修を実施しながら、製造業全体でのDX推進を目指しましょう。
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