- 更新日 : 2024年9月11日
チェックリストとは？メリットやミスを防止するための作り方を解説
ビジネスシーンでは、チェックリストが頻繁に用いられます。本記事では、チェックリストの重要性について解説します。タスク管理に困っている企業や個人に向けて、チェックリストの効果的な使い方を示し、生産性向上やタスクの効率化に役立つ情報をお届けしますので、ぜひ参考にしてください。
目次
チェックリストとは？
チェックリストは、タスクやプロジェクトを遂行する際に、特定のステップやタスクが適切に完了されることを確認するためのリストです。
チェックリストは、忘れているタスクやミスを防ぐために使用され、個人やチームがタスクを効果的に管理しながら、作業を進めるのに役立ちます。
チェックリストはさまざまな用途で使用されており、日常のタスクやプロジェクトの管理、旅行の準備、重要な手順の確認など、幅広い場面で活用されています。また、チーム間のコラボレーションや効率的な作業の推進にも役立ちます。
チェックリストを活用するメリット
チェックリストを活用する上でのメリットはたくさんありますが、本章では特にこれからチェックリストを取り入れ業務に活かすことを検討されている人向けに、代表的なメリットを紹介します。
作業ミスが防止できる
チェックリストを活用することで、作業ミスの防止につながります。細かい作業の伴うタスクを遂行する際に、チェックリストに作業のポイントを追加しておくことで、ミスを防止できます。
業務の全体が把握できる
業務全体の工数の把握に繋がるのもチェックリスト活用のメリットです。特に、納期や提出期限が決まっているタスクなどは、チェックリストを作成しておくことで、成果物から逆算したスケジュールを立てられます。
業務の質が高まる
チェックリストを作成し運用することで、業務の質を高めるきっかけとなります。特に定量化されたタスクを遂行する場合、チェックリストにタスクの重要なポイントを随時追加していくことで、タスクの質や生産性の向上に役立つでしょう。
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チェックリストの作り方
チェックリストの作り方について、組織やチームで運用する際の留意点を踏まえて解説します。
作業項目を洗い出す
まずは、チェックリストを構成する作業項目を洗い出しましょう。なるべく同じ粒度の項目をリストアップしていくようにするのが、使いやすいチェックリスト作成のコツです。
その上で、細分化できるタスクを分類していくことで、チェックリストを作成していきましょう。ToDoリストとは異なるため、事前にチェックリストを運用する目的を社内で共有したのちに、このプロセスに入るようにしてください。
時系列で項目を書き出す
時系列で項目を書き出していくことも重要です。特に規模の大きいプロジェクトやタスクを遂行する場合は、チェックリストを順序立てて管理することで、プロセスの全体を理解した上で、各タスクに取り組めます。
ミスを防止する工夫を入れる
チェックリストを作成し運用することで、ミスを防止する工夫ができます。まず、タスクの漏れや過不足がないかを可視化できます。
またチームメンバーと共有することで、他の人からタスクの進捗を精査してもらう際の基準になります。活用方法によっては、業務の質を高めるものになります。
チェックリスト作成のポイント
チェックリストの作成のポイントについて、留意点を踏まえて解説します。
わかりやすく簡潔な文章を心がける
チェックリストを作成する際には、新人社員や経験の浅い社員でも簡単に理解できるリストを作成しましょう。
専門用語や業界用語の使用を避け、誰にでもわかりやすい簡潔な文章を意識することで、社員全員に認識してもらえるチェックリストを実現しましょう。
フィードバックをもらいながら改善する
チェックリストは作って終わりではなく、実際に運用してみて、内容の過不足や運用方法のフィードバックを行うことが重要です。フィードバックをもとに改善を重ねることで、業務をサポートするチェックリストに近づきます。
管理者と現場社員の温度感をはじめ、チェックリストに対する認識齟齬をなくし、チェックリストを運用する共通認識を設定することが、チェックリストを改善する上で重要です。
重要項目は文字のサイズや色を変える
ミスをするとリスクの大きい重要項目などは、文字のサイズや色を変更するなど、視覚に訴えかける工夫を施すことをおすすめします。
また、備考欄を設け、申し送り事項をメモしておくことで、チェックリストの共有がスムーズに進みます。
チェックリストを定着させるコツ
チェックリストを定着させるにはいくつかポイントがあります。まず、マニュアルにチェックリストを使用することを明記し、業務の遂行時の利用定着率を高める工夫をすることが重要です。
また、チェックリストの運用を開始したら、こまめに現場の意見を聞き入れ、ブラッシュアップしましょう。その際にチェックの判断基準を客観的な内容にすることで、誰でもチェック可能なリストを目指すことが、業務を効率化させていくステップです。
最後に、チェックリストの精度を高めるべく、安直に項目を増やしてしまうと、チェックリストを管理する工数が増え、業務効率が下がってしまいます。
結果的に定着せず放置に至ることもありますので、業務バランスを考慮しながら、定着するチェックリストを作成〜運用を実現しましょう。
管理者と運用者、双方のエンゲージメントを意識しましょう！
タスクを管理する中でまず押さえておきたいのがチェックリストです。業務の質を担保する上で、社員にチェックリストの活用を促したいものです。
一方で、社員や現場にとって、チェックリストを組織で共有しながら運用することは、場合によっては負担となってしまいます。
ですので、チェックリスト以外にもタスクの進捗を把握できたり、メンバーとのやり取りができたりと業務効率化につながる機能を過不足なく追加し、リストの利便性を高めることが、社員の定着にもつながります。
本記事がチェックリスト作成から、業務改善のヒントとなれば幸いです。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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