• 更新日 : 2024年4月24日

経緯報告書とは?書き方や社内・社外向け(謝罪文)例文、顛末書との違い

経緯報告書とは?書き方や社内・社外向け(謝罪文)例文、顛末書との違い

業務中に不具合が発生してしまったときは、トラブルの経緯や経過について報告するための経緯報告書を作成しなければなりません。しかし「経緯報告書の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、シーンごとの経緯報告書の書き方や例文、顛末書の違いを中心に解説します。

経緯報告書とは?

経緯報告書とは、業務中に起きたミスやトラブルを関係者へ報告するための書類です。

経過報告書とも呼ばれ、問題が解決していない段階で提出され、発生したトラブルの経緯をいち早く上司や取引先に共有するために用いられます。

経緯報告書には社内向け社外向けの2種類があり、それぞれ書くポイントが異なるものの、共有される情報にそれほど大きな違いはありません。

経緯報告書と顛末書との違い

経緯報告書と似た書類に顛末書(てんまつしょ)がありますが、両者は作成するタイミングが異なります。

経緯報告書はトラブル解決前に作成されることに対し、顛末書はトラブル解決後に作成され解決に至るまでの一部始終を記載します。つまり、トラブル発生中に経緯報告書を作成し、端末書はトラブルが完全に収束したあとに作られます。

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経緯報告書の具体的な事例、ケース

経緯報告書がどのような場面で使用されているのか、具体的な事例を見てみましょう。

例えば、あるIT企業では顧客データベースから情報漏洩が発生しました。この問題を上司に報告するため、経緯報告書が作成されました。

経緯報告書には、問題が発生した日時、場所、情報漏洩の経緯と現状、そしてトラブル発生後の対応について詳細に記載されました。報告書を受け取った上司はトラブル内容を迅速に把握し、適切な対策を素早く実施できました。

経緯報告書に記載する項目

経緯報告書は、どのような項目を書けばよいのでしょうか。 経緯報告書に記載する基本的な項目は以下の9つです。

作成日

経緯報告書を作成した日付を記載します。西暦・和暦のどちらでも構いませんが、文書内で表記を統一します。

作成者名

書類作成者の氏名を記載します。社内向けの報告書の場合は所属部署名と氏名を記載し、社外向けの報告書の場合は自社名も加えて記載しましょう。

トラブル発生日

トラブルが発生した日時を、可能な限り分単位まで、明確に記載します。

トラブル発生場所

トラブルが発生した場所を明記します。工場でトラブルが発生した場合は「株式会社◯◯製造部第一工場」のような書き方をするとよいでしょう。

内容

トラブルの内容を簡潔にまとめます。時系列に記載すると伝わりやすい内容に仕上がるでしょう。

現状

トラブルの現状を記載します。トラブルが解決したのか解決していないのかを明らかにし、未解決の場合は解決までの道筋と解決予定日時を記載してください。

経過

トラブル発生から現在までの経過を時系列で箇条書きにします。正確な日時が明記できると、いつ何が起きたのかを一目で把握できるようになります。

原因

トラブルが発生した原因を詳しく記載します。トラブルの原因が明らかになっていない段階で経緯報告書を作成する場合は「現在調査中」と書いて保留します。

対策

同様のトラブルを繰り返さないための対策方法を記載します。原因が特定されていないタイミングでは、対策の項目を埋められないこともあります。

【社内向け】経緯報告書の書き方・例文

社内向け経緯報告書の例文を紹介します。社内向けの場合、かしこまった文面である必要はなく「である」調で構いません。

【作成日】

〇〇年〇〇月〇〇日

【作成者名】

〇〇課 〇〇〇〇

〇〇年〇〇月〇〇日、〇〇工場内で発生した機械の故障および納品遅延について、以下のとおりご報告いたします。

【内容】

〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分、〇〇工場内で発生した〇〇機の故障により商品製造がストップし、納品予定だった〇〇の納品遅延が発生

【現状】

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分より故障した機械が稼働再開

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分、納品が遅れる旨を株式会社〇〇に報告し、納期を〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日に変更

【経過】

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分 〇〇機が故障

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分 修理業者による修理が完了

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分 通常どおり〇〇機の稼働再開

【原因】

〇〇機の電気配線の一部が経年劣化により損傷したことが原因

【対策】

工場内全機器の配線の劣化状況を確認し、必要な修理箇所があれば迅速に対応する。同時に今後の点検頻度を4ヶ月から2ヶ月に変更。

【社外向け】経緯報告書の書き方・例文(謝罪あり)

続いて、社外向け経緯報告書の例文を紹介します。ビジネス敬語を用いて、社内向け報告書よりも丁寧に記載します。

また、謝罪の言葉と再発防止に向けた今後の対策も忘れずに記載しましょう。

【宛名】

株式会社〇〇御中

【作成日】

〇〇年〇〇月〇〇日

【作成者名】

株式会社〇〇 〇〇課 〇〇〇〇

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

〇〇年〇〇月〇〇日に発生した商品〇〇の納品遅延につきまして、貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

今回の件に関しまして、以下のとおり経緯をご報告いたします。

【内容】

〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分、弊社〇〇工場内で発生した〇〇機の故障により商品製造がストップし、納品予定だった〇〇の納品遅延が発生いたしました。

【現状】

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分より故障した機械が通常どおり稼働再開

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分に納品が遅れる旨を貴社ご担当〇〇様に報告し、納期を〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日に変更していただきました

【経過】

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分 〇〇機が故障

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分 修理業者による修理が完了

・〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分 通常どおり〇〇機の稼働再開

【原因】

〇〇機の電気配線の一部が経年劣化により損傷したことが原因

【対策】

工場内全機器の配線の劣化状況を確認し、必要な修理箇所があれば迅速に修理します。また今後の点検頻度を4ヶ月から2ヶ月に変更する予定です。

今後このようなことが起こらぬよう、社員一同、全力を挙げ最善を尽くしてまいります。

この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

経緯報告書の書き方のポイント

経緯報告書は、どのようなポイントを意識して記載すればよいのでしょうか。経緯報告書の基本的な書き方を紹介します。

事実を客観的に正しく伝える

経緯報告書では、発生した事実をありのままに伝えなければなりません。都合よく事実を曲げず、何が起こったか客観的に正しく伝えるように意識しましょう。

文章は5W1Hを意識して書く

経緯報告書は、5W1H「When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)」を意識して書きましょう。

5W1Hを意識すれば、読み手に情報を正確に伝えやすくなります。

原因と対策を明記する

経緯報告書には、トラブルの内容だけでなく原因と対策を明記するのがポイントです。

顧客や取引先から「同じミスを繰り返すのではないか」といった不信感を与えないよう、原因と対策を記載し、誠意が伝わる経緯報告書を作りましょう。

簡潔な文章とレイアウトで作成する

読み手を意識し、シンプルに事実のみを伝える簡潔な文章を心がけましょう。

箇条書きや番号付きリストを活用すれば、すっきりとしたレイアウトになり、見やすく報告書をまとめられます。

速やかに作成し提出する

スムーズな問題解決のためにも、トラブルが発生したら速やかに経緯報告書を作成・提出しましょう。

とくに社外向けの経緯報告書の提出が遅れると、取引先への印象が悪化しかねません。そのため、作成から提出までをスピーディーにこなさねばなりません。

メールで経緯報告書を送る場合のポイント

メールを使って経緯報告書を送る場合は、メールの件名を「〇〇に関する経緯報告書」とし、記載内容を一目でわかりやすくすることが大切です。

また経緯報告書は会社のトラブルが記載されているため、会社によっては機密情報として取り扱われるケースもあります。そのためメールで経緯報告書を送る場合は、事前に上司にメール送信の可否を確認し、可能な限りパスワード付きの添付ファイルで送付するとよいでしょう。

わかりやすい経緯報告書を作成しよう

この記事では、シーンごとの経緯報告書の書き方や例文、顛末書の違いを中心に解説しました。

経緯報告書では真実を簡潔に記載し、原因と対策をあわせて伝えることがポイントです。

今回紹介した書き方や例文などを参考にして、わかりやすい経緯報告書を作成してください。


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