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  • 更新日 : 2025年1月9日

警備日報はどう書く？例文や無料テンプレートを紹介

警備日報は、警備業務を記録し、現場の状況を正確に伝えるために使われます。巡回や監視の活動内容を共有することで、次のシフトの警備員や管理者が適切に対応できるようになります。また警備日報は、異常時の対応履歴やトラブル発生時の参考資料としても活用されます。例えば、不審者を見かけた際や、訪問者の情報を記載することで、後続の警備員や管理者がスムーズに対応できるようにします。この記事では、警備日報の書き方や例文、保管期間、注意点についてわかりやすく解説します。

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警備日報とは？

警備日報は、警備員が業務中に行った活動や観察した内容を記録するための文書です。巡回や監視業務の記録に役立ち、現場の状況や異常の有無を共有する大切な役割があります。この日報があることで、関係者全員が同じ情報を把握しやすくなり、業務がスムーズに進みます。また、緊急時にも迅速な対応が可能になります。

例えば、夜間の巡回中に建物周辺で不審者を見かけた場合、その情報を警備日報に記載しておけば、次のシフトの警備員が適切に注意を払えます。また、依頼主に対しても業務内容を明確に伝えることができ、現場の信頼性を高める役割も果たします。

このように、記録を保管しておくことで、過去の情報を参照して業務改善やリスク予測に役立てることができます。

警備日報が必要なケース

警備日報が必要になるのは、主に業務の透明性を保ち、後から確認できる情報を残す必要がある場面です。たとえば、商業施設や工場の警備では、異常がなかった場合でも「異常がなかった」という事実を記録することが求められます。これは、万が一トラブルが発生した際に「どのような状況だったか」を具体的に振り返るための材料になるからです。

また、イベント会場や駐車場の警備でも警備日報が役立ちます。たとえば、大型イベント中に入館者が予定より多かった場合、その記録が次回の警備計画に反映されます。同様に、機械警備や監視カメラの異常が発生した場合も、その時点での対応を日報に残すことで、修理業者への伝達や保守点検の計画がスムーズになります。

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警備日報の書き方や例文

警備日報を書くときは、テンプレートを活用すると効率的に作成できます。各項目に沿って具体的かつ簡潔に記載することが大切です。

警備員の情報

警備員の名前や担当箇所、勤務時間などを記入します。

巡回時間

巡回時間には、警備員がどの時間帯にどのエリアを何回巡回したかを記録します。誰がいつ何をしたのかを記載することで警備業務が計画通り実施されたかを確認できます。

異常の有無や入館者情報

異常の有無や入館者情報には、警備現場での特記事項や気づいたことを記録します。不審な人物や入館許可のある訪問者の動きは必ず書き留めます。

【例文】

「22:45：施設裏手で不審な車両を確認。エンジンを停止後、移動を確認」

「23:10：訪問者2名（企業担当者）を事前承認リストと照合後、入館を許可」

報告事項・処理状況

報告事項や処理状況は、警備員が現場で対応した内容を詳しく書く欄です。トラブルが発生した際の対処法や、その結果を記載します。

【例文】

「22:50：駐車場の照明が点灯しない箇所を発見。管理事務所に報告済み」

「23:30：館内で大きな物音を確認。原因は清掃スタッフの作業と判明」

引き継ぎ事項

引き継ぎ事項は、次のシフトの警備員に伝えるべき情報をまとめるための項目です。伝達漏れを防ぐため、必要なポイントを簡潔に書きます。

【例文】

「未処理事項：駐車場照明の修理対応を翌朝確認」

「注意事項：施設裏手に駐車する車両の監視を継続」

引継者

次のシフトの警備員は引き継ぎの内容を確認した上で、引継者の欄に名前と時間を記録しましょう。

警備日報を書く際の注意点

警備日報を書く際には、正確さと読みやすさを意識することが大切です。日報は現場の状況や活動を共有するための記録として使われますが、不正確な記録や曖昧な表現があると、情報が正しく伝わらなかったり、トラブル対応が遅れたりする原因になります。

情報を具体的に書く

情報はできるだけ具体的に記載しましょう。たとえば、「22時に施設外周を巡回しました」という記録だけではなく、「22:00～22:30、施設外周を巡回。駐車場に停車している車両を確認。異常なし。」のように、時間、場所、状況を詳しく書くことで、次のシフトの警備員や管理者が現場の状態を正確に理解できます。

また、曖昧な表現は避け、「しっかり巡回した」「気になる音がした」といった記述ではなく、「22:10に物音を確認。駐車場裏の作業車が原因と判明。」など、具体的な内容を記載するようにしましょう。

異常やトラブルは正確に報告する

異常やトラブルが発生した場合は、正確な情報を記録することが求められます。たとえば、「異常あり」とだけ書くのではなく、「23:15、施設裏手で車両が長時間停車。持ち主が戻り移動を確認。」のように、時間、場所、状況、対応内容を記載します。

記録にミスがあると、管理者や依頼主が誤解する可能性があります。そのため、少しでも不確かな内容がある場合は、現場で確認するか、「詳細調査中」のように補足しておくとよいでしょう。

書き忘れや空欄を防ぐ

日報を書くときに、空欄が残っていると、情報が漏れているように見え、次のシフトや関係者に不安を与えてしまいます。特に「異常なし」と記載すべきところに何も書かないと、「異常があったけど記録していないのでは？」と誤解される可能性があります。何もない場合でも「異常なし」と記載することで、巡回や業務がしっかり行われたことを示せます。

保管期間を考えて適切に管理する

警備日報は3年間の保管が必要です。もし後日トラブルが発生した場合や、警備の状況を確認された場合に、過去の日報を見返すことがあります。そのため、保管期間を守り、ファイルやデータを適切に整理することが大切です。

紙の日報はファイルに綴じて保存します。デジタル化している場合は、クラウドストレージや専用の管理システムを活用することで、保管も検索もしやすくなります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識

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