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  • 更新日 : 2024年9月11日

議事録や会議中のメモを上手に取る方法は？書き方のコツを解説

会議の内容を正確に把握し、共有するためには、議事録や会議メモの作成が欠かせません。しかし、上手にメモを取ることは意外に難しく、特に初めての方には戸惑うことも多いでしょう。

当記事では、議事録や会議メモの目的と役割から、具体的な書き方やコツについて解説します。会議の記録を効率的かつ正確に残す方法を理解し、チーム全体の生産性向上につなげてください。

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議事録の目的と会議メモの役割

議事録や会議メモは、会議の内容を把握し、共有するために大切な役割を果たします。ここからは、議事録の目的や会議メモの役割について詳しく説明し、会議の記録を残す際の参考にしましょう。

議事録の目的

議事録の目的は、「会議で議論・決定した内容を共有すること」、「今後の課題やタスクを明らかにすること」、「責任の所在を明らかにすること」の3つです。特に、議事録は情報共有の手段としての役割が大きく、内容を正確に記録する必要があります。

そもそも議事録とは、打ち合わせや審議の際に作成される会議録で、開催日時、参加者、議題、議論の内容、決定事項、タスクといった事柄が記載されます。議事録は決まった形式がない一方で、監査や裁判といった場所にも用いられる公式文書のため、情報を正確に分かりやすく記載しなければなりません。議事録の作成には、関係者が重要な項目を迅速に確認できるよう、正確さとスピード感の両方が求められます。

会議メモの役割

会議メモは、会議の内容や決定事項を会議終了後に確認し、チームメンバー同士で共有する役割を持ちます。会議メモに記すのは、議論の概要を簡潔にまとめた内容や主要なポイントです。会議メモを作成すると、会議の全体像を把握するのに役立ち、スピーディーに情報を共有できます。

会議メモは、公式文書というよりはメモ書きに近い性質を持つ点で、議事録と異なります。会議メモは、会議やミーティング中に作成し、そのメモをもとに議事録を作成することも少なくありません。

なお、会議メモは決まった書き方がなく、情報が整理されていれば役割を果たします。作成の際は、誰が見ても重要な情報や決定事項が分かるよう数字や固有名詞を入れ、要点を具体的に記載しましょう。

会議メモの上手な書き方・コツ

会議メモには決まった書き方がないため、初めて作成業務を任された際に戸惑う場合があります。ここから紹介するのは、会議メモの上手な書き方やコツです。会議メモ作りに役立つポイントを3つ解説します。

手書きでメモを取る

会議メモは、紙やノートに手書きで作成すると自由度が高くなり、情報を詳しく記せます。会議メモの目的は、会議の要点や決定事項を素早く正確に残すことです。手書きの場合、参加者の意見が飛び交う状況や、注釈を付けたいときも、自由に記載できます。

また、手書きにすることで、見聞きした内容を直感的に記せるのもメリットです。パソコンに入力する作業では、すべてを記録しようとして本筋から逸れてしまい、どの発言が重要だったのか分からなくなる恐れもあります。

手書きでメモを取る際、重要な話題は中心、補足情報は紙の隅に書いておくといった方法で情報が整理できます。手書きメモは情報を整理し、正確な記録を残すのに役立つため、多くのアイデアを出す会議や発言者が多い場合にもおすすめです。

記号や図式、装飾を活用する

会議メモでは、記号・図式・太字・アンダーライン・箇条書きなどの装飾を活用しましょう。会議メモは、作成後に清書する場合がほとんどなので、一字一句すべてを正しく記す必要はありません。記号や装飾を用いて、「誰の発言か」「何が決定したのか」といったポイントを正確に記すことを優先するのが大切です。

記号・図式・装飾は、特にパソコンで会議メモを作成するときに役立ちます。自分なりのルールを決めて記号や装飾を用いると、後で見返したときに理解しやすいメモになります。記号や装飾のルール例は、重要なポイントには「☆」を付ける、発言者を示すために名前の後に「：」マークを付ける、などです。

テンプレートやフォーマットを利用する

会議メモを迷わず作成するためには、テンプレートやフォーマットの利用がおすすめです。白紙の状態からメモを取り始めると、重要な内容を聞き逃したり、記載が追いつかなかったりする可能性があります。会議準備としてテンプレートなどを用意しておくと、情報の記載漏れを防ぐことができます。

テンプレートやフォーマットに記載する内容は、以下の通りです。

  • 会議の名称
  • 日時
  • 出席者
  • 議題
  • 進行内容
  • 決定事項
  • 今後の会議スケジュール

自分でひな形を作るほか、配布サイトから無料でダウンロードする方法もあります。会議名や会議日程、参加者といった情報は事前に把握できるため、あらかじめテンプレートに記入しておくと、スムーズにメモ書きが進みます。

議事録の上手な書き方・コツ

議事録は公的書類としても扱われる重要度の高い記録です。議事録作りの際は、誰が読んでも内容が理解できるよう配慮しましょう。ここからは、議事録作成者のスキルアップにつながる上手な書き方やコツを紹介します。

事前に会議の内容や目的を確認する

事前に会議内容や目的を把握しておくと、議事録の作成が効率的に進みます。議事録を上手に作成するためには、事前準備が重要です。会議の内容や目的が分からない場合、参加しても理解が追いつかず、内容を正確に記せないことがあります。事前準備では、会議の内容や目的を頭に入れるとともに、専門用語や専門知識の理解、過去の議事録があれば目を通しておくことが大切です。

会議の内容や目的を確認すると、今回話し合う議題や決定すべき事柄も見えてきます。会議前には、議事録に何を記載するのか、大まかな構成を決めておきましょう。

5W1H／5W2Hを意識する

5W1Hや5W2Hを意識すると、要点がまとまった議事録が作成できます。5Wとは、When（いつ）Where（どこで）Who（誰が）What（何を）Why（なぜ）の5つのWのことです。HはHow（どのように）How much（いくらで）であり、議題によってはHow muchを使用しない場合もあります。

5W1Hや5W2Hは、ビジネスシーンにおいて重要事項を簡潔に伝えるための手段です。例えば、会議に出席していない人は、議事録に「Who（誰が）」の部分が抜けていると発言者が分かりません。会議メモから議事録を作るケースや、作成した議事録を見直す場合にも、5W1Hや5W2Hを意識して確認することが重要です。

PREP法を取り入れる

PREP法を取り入れると、読みやすい議事録になり、内容が頭に入りやすい傾向です。PREP法では結論を先に書くため、読み手に素早い理解を促します。PREP法に則った文章の構成は、Point（結論）Reason（理由）Example（具体例）Point（要点・まとめ）の順です。忙しい人が議事録を読むときも、PREP法で書かれていると内容が把握しやすく、ストレスになりません。

PREP法の書き方に従った議事録は、まずPoint（結論）にあたる決定事項から書き出します。次に記載するのは、Reason（理由）の決定理由、次いでExample（具体例）にあたる進捗状況やこれから行うタスクです。最後にPoint（要点・まとめ）として、プロジェクト全体が目指す姿などを記載します。PREP法で書かれた文書は読み手の内容理解を助けるため、説得力のある議事録を作成したいときに役立ちます。

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質の高い議事録作成には会議メモを上手に取ることが鍵

質の高い議事録や会議メモを作成するためには、事前準備や適切なメモ取りが鍵となります。議事録は公式文書としての役割を果たし、情報を正確に共有するために不可欠です。

一方、会議メモは会議内容を素早く確認・共有するためのツールです。手書きや記号、テンプレートの活用など、具体的な方法を取り入れて、より効果的に会議記録を残しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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