• 作成日 : 2024年4月11日

タスクマネジメントとは?手順や効果的な管理方法、おすすめツールを解説

タスクマネジメントとは?手順や効果的な管理方法、おすすめツールを解説

タスクマネジメントとはタスクを管理することです。この記事ではタスクマネジメントの概要や取り組むことで得られるメリット、具体的な管理方法や管理に役立つツールなどを紹介しています。タスクマネジメントに取り組もうとしているビジネスパーソンはぜひ参考にしてください。

タスクマネジメントとは?

タスクマネジメントとは、タスクを管理することです。決められたスケジュールに沿ってタスクを消化できるよう、効率的に管理する方法を検討していきます。

タスクマネジメントが適切にできると業務効率が高まるため、仕事を進める上で楽になります。また、管理の過程で今あるタスクを整理できるため、誰がどのようなタスクを抱えているのかがわかり、抜け漏れ防止にもつながります。

タスクとToDoの違い

タスクと混同しやすいものにToDoがありますが、両者は厳密にいうと異なるものです。タスクは期日が決められている業務であり、基本的には決められた日までに作業を終えなければなりません。一方のToDoは期日が設定されていない業務や作業のことです。そのため、ToDoよりもタスクの方が優先順位は高くなります。

タスクマネジメントを行うメリット

ここではタスクマネジメントを行うとどのようなメリットがあるのか解説します。タスクマネジメントに取り組もうとしている方はぜひ参考にしてください。

タスクの優先順位がわかる

タスクマネジメントを行う際には、タスクを全て洗い出す必要があります。洗い出しを行うことでどのタスクが重要で優先順位が高いのかが明確になります。どのタスクから取り組まなければならないのかがわかるため、作業効率も高まるでしょう。

目標達成のフローが明確になる

タスクマネジメントは、目標達成までのフローを明確にするという意味でも役立つものです。例えば1つのプロジェクトに取り組む場合、プロジェクトの達成という目標に到達するまでにはさまざまなタスクがあります。そして、人はそれを全て記憶することはできません。

しかし、タスクを洗い出し優先順位をつけることで、どのような道のりで目標に到達するのかが明確になるため、取り組みやすくなるでしょう。

作業の抜け漏れを防止できる

タスクマネジメントに取り組むことで、作業の抜け漏れ防止が可能になります。タスクマネジメントの過程で、現状のタスクを全て洗い出す必要があるためです。全てのタスクを洗い出し、担当者が誰なのか、期日はいつなのかといった情報を整理すれば、抜け漏れが発生する可能性を抑えられるでしょう。

属人化を防止できる

業務において属人化してしまうケースは少なくありませんが、タスクマネジメントに取り組むことで属人化の防止が可能です。

例えば、プロジェクトチームのタスクマネジメントを行う場合、一人ひとりが抱えているタスクを全て把握した上でマネジメントを行うことになります。そのため、特定の業務が特定のメンバーに偏っているといった事態に気付きやすく、必要に応じて業務の割り振りをコントロールできます。結果的に属人化が起こりにくい状況を作り出せるでしょう。

問題が早期に発見できる

全てのタスクの担当者や期日を把握し管理できていれば、問題が起こったときでも早期に発見・対応できます。例えば、タスクの進捗状況をこまめに確認するようにしていれば、作業に遅れが発生しているときでも、担当者を変更する、人員を追加するなどの対応が取れるでしょう。

タスクマネジメントに失敗すると起こりうるトラブル

タスクマネジメントがうまくいかないと、さまざまなトラブルにつながる恐れがあります。ここでは具体的にどのようなトラブルが起こりうるのか解説します。

生産性の低下につながる

タスクをうまく管理できていないと、業務の生産性が低下する恐れがあります。例えば、全てのタスクを把握できていないために抜け漏れが発生しスケジュールに遅れが生じる、同じ業務を重複して行ってしまうなどのケースです。

目標達成に遅れが出る

生産性の低下は目標達成の遅れにもつながります。例えば、タスクに抜け漏れがあったためにプロジェクト全体のスケジュールが遅れてしまい納期に間に合わないといったケースが考えられるでしょう。また、タスクがどんどん溜まってしまう恐れもあるため、注意しなければなりません。

大きな問題に発展する場合もある

生産性の低下による目標達成の遅れは、取引先との問題に発展する可能性もあります。例えば期日までに納品できなかったために契約が終了してしまうこともあるかもしれません。

また、社内的にも作業に遅れが生じたために残業が増え、人件費がかかってしまうといった問題が発生する可能性があるでしょう。

タスクマネジメントを行う手順

ここではタスクマネジメントを行う際の具体的な手順を紹介します。何から始めればいいのかわからない人は、ぜひ参考にしてください。

タスクの洗い出し

タスクマネジメントを行うにあたっては、まず全てのタスクを洗い出す必要があります。ここでのポイントは、タスクは細かい部分まで洗い出すことです。例えば、「事務処理」と大まかな区分では、具体的な作業までわからないため、いざ取り組もうとしたときに何をいつまでにすればいいのかがわかりにくくなってしまいます。そのため、「A社への請求書作成」「Bプロジェクトのデータ入力」など細かい業務内容まで洗い出すようにしてください。

優先順位の設定

タスクを全て洗い出したら優先順位をつけてください。優先順位は各タスクの重要度と緊急度の観点からつけていきます。具体的には以下のような順番になります。

  1. 重要度も緊急度も高いタスク
  2. 重要度は高いが緊急度は低いタスク
  3. 重要度は低いが緊急度は高いタスク
  4. 重要度も緊急度も低いタスク

基本的には上記の1から優先して取り組んでください。ただし、状況によっては優先度が入れ替わることもあるため、柔軟に対応しましょう。

スケジューリング

優先順位が決まったら、タスクごとに期日を決めてスケジューリングしていきます。期日を決める際は、ギリギリの日程にするのではなく余裕を持たせることがポイントです。これはトラブルや突発的なタスクが発生したときでも、スケジュールが遅延することなく対応できるようにするためです。

タスクの割り当て

スケジュールが決まったら、各タスクを誰が担当するのか割り当てていきます。担当者のスキルを踏まえて適切なタスクを割り振りましょう。また、特定の人にタスクが集中しないように注意しなければなりません。

進行状況の監視と調整

タスクの担当者が決まったら実際に各タスクに取り組んでいきます。タスクに取り組んでいる間は適宜進捗状況を確認し、必要に応じて調整するようにしましょう。また、大切なのは品質であるため、スケジュールを重視するあまり品質が低下するといったことが起こらないように注意してください。

タスクマネジメントの効果的な管理方法

タスクマネジメントに取り組むにあたってはいくつかのポイントがあります。ここでは効果的な管理方法のポイントを紹介します。

明確な目標を設定する

タスクマネジメントを行う目標や目的を明確にすることが大切です。なぜタスクマネジメントを行うのかを理解しないままなんとなく取り組んでいても、先ほど紹介したようなメリットを享受することはできません。マネジメントを行うことでどのような効果があるのか、マネジメントを通してどのようになりたいのかを明確にしておきましょう。

タスクを分割する

先ほども触れていますが、タスクを洗い出す際はタスクを細かく分割することが大切です。細かいレベルでタスクを全て洗い出せれば、全体像を把握しやすくなります。タスクの分割は手間のかかる作業ですが、タスクマネジメントがより行いやすくなるため、入念に行うようにしてください。

進行状況を定期的に確認する

タスクの担当者を決め、実際にタスクに取り組んでいるときでもこまめに進捗状況を確認するようにしてください。チームのタスクマネジメントを行っている場合、1人の遅れがチーム全体の遅れにつながる可能性があります。もしタスクが遅れているようであれば、タスク内容の調整や期日の修正、担当者の変更なども検討してください。

タスクマネジメントツールを使用する

タスクマネジメントは紙やエクセルなどでもできますが、タスクマネジメントに特化した専用ツールを使用することでより効率的に行えます。

タスクマネジメントツールは、タスク管理に特化しており、優先順位の設定が簡単にできるなど便利な機能を備えています。また、直感的に操作でき、ITツールに慣れていない人でも扱いやすいものもあります。アプリ版がリリースされているものなら、時間や場所を問わずマネジメントできるようになるでしょう。

タスクマネジメントを行う際の注意点

タスクマネジメントに取り組むにあたってはいくつかの点に注意しなければなりません。

例えば、過度に詳細な計画を立てると達成困難になる可能性があります。タスクの分割は大切ですが、過度になりすぎないように簡潔かつ実現可能なものにする必要があるでしょう。

また、優先順位を頻繁に変えてしまうと、生産性低下につながる恐れがあります。状況によっては優先順位が変わることもありますが、基本的には計画に沿って取り組むことが大切です。

そのほかにも、各タスクを完璧にこなそうとすると時間が余計にかかってしまうため注意しなければなりません。品質は大切ですが、時間を浪費しすぎないように品質と時間のバランスを取ることが大切です。

タスクマネジメントに役立つツール

ここではタスクマネジメントに活用できる便利なツールを紹介します。ツールの導入を検討している企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。

なお、掲載している内容は2024年3月18日時点の情報です。

Backlog

Backlogはタスクマネジメントに役立つ幅広い機能を備えたツールです。タスク管理機能はもちろん、ガントチャート機能や課題管理、バグ管理などさまざまな機能を備えています。そのため、チーム単位のプロジェクトにおけるタスク管理に適しているでしょう。

例えば、ガントチャート機能では各メンバーの進捗状況が棒グラフによって表示され、なおかつ棒グラフは色分けされているため一人ひとりの進捗状況が把握しやすくなっています。直感的に操作できるため、ツールの扱いに慣れていない人でも安心です。

出典:Backlog

Jooto

Jootoは、シンプルな操作感が特徴のツールです。タスク管理はもちろん、案件進捗管理やチームメンバーの業務を一覧にしての管理などもできます。さらにタスクに対してコメントが残せるため、各タスクに関するコミュニケーションも取りやすいでしょう。1つのボード上で複数のプロジェクトを管理できるため、いくつかのプロジェクトが同時進行しているときなどにも役立ちます。

出典:Jooto

Trello

Trelloは、カンバン方式でタスク管理を行うツールです。複数のプロジェクトを1つの画面で表示・管理できる点が特徴です。カードをドラッグ&ドロップするだけで進捗状況の管理ができるなど、直感的に操作できるため、パソコンの扱いが得意でない人でも使いやすいツールだといえます。また、タスクに関わっている人のプロフィール画像が表示されるため、一目で誰が携わっているタスクなのかが把握できます。

出典:Trello

ツールを使って効率よくタスクマネジメントを使用

タスクマネジメントはタスクを管理することであり、行うことで優先順位の把握や作業の抜け漏れ防止、フローの明確化といったメリットを享受できます。マネジメントにあたってはツールを活用することでより効率よく行えるため、ぜひ導入を検討してみてください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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