• 更新日 : 2024年1月9日

提案書のテンプレートおすすめ5選!わかりやすい書き方とコツも解説

提案書のテンプレートおすすめ5選!わかりやすい書き方とコツも解説

提案書は、社内や取引先の企業・担当者に対してビジネス上の課題解決に必要な提案内容をまとめたものです。顧客に向けた提案書であれば、自社の商品やサービスを活用することで「どのように課題を解決できるのか」を説明します。この記事では、提案書の書き方やフロー、提案書の作成に必要な項目・構成案、おすすめのテンプレートなどを紹介します。

提案書とは?

提案書とは、顧客や自社の課題解決に必要な提案内容をまとめた資料のことです。自分や組織のアイデアやプランを相手方に提示し、理解や賛同を得ることが目的となります。

顧客への提案書であれば、自社商品やサービスを活用して「どのように課題を解決するのか」を説明します。自社向けであれば、社内の業務効率化に向けた提案や新規事業をはじめる際の予算確保などにおいて活用します。

企画書との違い

提案書と企画書は定義に厳密な違いがあるわけではないため、企業や業界によって使い分け方が異なります。使い分ける際は、下記のように考えることが一般的です。

提案書自社や顧客の悩みを解消するためのアイデアの大枠をまとめた資料で、提案の背景や目的、メリットなどが強調されることが多い。
企画書具体的に実行可能なレベルまで、製品の活用プランや社内プロジェクトの詳細を落とし込んだ資料で、内部でのプロジェクト承認やチームメンバーへの情報共有のために使用されることが多い。

イメージとして「提案書で解決策の大枠を提示する→企画書で具体的な実行プランまで落とし込む」と捉えておきましょう。

わかりやすい提案書の書き方、フロー

分かりやすい提案書の書き方およびフローは下記の通りです。

  1. 提案する課題や問題点を明確化する
  2. 課題・問題点に対しての解決策を考える
  3. 予算やスケジュールを設定する
  4. 提案書を作成する

提案する課題や問題点を明確化する

まずは提案する課題や問題点を明確化しましょう。

提案書の作成目的は「自社や顧客が抱える課題に対しての解決策を提示する」ことです。改善内容が明確でなければ、具体的な解決策も提示できません。

改善点を把握するには、相手へのヒアリングが必要です。具体的に深い部分まで現状分析ができれば、提案書でまとめるアイデアの精度が高まり信頼感も増します。説得力のある提案書であれば、顧客に自社製品を導入してもらったり社内稟議を通したりできる可能性も高まるでしょう。

課題・問題点に対しての解決策を考える

課題や問題点を明確にしたら、具体的な解決策を考えましょう。

解決策を考える際は、まずアイデアの数を出し切ることがおすすめです。幅広い側面から改善案を検討することで、「現実的なプラン」「課題をダイレクトに解決できるプラン」などを比較して最適な提案をまとめられます。

解決策を考える際は、マーケティングにおけるフレームワークの活用も有効です。マーケティングのフレームワークとしては、例えば下記が挙げられます。

  • 3C分析:「顧客(Customer)・自社(Company)・競合(Competitor)」の視点で客観的に分析するフレームワーク
  • SWOT分析:「強み(Strength)、弱み(Weakness)、機会(Opportunity)、脅威(Threat)」の視点で内部環境・外部環境を分析するフレームワーク

予算やスケジュールを設定する

解決策まで決定したら、具体的な予算やスケジュールを定めましょう。どれだけ課題解決の可能性が高い理想的なプランでも、「顧客や自社の予算を大幅に超える」「無理なスケジュールが設定されている」などの場合では、実現が困難です。

具体的な予算があることで、「どれくらいの費用対効果を期待できるのか」という観点からジャッジできるため、提案書の内容を採用するか判断する材料になります。スケジュールについても、リソースと照らし合わせて最適な内容が設定されていれば、取り組んだ際のイメージが湧きやすくなります。その結果、提案を取り入れてもらえる可能性は高くなるでしょう。

提案書を作成する

提案内容がまとまったら、具体的な提案書へ落とし込みましょう。

提案書に落とし込む際は、読み手にとって必要な情報を過不足なくまとめることがポイントです。提案の詳細や予算、スケジュールなどを抜け漏れなくまとめて、読み手がスムーズに理解できるよう作成しましょう。

文章やデザインについては、専門知識を持たない読み手でも違和感なく理解できるような工夫が必要です。特に外部向けの提案資料内に専門用語が多いと、相手が内容を理解できない可能性があります。「難解な用語に注釈をつける」「図表を豊富に使う」など工夫をして、見やすい提案書を作成しましょう。

提案書の作成に必要な項目・構成案

上記で紹介したポイントを押さえることで、読みやすい提案書が仕上がります。実際に作成する際は、下記の項目や構成案を含めましょう。

  • タイトル
  • 現状の課題・問題点
  • 提案内容・課題の解決策の提示
  • 提案内容の根拠と理由
  • 提案内容から得られるメリット
  • 補足情報

タイトル

タイトルページおよび表紙は、相手の目に最初に飛び込む部分です。第一印象が決まる場所であるため、「誰に対してどのような内容を提案しているのか」を一目で把握できる文言を設定しましょう。

例えば「提案書」という文言だけでは、相手の興味も引きにくく書類に目を通すメリットも実感できません。提案書のタイトル作成に役立つのが、コピーライティングです。コピーライティングは言葉で人の心理を動かして行動に結び付ける広告文・技術のことをいいます。コピーライティングを意識することによって、提案内容や相手へのメリットを伝えられるタイトルを考案できるでしょう。

特に顧客への提案書の場合、相手が扱う製品名などを取り入れることで、より自分事として捉えてもらいやすくなります。

現状の課題・問題点

提案相手が抱える現状の課題や問題点を記載しましょう。提案書を読んでもらう際は、「相手が現状の課題を認識しているか」という点が重要です。相手が課題自体をあまり認識していなければ、どれだけ優れた解決案を提示しても響きません。

課題を記載する際は、一言で要点を伝えて詳細な説明を載せることが有効です。要点を伝える際も、タイトルと同じようにコピーライティングを意識するとよいでしょう。また、数値や図解などを用いて、現状の課題を分かりやすく伝える工夫も大切です。

提案内容・課題の解決策の提示

次に、問題点を解決するための提案内容を記載しましょう。方針を説明して、解決方法の大枠を把握してもらえるように整えます。提案内容の根拠など、詳細は後ほど解説するため現段階では企画の全体像を掴めれば問題ありません。

なるべく分かりやすく提案の全体像を示した上で、簡単な該当説明を載せておくと、読み手もスムーズに理解できるでしょう。課題を提示した際と同じように、図表やイラストなどを用いることで理解しやすいページとなります。

提案内容の根拠と理由

提示した提案内容を実行できる根拠や理由を記載しましょう。理想的なアイデアだとしても、予算などと照らし合わせた際の実現可能性が低ければ採用されません。予算だけでなく社内リソース(組織体制や人員配置など)や自社の技術なども考慮して、「いかに具体性が高いか」という部分に根拠を持たせましょう。

根拠を示す際は、過去の成功事例を紹介する方法も有効です。例えば、クライアントへ商品・サービスを提案する場合、類似企業における導入成功例を説明できれば、施策に信憑性や説得力を持たせられます。

提案内容から得られるメリット

提案内容を実行することで相手が得られるメリットを記載しましょう。明確な利点を提示できれば、相手も導入に対して前向きに検討できます。

メリットを提示する際は、数値や信頼できる引用データなどを用いて、わかりやすくまとめることがコツです。具体的に「どれほどコスト削減につながるのか」「業務効率化を期待できるのか」などを根拠を持って説明できれば、提案が採用される可能性は高まります。可能であれば、成功事例における数値面の変化を引用して説明しましょう。

補足情報

補足情報では、これまで記載した内容以外で伝えておくべき情報を記載しましょう。記載すべき補足情報としては下記が挙げられます。

  • 見積金額
  • 納品スケジュール
  • これまでの導入実績
  • 会社概要
  • よくある質問事項
  • 導入までの流れ

特に見積もりや納品スケジュールについては記載しておくべきでしょう。提案書の内容を採用した場合に「どれくらいの費用が必要か」「どのようなスケジュールを想定して動けばよいか」という点は必ず考えなければなりません。可能な限り、提案書の段階で不安要素を解消するようにしましょう。

提案書のテンプレート おすすめ5選

提案書の作成に使えるテンプレートには多くの種類があります。サイトごとに特徴やデザインなどが異なるため、自社の目的に合わせて適切なテンプレートを使いましょう。以下では、おすすめの提案書テンプレートサイトを5つ紹介します。

Canva

Canvaとは、基本的に無料で利用できるデザインツールです。フリープランでもさまざまな提案書のデザインテンプレートから自社に合ったものを選べます。フォーマットやスタイル、テーマなどさまざまな視点でフィルターをかけられるため、希望する提案書のテンプレートを探しやすいでしょう。

有料プランでは、1億点以上の写真素材を使ったりアニメーションを活用したりできるなど、提案書作成で使える機能の幅が広がります。料金プランは下記の通りです。

  • Canva Pro:12,000円/年
  • Canva for Teams:30,000円/年

参照:提案書テンプレート・企画書・稟議書テンプレートで効果的なデザインを無料で作成しましょう!

bizocean

bizoceanとは、提案書を含めさまざまなシーンに合わせた書類テンプレートをダウンロードできるサイトです。通常の提案書だけでなく、「お茶くみ器設置の提案書」「オフィス環境改善策の提案書」などピンポイントな状況に合わせたテンプレートもダウンロードできます。無料でも幅広いシーンで対応できるテンプレートを配布しているので、自社の状況に合うものがないかチェックしておきましょう。

有料テンプレートの価格は書類内容によって異なり、110円から1,628円の書式まで、幅広く用意されています。

参照:提案書|bizocean(ビズオーシャン)

MISOCA

MISOCAとは、請求書見積書納品書など会計業務に関する書類の管理ツールです。WordあるいはExcelで使えるシンプルなデザインの提案書テンプレートを無料でダウンロードできます。デザインや雰囲気などに大きなこだわりがない場合は、MISOCAのテンプレートを活用しましょう。

テンプレートのダウンロードページには提案書を作成するコツなども記載されているため、提出前の最終チェックとして活用するのもおすすめです。

参照:Word/Excel可!企画書・提案書のテンプレート・フォーマット無料配布 | 請求書作成「Misoca」

スマートドキュメント

スマートドキュメントとは、ビジネス書式に関する情報をまとめているサイトです。提案書や推薦状、申立書など幅広いシーンで活用できる書式テンプレートをまとめています。ビジネスマナーや業務効率化など、さまざまなカテゴリーごとに役立つ情報も発信しています。

提案書のテンプレートはシンプルなデザインのものに絞って紹介されているため、「デザインが多すぎて選べない」という心配もありません。ダウンロードは無料であるため、提案書のテンプレートを活用して使い勝手がよければ、別のシーンでスマートドキュメントの書式を導入するのもよいでしょう。

参照:今すぐ使える!提案書のテンプレート5選【ワード/エクセル/パワーポイント】 | SmartDocument

bizroute

bizrouteとは、ビジネスシーンで活用できるノウハウやツール、テンプレートを紹介しているサイトです。提案書については、「開発チームの新設提案」「海外工場視察の許可申請」「備品購入の提案」など具体的なシーン別で用意されています。自社の状況に合わせて選びやすいでしょう。ダウンロードは無料です。

提案書だけでなく、総務や営業、人事など部門ごとに必要なテンプレートも選べるため、自社の業務全体で幅広く活用できるでしょう。

参照:わかりやすい提案書テンプレート | 状況別の例文サンプル | ビズルート

提案書テンプレートの選び方やポイント

上記で解説したように、提案書のテンプレートには多くの種類があります。デザインや記入項目などはテンプレートごとに異なるため、下記のポイントを押さえて選ぶことが大切です。

  • 必要な項目が網羅されているテンプレートを選ぶ
  • シンプルで見やすいデザインのテンプレートを選ぶ

提案書で必要な内容は、相手の課題や具体的な解決策など、ある程度決まっています。事前に項目が予測できるため、こうした必要項目を最初から網羅しているテンプレートを選ぶとよいでしょう。不足しても後から足せますが、最初から網羅されていたほうが作業を効率化できます。

また、シンプルで見やすいデザインのテンプレートを選びましょう。過度なレイアウトや表現は必要ありません。提案書で大切なのは、豪華な見た目で作成することではなく「相手に提案を受け入れてもらうこと」です。相手側にとっての見やすさを重視し、実用性を考えて選びましょう。

提案書を作成する際は最初に課題や問題点を明確化しよう

提案書とは、自社や顧客の課題解決に必要な提案内容をまとめた資料のことです。提案書を作成する際は、提案する課題や問題点を明確化した上で具体的な解決策を考えましょう。提案書の作成に必要な項目にはタイトルページおよび表紙、現状の課題・問題点、提案内容・課題の解決策の提示などがあります。補足情報では見積金額や納品スケジュールについても記載することが重要です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事