• 作成日 : 2024年3月22日

フォルダ整理が苦手!?原因や管理のコツ、ルールの決め方を紹介

フォルダ整理が苦手!?原因や管理のコツ、ルールの決め方を紹介

フォルダの整理をしない場合、業務が非効率になったり、人為的なミスが増えたりするリスクがあります。フォルダを効率よく使うには、古いファイルの削除やルールの設定を行い、きちんと整理することが重要です。

本記事では、フォルダ整理をしない場合に起こりうる問題や整理できない原因を紹介し、効果的なフォルダ整理の方法などを紹介します。

フォルダ整理をしないと起こりうる問題は?

フォルダ整理をしないと起こりうる問題には、主に以下の5つがあります。

  • 業務の非効率化
  • ミスの増加
  • データの損失リスク
  • ストレージコストの増加
  • モチベーションの低下

それぞれ詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてください。

業務の非効率化

フォルダ整理がされていれば、すぐに必要なデータを見つけられるでしょう。一方でフォルダ整理をしない場合、必要なデータを見つける作業に時間がかかり、業務が非効率になる恐れがあります。

フォルダの検索機能は便利ですが、保存場所や名前に関するルールが決まってないと、検索してもデータが見つからなくなる可能性もあります。

また、共有ファイルの場合は自分では見つけられるものの、他の社員では見つけられない可能性もあるため、業務がスムーズに進まない原因になり得ます。

ミスの増加

フォルダ整理をしない場合、誤送信をはじめとしたミスが発生する恐れがあります。

たとえば、フォルダ整理を行わずに古いデータを残していると、最新ではない書類を他部署や取引先に送信してしまうかもしれません。

関係のないデータや社外秘の情報を送信した場合、信用の低下や情報漏えいといったトラブルにつながります。

データの損失リスク

フォルダ整理をしない場合、保存しているデータが損失するリスクが高まります。

たとえば、フォルダ整理を行わないことにより更新するデータを間違え、必要なデータを上書きしてしまうこともあるでしょう。

こうしたミスを防いで必要なデータの損失リスクを減少させるためにも、フォルダ整理は重要です。

ストレージコストの増加

フォルダ整理をせずに不要なファイルが複数格納されている場合、ストレージ容量を無駄に圧迫してしまいます。

ストレージ容量が増加すると、コストも増加します。またパソコン自体のパフォーマンスにも悪影響を与えるでしょう。

古くなったファイルを消したり、ファイルの上書きをしたりして、ストレージコストの無駄を省くようにしましょう。

モチベーションの低下

フォルダ整理を行わない場合、乱雑な画面を見ながら仕事をすることになり、モチベーションや業務効率が低下してしまう恐れがあります。

業務を始める際、必要なファイルやデータを探すのに時間がかかると、業務効率が下がります。さらに業務効率が悪い環境では思うように仕事が進まず、モチベーションも低下してしまうでしょう。

業務効率やモチベーションを維持するためにも、ファイル整理をして視覚的にわかりやすい環境をつくることが重要です。

フォルダ整理ができない原因

  • 階層が深すぎる
  • 重複するフォルダ
  • 古いファイルの放置
  • 整理ルールの不在

フォルダ整理がなかなかうまくいかずに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

階層が深すぎる

フォルダ整理ができない原因のひとつは、階層が深すぎることです。

表面上はフォルダが少なくスッキリして見えても、階層が深いと必要なファイルを見つけにくくなってしまいます。業務効率を高めながら働くためにも、階層は適度な深さにしましょう。

たとえば、以下のような階層が適しています。

  • 1階層目:社外用
  • 2階層目:営業用
  • 3階層目:〇〇社用

このように3階層程度の深さにすれば、目的のファイルを見つけやすくなり効率よく業務を進められるでしょう。

重複するフォルダ

フォルダが重複していることも、フォルダ整理がうまくいかない原因のひとつです。

同じ名前のフォルダやファイルが複数存在する場合、適切なファイルを見つけにくくなります。たとえば、検索窓からファイル名検索をした際に複数ファイルが同一名で表示されると、中身まで確認しなければなりません。

保存先のフォルダ内だけでなく、全体で名前が重複しないように注意すると、検索時にも判別しやすくなります。

古いファイルの放置

フォルダの中に古いファイルが放置されていることが、フォルダ整理ができない原因となっている場合もあります。

たとえば、古いファイルと同名の最新ファイルがある場合、間違えて更新してしまう恐れがあります。また、古いファイルを最新と勘違いして先方に送信すると、トラブルに発展してしまうこともあるため注意しましょう。

古いファイルは放置せずに削除をするか、一時保存用のフォルダを作成して保存すると間違いを減らせます。

整理ルールの不在

フォルダを整理するルールが定まっていないことがフォルダ整理ができない原因となっている場合もあります。

たとえば、フォルダやファイル名の細かいルールが決まっておらずバラバラに設定されている場合、必要なものを見つけにくくなります。

タイトルは「内容+日付」で統一する、全角や半角、内容と日付をつなぐ際の記号を統一するなど、ルールを細かく決めることが重要です。

フォルダ整理の進め方

フォルダ整理を進める方法には、以下の5つがあります。

  • ファイル名のルールを決める
  • フォルダ分けのルールを設定する
  • 不要なファイルの取り扱いルールを決める
  • バックアップのルールを設ける
  • アクセスを容易にする

それぞれの方法について詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ファイル名のルールを決める

まずはファイル名のルールを決めるところから始めましょう。

具体的には、以下のようなルールを設定することがおすすめです。

  • 「日付+種類」でファイル名をつける
  • 日付の書き方を決める
  • 種類は内容がわかるようにする
  • ファイル名の最後に数字を記載してバージョン管理をする

日付を決める際には、「2024/3/8」とするか「2024年3月8日」とするかなど、細かいルールを定めましょう。自分だけでなく誰が見ても作成された日時と内容がわかるようにすると、業務効率の向上にもつながります。

ファイル内容を更新した際には、ファイル名だけでわかるようにバージョンも記載することがおすすめです。

フォルダ分けのルールを設定する

次に、フォルダ分けのルールを設定しましょう。

フォルダの階層が複雑になっていると、探しているファイルやデータを見つけにくくなります。フォルダ分けのルールとして階層をいくつまで作成するかを決め、各階層の粒度まで決めるといいでしょう。

たとえば、3階層までに設定して以下のように分けるとフォルダ整理がしやすいです。

  • 1階層目:年度
  • 2階層目:プロジェクト名
  • 3階層目:タスク

このように、階層ごとの粒度を決めてデータを保存すれば、フォルダ分けだけでなく探すことも容易になるのでおすすめです。

不要なファイルの取り扱いルールを決める

不要となったファイルに関する取り扱いルールを決めることも重要です。

不要なファイルは放置せずに削除した方がいいですが、ルールがなければ判断が難しくなってしまいます。そのため、以下のようなルールの設定がおすすめです。

  • 削除基準
  • 削除する頻度
  • 削除するタイミング
  • すぐに削除するのか一定期間保存するのか

上記のルールを決めたうえで、不要なファイルを放置せず、定期的に削除してフォルダ内をきれいに保ちましょう。

バックアップのルールを設ける

万が一ファイルが消えてしまった時のために、バックアップのルールも定めておきましょう。

具体的には、以下のようなルールを定めておくと安心です。

  • バックアップの頻度
  • バックアップをするタイミング
  • バックアップを残す場所

長くとも3ヶ月に一度程度はバックアップを取っておくと、万が一の場合でも対応できるでしょう。

より安全性を高めるためには、不要なファイルを削除するタイミングに合わせてバックアップを取ることをおすすめします。

アクセスを容易にする

使用頻度の高いファイルは、アクセスしやすい状態にしておきましょう。

Macを利用している方は、サイドバーやDock、よく使う項目に設定しましょう。Windowsを利用している場合は、クイックアクセスに設定しておくと、ファイルへのアクセスが簡単になります。

使用頻度の高いファイルをアクセスしやすいように設定しておくと、前項までに紹介したルール通りにファイルを保存していてもすぐに開けるのでおすすめです。

デスクトップのフォルダを整理する方法

デスクトップのフォルダを整理する方法には、以下の5つがあります。

  • 不要なファイルの削除
  • フォルダの新規作成
  • アイコンの自動整列
  • ショートカットの活用
  • クイックアクセスの利用

デスクトップのフォルダを整理してきれいに保ちたい方は、ぜひ試してみてください。

不要なファイルの削除

デスクトップ上に不要なファイルがある場合は削除をしましょう。

Windowsパソコンから複数の不要なファイルを削除するには、ディスククリーンアップがおすすめです。ディスククリーンアップを使った削除方法は以下の通りです。

  1. タスクバーから「エクスプローラー」をクリック
  2. 画面左側のウィンドウから「PC」をクリック
  3. 「ドライブツール」タブをクリック
  4. 「管理」グループの「クリーンアップ」をクリック
  5. 「削除するファイル」内の削除したくない項目のチェックを外し、OKをクリック

上記の流れを行うことで、手動で一つ一つ削除しなくても、簡単に不要なファイルを削除できます。

フォルダの新規作成

デスクトップのフォルダを整理するためには、一時保存用フォルダを新規作成する方法もおすすめです。

一時保存用フォルダには、新規作成したフォルダやファイル、ダウンロードしたデータを保存しましょう。1日1回程度の頻度で一時保存用フォルダの中身を適切なフォルダに振り分ければ、デスクトップにファイルが散らばることを防げます。

フォルダやファイルの作成、ダウンロード頻度が多い場合、一時保存用フォルダを作成するだけで業務効率の向上が期待できます。

アイコンの自動整列

デスクトップのフォルダを整理するためには、アイコンの自動整列の活用をしましょう。

以下の流れでアイコンの自動整列ができます。

  1. デスクトップ上で右クリックする
  2. 開いたメニューから「表示」を選択する
  3. 「アイコンの自動整列」または「アイコンを等間隔に整列」 にチェックを入れる

「アイコンの自動整列」にチェックを入れると、デスクトップの左側に自動で整列します。「アイコンを等間隔に整列」にチェックを入れると、左寄せではなく等間隔で配置されます。

アイコンの数や見やすさに応じて、適切な方法で整列させましょう。

ショートカットの活用

使用する頻度が高いファイルがある場合はショートカットも活用しましょう。

ファイルのショートカットをデスクトップに置いておけば、ワンクリックで開けるため、業務効率が向上します。ただし、ショートカットを置きすぎると、開きたいファイルが見つかりにくくなる恐れがあるため注意しましょう。

ショートカットを複数使用したい場合には、デスクトップ上に新規フォルダを作成してその中にまとめるときれいに整理できます。

クイックアクセスの利用

Windowsの場合、クイックアクセスを利用することでフォルダへのアクセスが容易になります。

エクスプローラーを開き、よく使うフォルダをクイックアクセスへドラッグ&ドロップするだけで、頻繁に使うフォルダを集めることが可能です。

ただし、クイックアクセスを利用しすぎるとフォルダが増えすぎてしまい、必要なファイルを見つけにくくなる恐れがあります。

そのため、利用頻度が高いフォルダだけに絞ってクイックアクセスを利用しましょう。

フォルダ整理のポイント

フォルダ整理を行うポイントには、以下の3つがあります。

  • よく使うフォルダはわかりやすい場所に置いておく
  • 一時保存フォルダを用意しておく
  • ルールをマニュアル化する

よく使うフォルダを使いやすい場所に置くと、探す手間が省けるため業務効率の向上が期待できます。

ただし、フォルダ数が増えると乱雑になってしまうので、新規作成やダウンロードする時用に、一時保存フォルダを用意しておきましょう。

ファイルの保存方法や名前に関するルールを作成した際にはマニュアル化し、確認しながら作業できるようにするとミスを減らせます。

おすすめのフォルダ整理ソフト・ツールを紹介

フォルダ整理に使えるおすすめのソフトやツールは、以下の2つです。

  • FenrirFS(フェンリルエフエス)
  • FreeCommander

それぞれ詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

FenrirFS(フェンリルエフエス)

FenrirFS(フェンリルエフエス)は、フェンリル株式会社が提供するファイル整理アプリです。

ファイルをラベルで管理でき、画像に加えてPDFやテキストファイルなどを別ウィンドウでプレビュー表示することもできます。無料で使えて簡単にファイル整理ができるアプリを探している方は、ぜひ試してみてください。

料金プラン無料
主な機能・ラベル管理
・プレビュー
・自動同期
・作業用トレイ
・アーカイブ
など
運営会社フェンリル株式会社
公式サイトhttps://www.fenrir-inc.com/jp/fenrirfs/

FreeCommander

FreeCommanderは、Marek Jasinski氏が作成したフォルダ整理ツールです。

公式サイトからダウンロードすればすぐに利用できるので、複雑な手続きをせずに使えるツールを探している方におすすめです。また、CDやUSBにインストールディレクトリをコピーすれば、持ち運ぶことができるため場所を選ばずにどこからでも使用できます。

料金プラン無料
主な機能・さまざまなビュー(リスト、詳細、画像プレビューなど)
・ファイル情報の表示
・ファイル操作(コピー、移動、削除、名前変更など)
・ファイルの圧縮
など
作者名Marek Jasinski(敬称略)
公式サイトhttps://freecommander.com/en/summary/

フォルダ整理をして業務効率を向上させよう

ファイル名やフォルダ分けのルールを設定し、タイトルで内容がわかるようにすると、フォルダ整理がしやすくなります。加えて、古いデータの削除やバックアップのルールも定めておくと、万が一の際にも対応可能です。

本記事で紹介したフォルダ管理ソフト・ツールを利用することで、より便利にフォルダ整理ができます。ぜひフォルダ整理をして、業務効率向上を目指しましょう。


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