• 作成日 : 2024年1月29日

ナレッジ共有とは?意味や例文、共有ツールを選ぶポイントやおすすめ7選

ナレッジ共有とは?意味や例文、共有ツールを選ぶポイントやおすすめ7選

ナレッジ共有とは、仕事の知識や経験、技術などを共有することです。共有することで,

業務効率化や属人化防止につなげられます。この記事では、ナレッジ共有の概要や共有する際に活用できるおすすめのツール、ツールを選ぶ際のポイントなどについて解説しています。

ナレッジ共有とは?

ナレッジ共有とは、仕事に関する知識や経験などを共有することです。業務をスムーズに進めるために役立つ知識を社内に共有できるため、業務効率化や属人化防止を図るうえで非常に役立つでしょう。

ナレッジの使い方や例文

ナレッジは、「知識」という意味で使用されるのが一般的です。ただしビジネスにおいては、「知識」だけでなく「事例」や「有益な情報」「付加価値のある経験」といった意味合いで使われることも少なくありません。

実際のビジネスシーンにおいては、ナレッジが以下のような形で使われます。

  • 部署内でナレッジを共有する
  • 今回のプロジェクトで得たナレッジを次に活かす
  • ナレッジを蓄積する など

また、ナレッジに関連した言葉としては「ナレッジベース」や「ナレッジマネジメント」などが挙げられます。

社内でナレッジ共有が重要な理由

ナレッジ共有を図ることで、業務効率化の実現につながります。ナレッジは、仕事における有益な経験や便利な情報、テクニック、知識といった知見を含んだものです。もともと個人で持っていたナレッジをチーム全体、組織全体に共有することで、多くの人がそのナレッジを活用できるため、結果的に業務の効率や生産性が向上すると考えられます。

限られた人しかアクセスできなかった暗黙知を誰でも再現できるように形式知にするナレッジ共有は、企業において欠かせないものだといえるでしょう。

ナレッジ共有の4つの種類

ナレッジ共有と一言でいっても、大きく分けて4つの種類があります。ここではそれぞれの概要について解説します。

成功事例の共有

1つめは、成功事例を共有することです。例えばチーム内での成功を他のチームに紹介することで、成績の向上を目指す形が考えられます。また、過去の成功事例を蓄積していれば、どのタイミングで何をすればいいのかといったことも参考にできるでしょう。

専門知識の共有

2つめは、特定の部署に所属する人や特定の技術を持っている人の知識を共有することです。専門知識を共有することで、他部署の人が担当部署の人にわざわざ問い合わせをする必要がなくなるほか、新入社員の教育などにも活用できます。

知的資産の共有

社内にはさまざまな知的財産が存在します。それを共有することもナレッジ共有の1つです。例えば、業務で使用できる便利なフレームワークを共有して、生産性を高められるでしょう。

顧客情報の共有

顧客情報も企業にとっては重要なナレッジであり、それを共有することもできます。例えば、営業スタッフ間で顧客情報の共有を行うことで、営業成績の向上につながるかもしれません。

ナレッジ共有ツールを利用するメリット

ナレッジ共有の仕方はさまざまですが、近年ではツールを使用するケースが一般的となっています。ここでは、ナレッジ共有ツールを利用することで得られる主なメリットを紹介します。

業務効率化

ナレッジ共有ツールによるナレッジ共有は、業務効率化につながります。これは、例えば経験豊富なベテランや専門知識を持つ社員などのナレッジを共有することで、誰もがそのナレッジにアクセスでき、活用できるようになるためです。

従業員の中には、もっと効率よく取り組みたいものの、知識がないために実現できないケースが少なくないと考えられます。ナレッジ共有ツールを社内に導入することでナレッジアクセスが容易になるため、結果的に業務効率を高められるでしょう。

社内情報・ノウハウを瞬時に共有

社内にはさまざまな情報やノウハウがありますが、十分に共有できていないケースは珍しくありません。ナレッジ共有ツールにそれらの情報をアップロードすれば、誰でも便利な情報・ノウハウを確認できるようになります。

属人化を防止

ナレッジ共有ツールによる知識や経験の共有は社内における属人化防止につながります。専門性の高い業務などは知識を持っている人しか対応できず、属人化しやすいといえるでしょう。また、担当者の異動や退職、病欠などによって業務がストップする恐れもあります。

社内で業務に関する知識やノウハウなどを共有しておけば、誰が担当しても一定以上の質を確保でき、属人化防止が可能となります。

成功事例の蓄積、課題解決のヒント

ナレッジには、成功事例や失敗事例など、過去の事例が含まれており、それらを業務に活かせます。例えば、営業における成功事例ではどのような取り組みをした結果うまくいったのか、マーケティングで失敗したときの原因はなんだったのか、といったことが共有されていれば、それを模範したり対策を考えたりできるでしょう。

また、成功事例・失敗事例のナレッジ共有が社内で習慣化されれば、振り返り作業が定着し、社員のパフォーマンス向上につながるかもしれません。

柔軟な働き方やテレワークの推進

昨今では、テレワークをはじめとして働き方がより柔軟なものとなりました。しかし、出社しないとナレッジを共有する機会が少なくなってしまいます。そのようなときにクラウド上で使用できるナレッジ共有ツールを導入していれば、勤務場所に関係なくナレッジの共有が可能です。自宅勤務でもスムーズに仕事に取り組めるでしょう。

ナレッジ共有ツール7選

ここでは、おすすめのナレッジ共有ツールを紹介します。さまざまなツールがあり、それぞれ特徴も異なるため、自社のニーズにあったものを選ぶようにしてください。

NotePM(ノートピーエム)

NotePMは、プロジェクト管理を行う際に活用できるオールインワンのツールです。ドキュメントの作成にも対応しているため、マニュアルや業務手順書など、ナレッジ共有にも活用可能です。画像編集機能がついているため、画像に矢印や吹き出しを付けて、よりわかりやすいものにすることもできるでしょう。さらに動画の貼り付けもできるため、文字ではなく動画でナレッジを共有することもできます。

Notion(ノーション)

Notionは、豊富な機能が特徴のナレッジ共有ツールです。文書作成や管理機能に加えて、プロジェクト管理、データベース機能なども備えています。メモに書き込む感覚で情報をアウトプットできるほか、画像やURLなどを貼り付けることも可能です。ページ数が増えても、目次を付けられるため、業務の手引書やマニュアルを作成する際に役立つでしょう。ナレッジ共有はもちろん、プロジェクトの進捗管理やプレゼンテーションなどにも活用できる便利なツールです。

Confluence(コンフルエンス)

Confluenceは、プロジェクト管理ツールであるJiraの開発元としても知られているアトラシアンが提供するツールです。Wiki形式に対応しているほか、バージョン管理や変更通知、共有機能、検索機能など、幅広い機能を備えており、ナレッジ共有を行う際にも役立ちます。

また、75種類以上のテンプレートが用意されているため、さまざまな種類のドキュメント作成が可能です。Jiraとの連携もできるため、管理しているプロジェクトと社内ナレッジを紐づけることもできます。

flouu(フロー)

flouuは、オンラインワークスペースです。ドキュメント内にテキストはもちろん、画像や動画、ファイルなどを集約することで、ナレッジ共有を実現できます。また、ドキュメントはリアルタイムで共有できるほか、ドキュメントごとにチャットができるため、リモートワーク中に同じドキュメントを見ながら意見を交わすことも可能です。

ラベルの設定やフォルダ形式での管理、全文検索などもできるため、必要なナレッジをスムーズに見つけられるでしょう。

Zendesk(ゼンデスク)

Zendeskは、カスタマーサービスに特化しているナレッジ共有ツールです。FAQ機能を搭載していることに加え、コンテンツは簡単に編集できるため、ナレッジ共有までの手間もかかりません。

また、検索性にも優れているため、ナレッジをツールにアップロードしたものの閲覧されない、必要なナレッジが見つからないといった事態が起こりにくいでしょう。

Freshdesk(フレッシュデスク)

Freshdeskは、クラウド型のヘルプデスクツールです。主に、カスタマーサポートやヘルプデスクに対して届く問い合わせに回答するためのナレッジを共有する際に使用します。テキストはもちろん、画像や動画の共有もできるため、共有するナレッジに応じて使い分けが可能です。FAQ機能や検索機能も搭載されているため、経験の浅い社員でも必要なナレッジにアクセスしやすくなっています。

Microsoft 365(マイクロソフト365)

Microsoft 365は、Word、Excel、PowerPointなど、Microsoft Officeをクラウドで活用できるツールです。WordやExcelなどの各種ファイルをOneDrive上に保存することで、オンライン上でこれらのファイルの共同編集が行えます。そのため、例えばWordを使ってナレッジ共有をする場合などに役立つでしょう。

Microsoft Officeは多くの企業で使われているソフトであるため、多くの人が使い慣れている点が特徴です。そのため、新しいツールを導入するときのように使い方を一から覚える必要がありません。

ナレッジ共有ツールの選び方

ここではナレッジ共有ツールの選び方を紹介します。自社にあったツールを見つけるためにも、ぜひ選び方を覚えておいてください。

ナレッジ共有ツールの導入目的に合っているか

ナレッジ共有ツールの種類は豊富であるため、まずはツールの導入目的を明確にし、目的に合致するものを候補にすることが大切です。例えば、ナレッジ共有だけでなく、プロジェクト管理にも使用したい、新入社員の教育に使用したいといった形です。

一方で「とりあえず機能が多いから」など曖昧な目的・理由で選んでしまうと、実際に使い始めて見て自社にあっていないことがわかるかもしれません。そのため、まず社内でどのような目的でツールを利用するのか、目的を明確にすることが大切です。

ナレッジ共有ツールの機能・分析

導入目的を踏まえたうえでナレッジ共有ツールにどのような機能が必要なのかを明確にします。例えば、ナレッジ共有だけでなく、プロジェクト管理にも使用するのであれば文書作成・管理機能に加えて、プロジェクト管理機能やタスク管理機能、チャット機能などがあると便利でしょう。

また、ほかのツールをすでに使用している場合、連携ができるかどうかも大切です。さらに、初めて扱う人でも操作しやすいかどうかもチェックしておきましょう。

ナレッジ共有ツールの料金・オプション

ナレッジ共有ツールの導入にあたっては、基本的に料金が発生します。料金は月額従量課金タイプや月額固定費タイプなどがあります。初期費用が安く設定されていて、必要な機能を追加するためにオプション料金を支払わなければならないケースもあるため、料金プランをしっかりと確認することが大切です。

ナレッジ共有で社内の業務効率化を促進しよう

今回は、ナレッジ共有の概要やその重要性、種類、ナレッジ共有に活用できるおすすめのツールなどについて解説しました。

ナレッジ共有は仕事に関する知識や経験などを共有することであり、業務効率化や属人化防止を促進できます。ナレッジ共有の方法はさまざまですが、近年では便利なツールも増えているため、今回紹介したようなツールの活用もおすすめです。


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