• 作成日 : 2024年2月7日

エクセルでタスク管理を行うコツ!おすすめテンプレートや作成方法

エクセルでタスク管理を行うコツ!おすすめテンプレートや作成方法

エクセル(Excel)を使うことで、タスク管理が効率的に行えます。エクセルによるタスク管理は、既に多くの企業で採用されており、そのためのテンプレートも豊富にあります。手軽にタスク管理を始めたい場合は、エクセルを活用することがおすすめです。この記事では、エクセルを使ったタスク管理を行うコツや、無料のテンプレートについて紹介するので、ぜひご覧ください。

エクセル(Excel)でタスク管理をするメリット

タスク管理を行えるツールにはさまざまな種類がありますが、表計算ソフトとして馴染み深いエクセル(Excel)でもタスク管理は可能です。高機能な専用のタスク管理ツールを導入する前に、ひとまずエクセルでの運用を検討してみてもよいでしょう。

ここでは、エクセルでタスク管理をするメリットを5つ紹介します。

多くの企業で導入されている

多くの企業では、社用のツールとしてすでにMicrosoftのオフィス(Office)を導入済みです。エクセル(Excel)はオフィスに含まれているため、新たに購入したり専用のツールやアプリを採用したりする必要がありません。

また、エクセルはパッケージ版だけでなく、オンライン版やモバイルアプリなどさまざまな形態で提供されています。使用するデバイスを選ばないため、多様な働き方にも対応しやすいのも特徴です。

使い慣れている人が多いためすぐにスタートできる

エクセル(Excel)の操作方法に慣れている人が多いため、タスク管理をすぐに始められるのは大きなメリットです。エクセルは表計算ソフトとして広く使われており、ほとんどのビジネスパーソンは日頃から何らかの業務で使用しています。そのため、特別な研修の実施や新しいスキルの習得の必要がありません。

直感的に操作しやすいソフトであり、エクセルの初心者にも使いやすいフォーマットを用意すれば、チーム全体での活用が容易なのもメリットです。チームメンバーの負担が少なく使いこなせるため、タスク管理の導入と運用がスムーズに始められます。

追加費用をかけずに始められる

エクセル(Excel)でタスク管理を行うメリットの1つは、追加コストがかからないことです。エクセルにはタスク管理に必要な基本機能が標準で備わっており、新たなアプリの購入やサブスクリプション契約を行う必要がありません。

普段エクセルを使用していない場合でも、Microsoftのオフィス(Office)の導入やMicrosoft 365への加入が済んでいれば、エクセルが使えます。また、エクセルを新たに導入する場合でも、専用のソフトや高機能なアプリの導入コストよりは多少安価です。

テンプレートが豊富

タスク管理用テンプレートが豊富にある点も、エクセル(Excel)でタスク管理を行うメリットです。エクセルを開発するMicrosoftをはじめ、無料のテンプレートを提供する企業や個人は少なくありません。テンプレートの種類は、ガントチャートやToDoリスト、スケジュール管理など、実にさまざまです。

一から組み立てるとなると相応の手間がかかるものの、テンプレートを利用すれば労力と時間を大幅に省けます。目的に合ったテンプレートを選択し、状況に応じて調整すればタスク管理の効率化がスムーズに進むでしょう。

カスタマイズがしやすい

エクセル(Excel)でタスク管理を行うメリットとして、カスタマイズが容易である点も挙げられます。エクセルは、条件付き書式やプルダウン、関数、マクロなどを駆使した幅広いアレンジが可能な汎用性の高いツールです。

タスクやプロジェクトの内容ごとに自由にカスタマイズできるため、テンプレートを利用しても目的や作業状況に合わせて管理表をアレンジできます。操作自体も簡単で、必要な管理項目の追加や既存の関数の変更、フォーマットの調整などに長時間かける必要はありません。

エクセル(Excel)のタスク管理表おすすめ無料テンプレート

初めてタスク管理表のテンプレートを利用するのであれば、以下の3つから試してみるとよいでしょう。

◆チームでタスク管理をするタイプ(ガントチャート)

タスク管理の基本的な項目を備えた、シンプルなテンプレートです。3か月分のスケジュール設定が可能で「タスク」「担当者」「予定開始日」「ステータス」などが記載できます。スケジュール作成は手動ですが、開始日の設定により日付や曜日は自動で割り振り可能です。

出典:ビズルート「ガントチャートのエクセルテンプレート」

◆チェックリストタイプ(ToDoリスト)

作業内容を一覧で管理するテンプレートです。項目設定は「No」「内容」「重要度」「実行日」「チェック」とシンプルで、ブルーを基調に作成されたスタイリッシュなデザインとなっています。

出典:ビズルート「ToDoリストのエクセルテンプレート01 A4縦」

◆作業分解構成図タイプ(WBS)

A4一枚に収まる設計で、ガントチャートのカレンダー部分が存在しないWBSテンプレートです。記載された項目の追加や削除を行いながら、独自の表を作成できます。予定や実績のカレンダーは含まれていないため、スケジュール管理には別途追加が必要です。

出典:ビズルート「エクセルWBSテンプレート01」

Excel(エクセル)を使ったタスク管理表の活用方法

Excel(エクセル)を使ったタスク管理表は、個人やチームでの業務効率化に役立ちます。個人のタスク管理にはリスト形式、チームのタスク管理にはガントチャートがおすすめです。以下では、タスク管理表の活用方法を、個人とチームに分けて解説します。

個人用のタスク管理表(リスト形式)

個人用のタスク管理には「リスト形式」が適しています。リスト形式はタスクを項目別に一覧化する方法です。

Excel(エクセル)のシートに、「タスク名」「所要日数」「開始日」「終了日」「進捗状況」などの項目を設定します。優先順位が分かりやすいよう、日付順に並べ替えられる設定にするのがポイントです。

作業が完了したらチェックを入れたり取り消し線を引いたりすれば、タスク状況を一目で把握できます。ジャンルごとに区分けすると、作業の負担も少なく済むでしょう。リスト形式は、あらかじめ決まったタスクを整理する場面で特に役立ちます。

チームで利用するタスク管理表(ガントチャート)

チームでのタスク管理には「ガントチャート形式」が有効です。ガントチャートは、縦軸に「タスク」「担当者」を記載し、横軸を開始日から完了予定日まで塗りつぶして横棒グラフで表し、工程表を見やすくします。

タスクの流れを視覚化することで、プロジェクト全体のスケジュールを把握しやすくする方法です。Excel(エクセル)を使ってガントチャートを作成すると、条件付き書式を使用して容易に色分けできます。

ただし、ガントチャートの作成時には、事前にプロジェクトの全体像を明確にしておかなければなりません。各タスクの時間軸や担当部署を把握し、ゴールまでの道筋を確実に計画することが重要です。

Excel(エクセル)でタスク管理を行うコツ

Excel(エクセル)でタスク管理を行う際には、いくつかのコツがあります。特に、「目標の明確化」「タスクの洗い出し」「優先順位の設定」は、タスク管理の質を高めるために欠かせません。以下では、タスク管理をより効果的にする3つのコツを解説します。

目標(ゴール)を明確にする

まずは、明確な目標を設定しましょう。目標が不明瞭なままだと、タスクの洗い出しや優先度の判断が難しくなります。目標がはっきりすれば、必要なタスクのみを正確に特定し、抜け漏れなく管理できるでしょう。

設定する目標は具体的で計画的、かつ実現可能なものでなければなりません。仕事の納期から逆算してタスクごとの期日を決め、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。マルチタスクを避け、1つのタスクに集中できるように調整すると、効率的にタスクを進めやすくなります。

タスクの洗い出しを行う

目標が明確になったら、タスクを洗い出しましょう。現在抱えているタスクを実際に書き出すことで、全体の作業量が視覚的に把握できる上、作業の抜け・漏れを防げます。タスクを可視化すると、忘れていたタスクを思い出せるケースも少なくありません。

大きなタスクを小さなタスクに細分化し、具体的なアクションのステップにまで落とし込むと、取り組みやすくなります。たとえば、「取引先に連絡する」というタスクがある場合に加えるのは、「時間」「用件」「現在の状況」などです。その他の関連情報もすべて記載しておくと、後々確認する手間が省けます。

優先順位を決める

タスクを細分化した後は、優先順位を付けましょう。各タスクの作業時間を見積もった上で、重要度と緊急度を評価し優先順位を設定すると、タスク管理の効率性が高まります。

タスクには、「タスクAを完了しないとタスクBに着手できない」というケースが少なくありません。依存関係の存在も考慮し、目標に対してもっとも効果的なタスクから取り組めるように調整する必要があります。

タスクを整理する際は、急なトラブルの発生も視野に入れ、余裕を持ったスケジューリングを行いましょう。また、日々の変化に対応した優先順位の見直しも大切です。

Excel(エクセル)でタスク管理をする際のよくある課題

Excel(エクセル)を使ったタスク管理は多くのメリットがある一方、いくつかの課題も存在します。Excelの課題を理解し対処すれば、より効果的なタスク管理が可能です。以下では、Excelでタスク管理を行う際の課題を2つ解説します。

リアルタイムでの共有が難しい

Excel(エクセル)でタスク管理を行う際の課題の1つは、リアルタイムでの共有が難しい点です。エクセルは基本的にオフラインでの入力が前提であり、クラウドサービスのようにリアルタイムで編集内容を他のメンバーと共有する機能はありません。

そのため、タスクが完了するたびにメンバーに情報を更新してもらい、都度ファイルを送信・ダウンロード・閲覧することになります。チームでエクセルを使用する際には「データを共有する時間を決める」など、運用ルールに工夫が必要です。

複数人で同時編集が難しい

Excel(エクセル)では、複数人での同時編集が不可能です。Excelファイルは、同時に複数の人が編集・操作できないため、誰かがタスク管理シートを開いている間、他の人は待つしかありません。シートを編集できないタイミングが生じることは、タスク管理の効率性を下げる可能性があります。

解決策としては、タスク管理やファイル管理を担当するメンバーを限定する方法が考えられます。また、ExcelではなくGoogleのスプレッドシートなど、同時編集が可能な他のツールを使うタスク管理方法も検討するとよいでしょう。

テンプレートを使って効率的なタスク管理を実現しよう

エクセル(Excel)を用いてタスク管理を行う場合は、無料で公開されているテンプレートを活用することがおすすめです。テンプレートを使うことで、大枠が決まっているので、スムーズにタスク管理が行えるようになります。エクセルによるタスク管理には課題もありますが、専用のサービスを使うよりも、手軽にタスク管理が行える点は魅力です。エクセルを使って効率的にタスク管理を行いましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事