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  • 更新日 : 2024年7月3日

効果的なファイル管理のコツは？ありがちな失敗例やおすすめツールを紹介

クラウドストレージのDropboxは、ファイルの保存、共有、同期が手軽にできるサービスです。共有方法には、共有リンクの送信や共有フォルダへのアクセス権設定、Transfer機能の利用などがあります。

本記事では、Dropboxの基礎知識や、iPhoneアプリを使った実際のファイル共有方法まで詳しく解説します。

ファイル管理とは？

ファイル管理とは、デジタルデータを整理・追跡・保護する一連のプロセスであり、管理対象となるデータには、文書、画像、動画など、さまざまな形式が含まれます。

個人・企業を問わず、あらゆる現場において作業効率と生産性の向上には、ファイル管理は不可欠です。データの整理だけでなく、バックアップと災害復旧計画の一環としても重要な役割を果たします。

適切なファイル管理戦略により、情報をスムーズに検索しやすく整えつつ重要なデータを保護し、効率的にアクセスすることが可能になります。

ファイル管理が重要な理由

情報を効率的に整理し、安全に保護し、アクセス性を高める目的において、適切なファイルを管理することは重要です。このような管理を行うことで、作業の生産性がさらに向上し、ファイル検索に費やす時間を削減できます。また、情報漏洩のリスクを減らし、セキュリティを強化することで、重要な情報を保護するのです。

効果的なファイル管理のコツ

効果的なファイル管理は、業務の効率化とセキュリティの向上に不可欠です。適切なフォルダ分けや明確な命名ルールの策定、階層構造の簡素化、一時保管の活用など、基本的なコツを押さえることで、ファイルの検索性が高まり、作業効率を大幅に改善できます。

ここでは、効果的なファイル管理のコツを9つの観点から紹介します。

用途別にフォルダを分ける

ファイル管理の最初のステップは、用途やプロジェクトごとにフォルダを分ける作業です。適切に分類することで、関連するドキュメントやデータを簡単に見つけられるようになります。

例えば、財務・経理関連のファイル、プロジェクトで使用しているドキュメント、個人用のファイルなど、大きなカテゴリーに分けてからフォルダを作成し、その中にサブフォルダを設けることで、わかりやすく、かつ詳細な分類が可能です。

ファイル名・フォルダ名のルールを決める

一貫性のある命名規則を設けることで、ファイルやフォルダを瞬時に識別しやすくなります。例えば、「YYYYMMDD_プロジェクト名_ドキュメントの種類」などの形式でファイル名を設定すると、ファイルの作成日、関連するプロジェクト、内容が一目でわかります。フォルダ名にも同じルールを適用すると、整理と検索の効率が向上します。

フォルダ階層は3階層までが目安

フォルダ階層が深くなりすぎると、ファイルを見つけにくくなります。可能であれば、フォルダ階層は3階層以内に保つのが理想的です。

できるだけ階層を浅く維持することで、過度に細分化されたフォルダ構造を避け、必要な情報に素早くアクセスできます。

一時保管フォルダを活用する

作業中のファイルや、一時的に保管する必要があるファイルのための「一時保管フォルダ」を活用するのも効果的です。

一時保存フォルダの活用は、デスクトップを整理し、重要なファイルが散逸するのを防ぐために役立ちます。ただし、長期間放置せず、一定期間が過ぎたら適切な場所に移動させるか、不要であれば削除するように心がけましょう。

ダウンロードファイルの置き場所を決める

インターネットからダウンロードしたファイルは、特定の「ダウンロードフォルダ」に一時的に保存されますが、速やかに決められたフォルダへ移動させるように徹底しましょう。

ダウンロードフォルダに無造作にファイルを放置すると、検索性が大きく低下します。こまめな整理によってファイルの散乱を防ぎ、必要なファイルを迅速に見つけられるようになります。

不要なファイルは削除する

定期的にファイルを見直し、不要なものを削除することで、ストレージを有効活用できます。ファイルの削除を徹底すると、必要なファイルに素早くアクセスできるだけでなく、システムのパフォーマンス向上にもつながります。

バージョン違いのファイルなどを放置しておくと取り違えの原因にもなるため、こまめな整理が肝心です。

ファイルのバックアップを取る

重要なファイルは、定期的にバックアップを取ることが重要です。バックアップデータを確保しておけば、データ損失やシステム障害が発生した場合でも、情報を安全に保持できます。

特に重要度の高いファイルは、クラウドサービスや外部ドライブなどを利用して、複数のバックアップを取っておくのもおすすめです。

よく使うフォルダはショートカットを作る

デスクトップやタスクバーによく利用するフォルダのショートカットを作成しておくと、ファイルやフォルダに迅速にアクセスしやすく、作業効率が向上します。

例えば、プロジェクトで共有しているフォルダへのショートカットをデスクトップに作成しておくと、毎日の作業を速やかに始めやすくなったり、スケジュールを素早く確認したりすることが可能です。

ファイル管理ツールを利用する

管理するファイル数が増えてきたら、ファイル管理ツールを導入するのも選択肢の一つです。専用のツールを利用することで、ファイルの整理、検索、共有が容易になるだけでなく、ファイルの自動分類、タグ付け、バージョン管理などの機能によってファイル管理をより効率化できます。

ファイル管理でありがちな失敗例

ファイル管理をおろそかにすると、作業効率の低下や重要情報の紛失や流出につながります。デスクトップ上に散乱するファイルや、最新バージョンの識別が困難なドキュメント、ダウンロードフォルダの放置などは、よくある失敗例です。

ここでは、ファイル管理にありがちな3つの失敗例を紹介します。

デスクトップにファイルをたくさん保存する

多くのユーザーが陥りがちなファイル管理の失敗例の一つに、デスクトップに多数のファイルを保存する習慣があります。

デスクトップ上に無秩序にファイルを保存していくと、重要なファイルの検索に時間がかかり、作業効率が著しく低下します。また、デスクトップが煩雑になると、システムパフォーマンスの低下につながる可能性もあります。

どれが最新のファイルかわからない

ファイルのバージョンアップ管理をおろそかにすると、「どれが最新のファイルかわからない」という状況に陥りがちです。この問題は、「ファイル名にバージョン番号や日付を含めていない」「複数の場所にファイルのコピーを保存している」などの状況で起こりやすい傾向にあります。

どれが最新のファイルかわからない状態が続くと、古いバージョンのファイルを誤って使用してしまうリスクがあります。

ダウンロードフォルダにファイルを放置

ダウンロードフォルダにファイルを放置する習慣は、ファイル管理の失敗につながります。

インターネットからダウンロードしたファイルをダウンロードフォルダにそのまま残しておくと、フォルダが散乱し、次第に必要なファイルを見つけにくくなります。さらに、不要なファイルがストレージを圧迫し、パフォーマンスの低下を招くこともあります。

ファイル管理に役立つおすすめツール・アプリ7選

ファイル管理を効率化するためには、ファイル管理に特化したツールやアプリを導入するのが効果的です。

ここでは、おすすめのファイル管理ツール・アプリ7選を紹介します。

NotePM（ノートピーエム）

NotePMは、社内のナレッジマネジメントを一元化し、属人化を解消するツールです。情報が散らばっている、マニュアル更新の手間がかかる、情報共有が属人化しているなどの課題を解決し、効率的な情報管理と共有を支援します。

無料トライアルやサービス資料のダウンロードが提供されており、登録企業数は7,000社を突破しています（※2024年2月時点）。

参照：NotePM – 社内wikiでナレッジ共有・マニュアル作成

Googleドライブ

Googleドライブは、Googleが提供するクラウドストレージサービスで、文書、表計算、プレゼンテーションなどのファイルをオンラインで保存、共有、編集できます。

無料プランでは15GBのクラウドストレージを利用でき、必要に応じて追加で容量を購入することもできます。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのアプリケーションを利用することで、共同編集も可能です。

参照：Googleドライブ

Box（ボックス）

Boxは、セキュリティとコンプライアンスを重視したクラウドコンテンツ管理サービスです。

エンドツーエンドのデータ保護、セキュアなファイル共有、Box Relayによる業務自動化、Box Signの電子署名機能、多様な業務アプリとの連携、開発者向けAPI、IT管理機能など、さまざまな機能で組織のデジタル変革を加速します。

金融サービスから医療、教育などさまざまな業界で利用されており、多様なニーズに対応して効率的な情報管理を実現します。

参照：Box — セキュアなクラウドコンテンツ管理、ワークフロー

FenrirFS（フェンリルエフエス）

FenrirFSは、フェンリル株式会社が開発した、効率的なファイル管理を支援するアプリケーションです。カラフルなラベルを使用してあらゆる種類のファイルを管理し、3つの異なる表示モードを提供してファイルを直感的に確認できるように設計されています。

プレビュー機能を使ってPDFや画像ファイルなどを迅速に確認でき、自動同期機能によりファイルの最新状態を維持できます。

参照：FenrirFS – 整理いらずのファイル管理アプリ

Fileforce（ファイルフォース）

法人向けクラウドストレージサービスのFileforceは、ブラウザから簡単にアクセスでき、大容量ファイルの快適な操作性とスムーズな情報共有を実現します。

高いセキュリティとフレキシブルなアクセス権限設定のほか、データ保存先と開発・運用を日本国内に限定している点が特徴です。ユーザー数を無制限するといったプランが用意されているため、コストパフォーマンスに優れており、ランサムウェア対策や電子帳簿保存法への対応も兼ね備えています。

参照：法人向けクラウドストレージ Fileforce（ファイルフォース）

クラウドファイルボックス

クラウドファイルボックスは、三信ネットワークサービス株式会社が提供する法人向けのクラウドストレージサービスです。ファイルサーバー型の簡単な操作性で、場所を選ばずにファイル共有が可能です。

ユーザー数が無制限であり、ネットワーク課金がないため、追加コストの心配がなく、取引先やプロジェクトチームとも共同で利用できます。また、高度なセキュリティを備えており、ファイルの復元や履歴管理も可能です。

参照：クラウドファイルボックス – 三信ネットワークサービス株式会社

Flexible Renamer（フレキシブル リネーマー）

Flexible Renamerは、Naruによって2000年から2011年にかけて開発された、無料のファイル／フォルダ名一括変更ツールです。ワイルドカード、正規表現、タグ情報、スクリプトなどを利用ですして、ファイル名を効率的に変更可能。主な特徴としては、エクスプローラーライクなUIや多段フィルタ機能、リアルタイムプレビュー、UNDO機能などがあります。

参照：Flexible Renamer

ファイル管理を徹底して、安全かつ効率的に業務を進めよう

本記事でもお伝えしたように、ファイル名に規則性を持たせたり、適切なフォルダ構造を作成したりすることで、必要な情報を迅速に検索でき、チーム内のコミュニケーションもスムーズになります。

また、一時保管フォルダの活用やファイルのバックアップ取得は、予期せぬデータ損失から重要な業務ファイルを守るために不可欠です。ファイル管理を徹底することで、日々の業務をより安全かつ効率的に進め、生産性の向上を図りましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：坪 義生（社会保険労務士）

    じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合 鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。

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