- 更新日 : 2024年12月13日
営業スケジュールの管理方法とコツ・重要性｜無料テンプレートも紹介
忙しい営業担当者にとって、スケジュールの管理は業務効率を左右する鍵となります。適切なツールを選ぶことで、日々のタスク管理が格段に楽になるでしょう。当記事では、営業スケジュール管理に役立つ「スケジュール帳」「カレンダーツール」「日程調整ツール」の3種類を紹介します。効率的に営業活動を進めたい方や、チームでのスケジュール共有を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
営業スケジュール管理の重要性
そもそも営業スケジュール管理とは、取引先に商品・サービスの売り込みをする「営業活動」におけるスケジュールの管理です。
会社の営業活動は取引先との顔つなぎをしつつ、契約を獲得することを目的としています。営業担当者には新規開拓や既存顧客への訪問営業など多くの業務があり、タスクの抜け漏れが発生しないように営業スケジュールの組み立てと管理が必要です。
営業スケジュール管理をすることで、営業目標と時間を照らし合わせて営業活動を管理できます。タスクが複数ある場合も、タスクごとに優先度を付けて処理できるため営業効率を高められるでしょう。スケジュール管理によって営業活動の業績が向上し、会社全体の売上アップにもつながります。
営業スケジュールの無料テンプレート
営業スケジュールにはタスクや業務内容を書き込むだけでなく、タスクの優先度や納期などの時系列も盛り込む必要があります。営業スケジュールを一から作ると大変なため、テンプレートを活用するとよいでしょう。
営業スケジュールの無料テンプレートは以下のページから利用できます。
営業スケジュール管理のツール
営業スケジュールの管理をうまく行うには、営業活動の日程や営業先を可視化できるツールが便利です。
営業スケジュール管理に活用できる便利なツールを3つ挙げて、それぞれのメリットとデメリットを紹介します。
スケジュール帳や卓上カレンダー・付箋
スケジュール帳や卓上カレンダー・付箋は、営業スケジュールをアナログな方法で管理できるツールです。デスク上に設置するなどでいつでも視認ができて、完了したタスクは横線で消すといった行動が生まれて達成感を得られるメリットがあります。
アナログな管理方法のデメリットは、メモできるスペースに限りがあり、記入漏れや書き間違いなどのミスが生まれやすいことです。
リマインダーのように日程の接近を知らせる機能や、チーム内でスケジュールを共有する機能もなく、うまく活用できるかは使う人の能力に左右されます。
カレンダーツール
カレンダーツールは、パソコンやスマートフォン上でスケジュール管理ができるアプリケーションです。カレンダーに予定を入力してスケジュール管理ができるだけでなく、リマインダーやスケジュール共有などの便利な機能が搭載されている製品もあります。
カレンダーツールのデメリットはシンプルな機能であることが多く、営業スケジュール管理としては物足りない点です。規模が大きいプロジェクトなどでチーム営業を行う場合は、個人の予定管理はカレンダーツール、チームの予定管理は日程調整ツールと使い分けるとよいでしょう。
日程調整ツール
日程調整ツールは、複数の関係者にとって都合がよい日程を決められるツールです。設定したイベントについてのスケジュール確認を自動でメール送信して、日程調整を効率化できるメリットがあります。
日程調整ツールのデメリットは有料サービスが多く、運用コストが発生する点です。人によっては操作を難しく感じて、慣れるまでに時間がかかることもあります。
営業スケジュール管理の方法
スケジュールの管理や調整が苦手な方は、タスク管理の方法を見直してみることがおすすめです。営業活動で取り組むタスクを効率的に管理できれば、スケジュール管理もうまく進められます。
営業スケジュール管理の手順を3つのポイントに分けて説明します。
タスクを整理する
最初に自分のタスクを整理しましょう。タスクとは「取り組むべき仕事」のことです。タスク整理では、まずタスクを細分化して時系列順にリストアップします。
例として取引先で商談を行う業務であれば、下記のようにタスクをリストアップします。
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複数の業務がある場合は、業務ごとにタスクをリストアップしましょう。
タスクを時系列順に整理することで、自分のやるべき仕事が視覚化できて、タスクの抜け漏れも防げます。
タスクの優先順位をつける
タスクの整理ができたら、次にタスクの優先順位をつけます。タスクの優先順位は、時間管理のマトリックスというフレームワークで整理して決めることがおすすめです。時間管理のマトリックスを使うと、タスクを「緊急度」「重要度」の2軸で評価できます。
時間管理のマトリックスにおいて緊急度・重要度がともに高いタスクは、優先して取り掛かるべき仕事です。反対に、緊急度・重要度がともに低いタスクは、後回しにしたり他の人に割り振ったりしてもよい仕事と言えます。
タスクの優先順位をつけることで仕事に取り組む順序が分かり、スケジュールを組み立てやすくなるでしょう。
タスクのスケジュールを割り振る
最後に、営業担当者自身のスケジュールにタスクを割り振ります。タスクの割り振りでは、まずは商談や打ち合わせといった相手の都合によって日程が決まるものを割り振りましょう。次に自分だけで進められるタスクを、緊急度と重要度の優先順位に沿ってスケジュールに組み込みます。
スケジュールを割り振った後は、仕事のタスクが抜け漏れなく入っているか、時系列に沿っているかを確認してください。タスクが問題なく割り振られていれば、スケジュールに沿って仕事を進められます。
営業スケジュール管理のコツ
営業スケジュールの管理で失敗する原因には、作業時間の見積もりが甘かったり、適切なスケジュール調整をしなかったりすることが挙げられます。
営業スケジュール管理を成功させるためには、以下で紹介する4つのコツを押さえるとよいでしょう。
期日に余裕をもたせる
営業活動では急きょ別の案件が発生したり、他の人から仕事を回されたりするケースがあります。スケジュール通りにタスクを処理できるとは限らないため、後で調整ができるように期日に余裕をもたせることが重要です。
期日に余裕をもたせておけば、想定外のトラブルや緊急のタスクが入ったときにも柔軟に対応できます。
作業時間を想定する
営業活動のタスクには「電話・メールでの確認」といった簡単な内容があるものの、どのようなタスクであっても作業時間は発生します。タスクの処理にかかる時間を考慮しないとスケジュール全体の無理につながるため、作業時間を想定してタスクの割り振りをしましょう。
また、移動時間やコミュニケーションの時間も含めて考えることが必要です。例として商談の想定時間が30分であっても、前後の移動時間や担当者との挨拶を含めると1時間以上かかることがあります。タスクにかかる全体の時間を把握すれば、スケジュール上の無理を防ぐことが可能です。
メンバーと共有し見える化する
営業活動をチームで進める場合は、チームメンバーのスケジュールや業務量を考慮してタスクを割り振る必要があります。メンバー間で連携して共同作業を行うこともあるため、営業スケジュールはメンバーと共有し見える化したほうが便利です。
営業スケジュールをメンバー間で共有していれば、誰のスケジュールに空きがあるかが一目で分かります。緊急度が高いタスクがあるときも、スケジュールに空きがある人に対象のタスクを割り振るといった効率的な業務進行ができるでしょう。
定期的に見直す
営業スケジュールは完了タスクにチェックを入れたり日時の変更を書き込んだりするため、時間経過で情報の変化が生まれます。スケジュールに新しいタスクを割り振る必要もあるため、定期的に見直す機会を作りましょう。
スケジュールを見直す際は、処理に予想以上の時間がかかったタスクや、期日を守れなかったタスクがないかを反省することが大切です。反省点を踏まえた見直しをすることにより、実際の働き方に沿ったスケジュール管理を行えるようになります。
タスクを整理して効率よく営業スケジュールを管理しよう
営業スケジュールの管理は、日々の業務を効率的に進め、営業成果を最大化するために欠かせない要素です。タスクを整理し、優先順位をつけてスケジュールに割り振ることで、抜け漏れを防ぎ、効率よく目標達成を目指すことができます。また、スケジュール管理を徹底すれば、時間を有効活用し、より多くの商談や新規開拓の機会を得られるでしょう。
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