• 作成日 : 2023年12月26日

マニュアルとは?意味や手順書との違い、作成のコツやツールを紹介

マニュアルとは?意味や手順書との違い、作成のコツやツールを紹介

意味を正しく理解し、より効果的にマニュアルを運用したいと考える方は多いと思います。マニュアルの重要性を理解できれば、チーム全体の生産性も上がっていくことでしょう。

この記事では、マニュアルの意味や手順書との違い、作成のコツ、おすすめツールなどについて解説します。

マニュアルとは?

マニュアルとは、業務に関するノウハウやルール、業務全体の進行方向をまとめたドキュメントのことです。業務の要点がマニュアルに記載されていることで、経験の有無を問わず、誰が作業を担当しても一定の品質を保てます。

従業員全員が同じレベルで業務を遂行できるようになれば、業務の属人化を防いだり、品質の向上と安全性の確保も可能です。

手引書や手順書との違い

マニュアルと似た言葉に「手引書」と「手順書」がありますが、マニュアルとの違いを整理してみましょう。

手引書

手引書は、業務手順をまとめたドキュメントのことで、マニュアルとは書かれている情報の範囲が異なります。手引き書にはおおまかな方向性や業務手順についてのみ書かれていることが多いため、マニュアルに比べ従業員の業務の質がそれぞれ異なる可能性は高いです。

手順書

手順書は、ある作業の具体的なやり方を表したものであり、マニュアルとは記載内容の範囲が異なります。手順書には細かい作業手順や注意事項など、個人で完結できる範囲の流れがまとめられており、誰がやってもほぼ同じ効果が得られる点はメリットです。

ハンドブックや取扱説明書との違い

マニュアルと似た言葉「ハンドブック」と「取扱説明書」の違いについてみていきましょう。

ハンドブック

ハンドブックは、特定の分野においてよく使う項目を完結にまとめた本を指します。

マニュアルと違って、文字の分量やボリュームが大きく異なりますし、ハンドブックはコンパクトで持ち運びに便利です。

取扱説明書

取扱説明書は、機械やソフトウェアなどの操作に焦点を当てたドキュメントです。

業務全体の流れやイメージについて書かれているマニュアルと違って、取扱説明書は機器の操作方法や仕様に限定して書かれているのが特徴です。

マニュアルの種類

マニュアルには複数の種類がありますが、ここでは「業務マニュアル」と「操作マニュアル」について解説します。

業務マニュアル

業務マニュアルは、業務全体のフローや手順、注意事項などを記した文書です。主に業務の正確性とスピードの向上を目的に作成されており、ビジネスにおけるさまざまな現場で活用されています。まさに実務との関連性が高いマニュアルであるといえるでしょう。

操作マニュアル

操作マニュアルは、機器やシステムなどの操作方法や操作手順が記載された説明書です。

トラブル発生時の対応についても記載されています。操作マニュアルに沿って正しい操作をすれば、誰でも同じ結果が得られるでしょう。

多くの企業でマニュアル作成が進められている理由

多くの企業がマニュアルを作成・運用する理由として、以下の3つが挙げられます。

  • 業務を効率化する
  • 業務品質を均一にする
  • 業務の属人化を防ぐ

それぞれの理由について詳しくみていきましょう。

業務を効率化する

マニュアルを適切に活用することで、業務の効率化が図れます。記載されている作業手順どおりに沿っていけば自然と業務は完結します。そのため「次に何をしようか悩む」「他の社員へ業務の進め方に関して質問する」などといった無駄な時間の削減に効果的です。

業務品質を均一にする

マニュアルには業務の品質が一定になるように手順が書かれているため、誰でも同じ質やスピードで仕事ができます。マニュアルを整備することで、アウトプットの品質を均一化し、業務の質を担保することにつながるでしょう。

業務の属人化を防ぐ

マニュアルがあれば誰でも同じように実施でき、同じ結果を出しやすくなるため、業務の属人化が起こりにくくなります。業務のノウハウを言語化してマニュアルに落とし込むことで、特定の人にしかできない業務を減らせるでしょう。

引き継ぎがしやすい

退職や異動で引き継ぎが上手くいかないと、業務全体に悪影響を与える可能性があります。

マニュアルを作成しておけば、次の担当者へスムーズに引き継ぎができるため非常に便利です。

マニュアルを作成・管理するツール

マニュアル作成・管理におすすめのツールには、以下のようなものがあります。

  • Stock
  • Welog
  • NotePM
  • Excel

それぞれの製品についてひとつずつ見ていきましょう。

Stock(ストック)

Stockは、チームの情報を簡単に残せるツールです。

Stockにはマニュアルを作成できるノート機能があり、メンバーが勝手に編集できないように制限できます。

余計な機能は一切ないシンプルなツールのため、あらゆる情報を誰でも簡単に残せる点が特長です。

Welog(ウィーログ)

Welogは、マニュアルの作成と更新が簡単に行えるドキュメント共有ツールです。検索機能を使えば、探したいマニュアルをすぐに閲覧できますし、マニュアルの共有もボタンひとつで簡単に行えます。

マニュアルをいつでも最新の状態で活用することが可能となり、マニュアルを作っても長期間更新されないといったことがなくなります。

NotePM(ノートピーエム)

NotePMは、誰でも簡単に使えるマニュアル作成ツールです。マニュアル作成だけでなく、日報や議事録なども、高機能エディタとテンプレート機能で簡単かつ綺麗に作成できます。

さらに強力な検索機能も備えており、必要な情報をすぐに見つけられるのもポイントです。

Excel(エクセル)

エクセルは、マイクロソフト社が開発したスプレッドシートソフトウェアです。圧倒的なシェア数があり、多くのパソコンに標準搭載されていることから、簡単に低コストで利用できるのは大きなメリットでしょう。

自由度の高いソフトのため、どのような業務のマニュアルでも作成可能です。

わかりやすいマニュアルを作成するポイント

マニュアルを作成する際は、以下のポイントを押さえておくとよいでしょう。

  • 視覚的な要素を盛り込む
  • 5W1Hを意識する
  • 読み手がいることを念頭に置く

各ポイントについて解説します。

視覚的な要素を盛り込む

マニュアルは文章だけでなく、図や写真などを挿入することで視覚的に見やすくなります。

文字だけで構成されたものは分かりにくく、読み手にストレスを与えかねません。

大事なポイントでは色や文字の大きさを変えたり、写真や図表などをバランスよく織り交ぜたりすることによって、視覚的に分かりやすいマニュアルを作りましょう。

5W1Hを意識する

マニュアルを作成する際は、5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)を意識して記載しましょう。

内容が具体的であればあるほど、初めて業務を担当する人にも理解してもらいやすくなります。

「読んでもよく分からない」「何をすればいいか自分だけでは判断できない」といった事態を避けるためにも、5W1Hが満たされたマニュアルを作成するのがおすすめです。

読み手がいることを念頭に置く

マニュアルを作成するうえで重要なポイントは、読み手を意識して、分かりやすく完結な文章にまとめることです。

新入社員は実務経験が乏しいため、専門用語が多いと業務の内容や流れを把握しづらくなります。

難しい用語を使わず、誰が読んでも同じように解釈できるマニュアルにすることを心がけましょう。

マニュアル作成ツールを活用して業務効率化を図ろう

この記事では、マニュアルの意味や手順書との違い、作成のコツ、おすすめツールなどについて解説しました。

マニュアル化することで、業務効率化の向上が見込まれるだけでなく、品質の均一化や業務の属人化の防止につながります。

本記事で紹介したおすすめツールや作成ポイントを参考にして、マニュアル整備を進めてみてはいかがでしょうか。


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