• 作成日 : 2024年4月17日

マニュアル作りが上手い人とは?失敗しがちな例と上達するコツを解説

マニュアル作りが上手い人とは?失敗しがちな例と上達するコツを解説

業務効率化において、利用者が使いやすいマニュアルを作るのは大切です。しかし、特にマニュアル作成に慣れていない方が使いやすいマニュアルを作るのは難しく、作成が上手くいかずに悩む方もいるでしょう。マニュアルを作るときに上手い人がどのようなポイントを意識しているか知れば、質の高いものを作りやすくなります。

この記事では、マニュアル作りが上手い人が意識しているポイントや、マニュアル作りのよくある失敗パターン、苦手な方が上達するコツを解説します。

マニュアル作りが上手い人とは?

マニュアル作りが上手い人は、いくつかのポイントをおさえて作成しています。マニュアルを作成する理由は、業務や作業において誰でも一定の成果を得られるよう、手順などを明確にするためです。マニュアルがあると業務効率化が進み、品質の恒常性が保たれます。

以下では、マニュアル作りが上手い人の特徴を解説します。マニュアル作りのノウハウを知りたいときや、これから業務マニュアル作成に取り組む場合の参考にしましょう。

読み手を意識している

マニュアル作りが上手い人は、誰がマニュアルを読むのかを想定し、相手の知識量や立場を考えた上でマニュアルを作る点が特徴です。新入社員向けのマニュアルを作るときは、初めて仕事をする人でも理解できる言葉を使います。中堅社員向けの指導の場合は、読み手にとって使いやすいある程度の専門性を持った説明を行います。

また、マニュアルに盛り込む業務内容を十分に理解している作成者の場合、「説明しなくて分かる」という自分本位な判断をしがちです。対して、マニュアル作りが上手い人は読み手を意識し、「分かりやすい文章にする」「作業手順を省略しない」などの配慮ができます。

マニュアルのフォーマットが統一されている

マニュアル作りが上手い人は、フォーマットが統一されたマニュアルを作成します。フォーマットが統一されていると、字体やレイアウトが同じなので見やすいことがメリットです。

マニュアルで用いるフォーマットは、多くの場合シンプルなデザインで、内容が整理されています。記載する見出しや情報があらかじめ決まっているフォーマットであれば、内容に抜け・漏れのないマニュアル作成が可能です。

また、フォーマットは形式に沿って必要な項目を記載していくだけなので、短時間でマニュアルが作れるメリットがあります。

図表を上手く配置している

マニュアル作りが上手い人は、図表を使わない文字ばかりのマニュアルの読みづらさを理解しています。マニュアルが文章だけでは、読む人に同じイメージが伝わるとは限りません。イラスト・グラフ・表・写真などを使うと具体的なイメージがわきやすく、頭の中で情報を整理できます。

図表にしたほうが分かりやすい情報とは、作業フローや数値の羅列です。説明文は端的に短くし、図表をバランスよく使ったマニュアルは、パッと見て何を言いたいのか分かります。初めて読む人でも理解できるマニュアルを作るには、視覚的な情報が欠かせません。

関係者とのコミュニケーションが図れる

マニュアルを作るときは、関係者の意見を取り入れると役立つものになります。マニュアルはさまざまな立場や価値観を持った人が読むことが前提です。マニュアルを扱う人の中には、文書を読むのに慣れていない人、読むのが遅い人、日本語に不慣れな人もいます。

担当者の主観のみでマニュアルを作ると、不親切な説明や理解しづらい文章になる可能性があります。関係者とコミュニケーションを取って進められる人は、使いやすいマニュアル作りが上手です。

なお、分かりやすいマニュアルを作成するプロセスにおいて、関係者で意見を出し合うステップは重要です。マニュアルの内容について業務関係者や他部門へヒアリングを行い、分かりにくい文章や見づらい部分は改善を重ねましょう。

マニュアル化する業務に詳しい

マニュアル作成者は、マニュアル化する業務について一定以上の知識が必要です。マニュアル化する業務に詳しければ、記載する内容の中で何が重要なのか分かるため、読みやすいマニュアルを作成できます。また、業務に詳しい作成者ならば、失敗体験のフィードバックをマニュアルに反映でき、実践的な内容を盛り込めます。

ただし、経験者が監督する前提であれば、業務経験の薄い新任担当者がマニュアルを作るのもおすすめです。新人ならではの視点で「業務の何が分かりにくいのか」「どの部分を知れたら円滑に作業が進むのか」などの洗い出しが可能です。

定期的にマニュアルを改善している

マニュアル作りが上手い人は、一定の頻度でマニュアルを更新しています。仕事の進め方やシステムは、日々変わっています。マニュアルを改善しなければ情報が古くなり、本来の機能を果たせません。使いやすいマニュアルは、内容の見直しと改善を繰り返しています。

なお、マニュアルの更新頻度は扱う業務によって異なります。例えば、新人教育やマナーについてのマニュアルならば、大きな変更の機会が少ないため半年から1年に1回の更新で十分です。一方で、新しいプロジェクトに関連するマニュアルは、1か月に1回程度見直しましょう。現在のマニュアルについて業務の関係者から意見をもらいながら改善を繰り返すと、実践的な内容になります。

マニュアル作りでよくある失敗パターン

マニュアル作りにおける失敗は、作成中と運用中の2つのタイミングで起こります。

マニュアル作成中の失敗

作成中の失敗として起こりがちなのは、マニュアルが完成しないことです。マニュアル作成作業は、多くの時間と労力を要します。通常業務の片手間で行うと、作成業務を断念する事態になりかねません。

また、個人でマニュアル作りを担当するのも作成中の失敗につながります。1人で作業する、あるいはマニュアルの担当者同士で情報交換できない環境では、スムーズに進行しません。マニュアル作りはプロジェクトチームを組み、「誰のために」「いつまでに」「どのような目的」で作成するのか明確にして取り組むとよいでしょう。

マニュアル運用の失敗

マニュアル運用における失敗としてよくあるのは、使いづらい・分かりづらいといった理由で、活用されないことです。フォーマットがページによって違うマニュアルや抽象的な表現を多用しているマニュアルは、要点が把握しづらい傾向があります。

また、マニュアルが存在しているにもかかわらず古いまま形骸化している状態も、運用の失敗と言えます。役立つマニュアルとは、最新の業務フローや操作手順に合った内容を分かりやすく記載したものです。

マニュアル作りが苦手でも上達するコツ

マニュアル作りが苦手でも、以下のような3つのコツをおさえれば使いやすい形で作れます。

他社のマニュアルやテンプレートを参考にする

存のマニュアルやテンプレートを参考にすればデザインに迷わず、情報の抜けや漏れも防げます。既存のものを参考に、読み手の立場になって具体的な数量や実践的な手順を記載しましょう。表・イラスト・写真などを適切に配置すると、誰が見ても同じ解釈ができるので、さらに分かりやすくなります。

既存のマニュアルを使用している人に意見を聞く

マニュアルは、業務改善や新システム導入によって、日々古くなっていきます。業務に携わる現場の管理者・責任者・作業者などにチェックしてもらいながら定期的に更新すると、実務に即したマニュアルになります。

頻度の少ない業務や口頭で伝えられたノウハウもマニュアル化する

発生頻度の少ない業務やイレギュラーな対応は、担当が変わるとやり方が分からないケースが多くなります。頻度の低い業務は段取りだけでも記録しておくと、担当が変わっても対応できます。

マニュアル作りに役立つツール

ここからは、紹介するのはマニュアル作りに役立つツールです。

ワード・エクセル・パワーポイント

ワード・エクセル・パワーポイントは、マニュアルの種類によって使い分けましょう。文章が多いマニュアルはワード、表やグラフを多用する場合はエクセル、デザイン性が高いマニュアルにはパワーポイントを選びます。ワード・エクセルは、マニュアル作りに適したテンプレートも配布されているので、使用すると便利です。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールを使うと、質の高いマニュアルが簡単に作れます。ツールには、マニュアル運用のポイントを分かりやすく教えてくれるサービスや、社内ポータルとして利用できるクラウドもあり、初めてマニュアルを作る場合にもおすすめです。

マニュアルの内容や完成までのスケジュールによって、適したツールは異なります。どのようなマニュアルを作りたいか精査し、使いやすいツールを選びましょう。

マニュアルを作るときには上手い人を真似るのが大切

マニュアルを作るときには、上手い人の特徴を真似て作るのがおすすめです。マニュアル作りが上手い人は読み手を意識して統一されたフォーマットを使い、図表を適切に配置して、関係者とコミュニケーションを取りながら作っています。また、マニュアル化する業務に詳しく、定期的にマニュアルを改善しているのも特徴です。

社内にマニュアル作りが上手い人がいない場合は、他社のマニュアルやテンプレートを真似るとよいでしょう。また、マニュアル作成ツールを利用すると、初心者でも簡単にマニュアルを作れます。


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