• 更新日 : 2024年3月26日

ToDoリストとは?効果的な作り方やタスク管理、アプリについて解説

ToDoリストとは?効果的な作り方やタスク管理、アプリについて解説

「ToDo リスト」は期限のあるタスクをまとめた「やることリスト」を指します。本記事では、効率的な業務管理を実現するためのTodoリストの作り方や活用方法を解説します。

記事後半では、おすすめのアプリやエクセルのテンプレートを使ったタスク管理方法など、ビジネスパーソンに役立つ情報を紹介します。

ToDoリストとは?

皆さんは、ToDoリストの正しい定義を理解していますか?

ToDoリストを使い業務に活用していくためには、まずToDoの意味や、なぜビジネスでToDoリストが重要なのかを正しく理解することから始めましょう。

そもそもToDoとは?

ToDoは「期限は決まっていないが、いつかやるべきこと」を指します。例えば、社内向けの資料作成や、自社ポートフォリオの作成など、緊急性のないタスクがToDoに該当するのではないでしょうか。

ToDoに類似する単語で「タスク」という言葉もあります。タスクは、「期限までに処理しなければならないこと」を指します。

例えば、Webサイトを制作する場合、デザイン、コーディング、サイト公開までのスケジュールが制作前に定められ、各工程を期限までに作業を完了させなければなりません。

ToDoとタスクはどちらも、仕事でやるべき作業になりますが、期限が決まっているか否かが違いとなります。

ビジネスでToDoリストが重要な理由

ToDoリストが仕事上で重要な理由は、「仕事の生産性向上」および「仕事のミスや漏れを防止」できる点です。

まず、仕事の生産性向上という面では、Todoリストを活用してやるべき作業を可視化することが、効率良く業務を遂行することにつながります。

次に、やるべき作業の漏れや期限の遅延を防ぐために、こまめにToDoリストを確認・更新しましょう。常に最新の状態にアップデートしていくことで、ミスなく業務に取りかかれます。

また、ビジネスはチームプレーを求められます。チームで業務を推進する上で、ToDoリストは情報を共有する手段となるのです。例えば、今日実施するToDoリストにある業務を上司に報告することで、業務の進捗予想を把握でき、上司への信頼獲得につながります。

このように、コミュニケーションの手段としても、ToDoリストはビジネスで重宝される場面が多くあります。

ToDoリストを活用するメリット

ToDoリストを活用するメリットを4つ紹介します。

メリットを正しく把握することで、個人はもちろんチーム内でもToDoリストを活用でき、業務の効率化や生産性の向上につながるでしょう。

ToDoの可視化ができる

ToDoを可視化することで、業務を漏れなく遂行できます。

例えば、PCを扱う業種は、メールやチャットをはじめ、さまざまな媒体でコミュニケーションを取ります。その中で、依頼されたタスクや作業は時間の経過とともに増えていきます。

業務が増えたときに、ToDoリストを作成しておくことで、自分の業務量を把握できるのです。

ToDoの優先順位がわかる

業務の優先順位を立て、効率良く業務を進められることも、ToDoリストを活用するメリットの一つです。

ToDoリストがなく、頭の中で業務を整理するだけだと、期限の迫っている業務や、時間のかかる業務に着手できません。

やるべき業務の時間を確保するためには、ToDoリストを作成し活用することが重要です。

抜けや漏れがなくなる

ToDoリストをこまめに確認することは、業務の抜けや漏れの防止につながります。

突発的に発生した業務も含めて、一度に可視化できるToDoリストを作成しておくことで、業務の抜け漏れなくマルチタスクを進められるでしょう。

また、期限付きのタスクや、複数人で進めるタスクを分類しておくことで、業務のミスを減らすことにつながります。

スケジュールを立てられる

ToDoリストを作成し、業務を細かく分解していくことで、1日の詳細な業務スケジュールを立てられます。

また、各ToDoリストにどのくらい時間がかかるのかを記載することで、分単位のスケジュールを作成でき、効率良く業務時間内でタスクを消化することにつながります。

業務の質を高めるためには、ToDoリストを作成後、業務スケジュールを立てることをおすすめします。

効果的なToDoリストの作り方・活用方法

ToDoリストの作り方や活用方法を紹介します。

業界・職種によって、効果的なリストを作成するポイントは異なりますが、すべての仕事に共通するToDoリスト作成のコツを解説します。

ToDoをリストアップする

まずは、ToDoリストに記載すべきタスクをリストアップしましょう。

ポイントとしては、可能な限り細かく噛み砕いて具体化した業務を一つひとつリストアップしていくことです。

例えば、「商談のアポを取る」がやるべきタスクであると仮定すると、「架電」「アポイント日程の共有」「商談相手へのお礼メール」など、複数の小タスクに分解できます。

最初のうちは業務未経験者が見てもわかるレベルで記載することが、ToDoリストを活用する初歩となります。

ジャンル分け、カテゴリ分けをする

次にリストアップされたタスクをジャンル分け、カテゴリ分けをしましょう。

主な分類として、事業ドメインやクライアントごとにタスクを色分けする、緊急度と重要度でタスクを振り分けるなど、さまざまな方法があります。

また、期限の迫っているタスクを目立たせることで、タスク漏れ防止につながります。

自分の仕事の特性を見極めながら、ToDoリストを随時アップデートしていくことをおすすめします。

ToDoの優先順位を決める

ToDoの優先順位を決めることもリストを活用する上で重要です。

優先順位を決める際のポイントは、客観的に順位を決めることです。複数人で進める業務の場合、主観的な業務の優先度を誤ると、メンバーに迷惑をかけてしまう可能性があります。

優先順位付けができたら上司に報告やメンバー間で共有し、認識を合わせておくことをおすすめします。

ToDoの締め切り・期限を決める

優先順位付けと並行して、締め切り・期限も忘れずに決めましょう。ポイントとしては、余裕を持ったスケジュールを組むことです。

タイトなスケジュールにしてしまうと、一度に取り組むタスクの種類が増えてしまい、全体的な業務の質に悪影響を及ぼします。

人間の脳はマルチタスクに向いていないという前提をふまえ、ToDoの締め切り・期限を決めるようにしましょう。

すぐに活用できるToDoリストの無料テンプレート

マネーフォードクラウドでは、今すぐ実務で使用できる、ToDoリストのテンプレート(エクセル・ワード)を無料でダウンロードいただけます。これらのテンプレートを活用することで、タスク管理をより効率化し、日々の業務をスムーズに進めることができるでしょう。
また、個人の作業スタイルや業務の内容に応じて、エクセルとワードの両方を使い分けることも有効です。
この機会にぜひご活用ください。

ToDoリストを効率化するツール・アプリ

代表的なToDoリストを効率化するツールやアプリを紹介します。

自分がToDoリストを活用してどのような課題を解決したいのかを照らし合わせながら、参考にしてみてください。

Excel・スプレッドシート

Excelやスプレッドシートでタスクを管理する場合のメリットとして、自分の使いやすいように自由にカスタマイズできる点が挙げられます。例えば、タスクごとに色分けしたり、関数を組んで期限を自動表示したりすることが可能です。

また、ガントチャートやToDoモードなど、タスク管理用にカスタマイズされたテンプレートを活用することもできます。

自分の業務の特性を踏まえ、その都度使いやすい仕様に工夫できるのが、Excelやスプレッドシートの魅力といえるでしょう。

Google ToDoリスト

Google ToDoリストは、Googleのアプリケーションを普段の業務で使用している人におすすめのアプリケーションです。ToDoリストを作成できるだけでなく、ジャンルごとにタスクを分類したり、メインタスクの下部にサブタスクを作成したりすることも可能です。

その他Googleカレンダーと簡単に連携でき、使いやすくわかりやすいアプリケーションとなっています。

Trello(トレロ)

Trello(トレロ)の魅力は、タスクの進捗管理のしやすさにあります。ドラッグ&ドロップするだけでタスクの進捗管理を実現できます。カレンダー表示も可能なので、直感的にタスク期限を把握できるでしょう。

また、ジャンルごとやプロジェクトごとにToDoリストを作成可能なため、細かいタスクの多い業務に従事している人におすすめのアプリケーションといえます。

todoist(トゥドゥイスト)

todoist(トゥドゥイスト)はタスク管理を手軽に行える操作性が魅力のアプリケーションです。音声入力にも対応していて、利便性の高いアプリケーションといえます。

タスクのクイック追加機能があり、Todoを入力するだけで、自動的にタスクの詳細情報やラベリングを実現できます。

また、todoistにはリマインダー機能も搭載されていますので、タスクの漏れを防止できます。その他、締め切りの記憶や完了したタスクのチェックもできて、タスクの振り返りにも便利です。

Stock(ストック)

Stock(ストック)は、チームや個人のタスクを手軽に管理できるツールです。

Stockの魅力として、シンプルなUI/UXが挙げられます。ツールやアプリケーションの操作となると、「複雑で見方がわからない」「操作方法が難しい」といった声が多い現状があります。

Stockでは、シンプルでIT初心者でもわかりやすいUI/UX、操作性を実現しました。「ノート」にToDoを「タスク」として紐づければ、テーマごとにタスクを分類でき、効率良くタスクを進められます。

Todoリストの管理コストも考えて、活用しましょう!

ToDoリストは、現代社会で効率的に仕事を進めるために、必須のツールとなりつつあります。

非IT系企業でもToDoリストが作成できるツールやアプリを導入し、業務の効率化や自動化を図る企業が増えてきています。

ToDoリストを活用し、チームや個人業務の品質や生産性を高めることが第一義です。Todoリストの作成や管理に必要以上に時間や手間をかけすぎて、業務に支障をきたさないように気をつけましょう。

本記事が、仕事のできるビジネスパーソンとしてうまくTodoリストを活用するヒントに、なれば幸いです。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事