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  • 更新日 : 2025年2月6日

消耗品・備品の在庫管理表の無料テンプレート！作り方や在庫切れを防ぐ方法を紹介

消耗品の在庫管理は、業務をスムーズに進めるために欠かせません。オフィスや店舗、ホテルなど、さまざまな現場で必要な日用品や事務用品の不足を防ぐために、適切な管理が求められます。しかし、管理が不十分だと「必要なときに備品がない！」といった問題が発生します。この記事では、消耗品の在庫管理表の作り方や、エクセルを活用した無料テンプレート、総務担当者向けの管理方法などを詳しく紹介します。

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消耗品の在庫管理とは？

消耗品の在庫管理は、オフィスや店舗、ホテルなどで日常的に使う消耗品の数量や使用状況を把握し、適切な補充を行うための管理方法です。在庫が不足すると業務の遅れや顧客満足度の低下につながるため、しっかりと管理することが重要です。

総務が在庫管理する主な消耗品

総務の担当者が在庫管理する消耗品は、オフィス用品や日用品、PC関連など業務に必要な物品が中心です。その種類は多岐にわたり、適切な管理をしないと、必要なときに足りなくなったり、不要な在庫を抱えてしまうことがあります。具体的には以下のような種類があります。

総務が在庫管理する主な消耗品
  • 事務用品：コピー用紙、ボールペン、ノート、ファイル、付箋など
  • ROMなど電子媒体：USBメモリ、外付けHDD、CD/DVDメディアなど
  • PCやスマホ関連用品：キーボード、マウス、充電ケーブル、アダプターなど
  • 日用品：トイレットペーパー、ティッシュ、洗剤、ゴミ袋など
  • 備蓄品：防災用品、飲料水、非常食、マスク、消毒液など

これらの消耗品の種類や量が多くなると、担当者はどれが不足しているのか、どのタイミングで補充が必要なのかを把握するのが大変です。企業や施設によって使用頻度が異なりますが、いずれも適切に管理しないと業務に支障が出る可能性があります。

消耗品と備品の違い

消耗品と備品はどちらも業務に必要な物品ですが、会計処理上の扱いが異なります。簡単に言うと、短期間で使い切るものは消耗品、長期間使うものは備品と考えるとわかりやすいです。

消耗品：「使用可能期間が1年未満」または「取得価額が10万円未満」

備品：「使用可能期間が1年以上」かつ「取得価額が10万円以上30万円未満」

消耗品とは、企業や個人事業主が業務で使用する物品のうち、「使用可能期間が1年未満」または「取得価額が10万円未満」のものを指します。消耗品は、日々の業務で頻繁に使うものが多く、購入時にすぐに経費として計上できます。

（消耗品の具体例）

  • 事務用品：ボールペン、コピー用紙、ノート、ファイル、付箋
  • 日用品：トイレットペーパー、洗剤、ゴミ袋
  • 小型電子機器：USBメモリ、マウス、キーボード
  • ガソリン・燃料：営業車のガソリン代
  • 梱包材：包装紙、段ボール

備品とは、「使用可能期間が1年以上」かつ「取得価額が10万円以上30万円未満」の物品を指します。消耗品と違い、備品は長期間使うものなので、購入時にすべてを経費にするのではなく、毎年少しずつ経費として計上（減価償却）します。これにより、企業の資産として管理されることになります。つまり、会計上は資産として計上し、減価償却を行う必要があります。

（備品の具体例）

  • オフィス家具：デスク、椅子、キャビネット
  • 電子機器：パソコン、プリンター、プロジェクター
  • 工具・機器：製造機械、大型工具

例えば、9万円のオフィスチェアなら消耗品として処理できますが、11万円のオフィスチェアなら備品となり、減価償却が必要です。

消耗品の在庫管理表の作り方

エクセルを活用すれば、簡単に消耗品の在庫管理表を作成できます。以下のような項目を設定し、テンプレートを作成すると管理がしやすくなります。

日付品名入庫数出庫数残数使用目的備考
2024/02/01ボールペン1028事務用追加発注済み

この在庫管理表は、消耗品の入庫・出庫を記録し、在庫状況を把握するために使用されます。

消耗品の在庫管理表の無料テンプレート（エクセル）

エクセルで作成された消耗品の在庫管理表のテンプレートを利用すると、簡単にリストを作成できます。

テンプレートは以下のリンクから無料でダウンロードいただけます。

消耗品の在庫管理表のテンプレート

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消耗品の在庫管理をするポイント

消耗品の在庫管理をスムーズに行うための具体的な手順を紹介します。

1. 消耗品の入庫チェック

仕入れた消耗品が届いた際に、納品書と照合しながら「入庫数」を記入します。

例えば、「ボールペン 50本」「コピー用紙 10束」など、数量を記録しておくことで、誤発注や不足を防げます。

2. 定期的な棚卸を実施する

毎月の棚卸時に、このシートを活用し、実際の在庫と記録を比較できます。

予想以上に消耗品が減っている場合は、「使用者」や「使用目的」欄を確認し、適切な補充計画を立てることが可能です。

3. 発注ルールを決める

「在庫が○個以下になったら発注する」といったルールを決め、在庫切れを防ぎます。

4. 使用記録をつける

社員が必要な事務用品を持ち出す際に、記録をつけることで、使用状況がわかります。

どの部署・誰がどの程度使っているのかを把握できます。

また、高価な消耗品（USBメモリ、計算機など）も、持ち出しの際に記録を取ることで、紛失や不正使用を防ぐことができます。

5. 適正在庫を把握する

各月の使用状況を記録や過去の使用履歴を分析することで、年間の消耗品コストを見積もりやすくなります。

例えば、「今年のボールペンの消費量は500本だったから、来年の予算はこれくらい」といった計画が立てやすくなります。

消耗品の在庫切れを防ぐには？

消耗品の在庫が不足すると業務の遅延や無駄な発注が発生するため、適切に管理をしましょう。ここでは在庫切れを防ぐ方法について解説します。

最低在庫数を決めておく

在庫がなくなる前に補充するため、「最低在庫数」を決めておくと、発注がスムーズに行えます。例えば、「コピー用紙が残り2束になったら発注する」といったルールを決めておき、総務部が適切なタイミングで補充できるように管理できます。

「入庫数」と「出庫数」を定期的にチェックすることで、発注漏れを防ぎます。

使用頻度の分析をする

記録を分析し、「どの消耗品がどの時期に多く使われているか」を把握できます。例えば、「年度末は会議が増えてノートの消費が多い」「夏はエアコンフィルターの交換が必要」といったデータが得られるため、必要な時期に適切な補充ができます。

必要な消耗品を効率よく管理しよう

消耗品の在庫管理を適切に行うことで、業務の円滑化やコスト削減が可能になります。エクセルのテンプレートを活用し、定期的な棚卸や発注ルールを決めることで、在庫切れや無駄な在庫を防ぐことができます。総務担当者や現場の管理者は、ぜひこの記事を参考にして、効率的な在庫管理を実践してください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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