• 作成日 : 2024年2月14日

【簡単】Googleスプレッドシートでガントチャートを作るには?

【簡単】Googleスプレッドシートでガントチャートを作るには?

Googleスプレッドシートを活用し、業務やプロジェクトを管理する方法を解説します。無料で利用できるGoogleスプレッドシートは、多くのビジネスパーソンが日頃使用しているでしょう。本記事ではGoogleスプレッドシートでガントチャートを作る手順やメリットを中心に紹介し、明日からの業務で実践できる情報をお届けします。

Googleスプレッドシートのガントチャートとは?

ガントチャートは、プロジェクト管理において広く使われる指標で、プロジェクトのスケジュールや進捗状況を視覚的に表示するために使用されます。Googleスプレッドシートを活用することで、簡単にプロジェクトのタスクや期間、依存関係などを管理できるガントチャートを作成できます。

横軸に時間のスケールを、縦軸にプロジェクトの各タスクを表示しつつ、各タスクの開始日と終了日を棒グラフの形で表示させるなど、プロジェクトの全体的なタイムラインが一目で把握できるようになります。

ガントチャートの利用シーン

ビジネス上、ガントチャートを利用するシーンは多様にあります。例えば、自社で新規プロジェクトを立ち上げる際に、事業展開の戦略や目標を決定したのちにタスクを洗い出し、期限も含めたタスク管理を行う際にガントチャートで可視化することで、効率的な管理を実現できるでしょう。

また、クライアントと共有したい場合にもガントチャートをおすすめします。進捗の報告や今後の予定をクライアントに説明する際に、ガントチャートを用いることで、安心感を担保しつつ、クライアントワークを遂行できるでしょう。

WBSとガントチャートの違い

ガントチャートと類似する指標にWBSがあります。WBSは、プロジェクトをより小さな、管理しやすい部分(タスクやサブタスク)に分解することを目的としています。プロジェクトの全体的なスコープと要求される作業が明確にできます。WBSは一般的に階層的な構造で表現され、プロジェクトの各成果物とそれに必要な活動が視覚的に示されるのが特徴です。

ガントチャートはプロジェクトのスケジュールを計画し、視覚的に表示するためのツールです。各タスクの開始日、終了日、期間、依存関係が含まれ、プロジェクトの時間的な流れと進捗を追うのに役立ちます。

Googleスプレッドシートでガントチャートを作るメリット

Googleスプレッドシートでガントチャートを作るメリットにはどんなものがあるでしょうか?ここでは主なメリットについて考えてみたいと思います。

無料で利用できる

Googleスプレッドシートは無料で利用できるため、初心者でも利用しやすいです。カスタマイズ性に優れているため、作り方をマスターしながら、自社の業務やプロジェクトに沿った仕様にできる点も魅力的です。いきなり有料のツールを導入することに抵抗のある人は、まずはスプレッドシートを活用してみましょう。

すぐに利用開始できる

すぐに利用を開始できる点もメリットの一つです。インターネットに接続された任意のデバイスからアクセス可能で、特別なソフトウェアを購入する必要はありません。特定のデバイスに依存することなくガントチャートを作成し、共有できます。

共同作業や共有が簡単にできる

Googleスプレッドシートは、リアルタイムでの共同編集が可能です。複数のチームメンバーが同時にガントチャートにアクセスし、更新や編集が可能です。プロジェクトの進捗状況をチーム間で共有し、効率良く業務を進めていく上で有効です。

どこからでもアクセスできる

Googleスプレッドシートはクラウドツールであるため、インターネットに接続されている任意のデバイスからアクセス可能です。特定の場所やデバイスに縛られずに、オフィス、自宅、移動中など、どこからでもガントチャートにアクセスし、編集できます。

自動保存機能がある

Googleスプレッドシートでの変更は自動的にクラウドに保存され、すべてのユーザーに対してリアルタイムで同期されます。自動保存機能により、チームメンバー間での情報の齟齬を防ぎ、常に最新の情報を共有可能です。

また、高いセキュリティ基準を持っており、データは安全に保存されます。データのバックアップも自動的に行われるため、デバイスの故障やデータの損失時のリスクも軽減できるでしょう。

Googleスプレッドシートを使ったガントチャートの作り方(無料テンプレートを利用)

ここからは実際に、Googleスプレッドシートでガントチャートを作成する手順について見ていきましょう。まずは無料テンプレートを利用する作成方法、ポイントについて解説します。

ガントチャートテンプレートの選択方法

Googleスプレッドシートには、ガントチャートのテンプレートがあらかじめ用意されています。Googleスプレッドシートのホーム画面を開き、「テンプレートギャラリー」をクリック。標準テンプレート一覧を表示させ、「ガントチャート」をクリックしましょう。

表示されたテンプレートに必要な情報を入力することで、ガントチャートが出来上がります。

ガントチャートテンプレートの使用方法

テンプレートは業務特性に応じて、使いやすい仕様にカスタマイズできます。基本的にはタスクプロジェクトや各タスクの名称、そしてタスク期限を入力することでタスクを可視化できるでしょう。そして、進捗は時間軸のセルを背景色で色づけることで、よりわかりやすく把握できます。セルの色はメニューバーのバケツマークから変更可能です。

テンプレートの共有方法

テンプレートを共有する方法は、画面右上の「共有」をクリックします。詳細画面が表示されたら「ユーザーやグループを追加」に共有したいユーザーのメールアドレスを入力することで、招待メールが送信されます。

「一般的なアクセス」では、リンクを知っている人の権限を「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」の中から選択します。扱う情報の機密性を考慮し、適切な設定を心がけましょう。

Googleスプレッドシートを使ったガントチャートの作り方(その他の方法)

無料テンプレート以外でGoogleスプレッドシートでガントチャートを作成する方法をいくつか紹介します。

タイムラインビューを利用する

Googleスプレッドシートに新しく追加された機能「タイムラインビュー」を利用し、ガントチャートを作成できます。Googleスプレッドシートのメニューから「挿入」>「タイムライン」を選択します。ポップアップが表示されたら、データの範囲を選択し、「OK」をクリックしてタイムラインビューの作成を開始しましょう。

ガントチャートの作成には、元となるデータを準備しておく必要があります。各タスクの名前、開始日、終了日、タスクの概要、担当者名など業務管理に必要な情報をスプレッドシートでまとめておきましょう。

タイムラインビューはさまざまな設定でカスタマイズできます。例えば、担当者の名前が表示されるように設定したり、タイムライン上のカードに色をつけて見やすくしたりすることが可能です。

注意点として、タイムラインビュー機能は、Google Workspaceの特定のエディションでのみ利用可能で、無料のGoogleアカウントやBusiness Starterでは利用できません。

無料アドオンを利用する

無料アドオンを追加する形でガントチャートを作成する方法もあります。ProjectSheet Planning」という無料アドオンを追加して、ガントチャートを作成する手順を紹介します。まず、スプレッドシートのメニューから「拡張機能」>「アドオンを取得」を選択します。検索窓で「ProjectSheet Planning」と入力し、検索結果からこのアドオンを見つけ、「+無料」をクリックしてインストールしましょう。

インストール後、「拡張機能」メニューから「ProjectSheet Planning」>「Add Project Sheet」を選択し、プロジェクト管理用のシートを追加します。「Project Summary」と「Task Schedule」という名前のシートが自動的に作成され、ガントチャートの作成を開始できます。

「ProjectSheet planning」のインストールはこちら

Googleスプレッドシートのガントチャートでプロジェクト管理をする注意点

Googleスプレッドシートで作成したガントチャートで業務を管理する場合に注意すべきポイントをいくつか紹介します。

情報漏えいのリスクがある

Googleスプレッドシートはクラウドサービスであるため、不正アクセスやハッキングのリスクが生じます。特に機密性の高いプロジェクト情報を扱う場合、外部からの攻撃に対するセキュリティ対策が不可欠です。

また共有機能は便利ですが、閲覧権限を正しく設定しておかなければ、第三者に情報を読み取られてしまうリスクがあります。シートに応じて細かく権限を設定しておく必要があるでしょう。

タスク漏れに気づかない場合がある

Googleスプレッドシートでガントチャートを作成する際、タスクのリストアップやスケジューリングは手動で入力しなければなりません。この過程で、タスクの入力を見落としたり、誤って記入したりする可能性があります。複雑なプロジェクトでは、このようなヒューマンエラーによるタスク漏れが起こりやすくなります。

またスプレッドシートにはタスク追跡の自動化やアラート機能が付いていないため、タスク期限に気づかずに業務が遅延してしまうリスクもあります。業務管理の課題感に応じて、有料ツールの導入も検討していくことが重要です。

スマートフォンの場合に使いにくい

スマートフォンからアクセス可能で利便性の高いスプレッドシートですが、スマートフォンからアクセスすると使いにくいと感じてしまうこともあります。スマートフォンの画面はタブレットやパソコンに比べて小さく、特にガントチャートのような情報密度が高い表や図を表示するには不十分です。小さい画面では、全体的なプロジェクトの概要を把握したり、特定のタスクの詳細を見たりすることが難しいでしょう。

また、モバイルからデータを編集する場合、操作が難しく時間がかかってしまうこともあります。基本的にはPCからアクセスし、更新作業を行うことをおすすめします。

管理工数がかかる

前述の通り、スプレッドシートでガントチャートを運用する場合は、手動で更新作業を行う必要があります。プロジェクトマネージャーやチームメンバーによる定期的な確認と更新のための工数がかかることを想定しておくことが大切です。

シートをカスタマイズして効率化を進めることが重要である一方で、運用コストがかさんでしまうと長期的な運用を行う際の負担となってしまうため、注意しましょう。

Googleスプレッドシートの利点を活かしたガントチャートを作成しましょう

Googleスプレッドシートでガントチャートを作成する方法はいくつかありますが、ガントチャートを活用した業務管理を初めて行う方にとっては、利用しやすくおすすめのツールです。0からスプレッドシートを作成してみることで、ガントチャートに必要な要素やポイントも知識として吸収できることでしょう。

ガントチャートのカスタマイズに限界がきたら、業務に特化したツールの導入を検討してみるのがおすすめです。ガントチャートで業務を管理する初歩として、Googleスプレッドシートの利用を検討してみてはいかがでしょうか。


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