• 作成日 : 2024年3月28日

日報アプリおすすめ10選!(無料あり)導入するメリットや選び方を解説

日報アプリおすすめ10選!(無料あり)導入するメリットや選び方を解説

日報アプリは日報作成や共有を効率化し、外出先からも手軽に登録・閲覧ができるツールです。さまざまな種類があるため「自社で導入したいが、どれを選んだらよいかわからない」という方も多いでしょう。

本記事では日報アプリのメリットや選び方、おすすめの日報アプリを紹介します。よく比較検討して選びたい方は、ぜひ参考にしてください。

日報アプリとは?

日報アプリとは、日報作成や共有を効率化するツールのことです。ここでは、そもそも日報とはどのようなものかを説明し、日報アプリの概要や種類について解説します。

日報の役割や目的

日報とは、日々の仕事内容や進捗状況を報告するための業務記録のことです。従業員が1日の具体的な業務内容を記録・報告することで、情報共有やプロジェクトの進捗確認、業務の振り返りなどができます。その日の業務の課題や改善点を次の仕事に活かすことができ、従業員の成長にもつながるでしょう。

課題を共有して早期解決を図ったり、組織として業務の質を向上したりするために大きな役割を果たします。

さらに、日報を通して上司と部下、従業員間のコミュニケーションを図るのも目的のひとつです。

日報の課題を解決する日報アプリ

従来の日報作成・共有はメールやチャットツールなどの業務連絡ツールを使って行われることが多く、作成に時間がかかったり共有や検索がしにくかったりといった課題が指摘されています。

しかし、日報アプリを使えば、テンプレート機能で作成時間を短縮でき、場所を問わずに作成できます。また、リアルタイムで情報共有できるのもメリットです。

日報アプリの種類

日報アプリは、目的に応じて次のような種類に分けられます。

  • データベース型
  •  コミュニケーション重視型
  •  システム連携型
  •  作業日報特化型

データベース型は入力により自動的にデータベース化され、仕事内容や進捗状況のデータを収集・分析できます。

コミュニケーション重視型は社内の情報共有が主な目的で、メッセージのやりとりや、部署間の進捗共有などができるアプリです。

システム連携型は営業管理システムや顧客管理システムなど社内の各種システムと連携でき、業務効率化に役立ちます。

作業日報特化型は日報作成に必要な機能が備えられ、日報の作成・共有の効率化に特化しています。

日報アプリを利用するメリット

日報アプリを利用することで、作成・共有の時短化や外出先からも提出できるようになるなど、さまざまなメリットがあります。

詳しい内容をみていきましょう。

日報作成や共有の時短化

日報アプリの多くには業務内容に応じたテンプレート機能が備わっているため、体裁を整える作業が不要です。入力するだけでよく、作成や共有の時間を短縮できます。

また、日報アプリは写真や動画をアップロードできる機能もあり、文章を作成する時間がないときでも報告に必要な内容を撮影・アップロードすれば、状況をすぐに伝えることができます。

外出先からでも登録・閲覧

手書きやExcelなどによる日報は終業時に記入して提出するため、外回りの仕事ではいったん社内に戻って作成しなければなりません。

しかし、マルチデバイス対応のアプリであれば場所を問わず作成でき、どこからでも提出できるため、会社に戻らなくてもリアルタイムの共有が可能です。

既読表示やメンション機能を備えたアプリもあり、情報を確実に届けたいときに役立ちます。

業務の効率化

手書きやExcelで日報を作成したり、メールで提出したりする運用では、提出してから同じ内容を別のシステムへ入力しなければならないこともあります。

他システムとの連携機能がある日報アプリであれば、一度入力することで内容が共有され、二重の手間がありません。無駄な作業を削減し、業務の効率化を図ることができます。

社内コミュニケーションの活性化

日報アプリには社内SNSと連携しているタイプもあり、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

コメント機能やリアクション機能が搭載され、気軽にコミュニケーションを図れるのがメリットです。質問やフィードバックも手軽に行うことができ、業務もスムーズに進みます。

スマホから手軽に報告や相談、情報共有ができることも、コミュニケーションの促進につながります。

ノウハウの蓄積・情報活用

日報を提出すればそのままデータベースに蓄積されるため、ノウハウの蓄積と共有ができます。情報を活用し、業務改善につなげることができます。

手書きやExcelなどによる作成ではスムーズな情報の共有が難しく、ノウハウが蓄積されないため業務に活かすことができません。ファイルを共有する場所を作っても検索がスムーズにできず、情報をうまく活用できないでしょう。

日報アプリであれば日報が蓄積され、検索機能によりいつでも必要なときに活用できます。ノウハウの共有により業務の引き継ぎがスムーズになり、新人教育にも役立つでしょう。

おすすめの日報アプリ(無料あり)

日報アプリはさまざまな会社が提供しており、搭載している機能も異なります。目的に応じて自社に合うアプリを選びましょう。

ここでは、幅広い業界に対応できるおすすめの日報アプリを紹介します。

クラウド日報 Nipo

プログラミングの知識が必要なく、テンプレート機能で日報を作成できるアプリです。日報の作成は、テンプレートを選んで各セクションに従い情報を入力し、提出ボタンを押すだけです。

写真を撮影してそのまま日報に添付でき、タブレットとペンで直筆署名を日報に組み込むこともできます。

料金プランは無料版と有料版があり、利用開始時は1ヶ月のトライアル期間が自動で適用されます。

参考:クラウド日報 NipoPlus

LINE WORKS

LINE WORKSはLINEとつながるビジネスチャットで、導入した日から誰でも使用開始できます。グループ(ノート、フォルダ等)やアンケート、ホーム(掲示板)などの機能を使い、日報や報告、業務連絡をチームメンバーと簡単に共有でき、業務を効率化できるのが特徴です。

「トーク」を利用すれば日々のコミュニケーションに役立ち、「ノート」の機能を使えば 日報を蓄積できます。自社に合う機能を選び、日報作成を効率化できるアプリです。

料金は30人までなら無料のフリープランのほか、充実した機能が備わるスタンダード、アドバンストといった有料プランがあります。

参考:LINE WORKS

ハーモス日報

日報をプロジェクトごとに報告し、作業時間・工数管理ができるアプリです。勤怠データと連動しているため、勤務時間と日報で記録した作業時間が異なる事態を避けられます。

翌日の予定を登録できるため、上司は事前に従業員の予定を把握して業務効率の改善と残業を抑える対策ができます。

30名以下であれば無料で利用でき、会員登録後はすぐに利用が可能です。

参考:HRMOS日報

Kintone

専門知識不要で、日報作成をはじめとする業務アプリが作れるクラウドサービスです。日報作成では統一したフォーマットで情報が一箇所に集まり、一元管理で業務全体を見える化できます。

共有した情報にはコメントすることもでき、コミュニケーションを促進します。蓄積したデータをグラフ化して分析する機能もあり、業務改善に役立つでしょう。

2つのコースがあり、1ユーザー単位で5ユーザーから契約できます。

参考:Kintone

サイボウズ Office

使い勝手を追求した基本機能を豊富に搭載したアプリです。あらかじめ作成したオリジナルのフォーマットで、簡単に日報を作成・共有できます。

報告に基づいてコミュニケーションをとることもでき、スケジュールやアドレス帳と連携して、より便利に活用することも可能です。

標準機能をすべて利用できるスタンダードコースと、標準機能に加えて業種等に合わせたWebデータベース「カスタムアプリ」を利用できるプレミアムコースがあります。

参考:サイボウズ Office

建設業向け日報アプリ

日報アプリには、業界に特化したタイプもあります。業界特有の働き方に合わせ、使いやすい工夫が施されています。

ここでは、建設業向けの日報アプリをみていきましょう。

houren.so

現場の効率を考えた日報アプリです。写真を活用し、最小限の手間で情報共有を図れます。作業中に現場の様子を撮影し、業務の最後にコメントと写真のアップロードをするだけで報告が完了します。

あらかじめエリアを設定することで、写真に含まれる位置情報を使って写真を自動的に仕分けします。複数の現場で使われる場合にも、どの現場の写真かを入力する手間がありません。

無料で試せるフリープランと、月額2,500円の有償プランがあります。

参考:houren.so

日報365

建設業向けの日報アプリです。作業員や車両・資機材の手配、⼯数・出⾯などの集計を一元管理できます。

作業日報はスマホで確認し、元請責任者と職長がスマホ上で手書きサインをします。サイン入りの作業日報は関係者へメールで送信される仕組みです。

写真やPDFなどのデータを現場ごとに共有できるため、オンライン上でやり取りが完了できます。

参考:建設業向け日報・出面システム「日報365」

gamba!

柔軟な設定ができ、建設業をはじめあらゆる職種に対応する日報アプリです。写真や動画を無制限で貼り付けでき、メンバーのノウハウを見える化して社内のナレッジとして共有・蓄積ができます。

簡単な操作で使えるのがメリットで、導入初期支援や24時間体制の窓口などサポート体制も充実しています。初めてアプリを使う会社でも安心して導入できるでしょう。

料金プランは、1ユーザー月額815円の1プランとシンプルです。

参考:日報アプリgamba!

製造業向け日報アプリ

製造業で使いやすい日報アプリもあります。ここでは、2つのアプリを紹介します。

Pace

製造業の工数管理、業務管理ができるアプリです。毎日の日報入力をもとに、案件ごとの利益をリアルタイムで見える化します。

日報入力では案件ごとに業務内容と作業時間を登録することで、案件の工数原価を把握できる仕組みです。

日報で登録した案件は「ホーム」のページで確認でき、自分が担当する案件の利益状況を常に把握できます。

月払いは1メンバー550円で、お得な年払いもあります。

参考:Pace(ペース)

日報くん

マルチデバイスに対応した日報提出・稼働集計システムです。日報提出の手間を最小限に抑える便利機能が搭載され、個人・チームごとの稼働集計を自動で行います。

誰がどの案件でどのくらい動いているかがわかるため、今後の事業判断にも役立つでしょう。

また、従業員の工数を月・週・日単位で把握でき、上司が従業員と相談して決めた目標に対し、成長をサポートすることができます。

料金プランは4つあり、ユーザー数5名までは月額825円で利用できます。

参考:業務管理システム 日報くん 

日報アプリの選び方

日報アプリはさまざまな種類が提供されているため、どれが自社に合うのか迷うかもしれません。選ぶ際は、業務に必要な機能が搭載されているか、従業員が使いやすいかなどのチェックが必要です。

ここでは、日報アプリの選び方を解説します。

必要機能は備わっているか

日報アプリは、業務に必要な機能が搭載されているかの確認が必要です。最低限の機能として、日報作成のテンプレート、共有・保存するフォルダ、メッセージ、検索の機能があるかをチェックしましょう。

これらの機能があれば日報のスムーズな作成と共有ができ、ナレッジとして蓄積することができます。メッセージ機能により、コミュニケーションも図れるでしょう。

使いやすいか

従業員が使いやすいことも大切です。すべての従業員がアプリの操作に慣れているとは限らず、普段はあまりパソコンやスマホを操作しない人もいます。

機能が多いアプリを選んでも、操作が複雑な場合は使いこなせない従業員も出てきます。使いにくいアプリは従業員にとってストレスとなり、十分に活用されないことになるでしょう。

料金・コスト

長く使うためには、料金・コストを抑えたプランであるかどうかも選ぶポイントです。料金体系はアプリによりさまざまで、ユーザーが少ない場合は無料で利用できるアプリもあります。

日報に必要な機能が最低限備わったシンプルなアプリであれば、コストを抑えることができるでしょう。

まずはお試しプランで導入し、使い勝手や効果を確認してみることをおすすめします。

他システムとの連携

営業管理や勤怠管理などのシステム、チャットツールなど、すでに他のシステム・ツールを導入している場合は、連携できるかどうかのチェックも必要です。

連携できれば入力の工数が減り、負担を軽減できます。特にファイル共有や予定管理、カレンダーといった機能は使う頻度も多く、連携ができれば業務効率が大幅に高まるでしょう。

マルチデバイス対応

マルチデバイスに対応していることも大切なポイントです。マルチデバイス対応とは、パソコンやスマートフォン、タブレットといったすべてのデバイスで利用できることです。

日報アプリのメリットは、外出先でも手軽に日報を作成・提出できることにあります。パソコンでしか使えない日報アプリは、そのメリットが大幅に損なわれるでしょう。

すべてのデバイスでアプリを利用できれば、テレワーク時や外出先、出張先でもアプリを最大限活用できます。

セキュリティ対策

アプリはセキュリティの強さも重要です。特にマルチデバイス対応のアプリは社外で操作することも多く、情報が外部に漏えいするリスクが高まります。

そのため、アクセス制限やユーザー認証といったセキュリティ対策が整備されていることも、作業日報アプリを選ぶ際に欠かせない要素です。

アプリの選定とともに、従業員に対するセキュリティ教育も必要です。公共Wi-Fiを使用しないことや、人から見える状況でアプリを閲覧しないといった基本事項は遵守してもらわなければなりません。

日報アプリで業務を効率化しよう

日報アプリは日報作成や共有の時間を短縮し、どこにいても提出できてリアルタイムの情報共有ができるのがメリットです。ノウハウの蓄積や情報活用による業務改善が推進され、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。

多くのアプリの中から自社に合うものを選ぶには、必要な機能が搭載され、従業員が使いやすいかをチェックすることが大切です。目的に合った日報アプリを導入し、業務の効率化を図りましょう。


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