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  • 作成日 : 2024年10月18日

名刺をペーパーレスにする方法とは？メリットやポイントを徹底解説

ペーパーレス化の波がビジネスの現場にも広がり、名刺をデジタルにする動きが加速しています。QRコードやクラウドサービスを活用したデジタル名刺は、紙の名刺に比べてコストの削減や情報の修正がしやすいなど、多くのメリットがあります。

しかし、デジタル名刺の導入方法や具体的なメリットについて、詳しく理解していない方も多いのではないでしょうか。当記事では、名刺をペーパーレス化する方法やそのメリット、さらに導入する際の選び方のポイントについて詳しくご紹介します。

名刺のペーパーレスとは

ビジネスシーンでさまざまな書類のペーパーレス化が進む中、名刺のペーパーレス化も注目されています。ペーパーレス名刺およびデジタル名刺とは、QRコードやURLを利用して相手に渡す電子化された名刺のことです。

デジタル名刺には、名刺管理システムやスマホアプリ、クラウドサービスが活用されるほか、紙の名刺をPDF化・写真撮影で電子化したものも含まれます。

デジタル名刺が注目されている背景には、テレワークの普及が挙げられます。デジタル名刺を導入していれば、離れた場所にいる相手ともオンライン上で名刺交換が可能です。また、社会全体でDX化やペーパーレス化が促進されていることも、デジタル名刺のニーズが高まっている要因の1つです。

名刺をペーパーレスにする方法

名刺をペーパーレスにする方法は1つではありません。電子データとして名刺を新たに作成する方法や、現在使用している紙の名刺を活用する方法もあります。

以下では、名刺をペーパーレスにする代表的な方法を紹介します。

名刺をスキャナーで取り込む

スキャナーで取り込み、ペーパーレス化する方法は、名刺に限らずさまざまな書類で活用されています。ただし、単に名刺や書類をスキャンするだけでは、必ずしも業務効率化につながるとは限りません。スキャンされた名刺の文字情報がデータに含まれていない場合、検索機能が使えず、名刺整理を手作業で行う必要があるためです。

名刺をスキャンして効率的にペーパーレス化する方法には、「名刺スキャナー」の活用が挙げられます。名刺スキャナーは、名刺のデータ管理に特化しており、名刺を効率よく整理・検索できる機能が備わっている場合が多いです。

スマートフォンのアプリで読み込む

スマートフォンに名刺管理アプリをインストールし、カメラ機能や専用のスキャナーを使って名刺を読み込み、ペーパーレス化する方法もあります。アプリを使えば、外出先でもその場で名刺を電子化できるため、非常に便利です。

アプリの具体的な機能はそれぞれ異なり、読み取り精度が高いものや、読み取った画像を基に名刺情報の確認や修正を提案してくれるものもあります。

手入力で打ち込む

専用のアプリやシステムを使わず、名刺に記載された情報を手入力でリスト化する方法もあります。手入力の場合、初期費用をかけずにすぐ取り組むことができ、任意の項目を設定して自由に管理できるのがメリットです。

ただし、この方法は他の手段と比較して労力がかかり、入力ミスや二重登録が発生しやすい点がデメリットとして挙げられます。

手入力で名刺をペーパーレス化する場合、営業担当者や事務員が行う方法に加え、名刺入力代行業者に依頼する選択肢もあります。

名刺をペーパーレスにするメリット

従来通り、紙の名刺を用いた交換方法でも問題ないものの、名刺をデジタル化することで得られるメリットは多くあります。

名刺をペーパーレスにするメリットは以下の通りです。

名刺の作成・修正を簡単に行える

名刺の作成や修正が簡単に行える点は、デジタル名刺の魅力です。紙の名刺では、名刺作成後に入力ミスが発覚した場合、修正して再印刷が必要です。また、部署や役職が変わった場合にも印刷し直さなければならず、紙やコストを無駄にしてしまいます。

デジタル名刺であれば、内容の変更があった際にも即座に修正でき、名刺を印刷し直す必要もありません。さらに、SNSのリンクや新商品のキャンペーン情報など、常に最新の情報を名刺に反映できるのも大きなメリットです。

印刷のコストが発生しない

デジタル名刺は紙への印刷が必要ないため、紙代やインク代の削減につながります。名刺の作成を印刷会社に依頼していた場合、外注費を削減できる点もデジタル名刺のメリットです。

また、デジタル名刺であれば名刺が在庫切れになる心配もなく、部署や役職が変わった際に余った名刺が無駄になることもありません。印刷が必要なため、紙の廃棄量を減らせることから、環境保全にも寄与できます。

デジタル名刺を作成できるツールやサービスの中には、無料で利用できるものもあります。無料のツールやサービスを利用すれば、導入・運用コストを気にする必要もありません。

オンライン上で名刺を交換できる

名刺をペーパーレスにすれば、オンライン上で名刺交換を行えます。コロナ禍をきっかけに、テレワークやオンラインミーティングが浸透した企業も増えています。紙の名刺の場合、対面で直接渡すことでしか情報交換を行えませんでしたが、デジタル名刺であれば対面でなくても名刺交換が可能です。

オンライン上での名刺交換には、QRコードの表示やURLを記載したメールの送信といった方法があります。オンライン名刺交換であれば、対面で名刺交換を行う場合のようなマナーが不要になる点もメリットと言えるでしょう。

名刺をペーパーレスにする際のポイント

名刺のペーパーレス化には多くのメリットがある一方で、導入には注意すべきポイントもいくつかあります。

以下では、名刺をペーパーレスにする際のポイントを紹介するので、名刺をペーパーレスにする前に一度確認しておきましょう。

使いやすいツール・システムを選ぶ

名刺管理ソフトを利用すれば、名刺を簡単に整理してデータベース化できるほか、名刺の物理的な保管スペースが不要になるなど、さまざまなメリットがあります。

ただし、デジタル名刺を扱うツールやシステムの種類はさまざまです。使いやすさを追求したシンプルなものや、スマートフォンや他のシステムと連携できるものなど、システムによって特徴や強みは異なります。

そのため、まずは自社における名刺のペーパーレス化の目的を洗い出し、複数のツール・ソフトの特徴や機能を比較検討した上で、使いやすいものを選ぶとよいでしょう。

紙の名刺も準備しておく

名刺をペーパーレスにする企業は増えつつあるものの、デジタル名刺が社会全体に浸透しているとは言えないのが現状です。デジタル名刺に対応していない企業や、紙ではない名刺でのやり取りに抵抗を感じる方もいます。

デジタル名刺を交換する際には、スマートフォンやタブレットなどの端末が必要で、端末にトラブルが生じれば名刺交換ができなくなります。また、ネットワーク環境によっては、名刺交換に余計な時間がかかるケースもあるため、注意が必要です。

名刺をペーパーレス化しても、念のために紙の名刺を準備しておくことをおすすめします。

導入コストを計算する

有料のツールやシステムを使用する場合、導入コストを考慮する必要があります。現状では、紙の名刺から完全にデジタル名刺に移行するのは難しいため、多くの企業は紙の名刺とデジタル名刺を併用することになります。

そのため、選んだツールやシステムの導入コストによっては、名刺のペーパーレス化によるコスト削減効果をあまり実感できない可能性も考えられるでしょう。

有料のツールやシステムには、導入コストに加えて運用コストがかかる場合もあります。デジタル名刺に関するツール・システムの料金体系は、アカウント数に応じた月額課金が一般的です。導入前には、運用コストもしっかりと確認しておきましょう。

名刺のペーパーレス化はデジタル社会に必要不可欠

名刺のペーパーレス化は、デジタル名刺を導入することで業務効率を向上させ、コスト削減を実現する方法です。デジタル名刺は、スキャナーやスマートフォンのアプリ、手入力などで簡単に作成でき、オンライン上で名刺の交換もできます。

紙の無駄を省き、情報の修正も容易に行えるデジタル名刺は、現代のビジネス環境に適しています。導入コストがかかることや、紙の名刺を補完的に使う必要がある点に注意が必要です。適切なツールやシステムを選ぶことが、名刺のペーパーレス化を成功させる鍵となるでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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