• 作成日 : 2024年1月29日

指示書とは?書き方や例文、作業指示書の無料テンプレート、ツールの紹介

指示書とは?書き方や例文、作業指示書の無料テンプレート、ツールの紹介

特定の業務を誰かに依頼する際、通常指示書を発行します。指示書の記載内容や体裁はさまざまですが、基本に沿って作成しなければわかりにくい指示書になってしまうため、利用場面や基本項目を理解してから作成しましょう。

本記事では、指示書の利用場面や種類、基本項目を解説します。例文やテンプレートサイトも紹介するので、指示書の作成時に参考にしてみてください。

指示書とは?

指示書とは、従業員や社外の発注相手などに向けて業務内容を指示する文書のことです。指示書があることにより、業務を依頼された相手は迷うことなく正しい作業ができます。したがって、指示書を発行することで業務の効率化や高い品質の維持が可能です。

指示書と似ているものに依頼書手順書がありますが、基本的にどれも業務に関する指示が記載されており、大きな違いはありません。通達文も指示書と同じ役割があり、一般的には指示書よりも強制力があります。

指示書を利用する場面

指示書を利用する場面には、社内の従業員に業務を任せるときや、業務委託先に仕事を依頼するときなどがあります。具体的には以下の場面などです。

  • 工場に製品の製造を依頼するとき
  • 作業員に工事内容を伝えるとき
  • 社内外の担当者にWebサイトの構築やソフトウェアのリリース作業を指示するとき
  • 看護師に介護を依頼するとき

このように、指示書はさまざまな業界の多様な業務において利用されます。

主な指示書の種類

指示書には主に次の種類があります。

  • 作業指示書
  • 工事指示書
  • 運行指示書
  • デザイン指示書

それぞれの具体的な内容や利用場面を解説します。

作業指示書

作業指示書は多くの会社で一般的に使用される指示書です。業務指示書と呼ばれることもあります。

記載内容は会社により多岐にわたりますが、基本的には業務の内容や作業手順、スケジュールや担当者などが記載されています。記載内容にかかわらず、誰が読んでもわかりやすいよう簡潔に記載することが大切です。

工事指示書

工事指示書は主に建設現場で使用される指示書です。一般的に一次請け企業が作成し、元請け企業が精査したうえで二次請け企業や各作業員に展開されます。

工事の内容やスケジュール、各責任者などが記載されています。工事指示書は工事の安全性や法的根拠の提示などのために重要です。内容の精査をする元請け企業は、指示書に不備がないようよく確認しましょう。

運行指示書

運行指示書は主に運送業で使用される指示書です。管理者がドライバーに向けて作成します。

運行指示書は、貨物自動車運送事業安全規則により作成・携行・保存が義務付けられています。出発地や目的地のほか、経由地、休憩場所、それぞれの予定通過時刻なども記載が必要です。

デザイン指示書

デザイン指示書は、プログラマーやデザイナーに向けて作成する指示書です。依頼者と作成者との認識のズレを防ぐために作成します。

デザイン指示書はできるだけ細かく具体的に記載することが大切です。抽象的なデザイン指示書では作成者にイメージが伝わらず、何度も修正が発生することがあります。必要に応じて図やイラストも載せ、思い描いている完成図を詳しく伝えましょう。

指示書の基本項目・例文

ここからは指示書の書き方を解説します。基本項目を理解し、例文を参考に指示書を作成してみましょう。

指示書の基本項目

指示書の基本項目は次の表のとおりです。

項目内容
タイトル何に関する指示書なのかわかるよう簡潔なタイトルを記載します。
例:〇〇の実施について
宛先社員各位、〇〇工場長殿など、誰に向けての指示書なのかを明記します。
発信者指示書を作成・発行した人の名前を記載します。不明点の問い合わせができるよう、連絡先も記載しましょう。
発行日指示書を発行した日にちを記載します。
作業内容読み手に実施してほしい内容を具体的に記載します。
注意事項作業について注意してほしいことがあれば記載します。
作業場所作業指示書や工事指示書などでは必要に応じて作業場所も記載します。
必要資料作業に当たり必要な資料があれば記載します。

指示書に共通の書式はないため、必要に応じて項目を追記しましょう。

指示書の例文

以下は、省エネ対策の実施に関する指示書の例です。

20xx年x月x日
社員各位
総務部長
〇〇 〇〇(氏名)

省エネ対策の実施について

20xx年x月x日より省エネ対策の実施について以下のように決定しましたので、ご協力いただきますようお願い申し上げます。

  1. 冷房使用時の設定温度は28度、暖房使用時の設定温度は20度とすること。
  2. 白熱電球は順次LED電球に交換すること。
  3. 使用していない部屋の消灯を徹底すること。
  4. 特別な理由がある場合を除き、パソコンの電源を切って退社すること。
以上

例文のように、実施してほしい内容は簡潔に記載するとわかりやすくなります。

指示書の書き方のポイント

指示書を書くときは、次のポイントに気をつけましょう。

  • 指示は明確に簡潔に書く
  • 作業の順番通りに記載する
  • 指示の抜け漏れを防ぐ
  • 迅速に共有する
  • 変更があった場合のフローを決める

指示は明確に簡潔に書く

指示書は誰が読んでも何をすべきかしっかり伝わるよう、明確かつ簡潔に書きましょう。

指示書の目的は読み手に正確に指示内容を伝えることです。長々と複雑に書くと指示内容の理解に時間がかかり、人によって解釈が異なってしまう恐れもあります。

箇条書きを活用して長文にならないように注意し、行動すべきことがすぐ理解できるよう配慮しましょう。

作業の順番通りに記載する

作業内容は実際に作業する順番で記載しましょう。

指示書は、誰が読んでも指示書どおりに正確に作業できる内容であることが重要です。作業の順番が前後している指示書だと、1つひとつの指示内容は正しくても、作業を行ったり来たりすることにより、読み手が混乱してミスが生じることがあります。

指示書を読み進めるだけで円滑に作業ができるよう、指示は作業順番のとおりに記載しましょう。

指示の抜け漏れを防ぐ

指示書が完成したら指示の抜け漏れがないか必ず確認しましょう。

指示書は新入社員でもわかるよう丁寧に書くことが大切です。細部までしっかりと記載し、誰が読んでも理解レベルが同じになるようにしなければいけません。「これくらいは書かなくても大丈夫だろう」「この手順くらいは経験でわかるだろう」といった考えは禁物です。

指示の抜け漏れを防ぐため、完成した指示書は第3者にも読んでもらい、理解が難しい部分がないか確認してもらいましょう。

迅速に共有する

最新の情報を伝えるため、完成した指示書は迅速に共有しましょう。

指示書の共有は情報共有ツールが便利です。紙に印刷して掲示したり、メールで通達したりする方法では本当に全員が読んだのかを確認できません。

一方、ChatworkやSlackなどのツールなら、メッセージにリアクションをつけてもらうことで誰が読んだかを確認できます。また、質問・回答のやり取りをほかの人も読めるため、同じ内容の問い合わせに何度も対応する手間も省けます。

情報共有ツールを活用して、迅速かつ効率的に指示書を共有しましょう。

変更があった場合のフローを決める

指示書を変更しなければならない場合に備え、変更時のフローをあらかじめ決めておきましょう。

作業工程の見直しや新しいシステムの導入などにより、指示書の内容に変更が生じることがあります。古いままの指示書を使っている状態では混乱やミスが起きてしまうため、早急な修正対応が必要です。

変更が生じてから担当者を決めていては、対応が遅延することがあります。指示書を作成する時点で変更時のフローを決めておき、スムーズな対応ができるようにしましょう。

作業指示書の無料テンプレートサイトの紹介

作業指示書を作成する際は、テンプレートを活用すると体裁の整った指示書が簡単に作れます。ここでは、おすすめの作業指示書の無料テンプレートサイトを3つ紹介します。

  • 建設業の作業指示書|おしいれクラウドのテンプレート
  • 作業指示書(業務指示書)|bizocean
  • 作業指示書|フリーテンプレート

建設業の作業指示書|おしいれクラウドのテンプレート

おしいれクラウドは、建設業専用のさまざまな書類をダウンロードできるサイトです。作業指示書のテンプレートには、作業責任者や安全に関する指示・注意事項、必要保護具などを記載する欄があります。

建設現場での安全管理や法的根拠の提示に便利なテンプレートなので、工事指示書に活用するとよいでしょう。

参考:建設業の作業指示書|おしいれクラウドのテンプレート

作業指示書(業務指示書)|bizocean

bizoceanは、多種多様な企画書・ビジネス書式テンプレートがダウンロードできるサイトです。作業指示書は縦・横の2種類があります。ほかにも次の指示書などが利用可能です。

  • 出荷指示書
  • 経費削減についての指示書
  • 商品の販売活動についての指示書
  • 社用車の管理について

発行したい指示書の内容に合わせて使いやすいテンプレートを選びましょう。

参考:作業指示書(業務指示書)テンプレート|bizocean

作業指示書|フリーテンプレート

フリーテンプレートは、Excel・Wordで使えるさまざまなテンプレートがダウンロードできるサイトです。作業指示書は製品名や作業名、使用する治具・計器などが記載されているテンプレートが利用できます。製造に関する指示書の作成時の利用がおすすめです。

参考:作業指示書|フリーテンプレート

指示書の作成に活用できるツール

ここでは、指示書の作成に活用できるツールを2つ紹介します。

  • Qast(キャスト)
  • 情報共有ツールflouu(フロー)

Qast(キャスト)

Qastは、個人の知識や経験を組織内で共有しやすくするためのクラウドサービスです。Qastにはフォルダ分けやタグ付け機能があるため、指示書の記載内容を整理しやすく、変更が生じた場合も効率的に修正できます。

SlackやTeamsとも連携でき、リアルタイムで特定のチャンネルに通知をしたり、チャット上のメッセージをQastに投稿したりもできます。

提供元any株式会社
月額料金要問い合わせ
無料期間あり(10名以下限定)
支払い方法銀行振込
申し込みから利用開始までの期間最短即日中
公式サイトhttps://qast.jp/

※2024年1月18日時点

情報共有ツールflouu(フロー)

flouuは、企業のナレッジマネジメントをサポートするクラウド情報共有ツールです。豊富なテンプレートがあり、指示書の作成もできます。

同時編集ができるため複数人での確認や編集も可能です。シェア機能や閲覧状況把握機能もあるので、完成した指示書は全員に迅速な共有ができます。

提供元プライズ株式会社
月額料金
  • 基本料金660円/人
  • セキュリティオプション+550円/人
  • OCRオプション+220円/人

    ※金額は税込み表記

支払い方法
  • クレジットカード
  • 銀行振込
無料期間あり(14日間)
申し込みから利用開始までの期間3営業日程度
公式サイトhttps://lp.flouu.work/

※2024年1月18日時点

テンプレートやツールを利用して指示書を作ってみよう

指示書は社内外に業務の内容を正確に伝えるために発行する文書です。記載内容は会社や指示の内容により異なりますが、本記事で紹介した基本項目や例文を参考に指示書を作ってみましょう。

テンプレートやツールを活用すれば、読みやすい指示書を効率的に作成できます。完成した指示書は情報共有ツールで迅速に共有し、変更が必要な場合はあらかじめ決めておいたフローに沿って早急に対応しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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