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  3. ペーパーレス化の方法とは？手順や目的別の具体例、保管の仕方を解説
  • 作成日 : 2024年11月5日

ペーパーレス化の方法とは？手順や目的別の具体例、保管の仕方を解説

ペーパーレス化を進める方法には、社内資料や郵便物、帳票、契約書など紙の資料を電子化することが挙げられます。スムーズに切り替えを進めるには、時間をかけて徐々に取り組む必要があります。この記事では、業務効率化を考えているビジネスパーソンに向けて、ペーパーレス化の方法や進め方について解説します。

ペーパーレス化の方法とは？

ペーパーレス化の方法は、「今後の業務で発生する書類や資料を電子化する」方法と「既存の業務・過去の業務の書類や資料を電子化する」方法の2種類です。

ペーパーレス化に取り組もうとする企業の中には、未来のことを見据えて計画を立てるケースが少なくありません。しかし既存の資料もペーパーレスにしておかないと、保存方法に違いが生まれるため、業務上での不具合が生じる恐れがあります。

そのため、今後の業務で発生する書類だけでなく、過去の業務で発生し保管しなければならない資料なども、漏れなくペーパーレス化することが大切です。

ペーパーレス化の方法①：社内資料を電子化する

ここでは実際にペーパーレス化を進めるにあたって具体的にどのような方法があるのか解説します。まずは社内資料の電子化を進める方法について見ていきましょう。

会議資料の電子化

ペーパーレス化を進める方法の一つが、会議資料を電子化する方法です。会議をWebで行うことで、紙の資料を印刷する必要がなくなります。たとえばオンライン会議ツールを使い、会議の資料もデータにしてツール上で共有するといった形です。

会議によっては毎回人数分の資料を印刷して配布するものの、会議終了後すぐに廃棄されるケースが少なくありません。そのような無駄をなくすためにも、会議資料の電子化はペーパーレス化において大切だといえます。

マニュアルの電子化

社内にはさまざまなマニュアルがありますが、これを紙で出力するのではなく電子化することもペーパーレス化につながります。マニュアルは適宜更新されるものであるため、更新のたびに印刷していると印刷コストが嵩んでしまうでしょう。

また、印刷したマニュアルを毎回持ち歩くのは面倒です。ペーパーレス化することで更新作業を気軽に行えるほか、電子データとしてスマートフォンなどでどこからでも確認できるようになるため、より利便性が高まるでしょう。

教育・研修資料の電子化

新入社員研修や中堅社員向けの教育など、企業ではさまざまな場面で教育・研修資料を印刷して配布していますが、こちらもペーパーレス化が可能です。

特に研修資料などは、会議の資料と同じで一度使った後に読み返すことが少ないものであるため、印刷コストを考えると無駄に感じる人も少なくないでしょう。ペーパーレス化できれば、パソコンなどに保存でき、適宜活用できます。

労務・人事関連書類の電子化

企業において、労務や人事関連の資料は膨大にあるため、これらをペーパーレス化することで業務効率化を図れます。経理や勤怠管理、備品管理など紙ベースでの申請を行っている企業は、ぜひ紙の申請ではなく電子申請によるペーパーレス化を図ってみてください。

申請・承認フローの電子化

社内で日々発生する各種申請や承認フローも電子化が可能です。社内申請や稟議の承認手続きは、書類を作成し、印刷したうえで上長などに回覧・押印してもらった後に回収して提出と、ステップが多くなりがちです。このようなケースに対して、各種手続きを電子化できるワークフローシステムを導入することで手続きのペーパーレス化が可能となります。

ペーパーレス化の方法②：紙の郵便物を電子化する

ペーパーレス化を進める方法には、紙の郵便物を電子化する方法もあります。ここでは具体的にどういったケースが当てはまるのか解説します。

請求書の電子化

企業において請求書や見積書は日常的に扱う書類ですが、このような帳票はペーパーレス化しやすいといえます。たとえばパソコンで請求書を作成し、そのままPDFで取引先に送るといった形です。これによって印刷や郵送の手間が省けます。

領収書の電子化

領収書の電子化も実施可能です。企業によっては部署や部門によって経費の精算方法が統一されておらず、経費精算作業に手間がかかるケースが少なくありません。ペーパーレスを導入して方法を統一することで、精算作業の効率を高められるでしょう。

注文書の電子化

商品や備品の注文書の電子化も、社内で行えるペーパーレス化の一つです。注文書の管理を紙で行うと、膨大な数の書類の中から探さなければならず手間がかかります。

一方で電子化できれば、ファイル名で検索できるため、必要な書類がすぐに見つかるでしょう。PDFで注文書を管理したり、Web受発注システムを使ったりすることで、ペーパーレス化が実現します。

カタログの電子化

自社製品を扱う企業の場合、カタログを電子化することもできます。取引先などにカタログを渡す場合、紙のカタログだと印刷コストはもちろん、持ち運ぶ手間がありました。しかし、電子化することでメールなどでの送付が可能となるほか、自社ホームページにアップして誰でも閲覧できるようにすることも可能です。また、カタログの修正もしやすくなります。

ペーパーレス化の方法③：取引先と電子化を進める

ペーパーレス化を進める場合、取引先とのやりとりを電子化で進める方法もあります。具体的にどのような方法なのか確認していきましょう。

FAXの電子化

各種帳票などをFAXでやりとりしている場合、ペーパーレスFAXを活用することで電子化が可能です。ペーパーレスFAXとは、複合機などで受信した文書を印刷せずデータとして保存できるFAXのことです。印刷をする必要がなく、受信データをそのままパソコンなどで開いて確認できるため、手間がかからず印刷コストも節約できます。

契約書の電子化

契約書も近年では規制緩和などがあり電子化できるようになりました。たとえば取引基本契約書や業務委託契約書、雇用契約書、秘密保持契約書、代理店契約書などは電子化が可能です。

契約書を紙で作成するとなると、印刷や捺印、郵送、保管などの手間がかかりますが、電子化できればすべてオンライン上で完結するため、大幅な業務効率化が可能です。また、テレワーク中でも契約書の作成や締結ができるようになるでしょう。

ペーパーレス化の方法④：紙の資料を電子保管する

従来の紙の資料を電子化して保管することもペーパーレス化の方法の一つです。ここではどのようにして電子保管するのか解説します。

スキャンによる電子化

既存の紙の資料をペーパーレスにする場合、スキャンによる電子化が選択肢の一つとなります。社内にスキャナーがある場合は使用し、ない場合はスキャニングサービスなどを活用してください。

また、スキャンして電子化する場合、保存先の環境を整えておく必要があります。これは書類によっては法律で定められた保管方法やセキュリティに配慮しなければならないためです。

文書管理システムを活用

文書管理システムを使って紙の資料を電子保管する方法もあります。文書管理システムとは、紙の文書をスキャンして電子化するシステムのことです。システムによって機能は異なりますが、一般的には以下のような機能を備えています。

  • クラウド管理機能
  • フォルダ管理機能
  • バックアップ機能　など

クラウドやフォルダで管理でき、万が一に備えてバックアップも取ってくれるため安心して利用できるでしょう。

ペーパーレス化を段階的に進める方法

ここでは、ペーパーレス化を段階的に進めるにはどのような手順を踏めばいいのか解説します。また、過去の書類の電子化を進める際に行うこととなる不要な文書の仕分けや、電子化後の不要な書類の仕分けなどもあわせて解説します。

ステップ1:新規書類から電子化する

ペーパーレス化を進める場合、まずは新しく作られる書類や文書の電子化から始めます。新規書類の場合、紙で出力してスキャンするのではなく、作成段階からデジタルフォーマットで作れるようにしておくことがポイントです。そうすることで紙ベースの業務で必要だった作業を一気に省略できます。

ステップ2:既存の書類を電子化する

新規書類の電子化ができる環境が整ったら、次は既存の書類の電子化を進めます。既存の書類に関しては、まず重要度や利用頻度などを踏まえて優先順位をつけ、優先度の高いものからスキャンなどで電子化してください。

ステップ3:保管方法・ルールを定める

スキャンしたデータの保管方法やルールを決めておかないと、必要なデータがどこにあるのかわからなくなり、結果的に探す手間が発生してしまいます。保管場所はどこにするのか、保管する際のフォルダの分類方法、ファイル名の付け方などを統一しておくことで、データが扱いやすくなります。

また、廃棄ルールを決めておくことで、不要なファイルはすぐに廃棄できるようになるため、必要なデータにアクセスしやすくなります。廃棄ルールの決め方としては、保管義務の有無、保管期限が満了しているかどうか、自部署の管轄外の書類かどうかという点を踏まえてください。

ペーパーレス化のスケジュール例

ここではこれからペーパーレス化を進めようとしている企業の担当者に向けて、具体的なスケジュール例を紹介します。すべてをすぐにペーパーレス化できるわけではないため、時間をかけて計画的に行うことが大切です。

準備（1〜3ヶ月）

最初の1〜3ヶ月は準備期間としてさまざまな準備を行います。具体的には紙の資料や帳票の使用に関する現状分析を行い、そのうえでどのくらいのペーパーレスを目指すのか目標を設定します。また、ペーパーレス化する書類を選定し、従業員に通知したうえで、システム選定やルールの策定なども行わなければなりません。

導入（3ヶ月～6ヶ月）

次の3〜6ヶ月は導入期です。ここではシステムの導入や社員教育、使用運用などを行います。また、新規書類がある場合は、この段階で電子化を試してみてください。

中期（6〜12ヶ月）

次の6〜12ヶ月はいよいよ本格的にペーパーレス化に取り組んでいくこととなります。この段階では全社的に展開し、既存書類を電子化するなど、実際に移行していきます。また、必要に応じてペーパーレス化する書類範囲の見直しや取引先との協力なども進めましょう・

長期（12ヶ月～）

12ヶ月目以降は実際にペーパーレス化に取り組んでどうだったのか効果測定を行います。また、書類や帳票の電子化、ペーパーレス化に慣れてきたと思われるこのタイミングで、ワークフローの電子化にも取り組み始めます。

ペーパーレス化はマネーフォワードがサポート

ペーパーレス化を進める方法にはさまざまなものがありますが、マネーフォワードでは各種書類、業務のペーパーレス化をサポートしています。

たとえば、請求書のペーパーレス化・電子化では、マネーフォワード クラウド請求書やマネーフォワード クラウドインボイスを使用できます。また、経理業務では、マネーフォワード クラウド経費が、給与計算・勤怠管理では、マネーフォワード クラウド給与、マネーフォワード クラウド勤怠などが使えます。さらに、契約・法務ではマネーフォワード クラウド契約が使えるなど、各業務でのペーパーレス化を進められます。

「マネーフォワード クラウド」サービスはIT導入補助金にも対応

マネーフォワードクラウドサービスはIT導入補助金にも対応しているため、ペーパーレス化に向けてシステムを導入する際に資金援助を受けられます。IT導入補助金とは、中小企業や小規模事業者が生産性向上による競争力の向上を目指して、ITツール導入する際に費用の一部を補助するものです。IT補助金を利用することでマネーフォワードクラウドの利用料金が最大で80%補助されるため、ぜひ活用してみてください。

ペーパーレス化の方法を押さえておこう

ペーパーレス化は、マニュアル、教育・研修資料などさまざまな紙の資料を電子化することで進められます。また、帳票や契約書の電子化によってペーパーレス化を実現することも可能です。

実際に進めるにあたっては、マネーフォワードクラウドのようなサービスの利用がおすすめです。興味のある方はぜひ利用をご検討ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：柴田和也

    業務効率化・Webマーケティング・クレジットカードの専門ライター。ライター歴7年目で、これまでに作成した記事は3000本以上。難しい内容を噛み砕いてわかりやすく説明することを心がけている。

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